DB32T-電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理技術(shù)要求編制說明

《電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理技術(shù)要求》編制說明一、目的意義1、產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀黨的十八大以來，黨和國(guó)家從推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化全局出發(fā)，準(zhǔn)確把握全球數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展趨勢(shì)和特點(diǎn)，圍繞實(shí)施網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略、大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略等做出了關(guān)于加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)的重大決策部署。加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)是創(chuàng)新政府治理理念和方式、形成數(shù)字治理新格局、推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要舉措，對(duì)加快轉(zhuǎn)變政府職能，建設(shè)法治政府、廉潔政府和服務(wù)型政府意義重大。當(dāng)前，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)信息化系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用成效顯著，數(shù)據(jù)共享和開發(fā)利用取得積極進(jìn)展，一體化政務(wù)服務(wù)和監(jiān)管效能大幅提升，“一網(wǎng)通辦”、“一網(wǎng)統(tǒng)管”、“一網(wǎng)協(xié)同”等創(chuàng)新實(shí)踐不斷涌現(xiàn)，數(shù)字技術(shù)在政府管理職能中發(fā)揮重要支撐作用，政府治理流程不斷優(yōu)化、履職能力不斷提升，數(shù)字治理成效不斷顯現(xiàn)，為充分發(fā)揮數(shù)字政府建設(shè)對(duì)數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字生態(tài)的引領(lǐng)作用打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。但有關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過程中仍存在一些突出問題，主要體現(xiàn)在頂層設(shè)計(jì)不足，體制機(jī)制不夠健全，資源整合共享不足，系統(tǒng)兼容性不夠，數(shù)據(jù)利用程度不高，網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全保障體系不健全等方面。電子文件作為信息時(shí)代國(guó)家治理、政府管理、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、社會(huì)運(yùn)轉(zhuǎn)和歷史傳承的重要工具和載體，是國(guó)家的重要戰(zhàn)略信息資源。電子文件管理是新時(shí)代國(guó)家治理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性工作，在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、保障和改善民生、傳承中華文化等方面具有重要的記錄和憑證作用。以標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)黨政機(jī)關(guān)協(xié)同辦公類信息化系統(tǒng)建設(shè)中的電子文件特別是電子公文的應(yīng)用和管理，對(duì)加強(qiáng)數(shù)字政府建設(shè)、推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化過程、促進(jìn)數(shù)字政府履職和治理能力雙提升、實(shí)現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)資源高效協(xié)同和共享利用具有非常重要的意義。黨和國(guó)家高度重視電子文件管理領(lǐng)域立法和標(biāo)準(zhǔn)化工作。在電子文件管理領(lǐng)域，初步形成了較為完備的法律法規(guī)體系，為依法管理電子文件提供了法律遵循。例如規(guī)定了“電子文件的形成、傳輸交換、使用辦理、存儲(chǔ)、利用、歸檔、處置等全過程管理，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)法律法規(guī)以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)，確保電子文件真實(shí)、完整、可用和安全”。近年來，逐步形成了一批有質(zhì)量、有成效的研究成果和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在黨政機(jī)關(guān)電子公文領(lǐng)域，我國(guó)發(fā)布了結(jié)構(gòu)類（如GB/T33476.1-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范第1部分公文結(jié)構(gòu)》等）、基礎(chǔ)類（如GB/T33480-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》、GB/T39362-2020《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等）、應(yīng)用類（如GB/T33478-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文應(yīng)用接口規(guī)范》、GB/T33479-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文交換接口規(guī)范》）和系統(tǒng)類（如GB/T33482-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范》等）系列標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施對(duì)指導(dǎo)和規(guī)范黨政機(jī)關(guān)電子公文的應(yīng)用與管理發(fā)揮了重要作用。