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文檔簡介
明清檔案著錄細則
明清檔案著錄細則
1范圍
本文件確立了明清檔案多級著錄原則,規(guī)定了明清
檔案著錄項目、著錄用標識符、著錄用文字以及各層級
著錄項目細則。
本文件適用于保藏明清檔案的各類機構開展明清檔
案的著錄工作。某些內容或形制特殊的明清檔案可參照
使用或提出進一步的細化規(guī)定。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本
文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日
期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其
最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T15418—2009檔案分類標引規(guī)則
3術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1
明清檔案Ming-Qingarchives
明清時期皇室、政府機關、民間機構、社會團體以
及個人在從事社會活動過程中直接形成的具有保存價值
的各種歷史記錄。
3.2
著錄層級levelofdescription
著錄單元在全宗內所處的層次位置。
注:著錄層級包括文件級、案卷級、類別級、全宗級
等。
[來源:DA/T18—2022,3.4]
3.3
著錄單元unitofdescription
作為基本著錄單位的一份文件或一個文件集合。
[來源:DA/T18—2022,3.2]
3.4
著錄條目entryofdescription
一個著錄單元所有著錄項目的組合。
[來源:DA/T18—2022,3.6]
4總體原則和要求
4.1一致性
應在著錄原則、著錄內容、著錄格式等方面保持基
本一致,確保著錄信息具有通用性,以提高不同機構中
檔案信息資源的互用性。在著錄過程中,每個著錄項目
都遵循統(tǒng)一的規(guī)定,以保證著錄信息規(guī)范統(tǒng)一。
4.2完整性
盡可能全面地設置著錄項目,多角度、全方位記錄
檔案的相關信息,確保檔案的內容、結構、背景和元數
據等信息無缺損。
4.3實用性
著錄項目充分考慮檔案使用者的檢索習慣和規(guī)律,
確保著錄的內容信息及其表現形式符合使用要求,便于
檔案使用者檢索和利用;著錄內容務求直觀,方便檔案
使用者識別和理解。
4.4層級性
根據檔案整理體系,從文件級到全宗級分級著錄檔
案信息,以反映部分與整體的層次結構。
4.5關聯性
標識著錄條目的著錄層級,將其與上一級著錄單元
相連接,以明確著錄單元在著錄層級結構中的位置,揭
示各層級之間的有機聯系。
4.6相稱性
僅記錄著錄單元所在層級的相關信息,以避免在具
有等級結構關系的相關條目中產生冗余信息。當著錄單
元為全宗時,不提供案卷的詳細內容信息;當著錄單元
為文件時,僅著錄文件信息。
5著錄項目
5.1本文件將著錄信息組織為七個大項:
a)標識項(表達用于確認著錄單元唯一性的具體特征
的信息);
b)背景項(表達著錄單元來源和保管情況的信息);
c)內容與結構項(表達著錄單元的主題內容和組織信
息);
d)查閱與利用控制項(表達著錄單元可利用情況的信
息);
e)相關檔案材料項(表達與著錄單元有重要關系的相
關檔案材料的信息);
f)著錄控制項(表達檔案著錄條目的編制方式、編制
時間以及編制人員方面的信息);
g)附注項(表達特殊信息和不適用于其他各項著錄的
信息)。
5.2每一個大項下包括若干個著錄小項。對于一條著錄
條目而言,有些著錄項目為必選,有些著錄項目為可
選,須依據實際情況分析使用。
5.3不同著錄層級對應的著錄項目應符合表1的規(guī)定。
表1不同著錄層級對應的著錄項目表
全宗韁案集發(fā)文件M
?承星纜??錄層綴??承層M?
號號?號號?號號?
全宗名稱?題名?文件庵名?
起止日期?起止“期?文件眼成日期?
//文片/文本?
//?體類型
//版格
數長知?位?fkflt”?一?
//附M初展說明
//官1C位/,份
//真任留名秀?
機府沿落//
人■生平//
//
k蜜巾名秀?//
情代碼?//
植網Ri提要患牌加提要/
保管斯愛?//
鱉JV情況工”情況/
//杳年利用條件
//MH廿及條件
//文字美見?
