【會計電算化常見問題探析：以用友T3財務會計軟件為例（論文）6700字】

會計電算化常見問題分析—以用友T3財務會計軟件為例目錄TOC\o"1-2"\h\u23575引言 1427一、用友T3財務會計軟件的概述 129498（一）用友T3財務會計軟件的簡介 130175（二）用友T3財務會計軟件的主要功能模塊 211623二、用友T3財務會計軟件操作常見問題及解決方法 214358（一）總賬管理 229988（二）工資管理 45085（三）固定資產(chǎn)管理 511895（四）現(xiàn)金銀行管理 520743（五）財務報表管理 620013三、用友T3財務會計軟件操作的建議 713419（一）新建賬套中的建議 71041（二）日常核算過程中的建議 831664（三）.期末業(yè)務的常見問題及分析處理 822545（三）賬套備份與恢復的建議 921607結(jié)論 10引言隨著經(jīng)濟和科技的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)的應用率越來越高，逐漸改變著人們的日常生活。目前，很多企業(yè)在經(jīng)營管理中都會使用用友T3財務會計軟件，但該軟件往往會出現(xiàn)各種各樣的問題，導致企業(yè)正常的財務工作受到一定程度的影響。本文將對用友會計財務軟件在使用中存在的主要問題進行闡述，并提出一些合理化的具體解決和建議。一、用友T3財務會計軟件的概述用友T3財務會計軟件的簡介用友T3財務會計軟件從客戶的實際需求出發(fā)，為成長型企業(yè)開發(fā)設計，提高管理水平，優(yōu)化運營流程，實現(xiàn)財務管理和業(yè)務控制的綜合精細集成管控信息平臺，從而幫助企業(yè)快速、準確地應對市場變化，支持企業(yè)穩(wěn)定、安全、成熟的長期可持續(xù)發(fā)展。（二）用友T3財務會計軟件的主要功能模塊用友T3財務會計軟件的主要功能模塊包括總賬（往來管理、現(xiàn)金銀行、項目管理）、出納、報表、工資、固定資產(chǎn)、財務分析、業(yè)務通（采購、銷售、庫存）、核算、票據(jù)管理模塊。二、用友T3財務會計軟件操作常見問題及解決方法（一）總賬管理1.錄入期初余額試算不平衡問題如果錄入期初試算不平衡，就說明借貸方的累計發(fā)生額不一樣。一般有以下幾種原因：Ⅰ.漏記。漏極記某個科目的期初余額，需要把所有科目都檢查一遍。Ⅱ.金額錯誤。檢查所有金額是否有輸入錯誤，特別是含有好幾個零的數(shù)，是否有多輸或者少數(shù)一個零。Ⅲ.科目錯誤。檢查會計科目是否出現(xiàn)誤用，例如資產(chǎn)類弄成了負債類。出現(xiàn)錄入期初余額不平衡，大多都是資產(chǎn)，負債，所有者權(quán)益類科目錄入錯誤，檢查依據(jù)：資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益。如果檢查了一遍又一遍實在找不到錯誤的話，只能采取系統(tǒng)初始化，然后重新建賬輸入期初余額了。2.憑證漏輸問題憑證漏輸時如何插入憑證，會有兩種情況:Ⅰ.沒有出納簽字、審核并記賬時。找到“總賬”-“選項”-“憑證”，點下編輯，把“憑證編號方式”的系統(tǒng)編碼改為手工編碼。例如，現(xiàn)在輸?shù)?1號憑證，前面本來有20賬憑證的，結(jié)果只有19賬，仔細查找發(fā)現(xiàn)，第17號憑證漏輸了，需要我們手工把前面輸錯的憑證號，從后往前修改憑證號，然后空出17號，在根據(jù)證據(jù)漏輸?shù)膬?nèi)容填制憑證，編碼寫出17號保存，這樣我們就不要刪除任何憑證了。