某分公司辦公用品管理制度

PAGE1第一章總則為維護(hù)公司利益，規(guī)范辦公用品管理程序，嚴(yán)控成本，減少浪費(fèi)，特制定本制度。第二章辦公用品管理的范圍第一條本制度所管理的辦公用品包括：（一）辦公家具辦公桌、椅子、文件柜、抽屜柜、保險(xiǎn)柜、沙發(fā)、茶幾等。（二）耐用品移動(dòng)硬盤、U盤、錄音筆、插線板、筆筒、文件架、訂書機(jī)、起釘器、剪刀、裁紙刀、黑板擦、計(jì)算器、掃帚、撮箕、垃圾桶、拖把、水盆、水桶、盆栽等。（三)消耗品膠水、膠棒、單(雙）面膠、橡皮擦、涂改液、鉛筆、中性筆、簽字筆、筆芯、白板筆、印泥、打印紙、墨盒、訂書針、大頭針、回形針、筆記本、便簽紙、標(biāo)簽、信封、賬冊(cè)、長(zhǎng)尾夾、文件袋（盒)、飲用水、紙杯、衛(wèi)生紙、抹布、垃圾袋、洗滌液等。第二條依據(jù)本公司財(cái)務(wù)和資產(chǎn)管理制度，本制度所管理的辦公用品不包括以下固定資產(chǎn)：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、投影儀、攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材、冰箱、空調(diào)、電扇、飲水機(jī)、微波爐、電視機(jī)等.第三章辦公用品采購(gòu)第三條申購(gòu)和審批（四）各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前填報(bào)下月的《部門辦公用品申領(lǐng)單》(表1），各部門部長(zhǎng)審批簽字，報(bào)黨政綜合部(以下簡(jiǎn)稱綜合部）。（五）綜合部辦公用品管理員匯總《部門辦公用品申領(lǐng)單》并與辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬（表11）核對(duì),根據(jù)需要編制《辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表》(表2），經(jīng)綜合部部長(zhǎng)、綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批簽字后，由綜合部定期采購(gòu).(六）臨時(shí)急需的辦公用品（包括禮品）由相關(guān)部門填報(bào)《應(yīng)急辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表》(表3）,經(jīng)綜合部部長(zhǎng)、綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批簽字后，由綜合部應(yīng)急采購(gòu)。第四條采購(gòu)安排(七）采購(gòu)分為定期采購(gòu)和應(yīng)急采購(gòu)，均由綜合部統(tǒng)一采購(gòu),一般情況下其它部門不得擅自采購(gòu)。（八）綜合部辦公用品采購(gòu)員依據(jù)審批簽字后的《辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表》于每月底定期采購(gòu)，實(shí)行兩人以上共同負(fù)責(zé)制.(九)綜合部可以根據(jù)實(shí)際情況，選擇固定的辦公用品供應(yīng)商，采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。綜合部辦公用品采購(gòu)員應(yīng)定期調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，保證最優(yōu)性價(jià)比和質(zhì)量。(十）采購(gòu)臨時(shí)急需的辦公用品(包括禮品）、特殊物品或?qū)I(yè)物品，由綜合部為主負(fù)責(zé)采購(gòu)，相關(guān)部門派專業(yè)人員協(xié)助采購(gòu).第四章辦公用品入庫(kù)第五條入庫(kù)登記（十一）辦公用品采購(gòu)及驗(yàn)收后,辦公用品采購(gòu)員在《辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表》的備注欄中簽字確認(rèn)。（十二)辦公用品管理員依據(jù)《辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表》核對(duì)并填寫《辦公用品入庫(kù)登記表》（表4），綜合部部長(zhǎng)簽字確認(rèn)。（十三）辦公用品管理員將每月的《辦公用品入庫(kù)登記表》備案存檔,每季度統(tǒng)計(jì)一次當(dāng)季各部門和全公司支出的辦公用品費(fèi)用。第五章辦公用品領(lǐng)用第六條辦公用品領(lǐng)用原則（十四)辦公家具和耐用品由各部門按需領(lǐng)用,一般情況不再增補(bǔ)。如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說(shuō)明原因或憑毀損原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng).（十五)消耗品按需領(lǐng)用，厲行節(jié)約。第七條辦公用品領(lǐng)用程序（十六）同第三條第(四）.(十七）《部門辦公用品申領(lǐng)單》經(jīng)綜合部部長(zhǎng)、綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后,由辦公用品管理員備案存檔并發(fā)放申領(lǐng)用品.部門領(lǐng)用人必須在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（表5）上簽字確認(rèn)，《辦公用品領(lǐng)用登記表》由辦公用品管理員備案存檔。（十八）新員工入職按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用筆一支、筆記本一個(gè)、文件袋一個(gè)、衛(wèi)生紙一卷，領(lǐng)用程序上依照第（十五）。公司副總級(jí)別以上人員領(lǐng)用辦公用品,由綜合部填寫《辦公用品領(lǐng)取登記表》并為其辦理。（十九)大型會(huì)議期間,會(huì)務(wù)組按需填寫《會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單》（表6），經(jīng)會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人、綜合部部長(zhǎng)、綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，由辦公用品管理員備案存檔并發(fā)放申領(lǐng)用品.