2、必要性隨著數(shù)字政府建設(shè)工作不斷深化，電子政務(wù)與信息化的快速融合發(fā)展對(duì)電子文件、電子檔案管理提出了新的要求，黨政機(jī)關(guān)電子文件應(yīng)用與管理工作面臨許多亟待解決的新問題，主要體現(xiàn)在電子文件形成和歸檔格式不統(tǒng)一，電子文件元數(shù)據(jù)留存內(nèi)容不統(tǒng)一，電子文件形成辦理過程中四性保障技術(shù)不足，密碼技術(shù)應(yīng)用和安全可靠層面要求未落實(shí)等方面，阻礙了電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，以及電子文件、電子檔案的四性保障要求的實(shí)現(xiàn)。3、可行性標(biāo)準(zhǔn)牽頭單位江蘇省電子信息產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)研究院（江蘇省信息安全測(cè)評(píng)中心）是隸屬于江蘇省工業(yè)和信息化廳的公益型科研事業(yè)單位，是省工信廳、省委網(wǎng)信辦、省國(guó)家密碼管理局等單位指定的技術(shù)支撐機(jī)構(gòu)。長(zhǎng)期從事技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)研究與制定工作，參與制定國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB）和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)10余項(xiàng)，牽頭并完成江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)（DB）20余項(xiàng)，參與制定團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)10余項(xiàng)。受省工信廳、省委網(wǎng)信辦、省國(guó)家密碼管理局等行業(yè)主管部門委托，完成《江蘇省政務(wù)信息化項(xiàng)目密碼應(yīng)用建設(shè)與備案評(píng)估指南》、《江蘇省網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估規(guī)范》等政策文件研究制定工作。同時(shí)，作為江蘇省信息消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)和江蘇省軟件和信息技術(shù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)的秘書處單位，承擔(dān)了兩個(gè)標(biāo)委會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)組織工作，同時(shí)還是全國(guó)信標(biāo)委密碼技術(shù)、信息安全評(píng)估、通信安全標(biāo)準(zhǔn)、信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)、大數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)工作組成員單位，參與工業(yè)大數(shù)據(jù)等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制修訂工作。由于本項(xiàng)目涉及電子政務(wù)協(xié)同辦公、電子文件應(yīng)用管理、電子檔案管理、商用密碼應(yīng)用各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域，因此標(biāo)準(zhǔn)研制過程中吸收了中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院、國(guó)泰新點(diǎn)軟件股份有限公司、江蘇省檔案館、江蘇省國(guó)家密碼管理局、北京金山辦公軟件股份有限公司、江蘇珥仁信息科技有限公司、北京海泰方圓科技股份有限公司、江蘇航天七零六信息科技有限公司、北京數(shù)科網(wǎng)維技術(shù)有限責(zé)任公司、南京辰光融信技術(shù)有限公司、江蘇中威科技軟件系統(tǒng)有限公司、揚(yáng)州萬(wàn)方科技股份有限公司、南京開江科技有限公司、麒麟軟件有限公司、常州市檔案館、常州市檔案博覽中心、常州市國(guó)家密碼管理局、鎮(zhèn)江市國(guó)家密碼管理局、北京數(shù)字認(rèn)證股份有限公司、江蘇意源科技有限公司、江蘇信創(chuàng)密碼技術(shù)有限公司（江蘇省密碼創(chuàng)新促進(jìn)中心）、江蘇先安科技有限公司、江蘇瑞新信息技術(shù)股份有限公司、江蘇莊科信息技術(shù)有限公司、永中軟件股份有限公司等單位，編制組成員具有豐富的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)和地方標(biāo)準(zhǔn)制修訂經(jīng)驗(yàn)以及電子文件、電子檔案、商用密碼應(yīng)用各重點(diǎn)行業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)背景。因此，標(biāo)準(zhǔn)編制起草組具有較好的研究基礎(chǔ)，且相關(guān)研究成果也能夠支撐本標(biāo)準(zhǔn)的制定與實(shí)施。4、預(yù)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益《電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理技術(shù)要求》的研制圍繞電子文件從形成辦理到歸檔利用的全流程管理，通過探索實(shí)踐形成統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化的電子文件和數(shù)據(jù)格式，提出標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、安全可靠、高效集約的電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用解決方案，推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)跨層次、跨地域、跨系統(tǒng)、跨部門、跨業(yè)務(wù)電子文件協(xié)同應(yīng)用，創(chuàng)新“文件即接口”理念，探索解決電子文件單套歸檔“最后一公里”問題，促進(jìn)發(fā)揮電子檔案憑證價(jià)值和證據(jù)效力，推動(dòng)黨政機(jī)關(guān)電子文件和電子檔案管理工作效能全面提升。二、任務(wù)來源本標(biāo)準(zhǔn)由江蘇省工業(yè)和信息廳提出，根據(jù)江蘇省市場(chǎng)監(jiān)督管理局《省市場(chǎng)監(jiān)管局關(guān)于下達(dá)2022年度江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目計(jì)劃的通知》（蘇市監(jiān)標(biāo)〔2021〕192號(hào)）文件下達(dá)的項(xiàng)目計(jì)劃，批準(zhǔn)《電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》地方標(biāo)準(zhǔn)的制定。