//關健司
//分契號
//用像號
實體保存位■實體保存位■/
實體貴假情祝實體或假情況實體貴做情祝
//實體修復記錄
//實體?霓記錄
//規(guī)■件狀況
微“酎往冊”附注慟*附注
/?承者?承弄
/審修青審情背
、二E1凈月=地§加1
/才錄條例或埋■
表1不同著錄層級對應的著錄項目表《續(xù)〉
全宗緝*金編文件或
/?承日期?及日期
/審幡日期審依日期
附注附注
....…典;LR=E”的
住:其中幟有??“青力必逸警承*自成*V(小*).
6標識符號
著錄內容標識符號如下:
“口”用于標括出考證所得的著錄內容。
“*”用于題名項內殘缺的、無法考證的、無法辨認
或字庫中沒有的文字。
“口”用于責任者或文種項內無法考證的內容。
“-”用于連接檔號、數字圖像號的各層級。
7著錄用文字
7.1漢文檔案著錄時,應使用規(guī)范的簡化漢字。如遇檔案
人名、地名中的文字在由繁化簡過程中可能產生歧義,
可照錄原文字。
7.2少數民族文字檔案著錄時,依照少數民族文字書寫
規(guī)則著錄,亦可根據實際需要翻譯成漢文著錄(外文檔案
著錄亦同)。
7.3無論著錄何種文字的檔案,其公元紀年時間、載體
形態(tài)、檔案館代碼、分類號、圖像號、附注項中的數
字,均使用阿拉伯數字。
8著錄項目細則
8.1標識項
8.1.1著錄層級
目的:確認著錄單元所屬的層次位置。
規(guī)則:記錄著錄單元的著錄層級,包括:全宗級、類
別級、案卷級、文件級等。本文件在對著錄項進行描述
時,僅覆蓋全宗、案卷、文件級別,其余級別的著錄項
目根據需要自行選擇。
示例1:全宗級
示例2:文件級
8.1.2檔號
目的:確認著錄單元的唯一性,并提供著錄條目與著
錄單元之間的聯系。
規(guī)則:檔號是經過檔案整理形成的檔案編號。全宗級
著錄全宗號;案卷級著錄案卷號及其所有上位類代碼,
由全宗號、目錄號、案卷號三級或全宗號、類號、項
號、案卷號四級構成;文件級著錄文件號及其所有上位
類代碼,由全宗號、目錄號、案卷號、文件號四級或全
宗號、類號、項號、案卷號、文件號五級構成。檔號使
用阿拉伯數字,各級間用”連接。
不例1:內閣全宗
著錄為:02
示例2:內閣全宗工科題本第1卷
著錄為:02-01-008-000001
示例3:內閣全宗工科題本第1卷第1件
著錄為:02-01-008-000001-0001
8.1.3題名
8.1.3.1目的與規(guī)則
目的:為一個著錄單元命名。
規(guī)則:有題名時,一般照原文著錄。如果原題名不能
反映檔案內容或檔案沒有原題名,可根據檔案內容重新
擬定題名。如果原題名過于冗長,可在不丟失重要信息
的前提下適當刪改。題名所用文字應盡量體現著錄單元
的年代特征,避免使用現代詞語,并且要能夠準確揭示
著錄單元所包含的內容。
8.1.3.2全宗名稱
著錄案卷級或文件級著錄單元所屬全宗的完整名
稱。字數一般不超過30個漢字。
示例1:明朝檔案
示例2:軍機處
8.1.3.3案卷題名
對案卷內所有檔案的情況進行概括與歸納,語句應
簡練、易懂,語意表達完整。案卷題名應包含時間、地
點、人物、機構、事件等要素,字數一般不超過100個
漢字。
示例:江蘇巡撫端方等關于題銷蘇松巡道建造衙署、
長洲等縣建造倉感用過銀兩等文件
8.1.3.4文件題名
對案卷內有獨立文件號的檔案內容進行概括與歸
納,一般不使用標點符號。題名應包含時間、地點、人
物、事件等要素,字數一般不超過50個漢字。對辨認不
清或無法顯示的字,用“*”表示。
a)公文稿件類檔案,題名著錄采用“為……事”格
