DB14-T 2629-2023 公共資源交易平臺(tái) 檔案服務(wù)規(guī)范

142023-01-18發(fā)布 2 2 3 3 4 4 4 4 5I本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定本文件由山西省行政審批服務(wù)管理局提出、組織實(shí)施和本文件由山西省政務(wù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)（SXS/TC公共資源交易平臺(tái)檔案服務(wù)規(guī)范本文件適用于山西省行政區(qū)域的平臺(tái)運(yùn)行服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的電子檔DB14/T2630公共資源交易平臺(tái)基礎(chǔ)服務(wù)規(guī)范共資源交易真實(shí)情況，具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件和元數(shù)據(jù)。14基本要求4.1應(yīng)遵循全程管理、統(tǒng)一規(guī)范、安全可靠和便于4.2應(yīng)建立健全管理制度，明確檔案管理相關(guān)部門和人員的職責(zé)與分工。案檢測(cè)等功能。電子檔案管理系統(tǒng)安全性應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門評(píng)估考核通過后方可投入4.4應(yīng)按照“一項(xiàng)一檔”的要求，對(duì)公共資源交易活動(dòng)中電子檔案的形成、歸檔、存檔、服務(wù)等環(huán)節(jié)5檔案分類5.1工程類澄清答疑、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄表、評(píng)審因?qū)＜以u(píng)標(biāo)評(píng)審匯總表、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)結(jié)果公示、專家廉政承諾書/回避承諾書、現(xiàn)場影音視頻5.2采購類包括但不限于采購計(jì)劃資料、采購公告、采購文件、更正公告、澄清答疑、投標(biāo)文件/報(bào)價(jià)文件/響應(yīng)文件、開標(biāo)記錄表、專家評(píng)標(biāo)評(píng)審匯總表、評(píng)標(biāo)評(píng)審結(jié)果報(bào)告、中標(biāo)通知書/成交通知書、中標(biāo)/5.4產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)類列入《山西省公共資源交易目錄》內(nèi)的其它類項(xiàng)2應(yīng)真實(shí)完整收集電子文件，內(nèi)容信息應(yīng)與其形成時(shí)保持一致，包括但不a)同一項(xiàng)目交易形成的電子文件應(yīng)真實(shí)、完整、齊全。b)電子公文的正本、正文與附件、定稿或修改稿、公文c)聲像類電子文件應(yīng)能客觀、完整地反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要內(nèi)容、人物和場景6.2.1應(yīng)在文件收集過程中完成保管期限鑒定6.2.3應(yīng)在分類下根據(jù)項(xiàng)目交易活動(dòng)、形成時(shí)間等關(guān)鍵字，對(duì)電子文件、紙質(zhì)文件目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行同步排序，排序結(jié)果應(yīng)能保持電子文件，紙質(zhì)文件之間的有機(jī)b)能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起，內(nèi)容保持完整、來源可靠，未被非法更改；d)經(jīng)認(rèn)可的第三方認(rèn)證電子簽名與手寫簽名或蓋章相關(guān)電子文7.1.3應(yīng)在電子檔案歸檔時(shí)加蓋電子檔案證明7.2.1應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案總目錄，并根據(jù)公共資源交易內(nèi)容和性質(zhì)對(duì)檔案進(jìn)7.2.2電子檔案應(yīng)標(biāo)明載體編號(hào)、類別代碼、密級(jí)、存檔7.2.3檔案以“件”為單位，將交易過程中產(chǎn)生的電子文件、元數(shù)據(jù)、操作痕跡數(shù)據(jù)、音視頻等數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，根據(jù)項(xiàng)目的時(shí)間、類別、存檔期限等信息統(tǒng)一編號(hào)。7.3.2可采用在線歸檔或離線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其37.3.3對(duì)未在電子交易系統(tǒng)中留痕的應(yīng)歸檔材料，均需通過人工掃描等方式形成電子檔案留8.1.1電子檔案的存儲(chǔ)模式，包括在線存儲(chǔ)、光盤存儲(chǔ)等。分門別類、集中有序的按照存儲(chǔ)路徑自動(dòng)8.1.2應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)設(shè)備及光盤自8.1.3平臺(tái)運(yùn)行服務(wù)機(jī)構(gòu)需保存近5年的進(jìn)場交易8.1.4電子文件應(yīng)采用通用數(shù)據(jù)格式存儲(chǔ)，如數(shù)據(jù)有特殊要求無法使用通用數(shù)據(jù)格式存儲(chǔ)的，應(yīng)當(dāng)提8.2.1應(yīng)定期將電子檔案進(jìn)行遷移備份，有條件8.2.2應(yīng)采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施電子8.2.3電子檔案或電子檔案離線存儲(chǔ)介質(zhì)自形成一年內(nèi)可送同級(jí)綜合檔案館電子檔案中心進(jìn)行備份。9檔案服務(wù)9.1平臺(tái)運(yùn)行服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)提供公共資源交易9.3應(yīng)查驗(yàn)檔案查詢、調(diào)閱對(duì)象的合法證明和利用檔案的目的和范圍，并做好檔案查詢、調(diào)閱登記工9.4應(yīng)為利用檔案創(chuàng)造便利條件，設(shè)置查詢、調(diào)閱窗口或查詢熱線，編制必要的檔案檢索工具，提供9.6應(yīng)提供調(diào)取檔案服務(wù)，并按相關(guān)程序辦理。公共資源交易電