三、主要編制過程3.1草案階段2023年4月，標(biāo)準(zhǔn)起草組組織省內(nèi)電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)及電子文件、電子檔案相關(guān)行業(yè)單位和專家召開標(biāo)準(zhǔn)編制策劃啟動(dòng)會(huì)，確定標(biāo)準(zhǔn)起草單位及專家名錄，各單位討論后確定標(biāo)準(zhǔn)大綱并明確分工任務(wù)。2023年6月，由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各參編單位編制形成標(biāo)準(zhǔn)草案初稿。2023年7月，由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織9家電子協(xié)同辦公系統(tǒng)廠商針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案初稿征求意見并開展研討。2023年8月，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)草案初稿研討會(huì)結(jié)果，由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各參編單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案初稿進(jìn)行修改，形成標(biāo)準(zhǔn)草案更新版本。2023年10月，由江蘇省檔案館牽頭組織省軟信標(biāo)委會(huì)、省國(guó)家密碼管理局、常州市檔案館及有關(guān)產(chǎn)業(yè)單位召開研討會(huì)，針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中電子公文相關(guān)功能、元數(shù)據(jù)內(nèi)容等展開研討，確定電子公文相關(guān)元數(shù)據(jù)34個(gè)。2023年12月，依據(jù)研討會(huì)會(huì)議結(jié)果，省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各參編單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案再次進(jìn)行修改，提交更新版本。2024年2月，由江蘇省國(guó)家密碼管理局牽頭組織省軟信標(biāo)委會(huì)、常州市檔案館及有關(guān)產(chǎn)業(yè)單位召開針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中電子文件應(yīng)用與管理框架開展研討會(huì)，確定電子文件應(yīng)用與管理框架。省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各參編單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案同步進(jìn)行修改，提交更新版本。2024年3月，由江蘇省國(guó)家密碼管理局牽頭組織省軟信標(biāo)委會(huì)、常州市檔案館、有關(guān)產(chǎn)業(yè)單位召開針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中與協(xié)同辦公應(yīng)用、電子文件應(yīng)用及檔案管理開展研討會(huì)，提出修訂意見。同時(shí)由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案征求意見，共收到15家單位反饋有效意見70條，標(biāo)準(zhǔn)起草組采納了62條意見修訂形成標(biāo)準(zhǔn)草案更新版本。2024年4月，由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各標(biāo)準(zhǔn)編制單位對(duì)修訂后的標(biāo)準(zhǔn)草案內(nèi)容及待議標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行研討，根據(jù)研討內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)起草組對(duì)標(biāo)準(zhǔn)草案進(jìn)行修訂，形成更新后的草案版本。2024年5月初，由江蘇省國(guó)家密碼管理局牽頭組織省軟信標(biāo)委會(huì)、常州市檔案館、常州市國(guó)家密碼管理局及有關(guān)產(chǎn)業(yè)力量召開針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)中與電子文件密碼技術(shù)應(yīng)用和安全要求等要求開展研討會(huì)，提出修訂意見。依據(jù)研討會(huì)會(huì)議結(jié)果，標(biāo)準(zhǔn)起草組再次對(duì)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行修改，形成征求意見稿。3.2征求意見稿階段2024年5月上旬，由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各標(biāo)準(zhǔn)參編單位對(duì)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿進(jìn)行討論，根據(jù)討論結(jié)果對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，形成標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿更新版。2024年5月下旬，由省軟信標(biāo)委會(huì)牽頭組織各標(biāo)準(zhǔn)參編單位、相關(guān)產(chǎn)業(yè)單位、行業(yè)專家對(duì)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿征求意見，共征集8家單位及行業(yè)專家有效意見38條，標(biāo)準(zhǔn)起草組采納30條意見對(duì)標(biāo)準(zhǔn)征求意見稿進(jìn)行修改和完善。3.3送審稿階段2024年6月，標(biāo)準(zhǔn)起草組對(duì)標(biāo)準(zhǔn)公開征求意見征集到的7條專家意見進(jìn)行處理，處理意見為采納7條，并形成送審稿。四、主要條款內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)文件分為九個(gè)部分：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、縮略語(yǔ)、應(yīng)用與管理總體架構(gòu)、電子文件應(yīng)用要求、協(xié)同管理要求、安全防護(hù)要求和附錄。第一部分：范圍，規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)文件的適用范圍。第二部分：規(guī)范性引用文件，規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)文件內(nèi)容引用的規(guī)范性文件。