會(huì)務(wù)組領(lǐng)用人必須在《會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表》（表7）上簽字確認(rèn)，《會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表》由辦公用品管理員備案存檔。（二十）辦公用品管理員依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用登記表》、《會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表》和每月的《辦公用品入庫(kù)登記表》，及時(shí)更新辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬。第六章辦公用品交接和回收第八條員工因離職、休長(zhǎng)假或工作崗位變動(dòng)等原因需要進(jìn)行辦公用品的交接或回收的,應(yīng)及時(shí)到綜合部歸還所領(lǐng)用的辦公用品（一次性消耗品除外）,否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。（二十一)移交人需逐項(xiàng)列出物品清單，辦公用品管理員作為監(jiān)交人負(fù)責(zé)清點(diǎn)并核對(duì)臺(tái)賬。如有毀損則要求移交人書面標(biāo)明，視該物品金額的大小確定是否追究移交人的責(zé)任,另行處理。（二十二）接收人在辦公用品管理員的監(jiān)督下點(diǎn)驗(yàn)查收。如果辦公用品因正常的工作損耗必須回收，則辦公用品管理員作為接收人并負(fù)責(zé)登記入庫(kù).（二十三）辦公用品管理員依據(jù)移交人所列清單核實(shí)后,填寫《辦公用品交接登記表》(表8)，存檔備查.第七章辦公用品日常管理第九條日常維護(hù)（二十四）綜合部負(fù)責(zé)對(duì)辦公家具和耐用品進(jìn)行編號(hào)登記。公共性辦公用品，由綜合部統(tǒng)一管理。（二十五）對(duì)于損壞的辦公家具和耐用品,報(bào)修人到綜合部登記故障，由綜合部統(tǒng)一安排維修。故障解決后辦公用品管理員填寫《辦公用品報(bào)修登記表》（表9)并由報(bào)修人簽字確認(rèn)，綜合部歸檔保存，作為保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù)。在保修期內(nèi)不能維修解決的，憑購(gòu)買發(fā)票、保修單退換給廠家.（二十六）各部門辦公家具和耐用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進(jìn)行維護(hù)。第十條報(bào)廢辦公家具和耐用品在使用中喪失功能，經(jīng)專業(yè)維修人員鑒定簽字，報(bào)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可報(bào)廢。對(duì)于報(bào)廢的辦公用品要填寫《辦公用品報(bào)廢單》（表10)。對(duì)辦公家具被確認(rèn)為公司固定資產(chǎn)的,還需履行相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理制度。第十一條責(zé)任規(guī)定（二十七）公司的辦公用品應(yīng)為辦公所用，帶回家私用或帶出公司不予歸還者,從責(zé)任者當(dāng)月工資中按雙倍價(jià)格扣罰.(二十八)公司辦公用品應(yīng)厲行節(jié)約，如有浪費(fèi)行為,從責(zé)任者當(dāng)月工資中扣罰50元.（二十九）員工應(yīng)自覺(jué)愛(ài)護(hù)各類辦公用品，如有不正當(dāng)或不合理使用造成損壞的，從責(zé)任者當(dāng)月工資中照價(jià)扣罰。(三十）公司實(shí)行扣罰連帶責(zé)任制。各部門員工違反管理制度,除責(zé)任者支付罰金外,相關(guān)部門的部長(zhǎng)須扣罰雙倍罰金。（三十一)綜合部應(yīng)遵章辦理各項(xiàng)辦公用品管理操作制度,如有違章辦理，公司將視情節(jié)輕重給予責(zé)任者50元—500元罰款處理。第八章辦公用品費(fèi)用管理第十二條辦公用品費(fèi)用預(yù)算（三十二）各部門需制定每季度的辦公用品費(fèi)用預(yù)算,并分解個(gè)人預(yù)算指標(biāo).包括：日常辦公用品、臨時(shí)急需的辦公用品、禮品、辦公用品維修等費(fèi)用。（三十三）各部門因特殊情況超過(guò)預(yù)算的,需寫書面報(bào)告說(shuō)明情況，報(bào)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批.第十三條辦公費(fèi)用核算（三十四）各部門辦公用品的耗材及維修費(fèi)用，由綜合部統(tǒng)一管理，年終計(jì)入各部門辦公用品總費(fèi)用中。屬多個(gè)部門共用的,按照使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)傎M(fèi)用。（三十五）辦公用品采購(gòu)費(fèi)用實(shí)行分部門核算，計(jì)入各部門的月度費(fèi)用內(nèi)，由綜合部每季度核算一次（見(jiàn)第五條）.第九章辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品管理工作流程圖部門名稱綜合部流程名稱（一)辦公用品管理審批總經(jīng)理綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部部長(zhǎng)辦公用品管理員、采購(gòu)員各部門部長(zhǎng)經(jīng)辦人節(jié)點(diǎn)ABCDEF審批審批審核或?qū)徍嘶驅(qū)徟y(tǒng)籌調(diào)度統(tǒng)籌調(diào)度采購(gòu)安排采購(gòu)安排清潔保養(yǎng)清潔保養(yǎng)采購(gòu)采購(gòu)入庫(kù)入庫(kù)領(lǐng)用領(lǐng)用結(jié)束結(jié)束審核審核開(kāi)始開(kāi)始填填辦公用品申領(lǐng)單編制單位簽發(fā)日期:（二)辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)資料備注采購(gòu)1、各部門所需物品每月25日提交辦公用品申領(lǐng)單。