桂平市會(huì)議費(fèi)管理制度

桂平市會(huì)議費(fèi)管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為確保桂平市會(huì)議的有序、高效召開(kāi)，規(guī)范會(huì)議費(fèi)用的使用與管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)財(cái)政違法行為處罰條例》和《桂平市財(cái)政預(yù)算管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于桂平市全市各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和事業(yè)單位召開(kāi)的各類工作性會(huì)議。包括但不限于以下類型：

1.市委、市政府全體會(huì)議；

2.各部門、各單位的工作會(huì)議；

3.專題研討會(huì)、座談會(huì)；

4.其他需要使用財(cái)政資金支持的業(yè)務(wù)會(huì)議。

第三條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模和重要程度，將會(huì)議分為以下三類：

1.高層會(huì)議：主要包括市委全會(huì)、市政府全會(huì)等；

2.中層會(huì)議：主要包括各部門、各單位組織的重要工作會(huì)議；

3.常規(guī)會(huì)議：包括日常業(yè)務(wù)會(huì)議、例會(huì)等。

第四條會(huì)議原則

會(huì)議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡(jiǎn)高效：嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量和規(guī)模，減少不必要會(huì)議，提高會(huì)議效率；

2.節(jié)約務(wù)實(shí)：合理預(yù)算會(huì)議費(fèi)用，避免鋪張浪費(fèi)，注重會(huì)議實(shí)際效果；

3.公開(kāi)透明：會(huì)議費(fèi)用支出應(yīng)公開(kāi)透明，接受社會(huì)監(jiān)督。

第五條責(zé)任主體

1.會(huì)議的申請(qǐng)、審批、組織和管理由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)；

2.財(cái)政部門負(fù)責(zé)會(huì)議費(fèi)用的預(yù)算、審批、報(bào)銷和監(jiān)管；

3.監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議費(fèi)用的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第六條會(huì)議費(fèi)用的構(gòu)成

會(huì)議費(fèi)用主要包括以下幾部分：

1.場(chǎng)地租賃費(fèi)：會(huì)議室租賃、布置等費(fèi)用；

2.交通費(fèi)：參會(huì)人員的往返交通費(fèi)用；

3.住宿費(fèi)：參會(huì)人員在外住宿的費(fèi)用；

4.餐飲費(fèi)：會(huì)議期間餐飲的費(fèi)用；

5.材料費(fèi)：會(huì)議所需材料的制作、印刷等費(fèi)用；

6.其他費(fèi)用：與會(huì)議相關(guān)的其他合理支出。

第七條違規(guī)處理

違反本制度規(guī)定的，將按照《桂平市財(cái)政違法行為處罰條例》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。

第二章會(huì)議流程

第一條會(huì)議籌備

會(huì)議籌備階段主要包括以下工作：

1.確定會(huì)議主題和目標(biāo)：明確會(huì)議的主要議題、預(yù)期成果和參會(huì)人員范圍；

2.擬定會(huì)議方案：制定會(huì)議議程、時(shí)間表、參會(huì)人員名單等；

3.報(bào)批程序：會(huì)議方案需報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，按照審批結(jié)果進(jìn)行籌備；

4.通知參會(huì)人員：通過(guò)電話、短信、電子郵件等方式，提前通知參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息；

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：根據(jù)會(huì)議主題和議程，提前準(zhǔn)備相關(guān)文件、報(bào)告、圖表等材料。

第二條會(huì)議召開(kāi)

會(huì)議召開(kāi)階段應(yīng)遵循以下流程：

1.會(huì)前簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)人員到齊；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員；

3.按照議程安排，逐項(xiàng)進(jìn)行會(huì)議議題討論；

4.與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，展開(kāi)討論；

5.會(huì)議主持人總結(jié)發(fā)言，形成會(huì)議決議或結(jié)論；

6.如有必要，可邀請(qǐng)專家、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行講話或指導(dǎo)。

第三條會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是會(huì)議過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)做好以下工作：

1.指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整；

2.記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等信息；

3.記錄會(huì)議討論的主要議題、發(fā)言要點(diǎn)、結(jié)論和決議；

4.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，以便于后續(xù)跟蹤落實(shí)。

第四條會(huì)議總結(jié)與反饋

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行以下工作：

1.對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限；

2.將會(huì)議紀(jì)要、決議等材料及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員；

3.對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議組織和管理。

第五條緊急情況處理

如會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)緊急情況，應(yīng)采取以下措施：

1.立即報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行應(yīng)對(duì)；

2.臨時(shí)調(diào)整會(huì)議議程，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.如有必要，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議安全。

第六條會(huì)后工作

會(huì)后工作主要包括以下方面：

1.會(huì)后整理：對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理，確保設(shè)施設(shè)備完好；

2.資料歸檔：將會(huì)議相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，以便于日后查閱；

3.跟蹤落實(shí)：對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會(huì)議成果得到有效落實(shí)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會(huì)議紀(jì)要的編制與審批

會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議成果的重要體現(xiàn)，其編制與審批應(yīng)遵循以下流程：

