2024年會(huì)議室管理制度（四篇）

第4頁共4頁2024年會(huì)議室管理制度1、目標(biāo)為確保公司總部會(huì)議室的使用和管理規(guī)范化、合理化，以提供優(yōu)質(zhì)的會(huì)議服務(wù)和良好的會(huì)議環(huán)境，預(yù)防設(shè)備損壞，體現(xiàn)公司的專業(yè)形象，特制定本規(guī)定。2、適用范圍本規(guī)定適用于公司總部的所有類型會(huì)議室。3、原則遵循統(tǒng)一管理、分工負(fù)責(zé)、有效控制、資源共享、快速處理和責(zé)任追究的原則。4、職責(zé)4.1公關(guān)傳播部的職責(zé)4.1.1公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)制定和修訂《會(huì)議室管理操作規(guī)范》，并監(jiān)督制度的執(zhí)行，以確保其有效實(shí)施。4.1.2公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一分配，根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和重要性進(jìn)行合理分配。4.1.3公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)日常檢查會(huì)議室設(shè)施和流動(dòng)用品的使用情況，每日進(jìn)行點(diǎn)檢，并填寫《會(huì)議室點(diǎn)檢表》。4.2綜合管理部的職責(zé)4.2.1綜合管理部負(fù)責(zé)會(huì)議室管理系統(tǒng)的制作和維護(hù)，指定專人管理電子設(shè)備和設(shè)施。4.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)根據(jù)公司需求規(guī)劃和采購會(huì)議室設(shè)備。4.3各部門的職責(zé)4.3.1各部門需按照預(yù)定流程申請(qǐng)會(huì)議室，不得擅自更改已申請(qǐng)的會(huì)議。4.3.2重要接待會(huì)議由公關(guān)傳播部安排，各部門日常會(huì)議需自行安排服務(wù)人員。4.3.3各部門使用會(huì)議室時(shí)，有責(zé)任維護(hù)用品和衛(wèi)生，使用后應(yīng)及時(shí)歸還鑰匙。5、具體規(guī)定5.1會(huì)議室使用申請(qǐng)流程及規(guī)定5.1.1避免會(huì)議沖突，各部門需提前申請(qǐng)會(huì)議室并登記，遵循先到先用原則。5.1.2如有公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)使用會(huì)議室，相關(guān)部門需配合調(diào)整。5.1.3臨時(shí)會(huì)議需及時(shí)向會(huì)議室負(fù)責(zé)人申請(qǐng)并登記。5.1.4如取消會(huì)議室，需提前半天通知管理員。5.1.5申請(qǐng)時(shí)需明確使用時(shí)間、參會(huì)人員等，如有需要其他部門協(xié)助，需提前聯(lián)系。5.2會(huì)議室使用及維護(hù)5.2.1使用人負(fù)責(zé)會(huì)議期間設(shè)備的完好，提醒參會(huì)人員愛護(hù)設(shè)備。5.2.2對(duì)造成設(shè)施人為損壞和資源浪費(fèi)的行為，公關(guān)傳播部將進(jìn)行賠償處罰，嚴(yán)重者按公司規(guī)定處理。5.2.3會(huì)議組織者需保持會(huì)議室衛(wèi)生，結(jié)束后負(fù)責(zé)清理廢棄物并恢復(fù)原狀，否則將受到通報(bào)批評(píng)。5.2.4會(huì)議結(jié)束后，組織者需通知管理員清點(diǎn)設(shè)備，確認(rèn)無誤后方可離開。5.2.5如發(fā)現(xiàn)物品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公關(guān)傳播部，否則將承擔(dān)全部責(zé)任。5.2.6會(huì)議期間發(fā)生任何事故和意外，由使用部門負(fù)責(zé)。6、考核措施6.1不按規(guī)定私自使用會(huì)議室的部門，其負(fù)責(zé)人將受到罰款。6.2設(shè)備破損、物品擺放不整齊、垃圾未清理、鑰匙未及時(shí)歸還的，將對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行罰款。6.3未經(jīng)允許擅自調(diào)整設(shè)備導(dǎo)致?lián)p壞的，將對(duì)負(fù)責(zé)人或部門進(jìn)行罰款，并按原價(jià)1.5倍賠償。7、其他7.1本規(guī)定由公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)解釋。7.2本規(guī)定自發(fā)布之日起生效。8、附件附件一：《會(huì)議使用登記表》。2024年會(huì)議室管理制度（二）一、為優(yōu)化會(huì)議室管理，確保其規(guī)范且高效地使用，特此制訂以下會(huì)議室管理規(guī)定。