2．出納簽字、審核并記賬時，找到“總賬-“期末”-“對賬”，彈出對賬表，按（ctrl+h）鍵，提示（恢復記賬前狀態(tài)功能已被激活），點擊確定，然后在“總賬-“憑證”-“恢復記賬前狀態(tài)”，選擇（恢復到月初狀態(tài)）/（最后一次記賬前狀態(tài)）就可以了。3.憑證刪除問題當有一張憑證需要刪除時，出于慣性思維我們首先尋找的是刪除按鈕，在憑證頁面右擊或者工具欄中拼命的找刪除，但是你可能怎么找都找不到，因為沒有。在想要要刪除一張憑證時，需要先確認沒有審核，沒有記賬，因為審核和記賬的憑證不能刪除。下面我來給你們講下憑證如何刪除：Ⅰ.在總賬-填制憑證頁面，點擊制單，找到“作廢/恢復”，點擊一下，然后憑證左上角會出現(xiàn)紅色的作廢字樣。Ⅱ、然后在剛才“作廢/恢復”的下面找到“整理憑證”，點擊一下，選擇憑證期間后，會跳出一張作廢憑證表，找到“刪除”，選擇正確位置雙擊一下，會出現(xiàn)“Y”字時，在點下確定，就可以了。Ⅲ.在刪除不是最新的憑證時，會出現(xiàn)提示“是否還要整理憑證斷號”，點擊“是”就可以了。4.憑證不能保存問題保存憑證時，系統(tǒng)會提示“不滿足借方必有條件”等提示，是因為填制憑證是選擇了錯誤的憑證類別，受到了憑證類別的限制條件。解決方法：仔細查看業(yè)務內(nèi)容，選擇正確的憑證類別再保存。5.出納簽字問題當出納人員不能出納簽字時，看以下三個條件是否同時滿足：Ⅰ.在總賬“選項”的“權(quán)限”中查看是否設置了“出納憑證必須由出納簽字”，沒有設置的話勾選設置增加權(quán)限就可以。Ⅱ.沒有對庫存現(xiàn)金、銀行存款進行指定操作，解決方法：“基礎(chǔ)設置”-“財務”-“會計科目”-“編輯”-“指定科目”，現(xiàn)金科目選擇“庫存現(xiàn)金”，銀行科目選擇“銀行存款”。Ⅲ.查看憑證中使用的會計科目，是否在總賬管理系統(tǒng)中設置為“日記賬”輔助核算內(nèi)容的會計科目。（二）工資管理1.銀行賬號長度問題在用友T3的使用過程中，很多人遇到了在工資管理模塊人員檔案中，錄入銀行賬號時，長度不夠完整的輸入銀行賬號。解決方法：在“工資管理”窗口選擇“銀行名稱”，點擊修改賬號長度就可以了。在用友T3的使用過程中，很多人遇到了在工資管理模塊人員檔案中，錄入銀行賬號時，長度不夠完整的輸入銀行賬號。解決方法：在“工資管理”窗口選擇“銀行名稱”，點擊修改賬號長度就可以了。2.增加員工檔案問題在用友T3財務會計軟件基礎(chǔ)設置已經(jīng)填寫過了人工檔案，如何將這些員工檔案批量引入到工資管理中？解決方法：Ⅰ.在“工資”-“設置”-“人員檔案”中，在彈出的頁面中，點擊“批增”按鈕。Ⅱ.在出現(xiàn)的頁面中，選擇要增加員工的部門，右側(cè)會自動出現(xiàn)此部門的職員，點擊需要的人員/默認全部選擇此部門的人員。Ⅲ.選擇好了，點擊確認就可以。若是想放棄選擇，雙擊人員記錄。3.增加人員附加信息問題已經(jīng)工資增加的人員檔案，想要加上性別附加信息，如何操作？Ⅰ.在菜單欄選擇“工資”-“設置”-“人員附加信息”。Ⅱ.彈出人員附加信息的界面，顯示信息名稱：性別，點擊增加。Ⅲ.點擊“工資”-“設置”-“人員檔案”頁面右側(cè)有個“性別”列，點擊“修改”。Ⅲ，彈出的人員檔案中，有基本信息和附加信息兩大模塊，選擇“附加信息”，在“性別：”后面補錄就可以了。Ⅳ.點擊之后出現(xiàn)“寫入該人員檔案信息嗎”提示，點擊確認，在繼續(xù)將其他人員檔案修改好。4.月末處理問題在工資管理模塊中，進行月末處理，提示“沒有匯總數(shù)不能進行月末處理”。