文件和資料控制程序（程序文件）

1目的

對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用的文件為

有效版本。

2范圍

適用于本公司對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件、技術(shù)資料、外來文件等的控制。

3職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件及有關(guān)的作業(yè)文件的批準(zhǔn)和發(fā)布。

3.2管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件及有關(guān)的作業(yè)文件的審核。

3.3辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊和程序文件的編制和控制。

3.4各部門負(fù)責(zé)相關(guān)作業(yè)文件的編制以及本部門文件的日常管理。

4.2質(zhì)量管理體系文件的編號

4.2.1質(zhì)量手冊的編號方法如下:

YG/QM

代表質(zhì)量手冊

代表柳州羽光汽車配件有限公司

4.2.2程序文件的編號方法如下:

YG/QP□□

代表標(biāo)準(zhǔn)要素及序號

代表程序文件

代表柳州羽光汽車配件有限公司

4.2.3作業(yè)文件的編號方法如下:

YG/QW□□—□

代表順序號

代表相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素

代表作業(yè)文件

代表柳州羽光汽車配件有限公司

4.2.2質(zhì)量記錄的編號方法如下:

YG/GD□□□□

-------代表順序號

----------------代表相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素

-------------------代表質(zhì)量記錄

代表柳州羽光汽車配件有限公司

4.3文件的編寫、審核、批準(zhǔn)

文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的：

a）質(zhì)量管理手冊、程序文件由辦公室編寫、管理者代表審核、上報總經(jīng)理批

準(zhǔn)發(fā)布；

b）各部門作業(yè)文件由各部門負(fù)責(zé)人組織編寫、匯總，由管理者代表審核、報

總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.4文件的發(fā)放

a）受控的體系文件的發(fā)放由辦公室建立〈受控文件清單》及〈文件收發(fā)臺帳》,

包括記錄文件的名稱、編號、發(fā)放范圍、分發(fā)號、版本號以及修改記錄，發(fā)放時

由接收人簽收；回收時，應(yīng)由回收人簽字，以確保文件使用的各有關(guān)場所得到有

關(guān)版本的適用文件；

b）受控的技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn)和檢驗文件分別由技術(shù)科和質(zhì)檢科發(fā)放，并依次

建立v技術(shù)文件發(fā)放登記臺帳〉、〈技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)臺帳＞和＜檢驗文件發(fā)放登記臺帳〉，

確保文件的受控和各有關(guān)場所能得到有效版本的文件。

c）文件的發(fā)放部門和發(fā)放號表示如下：

總經(jīng)理-------01管理者代表一一02生產(chǎn)技術(shù)副總------03

銷售副總-----04銷售科-------05生供科--------------06

財務(wù)科-------07辦公室-----08技術(shù)科--------------09

質(zhì)檢科-------10倉庫----------11生產(chǎn)車間-----------12

機(jī)修車間-----13

4.5文件的受控狀態(tài)

文件分為“受控”和“非受控”兩大類，受控文件由辦公室在其首頁加蓋“受

控”印章，并注明發(fā)放號，非受控文件在其首頁加蓋“非受控”印章。

4.6文件的更改

a）質(zhì)量管理手冊和程序文件由辦公室組織更改，填寫〈文件更改申請單〉，

經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改；

b）其他文件的更改由使用部門填寫〈文件更改申請單,，經(jīng)原審批部門審批；

再由各相應(yīng)部門指定人員進(jìn)行更改；

c）具體更改方式由辦公室或相關(guān)部門按〈文件收發(fā)臺帳》及其他臺帳的范圍

進(jìn)行劃改或換頁。文件更改人在〈受控文件最新狀況一覽表》上填寫更改記錄；

d）所有被換頁的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。

4.7外來文件的控制

a）收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制發(fā)放范圍以確保其有效；

b）辦公室負(fù)責(zé)收集到有關(guān)國家、行業(yè)或國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，加蓋受控印章，

分發(fā)到相關(guān)部門使用，并將舊標(biāo)準(zhǔn)收回；

c）外來文件的發(fā)放方式按4.4a）執(zhí)行。

4.8文件的作廢與銷毀

a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋

“作廢”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；

b）由于某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識;

c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫〈文件銷毀申請單,，經(jīng)管理者代

表批準(zhǔn)后，由辦公室授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

4.9每年四月由辦公室組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行評審，各部門結(jié)合平時

使用情況進(jìn)行適時評審，必要時予以修改，具體按4.6的有關(guān)規(guī)定實施。

4.10工程規(guī)范

4.10.1客戶工程規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

對原有機(jī)種,業(yè)務(wù)銷售將顧客提供圖面、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或修改建議書（附傳真等）給技術(shù)科，技術(shù)科在客戶

通知五個工作日內(nèi)評審，如果于現(xiàn)執(zhí)行相同則存檔：如果不相同則設(shè)變，生效日期以設(shè)變單核準(zhǔn)日期為生

效口期，一般情況在審批完4個工作日將所有技術(shù)資料更改分發(fā)完畢，緊急狀況應(yīng)立即更改資料或在內(nèi)部

聯(lián)絡(luò)單上注明，如涉及設(shè)計變更，應(yīng)記錄每項更改在生產(chǎn)中實施日期的記錄。

4.10.2有關(guān)工程變更，參見工程變更管理辦法。

5支持性文件“——”

6質(zhì)量記錄

6.1YG/QR4.2.3-1V受控文件清單〉

6.2YG/QR4.2.3-2〈文件收發(fā)臺帳〉

6.3YG/QR4.2.3-3〈技術(shù)文件臺帳,

6.4YG/QR4.2.3-4〈技術(shù)文件發(fā)放登記臺帳,

6.5YG/QR4.2.3-5〈