信息化視角下的招標代理企業(yè)管理工作探討

現(xiàn)階段，招標代理主要負責國際招標、國內(nèi)招標，工程招標、政府采購項目的招標，其中科技、信息技術(shù)直接關(guān)系著項目的建設(shè)和發(fā)展。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的推動作用下，招標代理企業(yè)要想提升自身的核心競爭力，必須要重視信息化建設(shè)。通過信息技術(shù)手段的應(yīng)用，能夠及時獲取市場的相關(guān)信息，并且能夠確保信息的準確性和可靠性，企業(yè)據(jù)此建立相應(yīng)反應(yīng)機制，有利于保障企業(yè)決策的科學性和合理性，進而推動招標代理企業(yè)長遠穩(wěn)定發(fā)展。一、招標代理企業(yè)概述(一)招標代理企業(yè)招標代理企業(yè)屬于社會中介組織，主要負責從事招標代理業(yè)務(wù)。根據(jù)我國相關(guān)法律的規(guī)定，要想設(shè)立招標代理企業(yè)，首先要有固定的營業(yè)場所，要有配套的招標文件和相應(yīng)的技術(shù)設(shè)施等，還要有可以作為評標委會人選的相應(yīng)專家?guī)?。由于招標具有較強的專業(yè)性，需要經(jīng)過多重程序，具有較強的復雜性，所以招標代理企業(yè)具有較強的優(yōu)勢，不管是從人員數(shù)量上，還是從招標經(jīng)驗方面?，F(xiàn)階段，招標代理企業(yè)主要幫助招標人對投標人進行審查，并提供相關(guān)的業(yè)務(wù)咨詢指導服務(wù)。(二)招標代理企業(yè)對于信息管理的需求在當前的招標代理業(yè)務(wù)流程中，各個環(huán)節(jié)都需要信息。同時，在業(yè)務(wù)流程進行的過程中，信息的需要也存在一定差異。在前期準備階段，需要收集項目的行業(yè)特征和發(fā)展前景等相關(guān)信息，了解招標人將要開展的工程背景，現(xiàn)狀等情況，想要購買的設(shè)備或要采購的服務(wù)等情況，明確潛在投標人的數(shù)量，為項目的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。在項目進展到中期階段，需要了解報價信息，招標代理企業(yè)主要承擔咨詢機構(gòu)的作用。在項目進展到后期期間，招標代理企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身已有的經(jīng)驗，結(jié)合相關(guān)專業(yè)項目特色，收集這些信息，并且需要將得到的反饋信息及時進行更新，確保掌握的數(shù)據(jù)資源具有實用性，能夠充分發(fā)揮其作用。二、招標代理企業(yè)信息化建設(shè)的重要性信息化時代背景下，促使傳統(tǒng)企業(yè)管理理念和管理模式發(fā)生變革，現(xiàn)代計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)實現(xiàn)了與各個行業(yè)的深度融合。首先，通過信息技術(shù)手段的應(yīng)用，能夠幫助招標代理企業(yè)準確把握市場動態(tài)，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的高效分析，并及時調(diào)整企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動。通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以大幅提升企業(yè)管理效率，在實現(xiàn)對內(nèi)部員工科學化管理的基礎(chǔ)上，也便于企業(yè)業(yè)務(wù)范圍的進一步拓展。其次，可以促進招標代理企業(yè)市場競爭力的提升。信息時代，企業(yè)的發(fā)展離不開大數(shù)據(jù)的支持，招標代理企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，不斷促進業(yè)務(wù)的升級，提升自身對數(shù)據(jù)信息的獲取能力。對于招標代理企業(yè)而言，對智能技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用程度直接影響其獲取咨詢的能力，只有具備較好的信息化建設(shè)水平，才能獲取更加全面的數(shù)據(jù)信息，才能準確把握市場動態(tài)，作出更加科學的決策，進而促進企業(yè)核心競爭力的提升。另外，通過信息化建設(shè)，可以有效提升招標代理企業(yè)的服務(wù)水平。招標代理企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的高低對其經(jīng)濟效益有著直接的影響。通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以實現(xiàn)信息資源的快速傳遞，這樣才能確保招標代理企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的提升。