文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧

文秘工作的寫作基礎(chǔ)與技巧商務(wù)文秘寫作原則實(shí)事求是的原則精簡(jiǎn)的原則精簡(jiǎn)是使公文處理活動(dòng)能夠更加準(zhǔn)確、便捷、高效的保證。繁文褥節(jié)一直是困擾公文處理活動(dòng)實(shí)現(xiàn)高效的突出問題。黨和政府的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)曾一再要求反對(duì)黨八股，倡導(dǎo)搬文山，填會(huì)海，但這些問題始終未能得到很好的解決。今天商品經(jīng)濟(jì)社會(huì)對(duì)于公文處理活動(dòng)的時(shí)效性要求更高，質(zhì)量要求更嚴(yán)，因此必須要化繁為簡(jiǎn)，刪繁就簡(jiǎn)。首先，文章要寫得短一些，精一些，公文的格式、結(jié)構(gòu)、種類都要力求簡(jiǎn)化。其次，公文的運(yùn)轉(zhuǎn)處理程序的環(huán)節(jié)要力求精簡(jiǎn)，減少不必要的層次和工作環(huán)節(jié)，合并一些環(huán)節(jié)和手續(xù)，隨著逐步改善加工手段，有效地控制程序，減少出現(xiàn)差錯(cuò)的機(jī)會(huì)，最終實(shí)現(xiàn)逐步簡(jiǎn)化過程。第三，公文處理的實(shí)踐者必須從觀念上破除那種陳腐的以為繁瑣、層次多必有效的舊觀念，樹立起精簡(jiǎn)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到簡(jiǎn)便易行的程序、責(zé)任到人的工作安排、規(guī)范功用強(qiáng)的方法、工具，才是保證公文處理便捷有效的正確方法。高效的原則效率和質(zhì)量是相依相伴的，效率高不僅依賴于快節(jié)奏、高時(shí)效，更取決于公文處理的高質(zhì)量，只有將每項(xiàng)工作、每個(gè)環(huán)節(jié)都做到準(zhǔn)確、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、周到，使公文處理這一系統(tǒng)工程、群體行為能夠按質(zhì)完成，所有人員都能各司其職，公文處理的高效才有可能實(shí)現(xiàn)。公文處理的質(zhì)量涉及到了公文處理活動(dòng)構(gòu)成的各個(gè)要素，涉及到了工作過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到了評(píng)估審核的指標(biāo)體系。首先，質(zhì)量的高低不僅要依靠設(shè)備、物質(zhì)、材料、工具等硬的因素，也要依靠人的主觀努力、信息的保證和制度的完備等很多軟的因素，只有在兩個(gè)方面都達(dá)到高的質(zhì)量，效率才能真正有保證。否則，只是片面的強(qiáng)調(diào)速度，強(qiáng)調(diào)快，強(qiáng)調(diào)客觀設(shè)備條件、物質(zhì)條件是否具備，就有可能欲速則不達(dá)，出現(xiàn)只重物而不重人的傾向。商務(wù)文書寫作要素：主旨在主旨方面，應(yīng)該遵循正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明的原則。材料在材料方面，應(yīng)該遵循收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧的原則。結(jié)構(gòu)另外，好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式等方式。語(yǔ)言如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語(yǔ)言就是對(duì)其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在語(yǔ)言方面，應(yīng)該做到風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。秘書技能：寫好工作總結(jié)的方法一根據(jù)工作職能進(jìn)行總結(jié)這是一種最主要的總結(jié)角度，常用于年度工作報(bào)告，用于對(duì)工作進(jìn)行全面總結(jié)。如稅務(wù)部門的主要職能是執(zhí)好法、收好稅、帶好隊(duì)、服好務(wù)，某省國(guó)稅局在總結(jié)工作時(shí)就歸納為稅收收入躍上新臺(tái)階;依法治稅得到新加強(qiáng);隊(duì)伍素質(zhì)有了新提高;納稅服務(wù)有了新改進(jìn)等部分，這就是從工作職能出發(fā)來總結(jié)工作的。二根據(jù)工作思路進(jìn)行總結(jié)如果工作思路與眾不同或別有創(chuàng)新，也可以圍繞工作思路來總結(jié)。某省國(guó)稅局抓稅收分析工作，先從宏觀稅負(fù)查找可能存在問題的行業(yè)，然后再對(duì)該行業(yè)可能存有疑點(diǎn)的企業(yè)進(jìn)行微觀評(píng)估，然后進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、汲取教訓(xùn)、制定制度，形成長(zhǎng)效機(jī)制。