出現(xiàn)這一問題，原因：工資變動沒有匯總。解決方法：在工資變動界面，點擊“匯總”。匯總之后，再點擊月末處理，就可以了。（三）固定資產(chǎn)管理1.固定資產(chǎn)子系統(tǒng)登錄問題在使用用友T3財務軟件的固定資產(chǎn)時打不開，提示子系統(tǒng)登錄失敗。主要原因：沒有提前建立會計核算賬套，或者已有會計核算賬套，但沒有啟動注冊的。解決方法：Ⅰ、在賬套創(chuàng)建之后，后提示是否立即啟用賬套就可以了，點擊“是”，就可以。Ⅱ、在建賬時不能進行固定資產(chǎn)啟用，待到需要用到固定資產(chǎn)時，用賬套主管的身份進入“系統(tǒng)管理”頁面進行啟動。2.暫停/繼續(xù)折舊問題當某一公司的某臺設備用于某一項目的使用，由于某一項目暫停，機器處于暫停使用狀態(tài)。那么在用友財務會計軟件怎么暫停這臺機器的使用，不需要計提折舊了，若是機器重新恢復使用狀態(tài)中了，那應該如何操作。解決方法：情況一：中途停止折舊，做一張使用狀態(tài)的資產(chǎn)變動就可以。Ⅰ.先點擊“資產(chǎn)管理”-“資產(chǎn)變動”，點擊“新增”，選擇使用狀況。Ⅱ、在變動單頁面，選擇需要停止折舊的卡片，找到折舊、攤銷在變動后的框框取消勾選。Ⅲ.取消折舊后，當月將不再計提折舊。若變動前已計提折舊，則延續(xù)到下個月開始，情況二：中途需要恢復折舊，做一張使用狀態(tài)的資產(chǎn)變動單，選擇好此固定資產(chǎn)卡片，找到折舊、攤銷在變動后的框框勾選以下。3.是否折舊問題很多人對于固定資產(chǎn)啥時候開始折舊？啥時候停止折舊？不是很清楚，容易混淆。對于本月新增的固定資產(chǎn)，本月不計提折舊;對于本月減少的固定資產(chǎn)，本月依舊需要計提折舊。（四）現(xiàn)金銀行管理1.自動對賬問題紅字收/付款單生成的現(xiàn)金日記賬與銀行對賬單無法自動對賬。原因：以紅字收款單為例，退貨退款等原因，登陸的銀行對賬單為收XXX元，而銀行出具的對賬單為支出XXX,對賬時，兩條記錄一正一負借貸也不同，所以不能自動對賬。解決方法：手工對賬，這兩條記錄進行一對一勾選。（五）財務報表管理1.資產(chǎn)負債表和利潤表都不能取到數(shù)問題用友T3財務會計軟件登入財務報表資產(chǎn)負債表和利潤表都取不到數(shù)，這種情況通常是憑證沒有全部記賬或者選擇報表模板錯誤。解決方法：Ⅰ.憑證沒有全部記賬。選擇“總賬系統(tǒng)”-“填制憑證”，查看一下里面還有沒有當月的憑證，如果有的話，需要記賬，點擊“總賬系統(tǒng)”-“記賬”，全選記賬范圍，然后點擊下一步“記賬”。Ⅱ.報表模板選擇錯誤。需要查看建賬時選擇的行業(yè)性質(zhì)，點擊“總賬”-“設置”-“選項”，出現(xiàn)選項頁面，然后選擇其他頁簽，賬套名稱，有行業(yè)性質(zhì)，然后找到正確的行業(yè)性質(zhì)進行修改。進入財務報表，點擊“文件”-“新建”，在模板分類的下面，找到上步驟一樣的行業(yè)性質(zhì)進行修改。最后，點擊“財務報表”-“新建”，點擊報表的左下角（格式），切換為（數(shù)據(jù)）狀態(tài)，進行關(guān)鍵字錄入等。2.資產(chǎn)負債表的期初和期末數(shù)相等，利潤表為空問題一般有以下幾種原因:Ⅰ.本月沒有任何業(yè)務發(fā)生，數(shù)據(jù)沒有變動，則不需要修改。Ⅱ.本月沒有記賬，需要記賬戶重新計算報表就可以。Ⅲ.資產(chǎn)負債表的公式設錯了，需要仔細查找，找到后更正。2.