同時，通過技術(shù)應(yīng)用，可以為招標代理企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟效益，促進其管理水平的提升，進而有利于其服務(wù)質(zhì)量的進一步強化。三、招標代理企業(yè)管理工作信息化建設(shè)的內(nèi)容企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化建設(shè)都是圍繞著管理工作進行的，企業(yè)信息化的應(yīng)用范圍有兩個方面，一方面為前端辦公系統(tǒng)，主要以客戶關(guān)系管理為重點，另一方面為后端辦公系統(tǒng)，主要以企業(yè)運作機制為核心，二者互相制約，互相促進。因此，對于招標代理企業(yè)而言，企業(yè)信息的主要內(nèi)容如表1所示。表1招標代理企業(yè)信息內(nèi)容(一)辦公自動化系統(tǒng)隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及企業(yè)管理工作規(guī)范化程度的提升，使其企業(yè)更加離不開管理信息系統(tǒng)。辦公自動化是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和通信技術(shù)等多種技術(shù)來實現(xiàn)內(nèi)部信息流通，能夠?qū)崿F(xiàn)對相關(guān)文件的快速接收，實現(xiàn)對系統(tǒng)內(nèi)各種信息的有效協(xié)調(diào)，幫助用戶能夠高效獲取所需信息。通過辦公自動化系統(tǒng)的運用，能夠?qū)崿F(xiàn)移動辦公，保障協(xié)同工作的開展，以及復雜數(shù)據(jù)的處理等。在當前的招標代理企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，對企業(yè)日常管理工作的開展具有重要作用，促進管理效率和質(zhì)量的提升。(二)資源計劃系統(tǒng)資源計劃系統(tǒng)不僅具有先進的管理思想，也實現(xiàn)了對信息技術(shù)的充分利用，實現(xiàn)企業(yè)資源的合理調(diào)配，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化，是信息化時代企業(yè)生存發(fā)展不可或缺的重要基礎(chǔ)。一般情況下，招標代理企業(yè)資源計劃主要包含財務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理等模塊，不同模塊之間有機結(jié)合，才能為企業(yè)管理工作的開展提供服務(wù)。(三)決策支持系統(tǒng)決策支持系統(tǒng)能夠通過人機交互的方式為決策者提供數(shù)據(jù)支持，其是在管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展形成的，能夠為決策者提供問題分析和決策模擬的環(huán)境，通過分析工具的利用，結(jié)合各種信息資源，提高決策的科學性和實用性?，F(xiàn)階段，決策支持系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)對人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的充分利用，具有較強的功能性，為招標代理企業(yè)的科學決策提供保障。四、信息化視角下招標代理企業(yè)管理工作面臨的挑戰(zhàn)(一)生產(chǎn)經(jīng)營中的挑戰(zhàn)在招標代理企業(yè)進行信息化建設(shè)的過程中，會與企業(yè)日常經(jīng)營之間出現(xiàn)爭奪資源的情況，導致不同部門之間產(chǎn)生矛盾。這樣不僅不利于企業(yè)管理工作的開展，也會使得各個部門由于不能正常開展工作而對信息化建設(shè)產(chǎn)生排斥，不利于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展。因此，現(xiàn)階段，在招標代理企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，需要有效協(xié)調(diào)信息化建設(shè)和業(yè)務(wù)經(jīng)營之間的關(guān)系，科學權(quán)衡二者之間的發(fā)展。同時，還要加強對信息化建設(shè)風險的評估，確保不會影響企業(yè)管理工作的有序開展。(二)人才與技術(shù)挑戰(zhàn)對于企業(yè)來說，要實現(xiàn)信息化建設(shè)，主要離不開兩方面的要素，即人才與技術(shù)，在擁有一套成熟信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，具備一支精銳的信息化人才隊伍，這樣才能確保企業(yè)信息化建設(shè)工作的有效開展。