整項(xiàng)工作思路清晰，層層遞進(jìn)，富有啟發(fā)性。該單位在經(jīng)驗(yàn)總結(jié)時(shí)就歸納為宏觀分析定方向;微觀分析找問題;健全機(jī)制求長(zhǎng)效三部分，在全國(guó)交流時(shí)產(chǎn)生了很大反響。一般來說，用這種角度來總結(jié)工作，效果好壞主要取決于思路是否清晰、深刻、新穎。三根據(jù)工作特色進(jìn)行總結(jié)四根據(jù)采取的工作措施進(jìn)行總結(jié)這也是很常見的方法，主要用于對(duì)某方面的工作進(jìn)行總結(jié)。如某市紀(jì)檢部門抓執(zhí)行力建設(shè)時(shí)采取了統(tǒng)一思想、轉(zhuǎn)變作風(fēng)、加強(qiáng)督辦、素質(zhì)培訓(xùn)四大措施，總結(jié)時(shí)就歸納為統(tǒng)一思想抓落實(shí);轉(zhuǎn)變作風(fēng)抓落實(shí);督促檢查抓落實(shí);提高能力抓落實(shí)四部分。又如某市工商局從教育引導(dǎo)、內(nèi)外監(jiān)督、健全制度和嚴(yán)格懲處等方面抓規(guī)范執(zhí)法工作，總結(jié)時(shí)就歸納為創(chuàng)新載體，提升教育的針對(duì)性;內(nèi)外并重，增強(qiáng)監(jiān)督的實(shí)效性;建章立制，確保機(jī)制的長(zhǎng)效性;狠抓不懈，提高查處的準(zhǔn)確性。這是根據(jù)工作措施進(jìn)行總結(jié)的典型例子。五根據(jù)開展工作的時(shí)間順序進(jìn)行總結(jié)這種方法一般用于對(duì)專項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)。如完成某個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目后，從領(lǐng)導(dǎo)重視，精心組織;制定方案，分工負(fù)責(zé);加強(qiáng)協(xié)調(diào)，形成合力;抓好試點(diǎn)，健全方案;狠抓落實(shí)，強(qiáng)化執(zhí)行;總結(jié)提高，優(yōu)化改進(jìn)等六方面進(jìn)行總結(jié)。這個(gè)例子所采取的角度就是開展工作的先后順序。應(yīng)該說，這種方式能完整描述整項(xiàng)工作的全貌，但缺點(diǎn)是重點(diǎn)不突出，特點(diǎn)不明顯，寫不好很容易變成流水賬，難以給人留下深刻的印象。六根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行總結(jié)黨代會(huì)、中央全會(huì)等各種重要會(huì)議，往往會(huì)提出一些新的理念，出現(xiàn)一些熱點(diǎn)詞匯。合理利用這些熱點(diǎn)詞匯來總結(jié)工作，既可以體現(xiàn)時(shí)代氣息，又可以提升文稿的高度。七根據(jù)參與主體來總結(jié)當(dāng)某方面工作或者某個(gè)重大項(xiàng)目完成后，一般都要召開會(huì)議，總結(jié)工作，表彰先進(jìn)。這種場(chǎng)合的總結(jié)部分，往往圍繞參與該工作的各主體來構(gòu)思。如某次抗洪搶險(xiǎn)救災(zāi)工作總結(jié)表彰會(huì)議的總結(jié)部分就采用了這種方法，在整個(gè)抗洪搶險(xiǎn)中，黨中央高度關(guān)注;受災(zāi)省區(qū)的各級(jí)黨委和政府，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨中央、國(guó)務(wù)院的方針;人民解放軍和武警部隊(duì)堅(jiān)決響應(yīng)黨和人民的召喚;人民群眾是奪取抗洪搶險(xiǎn)勝利的主力軍和真正英雄，這是按參與主體總結(jié)的一個(gè)經(jīng)典范例。八根據(jù)解決的問題來總結(jié)在總結(jié)工作時(shí)，針對(duì)解決的問題來歸納，往往也會(huì)取得很好的效果。有一次，筆者所在單位的服務(wù)部門總結(jié)工作，客觀來說這個(gè)部門做了很多工作，也采取了很多創(chuàng)新的措施，成效也比較明顯，但上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽了匯報(bào)并不滿意，批評(píng)思路不清楚，工作針對(duì)性不強(qiáng)。回去后，該部門對(duì)材料進(jìn)行了重新補(bǔ)充和梳理，從解決臉難看、事難辦、門難進(jìn)等問題出發(fā)，將工作總結(jié)為進(jìn)一步提高服務(wù)意識(shí)，盡量讓老百姓少受一點(diǎn)氣;進(jìn)一步改進(jìn)服務(wù)環(huán)境，盡量讓老百姓少跑一點(diǎn)路;進(jìn)一步優(yōu)化服務(wù)手段，盡量讓老百姓少花一點(diǎn)錢;進(jìn)一步提升工作效率，盡量讓老百姓少排一點(diǎn)隊(duì)四個(gè)方面，得到了領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。用這種角度來總結(jié)工作，針對(duì)性強(qiáng)，直接鮮明，能給人留下較深的印象。一、基礎(chǔ)知識(shí)主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心;主題源于，主題不能先行，必須從實(shí)際出發(fā)，從材料中引出主題。