采購訂單新版

采購訂單

編輯采購訂單是企業(yè)根據(jù)產(chǎn)品的用料計(jì)劃和實(shí)際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實(shí)可行的采購訂單計(jì)劃，并下達(dá)至供應(yīng)商執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤，以使企業(yè)能從\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"配件。采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，是詳細(xì)記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動(dòng)軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。分單方法采購業(yè)務(wù)的目標(biāo)，一是滿足對(duì)\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"物料的需求，二是降低成本，第三還包括質(zhì)量，質(zhì)量是采購業(yè)務(wù)能夠發(fā)生的前提條件，肯定要滿足。在\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購管理中還有一個(gè)重要管理內(nèi)容，那就是如何做\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"內(nèi)控，因?yàn)椴少復(fù)瞧髽I(yè)花錢最多的部門，內(nèi)控做得不好，最終影響產(chǎn)品成本和質(zhì)量。訂單分配是采購管理的一個(gè)核心問題，也是一個(gè)難題，因?yàn)榉謫涡枰C合平衡內(nèi)外各種關(guān)系以實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)目標(biāo)，同時(shí)還要加強(qiáng)內(nèi)控。假設(shè)采購一種物料N噸，有三個(gè)供應(yīng)商ABC，如何給三個(gè)供應(yīng)商分采購量？我采購與供應(yīng)[1]

最近了解到企業(yè)的一些做法，很有意思，值得參考借鑒。80/20方法。絕大部分給A企業(yè)（例如80%），另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè)；這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經(jīng)濟(jì)折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關(guān)系的供應(yīng)商，在A出問題時(shí)候可以快速補(bǔ)充，相當(dāng)于備份的大供應(yīng)商，可以避免供應(yīng)中斷。這種操作方式存在一種內(nèi)控上的難題，最大的采購量到底給哪一家？面向各個(gè)供應(yīng)商采購不同的量，采購價(jià)格如何確定？供應(yīng)商可以通過向采購決策人公關(guān)以獲取最大的采購量，而供應(yīng)量小的供應(yīng)商也可以公關(guān)獲得好的采購價(jià)格，因?yàn)榱坎灰粯?，價(jià)格和采購量大的不能完全比較。實(shí)際上大小供應(yīng)商都有發(fā)揮空間。解決的方法：通過供應(yīng)商評(píng)估確定優(yōu)先供應(yīng)商，備份供應(yīng)商，明確主供應(yīng)商和備份供應(yīng)商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內(nèi)控（不過，這需要定期評(píng)估，以評(píng)估小組操作）；第二層次的內(nèi)控，那只有參考市場(chǎng)價(jià)格了，很難內(nèi)控；或許可以通過對(duì)采購人員整體部門KPI的相關(guān)考核來加強(qiáng)內(nèi)控，比如考核年采購成本降低金額等。平分方法。一些企業(yè)的分單策略是平分：采購訂單在三個(gè)供應(yīng)商之間平分，這是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的處理原則，很容易操作，很容易檢查。操作過程：采購量在三個(gè)供應(yīng)商之間平分。在了解市場(chǎng)價(jià)格基礎(chǔ)上，和三個(gè)供應(yīng)商談判價(jià)格，取三個(gè)供應(yīng)商價(jià)格最低者，要求另外兩家也達(dá)到最低價(jià)格（因?yàn)閯e的供應(yīng)商能夠達(dá)到，要求你達(dá)到這個(gè)價(jià)格是合理要求）；在談判中的策略是：“A供應(yīng)商已經(jīng)做到10元了，B你也應(yīng)該可以做到10元?！痹诤虰談判妥當(dāng)?shù)臅r(shí)候，三家供應(yīng)商一起簽訂合同，和三家供應(yīng)商價(jià)格大家都能夠看到，有一定的透明性，證明不是壓價(jià)策略。這種談判最多做一輪，不會(huì)重復(fù)要求供應(yīng)商壓價(jià)。出價(jià)高的供應(yīng)商晚獲得訂單，如果不降價(jià)，失去訂單也是可能的。策略分析：這樣做的原因很重要一點(diǎn)是加強(qiáng)\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"內(nèi)控。采購內(nèi)控主要有兩個(gè)點(diǎn)：一是決定哪個(gè)供應(yīng)商可以入圍成為合格供應(yīng)商，另外一個(gè)是分單多少。入圍合格供應(yīng)商是\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"產(chǎn)品開發(fā)部門確定的，一次性的；分單是經(jīng)常性的，是內(nèi)控重點(diǎn)。采取平分原則，則是的分單透明化，供應(yīng)商不用公關(guān)，可以減少公關(guān)成本，消除一個(gè)在訂單數(shù)量分配上的內(nèi)控問題。其次三個(gè)供應(yīng)商均要求實(shí)現(xiàn)最低價(jià)，消除在價(jià)格上的內(nèi)控問題。如果供應(yīng)商在數(shù)量和價(jià)格上均是憑實(shí)力，不需要公關(guān)，那么成為企業(yè)的合格供應(yīng)商也需要憑實(shí)力，即使不能完全消除第一個(gè)方面內(nèi)控問題（成為合格供應(yīng)商）也關(guān)系不大，畢竟只是一次性的事情?？