這樣不僅有利于企業(yè)的進一步發(fā)展，也能夠保障其日常業(yè)務(wù)經(jīng)營水平的提升。在當前招標代理企業(yè)信息化建設(shè)的過程中，還存在一些不足，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展較慢、缺乏信息系統(tǒng)設(shè)計能力等，這些問題的存在，導致企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)不能滿足實際發(fā)展需求，難以實現(xiàn)系統(tǒng)集成。同時，這樣也導致企業(yè)不能實現(xiàn)與用戶之間的有效溝通，降低信息系統(tǒng)的利用率。因此，對于招標代理企業(yè)來說，應(yīng)積極引進先進的技術(shù)型人才，提升整體人員信息化利用能力，促進企業(yè)整體信息化水平的提升。五、招標代理企業(yè)管理工作的信息化路徑(一)制定信息化總體戰(zhàn)略規(guī)劃招標代理企業(yè)要提升自身的信息化水平，就要從頂層設(shè)計著手，相關(guān)經(jīng)營管理人員應(yīng)具有前瞻性眼光，能夠從全局發(fā)展的層面看待企業(yè)的信息化建設(shè)，制定科學的建設(shè)規(guī)劃。招標代理企業(yè)的管理層要充分發(fā)揮自身的引導作用，加強對信息技術(shù)應(yīng)用分析，將其與企業(yè)發(fā)展的各個方面聯(lián)系起來，這樣才能確保制定的信息化總體規(guī)劃藍圖具有針對性，能夠適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。同時，招標代理企業(yè)應(yīng)重視人才的培養(yǎng)，加強技術(shù)培訓，促進人才具有過硬的技術(shù)水平，為企業(yè)的信息化建設(shè)提供技術(shù)支持，這樣才能真正落實信息化建設(shè)規(guī)劃。在信息化時代背景下，企業(yè)人才和技術(shù)不能跟上經(jīng)營決策必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。另外，管理層的決策直接影響著企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展，在進行信息化建設(shè)頂層設(shè)計之前，應(yīng)明確企業(yè)的發(fā)展方向，這樣才能確保信息化建設(shè)真正對企業(yè)的發(fā)展起到促進作用。(二)建立相應(yīng)責任管理部門招標代理企業(yè)管理工作的信息化發(fā)展，需要建立專門的責任管理部門來有效落實相關(guān)工作。在企業(yè)建設(shè)初期，往往都會明確各個部門的職責，并作出明確的職權(quán)劃分，但信息化建設(shè)是一個長期不斷推進的工程，需要建立一個專門的責任管理部門，實現(xiàn)對相應(yīng)權(quán)限的合理調(diào)度。通過該部門的建立，實現(xiàn)集權(quán)管理，進而逐步落實信息化建設(shè)的各項工作。通過這樣的方式，能夠防止出現(xiàn)各部門權(quán)責交叉的問題，影響管理工作的開展，降低管理質(zhì)量和效率。同時，也能實現(xiàn)對企業(yè)各項資源的有效調(diào)動，促進信息化建設(shè)的高效發(fā)展。另外，通過專門的信息化責任管理部門建立，能夠?qū)崿F(xiàn)對人才培養(yǎng)和技術(shù)研發(fā)等工作的有效推動，以免受到各種因素的影響，降低工作效率。同時，一旦信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)任何問題，該部門可以直接進行處理，做好信息化建設(shè)和資源管理等各方面的工作。(三)完善管理體制招標代理企業(yè)應(yīng)積極創(chuàng)新現(xiàn)有的管理理念和管理模式，實現(xiàn)對招標代理體系的重建。企業(yè)應(yīng)明確市場對招標代理業(yè)務(wù)的具體要求，充分了解時代特點和科技的發(fā)展趨勢，要具有前瞻性，能夠?qū)?chuàng)新理念融入到造價管理和方案設(shè)計等各個環(huán)節(jié)當中。同時，要積極提高從業(yè)人員的技術(shù)水平，確保其能夠掌握新型技術(shù)，并可以將其應(yīng)用到數(shù)據(jù)管理工作當中，提高數(shù)據(jù)信息利用率。同時，應(yīng)加強企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)，提高管理方案的設(shè)計水平，增強企業(yè)對各方面的統(tǒng)管能力，進而促進企業(yè)整體管理水平的提升。這樣也能有效激發(fā)員工的工作積極性，提高工作效率，為企業(yè)的信息化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。