資產(chǎn)負債表期末余額不平問題財務人員發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)負債表不平時，需要從以下方面查找原因：Ⅰ.數(shù)字填錯是最常見的一種原因。如果是數(shù)字錯誤，可以把總賬科目和報表核對，就會很快找到問題。Ⅱ.總賬問題。報表沒有問題的話，就要看下總賬是不是平衡了。如果總賬不平，需要逐步核對，重新結(jié)轉(zhuǎn)余額。Ⅲ.科目錯誤。注意相關(guān)科目余額的方向在借方還是貸方，并且是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)了。3.資產(chǎn)負債表資產(chǎn)總計數(shù)不等于負債加所有者權(quán)益之和的問題發(fā)生這樣的錯誤不一定有以下的可能性。Ⅰ.單元公式錯誤，解決方法：著重查看一下未分配利潤公式里面是否包含本年利潤余額以及其他利潤分配余額，存貨公式里是否包含生產(chǎn)成本的余額。Ⅱ.報表的模板錯誤。行業(yè)與模板不匹配。解決方法：重新混一個相匹配的模板。Ⅲ.資產(chǎn)負債表的年初數(shù)左右相等，而期末數(shù)左右不相等。解決方法：檢查總賬系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)清理賬戶所有者權(quán)益賬戶、制造費用賬戶的期末余額是否都結(jié)轉(zhuǎn)為零。三、用友T3財務會計軟件操作的建議 （一）新建賬套中的建議拿到一套軟件后，不要急于安裝和嘗試軟件的各種功能。首先，要對軟件的使用規(guī)則和財務軟件的操作流程有一個清晰的認識。感覺差不多了，再建賬，更重要的是，要進行財務分工。不要說因為你只有一個人，所以就不分了，即便你只要一個人，你也得進行會計分工。你一個人身兼數(shù)職，很容易有搞混亂的時候，而且財務軟件都是錄入與審核記賬相分離的，以便監(jiān)督，一般的財務分工分為四個人：系統(tǒng)管理員、制單員、審計員和記賬員員。在以后的使用中，我們應該根據(jù)會計的分工，用不同的身份登錄財務軟件。在軟件的使用過程中，建立了一些多余的試用賬套，當你在工作操作時，會在這些賬套中切換選擇，非常麻煩，增加了額外的工作量，所以我們要掌握刪除賬套的方法。刪除多余賬套的步驟：系統(tǒng)管理-注冊-選擇“系統(tǒng)管理員”身份-賬套-備份-，勾選需要刪除的賬套號，同時在“刪除此賬套”處選擇刪除備份文件夾。（二）日常核算過程中的建議日常賬務核算出現(xiàn)的各種問題，大多數(shù)都是自己給自己挖坑，我們要做的是仔細仔細再仔細，在憑證錄入之前做好充分的準備工作，不然就是白用工。例如，當你辛辛苦苦終于憑證時，在記賬過程中錄的一張憑證都沒有。什么原因呢？根據(jù)交叉監(jiān)督的原則，你憑證錄入時不可能同時審核憑證、記賬的。解決辦法，需要用其它人的賬號重來一遍，進行填制憑證后。你才可以審核、記賬操作。日常業(yè)務處理主要含有填制記賬憑證、審核記賬憑證、記賬等操作，其前提是做好日常經(jīng)濟業(yè)務的分析。學生在填制憑證過程中容易出錯。比如，不能錄入制單日期；在科目錄入過程中，出現(xiàn)“借方必有”、“貸方必有”、“憑證必無”等錯誤提示；填制憑證時，很多學生不熟練使用放大鏡選擇科目，習慣打字，操作效率低；填制憑證后，經(jīng)常會彈出“客戶往來賬戶的客戶不能為空”、“供應商往來賬戶的供應商不能為空”等提示。造成上述錯誤的原因和解決方法之一是學生沒有掌握制單日期和開始日期之間的邏輯關(guān)系。軟件采用序時控制時，下一張憑證的制單日期不得早于上一張憑證的制單日期。