式。如具備行文對象,題名著錄采用“為……事+致+對
象”格式。
示例1:為遵旨具陳賑濟甘肅災民情形事
示例2:為請赴庫領取軍機章京公費銀兩事致軍機處
b)檔簿、圖表、單、契等類檔案,題名著錄采用
“內容+文種”式。
示例1:鑲紅旗漢軍陸文興買得張德山名下坐落東鐵
匠胡同東頭路南空地地契
示例2:河南省道光二十六年四月份雨雪糧價清單
c)一個檔號內有多個文件,有主附關系的,依據主
件內容著錄;無主附關系的,則依據第一個內容、時間
完整的文件著錄。其他著錄項選取文件應與題名著錄項
保持一致。
示例:為恭辦大婚差務在事出力人員開單請獎事(在
事出力人員清單作為附件著錄)
d)存在主附關系的一份(一組)文件,在著錄主件題名
的同時,須將附件信息著錄在附注項內,格式為“附+文
字類型+文種+數量”。
示例:題名著錄:為領取左翼覺羅學乾隆十二年三月
份公費銀米并造冊送部事附注項著錄:附漢文清單1件
e)對無法著錄題名的檔案應標注原因。賦予檔號的
無實質著錄信息的檔案封套,著錄為“封套不著錄”;
檔案無任何有效信息,著錄為“無內容不著錄”;檔案
殘破且無法識別有效信息,著錄為“殘破不著錄”。
8.1.4日期
8.1.4.1目的與規(guī)則
目的:確定著錄單元的起止日期或形成日期。
規(guī)則:視不同著錄層級著錄起止日期或文件形成日
期。
8.1.4.2起止日期
該著錄項適用于全宗級、案卷級。記錄著錄單元內
檔案的起止日期,即著錄全宗、案卷內檔案的最早日期
和最晚日期。檔案起止日期用漢文書寫,以“至”連
接。
示例:雍正七年正月初二日至雍正九年十月二十九日
8.1.4.3文件形成日期
該著錄項適用于文件級,可根據檔案的具體情形開
列不同的日期項。
a)一般情況下,公私文書著錄發(fā)文日期,詔令文書
著錄發(fā)布日期,條約、合同著錄簽署日期,表冊著錄編
制日期。如無上述日期,可根據檔案的具體情況(包括文
種、類型、日期信息等),著錄具有明顯特征的日期,如
辦文日期、抄錄日期等。在具備條件的情況下,也可對
多個日期項進行著錄,如:朱批奏折著錄具奏日期和奉朱
批日期,咨文著錄發(fā)文日期和收文日期。
b)文件形成日期用漢字書寫,采用原紀年(照原文著
錄),同時可用阿拉伯數字著錄公元紀年。
c)文件形成日期不清、有誤或信息缺失時,應根據
其內容、形式、載體特征等考證其形成日期進行著錄,
并在考證出的日期兩端加“口”。考證無結果的檔案,
著錄為“無朝年”。
示例1:[順治十三年二月十六日]
示例2:無朝年
d)只有公元紀年信息的檔案,照錄公元紀年,無需
換算為原紀年。
e)檔案上日期采用其他政權年號或其他紀年方法
的,一般依據檔案原文照錄。
8.1.5文種/文本
目的:確定著錄單元的文書種類或文書版本。
規(guī)則:該著錄項適用于文件級。根據文件內容與形式
特征,著錄文書種類名稱,如上諭、奏折、咨文、移文
等。也可著錄文書稿本情況,如正本、副本、草稿、定
稿、影印稿、手稿等。
a)文種/文本項應根據其形制、內容等特征加以規(guī)范
后著錄,如“咨報、咨送、咨行”等統(tǒng)一為“咨文”。
示例:呈報
b)當無法判斷出文種時,著錄為。
c)一個檔號內有多個文件,有主附關系的,依據主
件的文種著錄;無主附關系的,則依據第一個內容、時
間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著錄項保持
一致。
d)可根據實際情況,在著錄文種的基礎上,增加著錄
文本情況。