(四)加強信息技術(shù)應(yīng)用與研發(fā)信息化建設(shè)的實現(xiàn)，需要加強對信息技術(shù)的研發(fā)，實現(xiàn)信息技術(shù)的有效應(yīng)用。招標代理企業(yè)也要重視這一點，針對企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，為信息化建設(shè)提供保障。首先，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況，加大對信息技術(shù)研發(fā)的資金投入，如支持自主研發(fā)信息技術(shù)，并為其提供各方面的支持。對于研發(fā)部門投放的硬軟件使用提供支持，并為相關(guān)維護工作的開展提供資金支持等。同時，要做好數(shù)據(jù)信息保密工作。在信息時代，各種技術(shù)高速發(fā)展，但網(wǎng)絡(luò)安全問題仍然需要重視。針對招標代理企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)活動性質(zhì)，涉及到多方利益，所以必須重視保密工作的開展，做好技術(shù)研發(fā)等各項保密工作。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在大量安全隱患，嚴重威脅數(shù)據(jù)信息的安全性，一旦企業(yè)缺乏相應(yīng)的保護措施，將難以保障信息安全，很容易造成利益損失。因此，企業(yè)應(yīng)加強對專業(yè)技術(shù)人員的咨詢，在專家的指導下，對數(shù)據(jù)信息進行安全評級，然后制定相應(yīng)的保護對策，形成完善的數(shù)據(jù)信息保護機制，有效保障信息資源安全。(五)實現(xiàn)標準化的數(shù)據(jù)管理招標代理企業(yè)在提升信息化管理水平的同時，應(yīng)加強對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化管理，否則就不能統(tǒng)一硬軟件標準，進而影響設(shè)備和系統(tǒng)之間的兼容性。因此，應(yīng)加強對硬軟件統(tǒng)一性的要求，統(tǒng)一設(shè)備接口標準，確保硬件之間的匹配性，同時統(tǒng)一數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議，實現(xiàn)協(xié)議之間的兼容性，以保障系統(tǒng)平臺之間的有效交互。另外，為了保障數(shù)據(jù)管理環(huán)境的穩(wěn)定性，應(yīng)建立交互平臺，提高數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量和效率。(六)提升業(yè)務(wù)服務(wù)層次隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，大幅提升了招投標業(yè)務(wù)流程效率，如現(xiàn)在幾分鐘就可以完成開標環(huán)節(jié)。同時隨著信息化管理體系的應(yīng)用，大幅縮短了信息資料查詢的時間，提升了招標文件制作的效率。因此，招標代理企業(yè)必須加強對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，圍繞業(yè)主需求和招標文件策劃等重點環(huán)節(jié)，逐步提升服務(wù)層次。同時，要借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)知識共享，促進常識知識的流動，促進招標代理企業(yè)業(yè)務(wù)水平的提升。另外，隨著電子招標的出現(xiàn)，招標代理企業(yè)必須根據(jù)相關(guān)規(guī)范要求制作電子招標文件，并創(chuàng)新管理方式，嚴格約束相應(yīng)業(yè)務(wù)人員，只有做好前一環(huán)節(jié)的工作，才能繼續(xù)開展接下來的工作，確保相關(guān)操作流程的規(guī)范性。對于事務(wù)數(shù)據(jù)信息匯總模塊，應(yīng)實施分類統(tǒng)計，滿足各種條件下的查詢，并保障數(shù)據(jù)的精確性。(七)重視人才培養(yǎng)工作招標代理企業(yè)應(yīng)加強對人才培養(yǎng)工作的重視，因為人才不僅是工作正常開展的基礎(chǔ)，也是技術(shù)有效應(yīng)用的保障。所以要想提高企業(yè)信息化管理水平，就要加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)。因此，招標代理企業(yè)應(yīng)制定相應(yīng)的對策，積極引進優(yōu)質(zhì)人才，促進整體從業(yè)人員水平的提升。同時，應(yīng)加強對內(nèi)部人員的培訓，提升他們的專業(yè)技術(shù)水平，打造一支專業(yè)型的技術(shù)團隊，才