為了保險起見，系統(tǒng)日期應調(diào)整到運行月底。其次，學生對會計科目的分類和性質(zhì)把握不牢。在會計電算化條件下，系統(tǒng)設置了“1資產(chǎn)2負債3普通股4權(quán)益5成本6損益”的會計分類。在教學中要注意引導，要求學生記住相應的學科門類，并能熟練地從中選擇；在賬戶錄入過程中，由于“收、付、轉(zhuǎn)”選擇錯誤，造成限制。如果更改正確，則可以保存憑證。第三，學生在操作實踐中過于機械化。雖然有些學生通過老師的示范可以記住正確的操作過程，但他們并沒有真正理解輔助賬戶設置的作用。正確的操作應該在填制憑證時進行。輸入帳戶后，單擊enter。選擇界面將自動彈出。選擇相應的選項并雙擊。因此，教師在輔助核算的教學中一定要注意對給定的資料進行分析，然后進行演示操作。在日常業(yè)務過程中，經(jīng)濟業(yè)務實習的數(shù)量和范圍要足夠廣泛和具有代表性，在具體操作過程中設置更多的障礙供學生解決，提高學生的實踐興趣。（三）.期末業(yè)務的常見問題及分析處理與前面部分相比，最后的業(yè)務是最困難的部分，主要包括轉(zhuǎn)賬憑證的自定義和生成、對賬和結(jié)賬操作。其中，轉(zhuǎn)賬憑證的自定義生成操作是學生難以理解的。很多問題都是由于公式設置不當，無法生成轉(zhuǎn)賬憑證，或者生成錯誤的轉(zhuǎn)賬憑證，經(jīng)常無法結(jié)算造成的。在總賬系統(tǒng)期末自動轉(zhuǎn)賬憑證的設置中，要求學生熟悉系統(tǒng)功能的使用和公式的設置，并能在具體業(yè)務處理過程中根據(jù)本單位經(jīng)濟業(yè)務的變化及時修改或調(diào)整轉(zhuǎn)賬公式。這些要求對學生提出了很大的挑戰(zhàn)。用戶定義的傳輸設置不正確?？赡艿脑蛴校河涃~方向設置錯誤或記賬金額計算公式設置錯誤；或者存在關(guān)聯(lián)的未記賬憑證，導致賬戶取數(shù)不完整。正確的操作是進入“自定義轉(zhuǎn)賬設置”窗口，修改轉(zhuǎn)賬定義；或者先預訂所有關(guān)聯(lián)的未記賬憑證，然后在期末菜單下執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。不能關(guān)賬的原因可能是期初余額試算不平衡，或有未記賬憑證。如果啟用了其他模塊，也可能是因為其他子系統(tǒng)尚未關(guān)閉。一對一的解決方案是：進入“期初余額錄入”窗口，檢查修改期初余額；如果憑證已記賬，則所有已記賬憑證必須全部取消，才能修改；查詢憑證，對所有未記賬憑證進行記賬；檢查其他子模塊，先檢查其他子系統(tǒng)，然后再檢查總賬系統(tǒng)。在教學方面，業(yè)務處理的最后部分應著重增加練習量，使學生在反復操作中逐步理解，加深對函數(shù)公式和操作順序的理解。目前，用友T3教材中期末的業(yè)務處理操作將在總賬模塊中進行說明。為了更好地適應日常會計工作的特點，建議在學習其他子模塊之后、在財務報表模塊之前對操作進行講解更為合適。（三）賬套備份與恢復的建議Ⅰ.賬套的備份：盡量使用移動存儲設備（U盤、移動硬盤、刻錄機）進行數(shù)據(jù)備份，自動備份都備份到硬盤上，一旦硬盤發(fā)生意外，備份的數(shù)據(jù)就會。。。需要養(yǎng)成定期備份數(shù)據(jù)的習慣，如果沒有條件移動存儲設備，自動備份還應將路徑指向系統(tǒng)磁盤外的分區(qū)，這樣即使系統(tǒng)崩潰，也很容易恢復。同時，自動備份會受到很多客觀因素的影響，注意隨時觀察自動備份的結(jié)果。Ⅱ.賬套的恢復:由于某些原因問題，會導致電腦系