8.1.6載體形態(tài)
8.1.6.1目的與規(guī)則
目的:確定著錄單元的形態(tài)、邏輯數量及載體介質。
規(guī)則:著錄載體的介質類型,并以阿拉伯數字與計量
單位記錄著錄單元的形態(tài)及邏輯數量。
8.1.6.2載體類型
該著錄項適用于文件級。著錄該著錄單元特有的載
體介質,如膠片、木牌等。以紙張為載體的檔案一般不
予著錄。
8.1.6.3規(guī)格
該著錄項適用于文件級。著錄該著錄單元載體的尺
寸。
示例:38.7cmX23.3cm
8.1.6.4數量和單位
數量用阿拉伯數字,計量單位用檔案物質形態(tài)的統(tǒng)
計單位,如:頁、張、冊、卷等。
a)當著錄層級為全宗級時,著錄該全宗的檔案數
量,包括卷數、件數。
b)當著錄層級為案卷級時,著錄該案卷的檔案數
量,包括案卷內文件起止順序號、案卷內文件數量。
c)當著錄層級為文件級時,著錄該檔案的數量內
容,包括件數、頁數、計量單位等。
8.1.6.5附屬物及說明
該著錄項適用于文件級。著錄該檔案附屬物需要特
殊說明的情況,如:有紙箍、有粘條等。
示例:有粘條;附圖1張,38.7cmX23.3cm
8.2背景項
8.2.1責任者
8.2.1.1目的與規(guī)則
目的:確定著錄單元的責任主體。
規(guī)則:責任者項著錄對著錄單元的形成、積累和管理
負有責任的組織機構或個人。具體可細分為官職爵位/身
份和責任者名稱。
8.2.1.2官職爵位/身份
該著錄項適用于文件級。以檔案內的名稱作為主要
依據,著錄規(guī)范的官職爵位或身份等信息。
a)如有官職爵位信息,則著錄規(guī)范的官職爵位全稱
或通用簡稱,且只著錄實銜;當責任者有多個職銜時,
著錄與檔案內容直接相關的實銜。官銜前如有“署
理”“署”“護理”“暫護”等,不應省略。如無官職
爵位僅有身份、職業(yè)等信息,則著錄身份、職業(yè)等信息,
如商人、件作等。
示例1:兵部右侍郎兼都察院右副都御史總督直隸等
處地方軍務
著錄為:直隸總督。
示例2:調任河南巡撫貴州巡撫
著錄為:貴州巡撫(如檔案內容與黔省相關)
示例3:建昌府新城縣件作龔祥
著錄為:建昌府新城縣件作
b)官職爵位/身份項應與責任者名稱項相對應,最多
選取兩個責任者著錄。當責任者超過兩個時,第二個官
職爵位/身份項的著錄內容后不加“等”字。
c)責任者缺失或為團體責任者時,官職爵位/身份項
不著錄。
d)一個檔號內有多個文件,有主附關系的,依據主
件的官職爵位/身份著錄;無主附關系的,則依據第一個
內容、時間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著
錄項保持一致。
8.2.1.3責任者名稱
該著錄項適用于文件級。以檔案內的責任者名稱作為主
要依據,著錄規(guī)范的責任者名稱信息。
a)個人責任者著錄規(guī)范的人名全稱。當責任者超過
兩個時,在第二個責任者名稱項的著錄內容后加“等”
字。
b)團體責任者在責任者名稱項下著錄相應機構或團
體的全稱或通用簡稱。
示例1:總理各國事務衙門
著錄為:總理衙門
示例2:京師內外地方審判廳
著錄為:京師地方審判廳
c)責任者信息不完整、不準確或未署責任者的,可
根據檔案內容、形式特征、用印、卷內文件關系,及查
詢《清代職官年表》《清代各地將軍都統(tǒng)大臣年表》
《清季中外使領年表》等加以考證??甲C得出的責任者
名稱外加“口”,如:[溥杰]。如只有責任者姓,無法考
證出全名,則在責任者姓后加“口□”補齊,如:潘
