學(xué)校會(huì)議接待室管理制度

學(xué)校會(huì)議接待室管理制度第一章總則

為了加強(qiáng)學(xué)校會(huì)議接待室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，特制定本管理制度。

一、本管理制度適用于學(xué)校內(nèi)所有會(huì)議接待室的使用、管理和維護(hù)。

二、學(xué)校會(huì)議接待室是學(xué)校教育教學(xué)、科研及行政管理的重要場所，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本管理制度進(jìn)行會(huì)議的組織、召開和接待工作。

三、會(huì)議接待室的管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、資源共享、高效利用”的原則。

四、學(xué)校設(shè)立專門的會(huì)議接待室管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)議接待室的日常管理和維護(hù)工作，確保會(huì)議接待室設(shè)施設(shè)備完好，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。

五、各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，按時(shí)參加會(huì)議，不得無故缺席、遲到或早退。

六、會(huì)議接待室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議接待室的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保會(huì)議接待室正常運(yùn)行。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

八、本管理制度的解釋權(quán)歸學(xué)校會(huì)議接待室管理部門所有。

九、會(huì)議接待室管理部門應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善管理制度，提高會(huì)議接待室的使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

十、全校各部門和個(gè)人應(yīng)積極配合會(huì)議接待室管理部門的工作，共同為學(xué)校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議預(yù)約

1.需要召開會(huì)議的部門應(yīng)提前向會(huì)議接待室管理部門提交會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)，填寫《會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)表》，明確會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間、所需設(shè)備等。

2.會(huì)議接待室管理部門在收到預(yù)約申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議接待室的使用情況，合理安排會(huì)議室，并在2個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)預(yù)約申請(qǐng)部門。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)批準(zhǔn)后，會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程等相關(guān)事項(xiàng)。

2.會(huì)議通知應(yīng)采用書面形式，并通過電子郵件、電話等方式進(jìn)行確認(rèn)。

三、會(huì)議簽到

1.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，并在會(huì)議簽到表上簽到。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保簽到信息的準(zhǔn)確性。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議議程由會(huì)議組織部門制定，并在會(huì)議通知中予以明確。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括：會(huì)議主題、報(bào)告人、討論議題、表決事項(xiàng)等。

3.會(huì)議組織部門應(yīng)確保會(huì)議議程的合理安排，避免會(huì)議拖延。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織部門應(yīng)指定專人擔(dān)任會(huì)議記錄員，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議討論情況、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，便于會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要。

六、會(huì)議表決

1.會(huì)議涉及表決事項(xiàng)時(shí)，會(huì)議組織部門應(yīng)確保表決程序符合相關(guān)規(guī)定。

2.表決結(jié)果應(yīng)在會(huì)議記錄中予以明確，并由會(huì)議記錄員在會(huì)議現(xiàn)場進(jìn)行宣讀。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、表決結(jié)果等。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給參會(huì)人員。

八、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議組織部門應(yīng)將會(huì)議簽到表、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，保存期限至少為一年。

2.會(huì)議資料的歸檔應(yīng)便于查閱，確保資料的安全與完整。

九、會(huì)議反饋

1.會(huì)議組織部門應(yīng)收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見和建議，不斷改進(jìn)會(huì)議組織工作。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議組織、議程安排等方面有異議時(shí)，可向會(huì)議接待室管理部門反映，會(huì)議接待室管理部門應(yīng)及時(shí)處理并回復(fù)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給會(huì)議接待室管理部門審批。

2.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批后的會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給相關(guān)部門和參會(huì)人員。

3.審批后的會(huì)議紀(jì)要具有指導(dǎo)和執(zhí)行的效力，相關(guān)部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議紀(jì)要的要求執(zhí)行。

二、會(huì)議決定的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決定事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)限和工作要求。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督小組，對(duì)會(huì)議決定的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保各項(xiàng)決定得到有效落實(shí)。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向會(huì)議組織部門報(bào)告，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、執(zhí)行情況的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議決定執(zhí)行完畢后，相關(guān)部門應(yīng)向會(huì)議組織部門提交執(zhí)行情況報(bào)告，包括工作進(jìn)展、存在問題、改進(jìn)措施等。

2.會(huì)議組織部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決定的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議的召開提供參考。

3.對(duì)于執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，會(huì)議組織部門應(yīng)提出整改要求，并跟蹤整改落實(shí)情況。

四、會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)審批發(fā)布后，應(yīng)由會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)存檔，確保資料的完整性和安全性。

2.會(huì)議紀(jì)要的存檔應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式，便于查閱和追溯。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱權(quán)限應(yīng)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保信息安全。

五、會(huì)議紀(jì)要的更新與維護(hù)

1.會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行定期更新，確保紀(jì)要內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

2.對(duì)于會(huì)議紀(jì)要中需要調(diào)整或補(bǔ)充的內(nèi)容，會(huì)議組織部門應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行修改，并重新提交審批。

3.會(huì)議紀(jì)要的維護(hù)工作應(yīng)得到充分重視，以確保會(huì)議紀(jì)要的權(quán)威性和指導(dǎo)性。

六、會(huì)議紀(jì)要的利用與共享

1.會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議決策的重要依據(jù)，應(yīng)在學(xué)校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息共享，便于各部門了解學(xué)校工作動(dòng)態(tài)和決策方向。

2.會(huì)議組織部門可通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、公告欄等形式，將會(huì)議紀(jì)要的主要內(nèi)容進(jìn)行發(fā)布，提高透明度和工作效率。

3.會(huì)議紀(jì)要的共享應(yīng)遵循保密原則，對(duì)于涉及敏感信息的內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室的預(yù)訂應(yīng)提前向會(huì)議接待室管理部門提交申請(qǐng)，按照先到先得的原則進(jìn)行安排。

2.會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，如需提前或延時(shí)使用，需提前向會(huì)議接待室管理部門申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

3.會(huì)議室使用期間，各部門應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，遵守會(huì)議室使用規(guī)定，確保會(huì)議室整潔、安靜、有序。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用前，使用部門應(yīng)進(jìn)行功能檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向會(huì)議接待室管理部門報(bào)告。

3.使用部門應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用會(huì)議室設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會(huì)議室的部門和個(gè)人應(yīng)自覺保持會(huì)議室衛(wèi)生，禁止在會(huì)議室吸煙、進(jìn)食，不得亂丟廢棄物。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，將座椅、設(shè)備等歸位，確保會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)制定會(huì)議室安全管理制度，確保會(huì)議室使用安全。

2.會(huì)議室使用期間，各部門應(yīng)遵守學(xué)校消防安全規(guī)定，不得私拉亂接電源，嚴(yán)禁使用明火。

3.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，消除安全隱患。

五、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由會(huì)議接待室管理部門負(fù)責(zé)保管，使用部門需向管理部門申請(qǐng)領(lǐng)取。

2.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議室鑰匙的保管和使用，不得私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或遺失。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還給會(huì)議接待室管理部門。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用費(fèi)用由會(huì)議接待室管理部門按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行核算。

2.使用部門應(yīng)按照實(shí)際使用情況支付會(huì)議室使用費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校財(cái)務(wù)部門制定。

3.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用情況，接受監(jiān)督。

七、會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

1.會(huì)議接待室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

2.使用部門應(yīng)了解應(yīng)急預(yù)案內(nèi)容，遇到突發(fā)事件時(shí)，按照預(yù)案要求及時(shí)處理和報(bào)告。

3.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期更新，以適應(yīng)不斷變化的實(shí)際情況。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸學(xué)校會(huì)議接待室管理部門所有。

三