2、綜合部統(tǒng)一提交辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表。3、急需物品或?qū)I(yè)性物品,由綜合部為主采購(gòu)，經(jīng)辦人協(xié)助采購(gòu).每月一次《辦公用品管理制度》入庫(kù)1、每次采購(gòu)物品后,所有物品必須登記入庫(kù).2、所有入庫(kù)費(fèi)用、物品，須經(jīng)綜合部部長(zhǎng)簽字審核。每月一次《辦公用品管理制度》領(lǐng)用1、《部門辦公用品申領(lǐng)單》經(jīng)綜合部部長(zhǎng)、綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。2、部門領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn).《辦公用品管理制度》交接回收1、移交人逐項(xiàng)列出物品清單，辦公用品管理員負(fù)責(zé)清點(diǎn)并核對(duì)臺(tái)賬。2、接收人點(diǎn)驗(yàn)查收。3、辦公用品管理員核實(shí)后,填寫《辦公用品交接登記表》存檔.《辦公用品管理制度》維修、報(bào)廢1、故障解決后辦公用品管理員填寫《辦公用品報(bào)修登記表》并由報(bào)修人簽字確認(rèn)。2、經(jīng)維修人員鑒定簽字，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可報(bào)廢.辦公用品填寫《辦公用品報(bào)廢單》?！掇k公用品管理制度》費(fèi)用管理各部門辦公用品的耗材及維修費(fèi)用，年終計(jì)入各部門辦公用品總費(fèi)用中。2、辦公用品采購(gòu)費(fèi)用實(shí)行分部門核算.《辦公用品管理制度》盤點(diǎn)綜合部每季度核算一次當(dāng)季各部門和全公司支出的辦公用品費(fèi)用。每季度一次《辦公用品管理制度》第十章附則1、本制度由綜合部負(fù)責(zé)修訂并解釋.2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。表1：部門辦公用品申領(lǐng)單表2：辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表表3:應(yīng)急辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表表4：辦公用品入庫(kù)登記表表5:辦公用品領(lǐng)用登記表表6：會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單表7:會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表表8：辦公用品交接登記表表9：辦公用品報(bào)修登記表表10：辦公用品報(bào)廢單表11:辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬表1：部門辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門：年月日編號(hào)名稱數(shù)量所需金額預(yù)算額度備注部門經(jīng)辦人綜合部負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)表2:辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表日期：年月日申請(qǐng)部門品名庫(kù)存數(shù)量申購(gòu)數(shù)量所需金額預(yù)算額度備注綜合部辦公用品管理員綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理流程：管理員填寫申購(gòu)計(jì)劃表→綜合部負(fù)責(zé)人簽字→綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽批→綜合部采購(gòu).表3:應(yīng)急辦公用品申購(gòu)計(jì)劃表日期：年月日申請(qǐng)部門品名申購(gòu)數(shù)量所需金額預(yù)算額度備注申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理流程:申請(qǐng)部門填寫申購(gòu)計(jì)劃表→綜合部負(fù)責(zé)人簽字→綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽批→綜合部采購(gòu)。表4：辦公用品入庫(kù)登記表序號(hào)物品名稱數(shù)量單價(jià)金額入庫(kù)日期采購(gòu)員/備注1234567891011121314151617181920辦公用品管理員綜合部負(fù)責(zé)人表5:辦公用品領(lǐng)用登記表序號(hào)物品名稱數(shù)量總價(jià)領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間備注12345678910111213141516171819202122表6：會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單年月日編號(hào)名稱數(shù)量所需金額預(yù)算額度備注會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間申請(qǐng)人會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人綜合部負(fù)責(zé)人綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)表7：會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表序號(hào)物品名稱數(shù)量總價(jià)領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間備注12345678910111213141516171819202122表8:辦公用品交接登記表年月日序號(hào)物品名稱數(shù)量總價(jià)移交人所在部門接收人所在部門備注流程:此表由管理員登記，負(fù)責(zé)登記入庫(kù)。如辦公用品回收,則管理員為接收人。表9:辦公用品報(bào)修登記表序號(hào)名稱及型號(hào)故障說(shuō)明報(bào)修部門報(bào)修人報(bào)修時(shí)間維修時(shí)間報(bào)修人確認(rèn)(公司/