□□o考證無結果時,著錄為。
d)責任者使用別名、筆名、藝名時,照原文著錄。
能考證出責任者真實姓名的,可在附注項內說明。
e)外國責任者,其國別和職務應著錄全稱或通用簡
稱,姓名按照原文著錄。
不例:英國商人JohnNewwu.J
f)一個檔號內有多個文件,有主附關系的,依據主
件的責任者名稱著錄;無主附關系的,則依據第一個內
容、時間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著錄
項保持一致。
8.2.2機構沿革或人物生平
8.2,2.1目的與規(guī)則
目的:提供檔案形成機構沿革信息或人物生平傳記詳
情,以便更好地理解檔案。
規(guī)則:該著錄項適用于全宗級。根據檔案的實際情況
及相關歷史資料著錄。一般不超過500個字。
8.2.2.2機構沿革
按照組織機構設立的全宗,著錄其官方名稱、存在時
間、職能、隸屬關系、內部機構設置及演變情況等。
不例:宗人府全宗
著錄為:唐宋以來,設置宗正寺作為管理皇族事務的
機構。明代洪武三年(1370年)設立大宗正院,洪武二十
二年更名為宗人府。清沿明制,于順治九年(1652年)設
置宗人府,管理滿洲皇族事務,位列內閣、六部之上。
宗人府存至1924年溥儀被逐出宮為止。宗人府職掌
為:①纂修譜牒;②辦理宗室、覺羅的養(yǎng)贍、爵位、食俸
等;③辦理宗室、覺羅人員司法事宜;④負責向各王公府
第選派人員;⑤負責皇族教育;⑥參與宗室、覺羅官職
任免獎懲。
8.2.2.3人物生平
按照個人或家族設立的全宗,著錄其全名和頭銜、
生卒年月、出生地、曾經居住地、活動、職業(yè)或職務、
原名及其他名稱、重要的成就及死亡地等。
示例:溥儀全宗
著錄為:愛新覺羅?溥儀(1906年一1967年),清朝
的末代皇帝。光緒三十二年正月十四日(1906年2月7
日)生于北京醇王府。父親是光緒帝的弟弟醇親王載泮,
母親是大學士榮祿的女兒蘇完瓜爾佳氏,祖父是道光帝
的第七子醇賢親王奕光緒三十四年十月二十一日
(1908年11月14日),慈禧太后立溥儀為嗣皇帝,其父
載泮為監(jiān)國攝政王,年號宣統(tǒng),定己酉年(1909年)為宣
統(tǒng)元年。1912年2月12日,溥儀宣布退位。1917年7
月1日,張勛率兵進京,與康有為等擁立溥儀登極,復
辟清朝。1924年第二次直奉戰(zhàn)爭期間,溥儀被陸軍檢閱
使馮玉祥驅逐出宮,暫居北府。1924年11月29日,在
日本駐華公使芳澤謙吉的策劃下,溥儀潛往日本使館。
1925年2月23日,溥儀在日本控制下移住天津。1931
年“九一八”事變后,溥儀出任偽滿洲帝國的皇帝。
1945年,溥儀在逃日途中被蘇軍逮捕,拘押蘇聯,1950
年押還中國,禁于撫順戰(zhàn)犯管理所,1959年被特赦釋
放。1960年,溥儀被分配在中國科學院植物研究所北京
植物園工作,1961年被聘為政協(xié)文史資料研究委員會專
員,1964年被薦為全國政協(xié)委員,1967年在北京逝
世。
8.2.3檔案沿革
目的:提供對于著錄單元的憑證性、完整性和可理解
性具有重要作用的歷史信息。
規(guī)則:該著錄項適用于全宗級。著錄對著錄單元具有
的擁有權和保管責任的歷次轉換情況。如果著錄單元是
直接從形成者處收集到的或未發(fā)生過權屬的轉換,則著錄
收集或移交來源、時間和方式等。如果著錄單元的保管
沿革或直接來源情況不詳,須注明此情況。
示例1:戶部一度支部全宗
著錄為:包括3部分:一部分是財政部辦公廳于1958
