尚模集團(tuán)會(huì)議管理制度

尚模集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與原則

1.本制度的制定旨在規(guī)范尚模集團(tuán)會(huì)議的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的科學(xué)性、合理性和有效性。

2.會(huì)議應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揮集體智慧，保障參會(huì)人員的合法權(quán)益。

二、適用范圍

1.本制度適用于尚模集團(tuán)及所屬子公司、各部門(mén)召開(kāi)的各種形式的會(huì)議。

2.特殊性質(zhì)的會(huì)議，如董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等，按照相關(guān)法律法規(guī)及公司章程規(guī)定執(zhí)行。

三、會(huì)議類(lèi)別

1.常規(guī)會(huì)議：定期召開(kāi)的例會(huì)、專題會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。

3.緊急會(huì)議：針對(duì)突發(fā)事件或緊急事項(xiàng)召開(kāi)的會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.會(huì)議的組織與管理由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)，會(huì)議主持人由會(huì)議發(fā)起人指定。

2.會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議資料整理等工作。

五、參會(huì)人員

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類(lèi)會(huì)議，如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

2.參會(huì)人員應(yīng)充分準(zhǔn)備會(huì)議議題，積極參與討論，并提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)場(chǎng)秩序，不得遲到、早退、隨意離場(chǎng)。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接打電話。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。

七、本制度的解釋權(quán)歸尚模集團(tuán)所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，并在會(huì)議通知中注明。

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題等內(nèi)容，并在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送給參會(huì)人員。

3.通知參會(huì)人員：會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，確保參會(huì)人員了解會(huì)議相關(guān)信息。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)組織參會(huì)人員簽到，確保會(huì)議的出勤情況。

2.會(huì)議主持人開(kāi)場(chǎng)：會(huì)議主持人簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程和目的，明確會(huì)議紀(jì)律，宣布會(huì)議開(kāi)始。

3.會(huì)議討論：會(huì)議主持人按照議程逐項(xiàng)組織討論，參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，提出建議。

4.會(huì)議決策：針對(duì)討論事項(xiàng)，會(huì)議主持人組織參會(huì)人員進(jìn)行表決或決策，形成會(huì)議決議。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要的記錄：會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論過(guò)程、主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果等內(nèi)容，形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要的審核：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)審核會(huì)議紀(jì)要，確保其準(zhǔn)確性和完整性。

3.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員，以便跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)本次會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決議的執(zhí)行要求和期限。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、議程安排、會(huì)議效果等方面提出意見(jiàn)和建議，以不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

五、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議秘書(shū)應(yīng)將會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，確保資料的完整性和安全性。

六、緊急會(huì)議流程

1.緊急會(huì)議的通知：緊急會(huì)議召開(kāi)時(shí)，會(huì)議秘書(shū)應(yīng)盡快通知參會(huì)人員，確保相關(guān)人員及時(shí)參會(huì)。

2.緊急會(huì)議的議程：緊急會(huì)議議程可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)簡(jiǎn)化，但要確保會(huì)議討論的針對(duì)性和有效性。

3.緊急會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放：緊急會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快發(fā)送給參會(huì)人員，以便迅速落實(shí)會(huì)議決議。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議決議的分解與責(zé)任分配

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決議的具體內(nèi)容和執(zhí)行要求，將決議分解為可操作的任務(wù)。

2.根據(jù)決議內(nèi)容，明確責(zé)任部門(mén)和個(gè)人，確保每項(xiàng)任務(wù)都有明確的負(fù)責(zé)人和完成時(shí)限。

二、會(huì)議決議的執(zhí)行監(jiān)督

1.責(zé)任部門(mén)和個(gè)人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)開(kāi)展相關(guān)工作，確保決議的落實(shí)。

2.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查，督促相關(guān)部門(mén)和個(gè)人按時(shí)完成任務(wù)。

三、進(jìn)度報(bào)告與問(wèn)題反饋

1.責(zé)任部門(mén)在執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定專人報(bào)告工作進(jìn)度，及時(shí)反饋遇到的問(wèn)題和困難。

2.會(huì)議主持人或指定專人接到進(jìn)度報(bào)告和問(wèn)題反饋后，應(yīng)及時(shí)分析、協(xié)調(diào)和解決，確保決議執(zhí)行的順利進(jìn)行。

四、會(huì)議決議的調(diào)整與優(yōu)化

1.在會(huì)議決議執(zhí)行過(guò)程中，如遇到實(shí)際情況發(fā)生變化或原決議存在不足，可適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。

2.調(diào)整和優(yōu)化后的決議應(yīng)重新明確責(zé)任部門(mén)和個(gè)人，并按照新的要求繼續(xù)推進(jìn)。

五、會(huì)議決議的閉環(huán)管理

1.會(huì)議決議完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向會(huì)議主持人提交完成報(bào)告，內(nèi)容包括任務(wù)完成情況、實(shí)際成效等。

2.會(huì)議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)完成報(bào)告進(jìn)行審核，確認(rèn)會(huì)議決議已得到有效落實(shí)。

六、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與應(yīng)用

1.會(huì)議紀(jì)要及完成報(bào)告等相關(guān)資料應(yīng)整理歸檔，便于日后查閱和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2.對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，為今后類(lèi)似會(huì)議提供參考和借鑒。

七、激勵(lì)機(jī)制與責(zé)任追究

1.對(duì)于按期完成會(huì)議決議且成效顯著的部門(mén)和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)谋碚煤酮?jiǎng)勵(lì)。

2.對(duì)于未按期完成會(huì)議決議或執(zhí)行不力的部門(mén)和個(gè)人，視情況給予相應(yīng)的處罰，并追究責(zé)任。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用前，需通過(guò)公司指定的預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.預(yù)訂者需提前至少1個(gè)工作日提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，以便于會(huì)議秘書(shū)進(jìn)行統(tǒng)籌安排。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，保證會(huì)議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，保持良好的衛(wèi)生狀況。

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意移動(dòng)或損壞設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門(mén)窗關(guān)閉。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門(mén)禁等，確保會(huì)議安全。

2.會(huì)議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。

五、會(huì)議室資源優(yōu)化

1.會(huì)議秘書(shū)應(yīng)定期分析會(huì)議室使用情況，合理調(diào)整會(huì)議室預(yù)訂政策，提高資源利用率。

2.鼓勵(lì)部門(mén)開(kāi)展線上會(huì)議，減少對(duì)實(shí)體會(huì)議室的依賴，節(jié)省會(huì)議成本。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人，將視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰。

2.如造成會(huì)議室設(shè)施損壞，需照價(jià)賠償，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

七、持續(xù)改進(jìn)

1.鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議室管理工作提出意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理流程。

2.定期對(duì)會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和修訂，確保其符合公司發(fā)展需求。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸尚模集團(tuán)所