實(shí)用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述;②單一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用標(biāo)題。文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度;設(shè)置線索;安排層次;劃分段落;設(shè)計(jì)開頭與結(jié)尾;處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達(dá)到嚴(yán)謹(jǐn)(嚴(yán)密精細(xì)，無(wú)懈可擊)、自然(順理成章，開闔自如)、完整(勻稱飽滿，首尾圓合)、統(tǒng)一(和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾)文章常用的表達(dá)方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法;②喻證法;③類比法;④對(duì)比法;⑤反駁法;⑥歸謬法。語(yǔ)言運(yùn)用的基本要求：合體、得體，準(zhǔn)確、順達(dá)，簡(jiǎn)潔、明快，生動(dòng)、有力。二、公文的特點(diǎn)和種類根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，公文可從不同角度進(jìn)行如下分類：(1)根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動(dòng)領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。(2)根據(jù)內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的程度，公文可分為對(duì)外公開、限國(guó)內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機(jī)密、絕密六類(3)根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。(4)根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請(qǐng)性、商洽性、證明性公文。(5)根據(jù)處理時(shí)限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。三、寫作技巧1.把握特點(diǎn)所謂特點(diǎn)，是與其它文體相比較而呈現(xiàn)出的不同點(diǎn)和區(qū)別點(diǎn)。分析和認(rèn)識(shí)總結(jié)文體的特點(diǎn)，是寫好總結(jié)的關(guān)鍵所在。不了解這一特點(diǎn)，就抓不到重點(diǎn)，也就很難寫出有特色的。總結(jié)與其它的文體相比較，有五個(gè)不同特點(diǎn)。一是在內(nèi)容上，不是寫現(xiàn)在，而是寫過去。就是對(duì)已經(jīng)做過的一個(gè)時(shí)期的，進(jìn)行全面地、系統(tǒng)地回顧、檢查、分析、研究、歸納和提煉，把大量的感性材料集中起來，使之條理化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。二是在對(duì)象上，不是寫群眾，而是寫機(jī)關(guān)。就是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在組織領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)思想、工作作風(fēng)和工作方法上，有什么經(jīng)驗(yàn)，有什么教訓(xùn)，看以前服務(wù)得怎么樣今后怎樣繼續(xù)服好務(wù)。三是在方法上，不是我說你怎么樣，而是說我(們)怎樣。就是自我解剖，自我認(rèn)識(shí)，自我肯定，自我表?yè)P(yáng)自我批評(píng)，自我提高。因此，一般是以第一人稱(我或我們)的口氣出現(xiàn)，也有用第三人稱的。四是在目的上，不是預(yù)測(cè)情況，估算數(shù)字，盤算問題，而是肯定成績(jī)，找準(zhǔn)問題，悟出道理，明確方向。寫昨天，看今天，指導(dǎo)明天。總結(jié)工作不是目的，目的在于吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。如果只是把總結(jié)當(dāng)成收錄材料的容器，寫成流水賬，就達(dá)不到預(yù)期的效果。五是在體裁上，不是記敘文而是議論文。總結(jié)不只是對(duì)情況與事實(shí)作概略性的綜合歸納，而主要是對(duì)事物作本質(zhì)的分析，把感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)，從中找出事物發(fā)展的基本規(guī)律。揭示規(guī)律性的東西很重要，不僅要千方百計(jì)找出規(guī)律，清楚明白地反映規(guī)律，而且要用事實(shí)明白無(wú)誤地說明規(guī)律。六是在作用上，就是向本單位職工群眾報(bào)告情況和向上級(jí)匯報(bào)情況及向外單位介紹情況和經(jīng)驗(yàn)。