磥恚@種貌似不好的分單策略（不能獲得\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"規(guī)模效益），還有深刻的\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"內(nèi)控優(yōu)勢(shì)，也是一個(gè)不錯(cuò)的策略。當(dāng)然，應(yīng)用這個(gè)策略的企業(yè)還未規(guī)范開展\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應(yīng)商管理，假如有規(guī)范的供應(yīng)商管理，這是否是一種好的策略，值得探討?？刂七壿嬰m然系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購計(jì)劃生成采購訂單，但是在實(shí)際工作中，\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員往往還需要對(duì)采購訂單中的部分內(nèi)容進(jìn)行更新。為了加強(qiáng)控制，無疑需要對(duì)這個(gè)更新作業(yè)進(jìn)行更細(xì)致、更深入的管理。那么在采購訂單中更新部分內(nèi)容會(huì)觸發(fā)那些業(yè)務(wù)邏輯呢？筆者在這里根據(jù)自己的了解作一番分析。希望這個(gè)分析報(bào)告可以幫助大家更加深入的了解單據(jù)的更新操作。與產(chǎn)品基本信息表關(guān)系采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的計(jì)量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時(shí)候企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應(yīng)商送原材料過來的時(shí)候是4個(gè)一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了一些原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個(gè)包裝數(shù)量改為3個(gè)一包或者5個(gè)一包。此時(shí)，在采購訂單的包裝說明中可以進(jìn)行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實(shí)，這背后還暗藏著一個(gè)業(yè)務(wù)邏輯。即這個(gè)包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進(jìn)行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時(shí)去更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個(gè)更新只是一個(gè)臨時(shí)的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個(gè)更新是永久的，以后都要采用這個(gè)包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時(shí)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個(gè)方面。1.產(chǎn)品信息表中必須指明某個(gè)字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因?yàn)樵谄髽I(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個(gè)權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實(shí)際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進(jìn)行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對(duì)于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。2.用戶需要有這張表對(duì)應(yīng)的權(quán)限如在\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)中有一個(gè)排它權(quán)限。如果某個(gè)用戶做了這個(gè)限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進(jìn)行更改。其他用戶無權(quán)進(jìn)行修改。如果有這個(gè)限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個(gè)產(chǎn)品基本信息表。3.是采購訂單中的控制在實(shí)際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時(shí)存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員根據(jù)實(shí)際情況來進(jìn)行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會(huì)進(jìn)行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個(gè)字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會(huì)提示用戶是否需要把這個(gè)更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個(gè)更新會(huì)被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進(jìn)行更新，而不會(huì)涉及到產(chǎn)品基本信息表。也就是說，要同時(shí)滿足以上三個(gè)條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項(xiàng)目推廣中，對(duì)于用戶的建議是這個(gè)功能要慎用。