文件資料歸檔管理規(guī)定

杭州德洛集源新能源汽車有限公司文件資料歸檔管理規(guī)定根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，保障企業(yè)經(jīng)營管理規(guī)范運營和商業(yè)機密、知識產(chǎn)權，避免出現(xiàn)原始資料和數(shù)據(jù)的缺失，促進企業(yè)經(jīng)營資源的擴展利用，公司要求各部門加強實施文件資料和電子資料按時歸檔。一、歸檔的文件資料包含：1）商務類商務投標文件，報價文書，招標（通知）文件，商務合同，以及客戶往來文件資料、資質文件。技術類a、技術標書文件，技術說明，技術圖紙（含電子式），技術通知，技術要求，技術規(guī)范，以及技術文件資料審核審批單，技術聯(lián)系及技術協(xié)議，技術合同；b、平臺文件、軟件資料、系統(tǒng)資料，及相關文件賬號密碼文件等單。c、設備儀器和電器說明書及其相關資料，固定資產(chǎn)及用品類資料檔案文件等。3）采購供應類各類合同書，訂貨單，計劃書，供應商資料，產(chǎn)品供應目錄文件，質保證明，應付款計劃書，器材價格分析表，器材分析資料。倉庫文件記錄書，盤存狀態(tài)分析表，各類入庫，領料和出庫單（憑證）。4）車輛運維類車輛檔案資料（包括行駛證，汽車登記證，完稅證，車輛交強險和商業(yè)險保單），采購計劃書，運維安排任務書，運維任務完成進度表，運維檢查記錄，各類車輛單據(jù)。車輛保險，車輛保險年檢記錄表、車輛（交通、機械）事故記錄表、車輛維修保養(yǎng)記錄表、車輛違章處理記錄表、車輛出險理賠記錄表。財務類a、各類合同，通知，財務文件；各類憑證，和按財務規(guī)范的報銷發(fā)票。公司各類考核表，文件。以及按財政標準實施的檔案。固定資產(chǎn)目錄表，低值易耗品目錄表。物料盤存匯總紀錄表。b、各類財務報表；財務上報文件。c、各類審計報告文件；各類資質證書、營業(yè)執(zhí)照、及公司相關公章類，章程、社保文件資料等。6）行政管理類a、人事檔案，應聘信息表，入職信息表及其證書文件，各類考核表，勞動人事關聯(lián)信息資料；b、公司各類通知文件，各類外來通知文件，各類檢查記錄表；設備文件檔案，基建資料，c、水電檔案，管網(wǎng)通訊檔案，辦公設備用具資料；d、績效考核評分表，行政日常點檢表，文件發(fā)放記錄表。其他包含：重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、會議簡報、會議記錄等。本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。本公司職務任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7）運營中心類各類合同，協(xié)議，文件；項目實施計劃書，商務談判書，售后服務記錄書；異常狀態(tài)報告單；各辦事處管理資料，辦事處文檔；總經(jīng)辦類各類公司文稿，發(fā)展規(guī)劃，協(xié)作規(guī)劃，法務合作資料；OEM資料文稿，協(xié)作證書，合作類合同。9）總工辦：工會文件，協(xié)會文件、各政府局辦文件（經(jīng)信局，科技局，發(fā)改委，安監(jiān)局，市監(jiān)局，國土局，稅管局，公安局等）二，歸檔時間和檔案歸屬：1）、員工檔案隨時存檔，每周整理，由各部門歸類存放；2）、每月5日前，設計部以及行政部統(tǒng)一交行政部檔案室歸檔，并作收檔記錄，由交檔人，收檔人和主管負責人簽字。3）、每月5日前，各高管的檔案統(tǒng)一交董事長助理歸檔，并作收檔記錄，由交檔人，收檔人和主管負責人簽字。4）、財務類檔案歸入財務檔案室，客服檔案歸入客服檔案柜，并作存檔記錄，由部門主管負責監(jiān)管。5）、公司三會（股東會、董事會、監(jiān)事會）文件檔案由董事會管理歸檔。三、電子檔案歸檔：電子檔案，是指工作過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄，經(jīng)過鑒定具有保存和利用價值的歸檔的電子文件。電子文檔的收集：電子文件應當采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長期有效讀取。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。2、掃描型電子文件以JPEG、pdf為通用格式；3、視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；4、音頻文件以WAV、MP3為通用格式。電子文檔的命名歸檔：電子文件以件為單位整理歸檔。一份電子文件為一件，密不可分的幾份電子文件也為一件。檔案的保管期限分“永久、長期（30年）、短期（10年）”分別用“Y、C、D”表示，其檔號編號為“DLJY-年度-保管期限-部門-件號”。電子文檔按類別進行硬盤和云盤存檔，硬盤中按照保存期限以及部門進行文件分類儲存，每一個保管期限文件夾下存放該保管期限電子檔案的檔號文件夾以及目錄。電子文檔的歸檔時間：員工邏輯上隨時存檔，理論上每周整理電子檔案并上交（附上《電子檔案登記表》），高管和董事會的電子檔案統(tǒng)一由董事長助理存入硬盤，并做好《電子檔案登記表》；客服以及財務的電子檔案由部門內(nèi)部安排專人負責存入硬盤，并做好《電子檔案登記表》；其他部門每周整理，編號，登記存入部門內(nèi)部的硬盤，每月5號前統(tǒng)一交由行政部進行歸檔（附上登記臺賬）。每年12月底，行政部對各部門的電子硬盤進行收集，將當年所有電子文檔統(tǒng)一歸檔在一個硬盤中，打印《電子檔案登記表》（首頁及其續(xù)頁），與該硬盤一起歸檔保存。四、工作責任：各部門人員將歸檔工作納入績效考核要求。離職人員離職交接單，需有檔案交接，由檔案管理員簽字，離職財務文件方能有效。五、行政部專設檔案室，檔案員（可由行政專員兼管）；附：《資料歸檔記錄表》，《檔案交接表》，《電子檔案登記表》，《電子檔案移交與接收登記表》附件一：檔案歸檔記錄表附件二檔案交接表交接檔案名稱內(nèi)容描述移交檔案數(shù)量移交檔案編號存檔時間儲存期限檢驗內(nèi)容部門名稱移交（立檔）部門接收部門（檔案館）準確性檢驗完整性檢驗填表人（簽名）年月日年月日審核人（簽名）年月日年月日附件三電子檔案登記表單位：部門：電子檔案名稱題名形成時間檔案稿本數(shù)量檔案類別負責人保管期限附件四電子檔案移交與接收登記表交接工作名稱內(nèi)容描述移交電子檔案數(shù)量移交數(shù)據(jù)量載體起止順序號移交載體類型規(guī)格檢驗內(nèi)容單位名稱移交（立檔）單位接收單位（檔案館）準確性檢驗完整性檢驗可用性檢驗安全性檢驗載體外觀檢驗填表人（簽名）年月日年月日審核