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文檔簡介
區(qū)應急局會議管理制度區(qū)應急局會議管理制度
第一章總則
第一條目的
為確保區(qū)應急局會議的有序、高效進行,明確會議流程及管理職責,提高決策效率,制定本會議管理制度。
第二條適用范圍
本制度適用于區(qū)應急局召開的各類會議,包括但不限于局務會議、專題會議、協(xié)調會議等。
第三條會議宗旨
(一)堅持民主集中制原則,充分發(fā)揮集體智慧,提高決策的科學性、合理性。
(二)注重會議效率,嚴格控制會議規(guī)模、時間和頻率,簡化會議程序。
(三)加強會議紀要的跟蹤落實,確保會議決策的貫徹執(zhí)行。
第四條會議分類
(一)局務會議:研究部署全局性工作,討論重大事項,原則上每月召開一次。
(二)專題會議:研究解決特定問題,協(xié)調相關工作,根據(jù)需要不定期召開。
(三)協(xié)調會議:協(xié)調與其他部門、單位之間的關系,推進相關工作,根據(jù)需要不定期召開。
第五條會議組織
(一)局務會議由局長主持,副局長、各科室負責人參加。
(二)專題會議、協(xié)調會議由主持人指定相關人員參加。
(三)會議組織部門負責會議通知、會場布置、會議簽到、會議記錄等工作。
第六條會議紀律
(一)與會人員應按時參加會議,如有特殊情況不能參加,應提前向主持人請假。
(二)會議期間,與會人員應保持手機靜音,不得隨意離場,不得進行與會議無關的活動。
(三)會議內(nèi)容涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的,與會人員應嚴格保密。
第七條本制度的解釋權歸區(qū)應急局所有。
第八條本制度自發(fā)布之日起實施。原有相關規(guī)定與本制度不符的,以本制度為準。如需修訂,由區(qū)應急局負責解釋和修訂。
第二章會議流程
一、會議籌備
1.確定會議主題和目標,明確會議類型、時間、地點、參會人員等。
2.提前向參會人員發(fā)送會議通知,內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、預準備工作等。
3.會務組負責預訂會議室、布置會場、準備會議所需資料及設備。
4.參會人員收到會議通知后,應及時回復確認,如有特殊情況不能參加,需提前向主持人請假。
二、會議召開
1.會議主持人提前到達會場,檢查會議準備情況,確保會議正常進行。
2.會議開始時,主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員。
3.按照會議議程逐項進行討論,各參會人員圍繞議題充分發(fā)表意見,主持人引導討論,確保會議高效進行。
4.會議期間,記錄員做好會議記錄,特別是重要決策、措施及責任分工。
三、會議決策
1.會議主持人根據(jù)討論情況,總結各方意見,形成決策。
2.對于重大事項,實行民主集中制原則,由參會人員表決,表決結果作為決策依據(jù)。
3.會議決策應明確責任人、完成時限和驗收標準。
四、會議總結
1.會議結束時,主持人對本次會議進行簡要總結,強調會議決策和下一步工作要求。
2.參會人員對會議紀要進行審核,確認無誤后簽字。
3.會議紀要由會務組整理、分發(fā),確保參會人員人手一份。
五、會議后續(xù)工作
1.會務組負責跟蹤會議紀要的落實情況,及時向主持人匯報進展。
2.參會人員按照會議決策,積極推進相關工作,確保會議決策落到實處。
3.對于未能按時完成的任務,責任人需向會議主持人匯報原因和整改措施。
六、會議反饋
1.會議結束后,會務組收集參會人員對會議組織、會議效果等方面的意見和建議,不斷優(yōu)化會議流程。
2.根據(jù)會議反饋,對會議管理制度進行修訂和完善,提高會議質量和效果。
第三章會議紀要的跟蹤落實
一、會議紀要的整理與發(fā)布
1.會議結束后,記錄員應在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理,確保紀要內(nèi)容準確、完整。
2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論事項、決策結果、責任分工等內(nèi)容。
3.會議紀要由主持人審核批準后,及時通過電子郵件、紙質文件等形式分發(fā)至各參會人員及相關科室。
二、會議紀要的執(zhí)行與監(jiān)督
1.各責任單位或責任人應根據(jù)會議紀要明確的任務和時限,制定具體實施方案,確保決策執(zhí)行到位。
2.會務組或指定專人負責對會議紀要的執(zhí)行情況進行定期跟蹤,了解工作進度,協(xié)調解決執(zhí)行過程中遇到的問題。
3.對于重大決策或重要事項,會務組應建立專項臺賬,實時監(jiān)控執(zhí)行情況,確保各項工作有序推進。
三、會議紀要的反饋與匯報
1.責任單位或責任人在完成任務后,需向會務組提交執(zhí)行報告,內(nèi)容包括工作完成情況、存在的問題及建議等。
2.會務組定期匯總會議紀要的執(zhí)行情況,形成書面報告,向主持人及局領導匯報。
3.對于未按期完成的任務,責任人需向會議主持人說明原因,并提出整改措施和預計完成時間。
四、會議紀要的評估與改進
1.會務組應定期對會議紀要的執(zhí)行效果進行評估,分析存在的問題,提出改進措施。
2.根據(jù)會議紀要執(zhí)行情況和評估結果,對會議管理制度、流程進行優(yōu)化調整,以提高會議決策的落實效果。
3.會務組應不斷總結經(jīng)驗,加強內(nèi)部培訓,提高會議紀要整理、跟蹤和落實的能力。
五、會議紀要的歸檔與保管
1.會議紀要整理完畢后,應按照檔案管理規(guī)定進行歸檔,確保資料齊全、便于查閱。
2.會務組負責會議紀要的保管工作,確保資料安全、防止丟失。
3.會議紀要的查閱需遵循相關保密規(guī)定,嚴格審批程序,確保信息安全。
第四章會議室管理規(guī)定
一、會議室預訂
1.會議室預訂實行預約制度,各科室或部門需提前向會務組提交會議室預訂申請。
2.申請內(nèi)容包括會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設備等,會務組根據(jù)申請內(nèi)容合理安排會議室。
3.若多個部門同時預訂會議室,按照“先申請、先安排”的原則進行調配。
二、會議室使用
1.會議室使用期間,需保持室內(nèi)整潔,禁止吸煙、亂丟雜物。
2.會議室內(nèi)設備使用前,需進行功能檢查,確保設備正常運行。
3.會議期間,未經(jīng)允許,不得擅自更改會議室布局、調整設備設置。
三、會議室設備管理
1.會務組負責會議室設備的日常維護和管理,確保設備完好、使用正常。
2.會議結束后,使用部門需對設備進行簡單清理,恢復原狀。
3.如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞,應及時報告會務組,以便及時維修或更換。
四、會議室安全保障
1.會議室應定期進行消防安全檢查,確保消防設施齊全、有效。
2.會議期間,會務組負責監(jiān)督會議室的安全使用,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3.參會人員應遵守會議室安全規(guī)定,不得攜帶危險物品進入會議室。
五、會議室服務保障
1.會務組應提供專業(yè)的會議服務,包括會場布置、設備操作、茶水服務等。
2.會議期間,會務組應確保會議室空調、照明等設施的正常運行,為參會人員提供舒適的環(huán)境。
3.會務組應收集參會人員對會議室服務的意見和建議,不斷優(yōu)化服務質量和水平。
六、會議室應急預案
1.會務組應制定會議室應急預案,包括突發(fā)情況處理、設備故障應對等。
2.遇有突發(fā)情況,會務組應立即啟動應急預案,確保會議順利進行。
3.會務組定期組織應急預案演練,
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