二、會(huì)議室的管理工作由綜合管理辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)，涵蓋鑰匙保管、使用調(diào)度、設(shè)施設(shè)備的保護(hù)以及衛(wèi)生清潔等方面。三、會(huì)議室主要服務(wù)于公司內(nèi)部的會(huì)議、培訓(xùn)、招聘及外事接待等事務(wù)。未經(jīng)正式許可，不得擅自提供給外部單位或個(gè)人使用。如外部有需求，需事先向綜合管理辦公室提出申請(qǐng)。四、各部門如需使用會(huì)議室，需提前一天向綜合管理辦公室提出，填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》。綜合管理辦公室將依據(jù)任務(wù)的緊急程度進(jìn)行合理調(diào)度，以便做好必要的會(huì)前準(zhǔn)備。五、在使用過程中，未經(jīng)辦公室允許，不得隨意移動(dòng)會(huì)議室的設(shè)備或家具，不得將室內(nèi)物品帶出，也不得擅自操作音響、功放、DVD、投影等設(shè)備。如有特殊需求，應(yīng)在預(yù)約時(shí)一并提出，由辦公室指派專人進(jìn)行操作和調(diào)試。六、內(nèi)部會(huì)議不提供茶葉、純凈水和紙杯。如承辦部門有相關(guān)需求，需在預(yù)約時(shí)提前告知。其他額外需求需自行準(zhǔn)備。部門會(huì)議的會(huì)務(wù)服務(wù)工作請(qǐng)自行負(fù)責(zé)。在會(huì)議室進(jìn)行懸掛、張貼活動(dòng)時(shí)，需在綜管辦的監(jiān)督下進(jìn)行，并在使用后立即恢復(fù)原狀，保持墻面整潔。七、會(huì)議期間，主辦部門需負(fù)責(zé)會(huì)議室的衛(wèi)生、照明、空調(diào)及設(shè)備的正常使用。請(qǐng)妥善使用各種設(shè)施，如有損壞，將按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。八、各部門必須嚴(yán)格遵守預(yù)約的會(huì)議時(shí)間。如需調(diào)整，需事先征得綜合管理辦公室的同意。九、與會(huì)人員需尊重會(huì)議室的設(shè)施，保持室內(nèi)環(huán)境的清潔衛(wèi)生。十、會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)會(huì)議的部門或車間人員應(yīng)立即關(guān)閉會(huì)議室的門窗，確?？照{(diào)、音響等設(shè)備的電源關(guān)閉。如因疏忽導(dǎo)致?lián)p失，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十一、本規(guī)定適用于東會(huì)議室(大)及小會(huì)議室，全天候開放。十二、本規(guī)定自公布之日起生效執(zhí)行。十三、本規(guī)定的解釋權(quán)歸行政部所有。2024年會(huì)議室管理制度（三）一、目標(biāo)本規(guī)定旨在加強(qiáng)會(huì)議室的管控，確保其合理使用，以及高效利用會(huì)議室資源，故特此制定。二、適用范圍本制度適用于位于老辦公樓二樓的會(huì)議室的管理和使用。三、職責(zé)劃分會(huì)議室的日常管理與監(jiān)督工作由公司環(huán)境安全管理部全權(quán)負(fù)責(zé)。四、會(huì)議室使用申請(qǐng)程序1、為避免會(huì)議時(shí)間沖突，各部門如需使用會(huì)議室，需提前向環(huán)境安全管理部報(bào)備，以便進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。2、申請(qǐng)時(shí)，需詳細(xì)登記使用時(shí)間、參會(huì)人員等信息，如有需要環(huán)境安全管理部協(xié)助的事項(xiàng)，需提前注明，以便環(huán)境安全管理部能提供相應(yīng)的支持服務(wù)。3、如遇緊急情況需臨時(shí)使用會(huì)議室，需立即通知環(huán)境安全管理部并完成登記。五、會(huì)議室的調(diào)度1、會(huì)議室的分配遵循"先申請(qǐng)，先安排"的原則。如遇特別緊急或重要會(huì)議，申請(qǐng)人需通知環(huán)境安全管理部，如資源緊張，環(huán)境安全管理部應(yīng)協(xié)調(diào)其他會(huì)議調(diào)整時(shí)間。2、已安排的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束，以避免影響后續(xù)會(huì)議的進(jìn)行。3、若會(huì)議需要改期或取消，負(fù)責(zé)人應(yīng)立即告知環(huán)境安全管理部。4、如需接待臨時(shí)訪客并使用會(huì)議室，需提前通知環(huán)境安全管理部進(jìn)行安排。六、會(huì)議室的使用規(guī)定1、環(huán)境安全管理部應(yīng)在會(huì)議開始前____分鐘開啟會(huì)議室。2、如需使用電腦、投影、音響等設(shè)備，由使用部門自行準(zhǔn)備。3、公司級(jí)會(huì)議及重要賓客接待，由環(huán)境安全管理部提供茶水服務(wù)，其他會(huì)議請(qǐng)各部門自行準(zhǔn)備。