年移交,1983年重新加工整理立卷;一部分是南京史料整
理處于1961年移交;一部分是本館原藏,1974年整理立
卷。
示例2:長蘆鹽運使司檔案
著錄為:原存天津,由中國食品工業(yè)部鹽務總局保
存,1958年移交本館。
8.2.4檔案館名稱及代碼
8.2.4.1目的與規(guī)則
目的:說明著錄單元的保管機構。
規(guī)則:照實著錄檔案當前所在的保管單位的規(guī)范名稱
及代碼信息。
8.2.4.2檔案館名稱
該著錄項適用于全宗級。著錄檔案當前所在的保管
單位,應著錄規(guī)范的檔案館全稱。
示例:河南省檔案館
8.2.4.3檔案館代碼
該著錄項適用于全宗級。著錄國家檔案主管部門確
定的各檔案館對應的標準代碼。
示例:441001
8.3內容與結構項
8.3.1范圍和提要
目的:使檔案使用者能夠判斷著錄單元中的潛在相關
性。
規(guī)貝>]:該著錄項適用于全宗級、案卷級。對著錄單元
所涉及范圍(如時間范圍、地點范圍)、內容(如文件類
型、主題)等進行簡要著錄。
示例:憲政編查館檔案共100卷2936件,自光緒三十
一年(1905年)至宣統(tǒng)三年(1911年)。內容包括:考察政
治方面,共6卷45件;籌備立憲方面,共32卷1004件;
官制職官方面,共13卷577件;司法方面,共5卷365件;
軍務方面,共8卷186件;學務方面,共4卷109件;財政
軍費方面,共11卷265件;文書檔案方面,共7卷90件;
其他方面,共14卷295件。
8.3.2保管期限
目的:提供任何關于鑒定、銷毀及保管期限的劃分方
面的信息。
規(guī)則:該著錄項適用于全宗級。著錄對著錄單元已進
行的或計劃要進行的鑒定、銷毀及保管期限劃分方面的
信息。如有必要,加著開展這些活動的行政管理機構名稱
及日期。
示例:本全宗所有文件保管期限均被鑒定為“永久”
8.3.3整理情況
目的:提供著錄單元的內部結構、排序及分類體系等
有關信息。
規(guī)則:該著錄項適用于全宗級、案卷級。記錄著錄單
元的內部結構、排序、分類體系等方面的信息,簡要說明
其整理情況。
示例:本館現存外務部檔案,共500余卷10萬余件,
自咸豐十年(I860年)至宣統(tǒng)三年(1911年)。1972年一
1974年進行了整理編目,整理原則是國別一問題,共分為
53個國家,另設綜合、國際會議、海關稅務、內務4部
分。每個國家下再分為疆界租地、軍務兵器、法律詞
訟、交聘往來、僑務招工、鎮(zhèn)壓革命運動、開埠通商、
路礦實業(yè)、財政金融、傳教教案、留學辦校、慈善賑
濟、文圖庶務和其他各類。自1999年起,本館在原案卷
整理的基礎上,又對這部分檔案進一步整理、著錄、修
復、數字化。
8.4查閱與利用控制項
8.4.1查閱利用條件
目的:提供有關限制或影響檔案查閱的法律及其他規(guī)
章制度等方面的信息。
規(guī)則:該著錄項適用于文件級。著錄影響著錄單元查
閱的法律、規(guī)章、制度、政策或契約等相關情況。按照
國家和行業(yè)相關規(guī)定、檔案保管單位相關規(guī)定著錄。
示例1:根據《館藏數字化檔案開放鑒定辦法》,該檔
案暫不開放
示例2:開放
8.4.2復制管理條件
目的:明確著錄單元復制的任何限制條件。
規(guī)則:該著錄項適用于文件級。著錄在著錄單元被提
供查閱后有關其被復制的管理條件。如果相關的管理條
件不詳,也應予以說明。如果沒有這些管理條件,則無需
說明。
示例:本檔案只供閱覽,不能復制。
8.4.3文字類型