向群眾作總結(jié)并報(bào)告工作，是讓群眾了解各方面工作的情況，樹立信心，明確方向;向上級(jí)匯報(bào)工作，是讓上級(jí)機(jī)關(guān)全面了解下面工作的情況，以便及時(shí)獲得上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo);向外單位介紹本單位的工作情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是提供學(xué)習(xí)借鑒。2.區(qū)分類型總結(jié)的文體細(xì)分有很多種，但無(wú)論是從內(nèi)容上分，或是從范圍上分，或是從時(shí)間上分，都不外乎兩大種：一種叫全面性工作總結(jié)，一種叫專題性工作總結(jié)。(一)全面性工作總結(jié)。就是對(duì)一個(gè)單位、一個(gè)部門、一個(gè)組織的一個(gè)時(shí)期、一個(gè)階段的工作實(shí)踐進(jìn)行全面總結(jié)。凡在機(jī)關(guān)工作的同志，都經(jīng)常和這種文體打交道，其關(guān)鍵是要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。全面總結(jié)，一般時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及的范圍廣，包含的內(nèi)容多。在寫作過程中，既要把各方面的工作情況反映出來，又要突出中心，抓住重點(diǎn)，縱深結(jié)合。我認(rèn)為，解決這個(gè)問題的有效辦法就是要搞好三個(gè)統(tǒng)一：一是統(tǒng)一總結(jié)的中心內(nèi)容。是以反映工作情況為主，還是以反映經(jīng)驗(yàn)體會(huì)為主，要有一個(gè)明確的思想。二是統(tǒng)一總結(jié)的主題思想。寫全面總結(jié)要樹立一個(gè)主題思想，確定一個(gè)主題，圍繞主題寫就不會(huì)走題。不樹立一個(gè)主題思想，寫出來的總結(jié)就很難突破一般化。三是統(tǒng)一工作形勢(shì)的估價(jià)。寫全面總結(jié)之前，要對(duì)本單位、部門、組織在該階段的工作形勢(shì)有一個(gè)明確的評(píng)價(jià)，搞清楚總的形勢(shì)如何，哪些工作做得最好、成效最突出，哪些做法和經(jīng)驗(yàn)值得總結(jié)推廣，哪些單位、部門、組織的工作最典型(兩方面)，哪些問題和原因需要總結(jié)上報(bào)。在這些方面統(tǒng)一了思想認(rèn)識(shí)，執(zhí)筆者就有了主攻方向，結(jié)構(gòu)編排就容易，就易產(chǎn)生靈感，下筆也就順暢。(二)專題性工作總結(jié)。就是對(duì)某項(xiàng)工作進(jìn)行專題總結(jié)，也就是單獨(dú)對(duì)某一項(xiàng)工作、某一個(gè)方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行專門總結(jié)。其特點(diǎn)是突出一個(gè)專字，要求內(nèi)容專、主題專、事例專、經(jīng)驗(yàn)專、寫作手法也專。在寫專題總結(jié)時(shí)，必須對(duì)有關(guān)專題的內(nèi).容、原則、要求、方法，全面深刻地認(rèn)識(shí)和理解，知道所要寫的總結(jié)專在那里，專的是否有理，專的是否有據(jù)，專的是否新穎。如果不掌握這些情況，就很可能把專題總結(jié)寫成一般性的總結(jié)。在寫作過程中，最好按照提出問題，分析問題，解決問題的順序進(jìn)行。3.突出經(jīng)驗(yàn)寫總結(jié)的根本目的，不只是為了肯定成績(jī)和找出問題，更重要的是為了吸取以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做好當(dāng)前和今后的工作。這種目的，要求我們?cè)趯懣偨Y(jié)中，不能滿足于把成績(jī)講夠、把問題找準(zhǔn)、把措施定好，應(yīng)該在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)上多動(dòng)腦筋，多花氣力。多下功夫。哪怕是一份總結(jié)里面只總結(jié)出一條有普遍指導(dǎo)意義的經(jīng)驗(yàn)，也是成功的。我感到寫好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，要把握好以下三點(diǎn)。(一)要有精巧的構(gòu)思。開好頭、結(jié)好尾、突出中間，這是寫好經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的基本要求。古人作樂府詩(shī)，講究鳳頭、豬肚、豹尾，即開頭要像鳳凰頭一樣漂亮美麗，中間要像豬肚一樣充實(shí)飽滿，結(jié)尾要像豹尾一樣威風(fēng)有力。我認(rèn)為，這個(gè)原則同樣適用于我們寫工作總結(jié)。要竭盡全力把情況部分寫得很漂亮，把經(jīng)驗(yàn)部分寫得很充實(shí)(飽滿)，把措施部分寫得很有力。4.創(chuàng)新出彩一篇好文章，重要的標(biāo)準(zhǔn)是義理創(chuàng)新，言前人所未言，發(fā)前人所未發(fā)。無(wú)疑，這種創(chuàng)