4、會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)人應(yīng)立即整理會(huì)場，關(guān)閉所有電器，并通知環(huán)境安全管理部。5、使用會(huì)議室的部門需保持室內(nèi)整潔，使用完畢后及時(shí)清理，將移動(dòng)的桌椅歸回原位，以便其他部門使用。七、注意事項(xiàng)1、所有使用人員需愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備和物品，如有損壞需按價(jià)賠償。2、嚴(yán)禁在會(huì)議室進(jìn)行娛樂活動(dòng)，如打牌、嬉戲等。3、未經(jīng)環(huán)境安全管理部許可，不得擅自將會(huì)議室物品轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。如需借用，需填寫借用登記表，并在使用后立即歸還。4、會(huì)議室內(nèi)報(bào)紙、雜志閱讀后請(qǐng)放回原處，如需借閱，需填寫借閱登記表，并確保及時(shí)歸還。2024年會(huì)議室管理制度（四）1、會(huì)議室的管理、使用登記、調(diào)度及設(shè)備維護(hù)等事務(wù)，均由總務(wù)處全權(quán)負(fù)責(zé)。未經(jīng)許可，任何個(gè)人或部門不得擅自使用會(huì)議室，亦不得擅自挪用會(huì)議室內(nèi)的多媒體設(shè)備、桌椅等物品。本管理辦法所涵蓋的會(huì)議室包括：1212波司登培訓(xùn)教室（大會(huì)議室）、1221會(huì)議室、1312培訓(xùn)教室、1321會(huì)議室、1319會(huì)議室、1406黨員活動(dòng)室（四樓）及1408會(huì)議室。2、為確保會(huì)議室使用的有序性，實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議時(shí)間沖突，相關(guān)部門需提前____天向總務(wù)處提交會(huì)議室使用申請(qǐng)，并填寫相應(yīng)表格，以便總務(wù)處進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度。對(duì)于臨時(shí)召開的緊急會(huì)議，需及時(shí)向總務(wù)處提出申請(qǐng)，并在會(huì)議結(jié)束后補(bǔ)辦相關(guān)登記手續(xù)。各部門在獲得會(huì)議室使用權(quán)后，需領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙。3、各部門在申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí)，需明確使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。如需總務(wù)處協(xié)助辦理的事項(xiàng)，請(qǐng)?zhí)崆白⒚?，以便總?wù)處做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。若需使用會(huì)議室的設(shè)備，請(qǐng)?zhí)崆跋蚩倓?wù)處說明，以便提前準(zhǔn)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。4、在會(huì)議室使用安排發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)遵循局部服從整體的原則。學(xué)校會(huì)議具有優(yōu)先權(quán)，部門會(huì)議之間則需根據(jù)重要性和緊急性自行協(xié)商解決。5、使用會(huì)議室的部門應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室清潔。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)場，檢查安全（電源），關(guān)閉窗戶、空調(diào)，鎖好門，并將鑰匙交還總務(wù)處。6、會(huì)議期間，請(qǐng)與會(huì)人員愛惜會(huì)議室的設(shè)備及物品，自覺保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，共同維護(hù)會(huì)議室的清潔環(huán)境。7、會(huì)議結(jié)束后，使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查，關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源。特別注意投影儀的散熱問題，需等待指示燈變紅后方可切斷電源。同時(shí)，關(guān)好門窗，整理會(huì)議場地。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，請(qǐng)及時(shí)報(bào)至總務(wù)處進(jìn)行維修，以確保其他會(huì)議的順利進(jìn)行。安全責(zé)任由申請(qǐng)者所屬處室主任或系部主任承