1.會(huì)議記錄員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；

2.會(huì)議紀(jì)要初稿提交給會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；

3.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)盡快分發(fā)給所有參會(huì)人員，征求反饋意見(jiàn)；

4.根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，形成最終版會(huì)議紀(jì)要；

5.最終版會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，確認(rèn)生效。

第二條會(huì)議決議的分解與責(zé)任分配

為了確保會(huì)議紀(jì)要中提出的決議得到有效執(zhí)行，應(yīng)進(jìn)行以下工作：

1.將會(huì)議決議分解為具體的行動(dòng)計(jì)劃，明確每項(xiàng)行動(dòng)的責(zé)任人、完成時(shí)限和預(yù)期成果；

2.將行動(dòng)計(jì)劃以書面形式通知相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人，確保責(zé)任人明確任務(wù)要求；

3.建立跟蹤機(jī)制，對(duì)每項(xiàng)行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

第三條執(zhí)行情況的反饋與監(jiān)督

會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況反饋與監(jiān)督是保證會(huì)議成果落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

1.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況；

2.建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況報(bào)告制度，要求責(zé)任人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交執(zhí)行報(bào)告；

3.對(duì)執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保行動(dòng)計(jì)劃順利推進(jìn)；

4.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行分析，提出整改措施。

第四條跟蹤落實(shí)結(jié)果的運(yùn)用

會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)結(jié)果應(yīng)作為以下方面的參考：

1.作為考核評(píng)價(jià)相關(guān)責(zé)任部門和責(zé)任人工作績(jī)效的依據(jù)；

2.作為改進(jìn)會(huì)議組織和管理的重要依據(jù)，不斷提升會(huì)議質(zhì)量和效果；

3.作為決策參考，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)和改進(jìn)方向。

第五條持續(xù)改進(jìn)

為不斷提高會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)效果，應(yīng)持續(xù)進(jìn)行以下工作：

1.定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題和建議，不斷完善跟蹤落實(shí)機(jī)制；

2.對(duì)會(huì)議紀(jì)要的編制、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，提高工作效率；

3.加強(qiáng)對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提升其執(zhí)行能力和責(zé)任心。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第一條會(huì)議室預(yù)訂

為確保會(huì)議室的高效利用，預(yù)訂會(huì)議室應(yīng)遵循以下規(guī)定：

1.提前預(yù)訂：各部門或單位需提前向會(huì)議室管理部門提交書面申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等信息；

2.審批流程：會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)進(jìn)行審批，合理安排會(huì)議室使用；

3.優(yōu)先級(jí)原則：在會(huì)議室資源緊張時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性和緊急程度確定優(yōu)先使用權(quán)；

4.及時(shí)反饋：會(huì)議室管理部門應(yīng)及時(shí)反饋預(yù)訂結(jié)果，以便申請(qǐng)部門做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。

第二條會(huì)議室布置與設(shè)施

會(huì)議室的布置與設(shè)施應(yīng)滿足以下要求：

1.根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)，合理布置會(huì)議室座位，確保舒適度；

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等；

3.定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，避免會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)故障；

4.保持會(huì)議室整潔，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

第三條會(huì)議室使用規(guī)范

會(huì)議室使用過(guò)程中，應(yīng)遵守以下規(guī)范：

1.嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間使用會(huì)議室，不得提前占用或延遲退場(chǎng)；

2.會(huì)議期間，保持安靜，遵守會(huì)議紀(jì)律，禁止吸煙、進(jìn)食等不文明行為；

3.愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，使用完畢后應(yīng)恢復(fù)原狀，如有損壞，需照價(jià)賠償；

4.未經(jīng)允許，不得私自攜帶外來(lái)設(shè)備進(jìn)入會(huì)議室。

第四條會(huì)議室安全管理

會(huì)議室安全管理至關(guān)重要，應(yīng)做好以下工作：

1.定期進(jìn)行消防安全檢查，確保消防設(shè)施設(shè)備完好；

2.會(huì)議期間，保持緊急出口暢通，明確逃生路線；

3.加強(qiáng)會(huì)議保密工作，對(duì)涉密會(huì)議采取相應(yīng)的保密措施；

4.如遇突發(fā)事件，立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，確保參會(huì)人員安全。

第五條會(huì)議室維護(hù)與保養(yǎng)

為延長(zhǎng)會(huì)議室使用壽命，應(yīng)進(jìn)行以下維護(hù)與保養(yǎng)工作：

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持環(huán)境整潔；

2.對(duì)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查、保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行；

3.及時(shí)修復(fù)損壞的設(shè)施設(shè)備，以免影響會(huì)議的正常召開(kāi)；

4.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立維護(hù)保養(yǎng)檔案，記錄相關(guān)情況。

第六條違規(guī)處理

違反會(huì)議室管理規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予以下處理：

1.通報(bào)批評(píng)，要求限期整改；

2.取消違規(guī)部門或單位的會(huì)議室預(yù)訂資格；

3.追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，依法給予處分。

第五章附則

第一條解釋權(quán)