對(duì)于一些共享程度比較高的信息可以通過\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"級(jí)聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是對(duì)于一些技術(shù)性比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護(hù)專人負(fù)責(zé)制比較好。與產(chǎn)品價(jià)格信息表關(guān)系除了會(huì)對(duì)采購訂單中的產(chǎn)品基本信息如包裝信息進(jìn)行更改，\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員改的最多的還要算是采購訂單價(jià)格。這個(gè)采購訂單價(jià)格在采購\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"訂單管理中又是一個(gè)比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個(gè)字段的更新上采取了比較多的控制措施。1.采購訂單價(jià)格更新首先，采購訂單會(huì)控制采購員是否有這個(gè)權(quán)限更改這個(gè)采購價(jià)格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對(duì)于這個(gè)采購價(jià)格控制的比較嚴(yán)格，普通采購員無法更改這個(gè)采購價(jià)格。因?yàn)椴少徲唵沃械膬r(jià)格自動(dòng)會(huì)從供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格表中帶出來。也就是說，默認(rèn)的價(jià)格就是跟供應(yīng)商協(xié)商好的價(jià)格。若要進(jìn)行價(jià)格變動(dòng)的話，則必須由采購經(jīng)理來完成。有些企業(yè)則相對(duì)寬松一點(diǎn)，\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員可以更改采購訂單的價(jià)格，但是其有一個(gè)幅度的限制。如某個(gè)原材料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格為10元，而采購員可以在1%的范圍內(nèi)修改這個(gè)采購價(jià)格。也就是說，其向\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應(yīng)商采購時(shí)，其價(jià)格的最大修改權(quán)利只有11元。如果超過這個(gè)價(jià)格的話，就需要采購經(jīng)理或者其他人員的授權(quán)才行。可見通過對(duì)采購價(jià)格這個(gè)字段本身的權(quán)限控制，能夠大大的提高采購訂單價(jià)格的準(zhǔn)確性。明顯消除采購員與供應(yīng)商串通的徇私舞弊行為。2.采購訂單價(jià)格更新對(duì)其他數(shù)據(jù)表的影響采購訂單的價(jià)格更新是否會(huì)對(duì)其他相關(guān)表產(chǎn)生影響呢？這里的相關(guān)表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產(chǎn)品價(jià)格信息表與產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。產(chǎn)品價(jià)格信息表中定義了產(chǎn)品的計(jì)劃價(jià)格；產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表則定義了某個(gè)供應(yīng)商的具體價(jià)格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表默認(rèn)情況下，會(huì)繼承產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中的價(jià)格。而在建立采購訂單的時(shí)候，默認(rèn)情況下其價(jià)格來自于產(chǎn)品供應(yīng)商價(jià)格信息表。如果這張表中沒有相應(yīng)數(shù)據(jù)的話，則其會(huì)采用產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中內(nèi)容。而現(xiàn)在反過來，若采購訂單中\(zhòng)t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"物料價(jià)格的變化，是否會(huì)更新以上這些表中的內(nèi)容呢？筆者在項(xiàng)目實(shí)施中，給用戶第一個(gè)建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價(jià)格表中的信息。若產(chǎn)品計(jì)劃價(jià)格表中或者供應(yīng)商價(jià)格信息表中的內(nèi)容有改變的話，最好通過獨(dú)立的變更單據(jù)來進(jìn)行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進(jìn)行級(jí)聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個(gè)更改記錄。雖然這會(huì)增加一些數(shù)據(jù)維護(hù)的工作量。但是卻可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，筆者認(rèn)為這個(gè)交易還是值得的。相關(guān)建議筆者給用戶的第二個(gè)建議是如果供應(yīng)商價(jià)格變化真的很頻繁。就像前一段時(shí)間，原材料的價(jià)格幾乎是一月一變。在這種情況下，如果每次價(jià)格變化時(shí)都要先更改供應(yīng)商價(jià)格信息表中的內(nèi)容，那顯然工作量會(huì)變得很大。而每次去更改采購訂單的價(jià)格也不利于采購訂單的管理。對(duì)于這種情況，如果原材料市場(chǎng)價(jià)格變換比較頻繁，那么筆者建議企業(yè)用戶，可以讓采購訂單更改供應(yīng)商價(jià)格信息表，但是級(jí)聯(lián)更新只限于此，而不能夠更改產(chǎn)品基本價(jià)格表。因?yàn)楫a(chǎn)品基本價(jià)格表不僅跟采購訂單或者供應(yīng)商價(jià)格表相關(guān)；而且還是\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"計(jì)劃成本計(jì)算