第三部分：術(shù)語(yǔ)和定義，規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)文件中使用的電子文件應(yīng)用與管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)和定義。第四部分：縮略語(yǔ)，規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)文件中使用的電子文件應(yīng)用與管理相關(guān)縮略語(yǔ)。第五部分：應(yīng)用與管理總體架構(gòu)，規(guī)定了電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理的總體構(gòu)成和各部分內(nèi)容要求。第六部分：電子文件應(yīng)用要求，規(guī)定了電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理在協(xié)同辦公、電子文件、檔案管理、支撐組件方面的具體應(yīng)用要求。第七部分：協(xié)同管理要求，規(guī)定了電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理在管理機(jī)構(gòu)、管理制度、資源管理、運(yùn)維管理和應(yīng)急管理在內(nèi)的綜合管理要求。第八部分：安全防護(hù)要求，規(guī)定了電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理總體安全防護(hù)要求，以及在真實(shí)性、機(jī)密性、完整性、可用性、安全性和不可否認(rèn)性方面的安全防護(hù)要求。第九部分：附錄A、B分別提供了電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理安全防護(hù)映射關(guān)系、電子公文元數(shù)據(jù)方案。五、與相關(guān)法律法規(guī)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系本標(biāo)準(zhǔn)起草主要依據(jù)國(guó)家電子文件、電子檔案管理相關(guān)規(guī)定，以及GB/T33476.1-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范第1部分公文結(jié)構(gòu)》、GB/T33480-2016《黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》、GB/T39362-2020《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)，與現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)具有兼容性，無(wú)沖突。目前缺少在黨政機(jī)關(guān)電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理方面的詳細(xì)要求，本標(biāo)準(zhǔn)可以有效地填補(bǔ)上述內(nèi)容空白。六、重大分歧意見的處理經(jīng)過和依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)編制過程中，得到諸多黨政機(jī)關(guān)、檔案管理部門、產(chǎn)業(yè)單位及科研機(jī)構(gòu)的幫助和指導(dǎo)，起草工作組認(rèn)真收集各類反饋意見，并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定準(zhǔn)則給予分類處理。對(duì)于重大分歧意見進(jìn)行了有效處理，并在相關(guān)單位之間達(dá)成了共識(shí):1．標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)申報(bào)名稱為《電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》，目前江蘇省電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用需求多集中在電子文件應(yīng)用與管理領(lǐng)域，標(biāo)準(zhǔn)名稱與實(shí)際應(yīng)用需求結(jié)合不夠緊密，未體現(xiàn)和突出電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)的電子文件應(yīng)用重點(diǎn)。經(jīng)過專家研討和論證，現(xiàn)已將標(biāo)準(zhǔn)名稱調(diào)整為《電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理技術(shù)要求》。2.電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用與管理總體架構(gòu)圖的構(gòu)成較為簡(jiǎn)單，與電子文件應(yīng)用與管理內(nèi)容及要求結(jié)合不緊密?，F(xiàn)已結(jié)合黨政機(jī)關(guān)電子文件全過程電子化應(yīng)用與管理特點(diǎn)對(duì)總體架構(gòu)圖進(jìn)行調(diào)整和完善。七、貫徹標(biāo)準(zhǔn)的措施建議在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布后，由江蘇省軟件和信息技術(shù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)聯(lián)合起草單位對(duì)電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)電子文件應(yīng)用相關(guān)流版簽軟件產(chǎn)業(yè)單位、電子文件產(chǎn)業(yè)單位、密碼產(chǎn)業(yè)單位、協(xié)同辦公類信息化開發(fā)單位、檔案信息化服務(wù)單位、其它軟硬件設(shè)備產(chǎn)業(yè)單位進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)解讀，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文件適用場(chǎng)景進(jìn)行宣貫并推廣應(yīng)用。八、標(biāo)準(zhǔn)起草單位和起草人牽頭單位：江蘇省電子信息產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)研究院（江蘇省信息安全測(cè)評(píng)中心）、中共鎮(zhèn)江市委辦公室協(xié)作單位：中國(guó)電子技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化研究院、國(guó)泰新點(diǎn)軟件股份有限公司、江蘇省檔案館、江蘇省國(guó)家密碼管理局、北京金山辦公軟件股份有限公司、江蘇珥仁信息科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