目的:確定著錄單元使用的主要文字類型。
規(guī)貝>]:該著錄項適用于文件級。著錄構成著錄單元的
檔案正文內容的文字類型。如檔案內容中或文封上有個
別文字為其他文字類型,不著錄該類型。
a)漢文檔案著錄“漢文”;滿文檔案著錄“滿文”;
滿漢合璧檔案著錄“滿漢合璧”;外文檔案文字可識別的,
著錄相應文字類型名稱,如“英文”“俄文”“日文”;
外文檔案文字無法識別的,著錄“其他文”。
示例:漢文
b)檔案主體無文字的,如照片,著錄為“無”。
c)一個檔號內有多個文件,有主附關系的,依據主件
的文字類型著錄;無主附關系的,則依據第一個內容、時
間完整的文件著錄。所選著錄文件須與其他著錄項保持
一致。
d)檔案附件文字類型在“附注項”內進行著錄,如:
附漢文清單1件。
8.4.4關鍵詞
目的:規(guī)范概括檔案基本內容,進行主題標弓I,便于檢
索利用。
規(guī)則:該著錄項適用于文件級。著錄表達檔案主題并
具有檢索意義的詞或詞組,依據檔案內容選取或提煉。
a)關鍵詞主要根據檔案中的人物、時間、地點、事
件等要素著錄。
b)關鍵詞標引須遵循一致性、準確性、完整性原
則。一致性要求對同一檔案或相同主題的檔案賦予相同
的檢索標識,對同類型、同類主題的檔案在標引方式、標
引深度等方面保持一致;準確性要求對檔案中所反映出的
主題對象,做到準確描述、用詞得當;完整性要求全面標
引檔案主題信息,對于存在檢索意義的詞,不要遺漏。
C)關鍵詞標引應概念明確、含義清楚、實用性強,具
有檢索意義。
d)關鍵詞各詞語之間均應加半角空格以便區(qū)分。示
例:江西巡撫何裕城為動項修葺安仁崇義二縣監(jiān)獄事奏折
1著錄為:江西安仁縣崇義縣監(jiān)獄修葺
8.4.5分類號
目的:明確檔案內容的分類,便于檢索利用。
規(guī)則:該著錄項適用于文件級。依據《清代檔案分類
表》、GB/T15418—2009標引。一般標引到二級類即
可。一個條目至少標引一個分類號。
示例:檔案題名為“福州將軍新柱為修葺福州城垣工
竣并出示會禁事奏折”,主題與城垣相關,著錄分類號為
“R51”
8.4.6圖像號
目的:明確檔案對應的縮微膠片號、數字圖像號(電
子文件號)及畫幅數,便于檢索利用。
規(guī)則:該著錄項適用于文件級。著錄檔案對應的縮微
膠片或數字圖像的信息??s微膠片號由“縮微號”和
“縮微拍數”組成,數字圖像號由“起始圖像號”“終止
圖像號”和“畫幅數”組成。
示例:起始圖像號05-13-001-000001-0001-0001終
止圖像號05-13-001-000001-0001-0008畫幅數8
8.5相關檔案材料項
8.5.1實體狀況
8.5.1.1目的與規(guī)則
目的:明確著錄單元的實體收藏地、可利用性及其殘
損情況等。
規(guī)則:著錄檔案實體的具體保存位置及實體保管情
況。
8.5.1.2實體保存位置
該著錄項適用于全宗級、案卷級。著錄檔案實體在
保管機構存放的具體位置。
8.5.1.3實體殘損情況
該著錄項適用于全宗級、案卷級、文件級。著錄檔
案實體是否有殘破等情況,殘損程度如何。
示例1:該全宗由于歷史原因,破損較為嚴重,僅有部
分制成縮微膠片,可供查閱。(全宗級)
示例2:水漬、破損(文件級)
8.5.1.4實體修復記錄
該著錄項適用于文件級。如果檔案實體經過修復處
理,著錄修復的具體情況,如修復時間、修復人員、修復
方式等。
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