外貿(mào)跟單基本流程

外貿(mào)跟單流程跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：(1）接單（2）跟進生產(chǎn)(3）催審單證（4)出貨跟蹤(5)制單結匯3．接單的形式:在出口貿(mào)易中，最常見的是：(1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）.前者由賣方草擬,后者由買方草擬.(2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALESCONFIRMATION)和購貨確認書（PURCHASECONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品,土特產(chǎn)等.而合同用的比較正規(guī)。機器設備,大棕貿(mào)易的進出口。還有協(xié)議書,意向書，訂單和委托訂單等.要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單,我們收到后要回復,不能置之不理,否則算默認.4．接單的程序：詢盤,發(fā)盤,還盤，接受等環(huán)節(jié)。（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。(2）發(fā)盤:（OFFER）又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件,并愿意按照這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。(3）還盤:（COUNTER—OFFER）又叫還價.（4）拒絕還盤（Declinecounter—offer）

（5)接受(ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件,并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單:即審核合同1．審單內(nèi)容:產(chǎn)品名稱、規(guī)格質(zhì)量數(shù)量單價、總額價格條款付款方式包裝要求交貨期交貨方式。2．審單方法:(1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時產(chǎn)品代碼/型號是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號同時也代表了規(guī)格.(2)質(zhì)量：也稱品質(zhì).是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。（3）數(shù)量：應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥,其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定.約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約"，可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動.國際上對約字的含義解釋不一.有的認為是2.5％，有的認為是5％。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應允許有不超過10％的增減幅度。（4）單價，總額的審查：1、客戶下單有的會將單價標出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？2、通常我們以美元為結算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元)(5）價格條款的審查：出口貨物的單價條款,也稱價格術語，常用的有：FOB（freeonboard,…namedportofshipment）船上交貨價(指定裝運港的價格條件）CIF(cost，insuranceandfreight,…namedportofdestination）成本+保險費+運費(指定目的港）價格。FCA（freecarrier）(用于空運）byair(6）付款方式審查：1.付款方式是否能接受？LC,付定金，等等.2.支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查:1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受?2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？3．客戶提供的包裝資料是否齊全?（內(nèi)包裝,外包裝，標簽hangtag，pricetag,說明書,嘜頭shippingmark）（8)交貨期的審查:跟單員應審查交貨期是否合理,公司是否能及時籌備到貨物,并裝船送達.（9）交貨方式的審查：運輸主要有海運，陸運,空運，郵寄等等。注:如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式.如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售）,我們可要求客戶承擔多出部分的費用.關于樣品：要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本:2．準備樣品。（1)工廠現(xiàn)有的款式(2）新款（3)客戶來樣.要領：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次.跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：A：有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。B：新品的成本,價格要進行核算。C：新品的制作要留有實樣。D：客戶的來樣要保存好原樣。形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對雙方都無最終約束力.為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣.形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關信息.(收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名,數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款,付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。簽訂合同后跟單的主要程序：以貨，證，船,款為中心，包括:備貨，催證，改證，租船訂倉,（報關，報驗，裝船），制單，結匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：備貨及生產(chǎn)跟單催審單證訂倉裝船制單結匯二、生產(chǎn)跟單產(chǎn)前批辦:準備顏色辦,輔料樣辦,包裝樣辦，產(chǎn)前樣辦等給客人批，OK后開始生產(chǎn)大貨2。生產(chǎn)進度跟蹤（進度跟蹤表,訂單號，交貨日期，生產(chǎn)進度,問題解決)3。安排QC驗貨（中期驗貨，走貨前驗貨）4.準備出貨三、催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C.對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致,銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證,審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時,要催證。審證：審開證人和受益人是否正確，L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。改證:審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上,總金額，有效期，拼寫錯誤等，必須要求對方修改,一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出,一次性修改。四、訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CIF成交的,我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等.A．貨柜選擇:根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜.常用的有：20’(29–30立方/17.5噸)40'（58–61立方/22。5噸),40’H（68–71立方/27.5噸)

B．制作裝箱單：裝箱單應包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量,箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號,嘜頭等。C．跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜.貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝，指導貨物的擺放.如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關查貨用。按FOB成交的,只要將貨物送到指定裝貨港即可五、制單結匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。A。制單:貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票,海關發(fā)票，提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證，保險單等。B。結匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行,我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。生產(chǎn)企業(yè)跟單（工廠跟單)生產(chǎn)過程跟單的流程:1、下達生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號,數(shù)量，包裝要求，交貨期等.2、分析生產(chǎn)能力。生產(chǎn)通知單下達后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？3、制定生產(chǎn)計劃。4、跟蹤生產(chǎn)進度跟蹤生產(chǎn)進度的表單:生產(chǎn)日報表,生產(chǎn)進度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進度跟蹤表.5.交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨.如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了.6。有關訂單的更改問題:客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的(或增加，或減少)，有包裝上的,有交期的變更（或提前，或推遲).