工程部辦公室管理制度

工程部辦公室管理制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為了規(guī)范工程部辦公室的管理行為，提高工作效率，確保工作質(zhì)量和安全，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，訂立本管理制度。第二條適用范圍本制度適用于公司工程部辦公室的全體工作人員，包含正式員工、臨時(shí)工及實(shí)習(xí)生。第二章辦公室設(shè)立與職責(zé)第三條辦公室設(shè)立公司工程部辦公室是為了供應(yīng)行政、信息、文件和保密等服務(wù)，有效幫助工程部完成工作任務(wù)而設(shè)立的職能部門。第四條辦公室職責(zé)工程部辦公室的職責(zé)如下：組織和協(xié)調(diào)工程部的日常工作布置；負(fù)責(zé)工程部內(nèi)部文件的起草、審批、分發(fā)和歸檔；維護(hù)工程部的信息系統(tǒng)和文件檔案；供應(yīng)辦公設(shè)備和辦公用品，并做好設(shè)備維護(hù)；布置工程部會(huì)議和培訓(xùn)活動(dòng)，并記錄會(huì)議紀(jì)要；負(fù)責(zé)來訪人員的接待、登記及相關(guān)事宜；保護(hù)工程部的秘密文件和資料，確保信息的安全性；完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。第三章工程部日常管理第五條工作時(shí)間工程部辦公室的工作時(shí)間為每周一至周五的上午9:00至下午6:00，中午休息1個(gè)小時(shí)。必需時(shí)，依據(jù)工作需要，可由上級領(lǐng)導(dǎo)或主管布置加班。第六條考勤制度工程部辦公室實(shí)行打卡制度，每日上班和離崗均需使用專用考勤設(shè)備進(jìn)行打卡記錄，按時(shí)上下班。請假、外出等情況需要提前向上級領(lǐng)導(dǎo)或主管請示和填寫請假或外出申請表。第七條工作布置工程部辦公室依據(jù)工作需要，合理布置工作任務(wù)和工作流程。確保各項(xiàng)工作定時(shí)完成。針對緊要工作，訂立認(rèn)真的工作計(jì)劃，并充分協(xié)調(diào)各個(gè)崗位之間的工作關(guān)系。第八條工作紀(jì)律工程部辦公室要求員工聽從領(lǐng)導(dǎo)布置，遵守公司制度，嚴(yán)格履行職責(zé)。不得違反辦公室紀(jì)律，如遲到早退、私自離崗、擅離職守等行為。第四章文件管理與保密第九條文件起草工程部辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部文件的起草。每份文件應(yīng)包含標(biāo)題、發(fā)文單位、正文、附件等部分，格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。緊要文件須經(jīng)主管審核簽署后方可發(fā)出。第十條文件分發(fā)與歸檔工程部辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部文件的分發(fā)和歸檔。發(fā)文應(yīng)及時(shí)送達(dá)各部門，并記錄文件的分發(fā)情況。接收到的文件應(yīng)依照規(guī)定分類、編號，并妥當(dāng)保管。第十一條信息管理工程部辦公室負(fù)責(zé)維護(hù)工程部的信息系統(tǒng)。確保信息的及時(shí)傳遞、存儲(chǔ)和安全。員工在辦公室內(nèi)處理工作信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)守公司相關(guān)的保密制度。離崗時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電腦并鎖好文件柜。第十二條工程保密工程部辦公室要保護(hù)工程部的商業(yè)機(jī)密及關(guān)鍵數(shù)據(jù)。員工在處理涉及商業(yè)機(jī)密的文件和信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，并簽訂保密協(xié)議。對于外部人員的來訪和調(diào)查要求，必需核實(shí)身份并接受公司布置的保密培訓(xùn)。第五章會(huì)議和培訓(xùn)第十三條會(huì)議布置工程部辦公室負(fù)責(zé)布置工程部的會(huì)議。會(huì)議需提前通知參會(huì)人員，確保會(huì)議流程和議題明確，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)整理并保存檔案備查。第十四條培訓(xùn)活動(dòng)工程部辦公室依據(jù)工作需要組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)與工作相關(guān)，提高員工的專業(yè)技能和知識(shí)水平。員工參加培訓(xùn)需提前向上級領(lǐng)導(dǎo)或主管申請，并定時(shí)參加培訓(xùn)。第六章設(shè)備維護(hù)與管理第十五條辦公設(shè)備工程部辦公室供應(yīng)必需的辦公設(shè)備和辦公用品，如電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等。員工在使用設(shè)備時(shí)應(yīng)注意正確使用方法，并遵守設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的相關(guān)規(guī)定。第十六條設(shè)備維護(hù)工程部辦公室負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)。定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)和修理，并確保設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或需要維護(hù)和修理，應(yīng)及時(shí)報(bào)修和記錄維護(hù)和修理情況。第十七條辦公用品工程部辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的采購和管理。員工在使用辦公用品時(shí)應(yīng)節(jié)省使用，并注意妥當(dāng)保管。如遇到辦公用品不足或損壞，應(yīng)及時(shí)向辦公室申請更換。第七章違規(guī)處理和獎(jiǎng)懲第十八條違規(guī)處理對于違反本管理制度及公司相關(guān)規(guī)定的行為，工程部辦公室將依照公司規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的違規(guī)處理，包含口頭警告、書面警告、記過、降職、辭退等。第十九條嘉獎(jiǎng)機(jī)制為了激勵(lì)員工樂觀工作，工程部辦公室將建立嘉獎(jiǎng)機(jī)制，依據(jù)員工的工作表現(xiàn)和貢獻(xiàn)，進(jìn)行表揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。具體嘉獎(jiǎng)方式和標(biāo)準(zhǔn)由公司人事部門訂立并公示。第八章附則第二十條本制度的解釋權(quán)歸公司工程部負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員全部。第二十一條本制度自發(fā)布之日起施行，如有需要修改的情況，應(yīng)經(jīng)公司負(fù)