會議管理制度范文txt

會議管理制度范文txt第一章總則

為確保公司會議的有序、高效進行，提高決策效能，規(guī)范會議流程，明確會議職責，特制定本會議管理制度。本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會等。

一、會議目的

1.傳達公司戰(zhàn)略、政策及規(guī)章制度；

2.分析市場動態(tài)，研究競爭態(tài)勢，制定業(yè)務策略；

3.交流工作經(jīng)驗，提高團隊協(xié)作能力；

4.解決工作中存在的問題，提高工作效率；

5.增進部門間的溝通與協(xié)作，促進公司內部資源的整合。

二、會議原則

1.精簡高效：會議主題明確，議程緊湊，發(fā)言簡練，注重實效；

2.預約制度：會議需提前預約，確保參會人員有時間準備；

3.保密原則：會議內容涉及公司機密，參會人員需保守秘密；

4.公開透明：會議紀要應及時公開，便于全體員工了解會議內容；

5.責任明確：會議決議事項明確責任人，確保決議的落實。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定時間、周期召開的會議；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召開的會議；

3.專項會議：針對特定主題或項目召開的會議；

4.例會：部門內部定期召開的會議。

四、參會人員

1.會議主持人：負責主持會議，引導討論，確保會議有序進行；

2.會議記錄人：負責記錄會議內容，整理會議紀要；

3.與會人員：根據(jù)會議主題和職責分工，參與會議討論；

4.邀請人員：根據(jù)會議需要，邀請相關人員進行發(fā)言或解答。

五、會議紀律

1.會議開始前，手機靜音，保持會場安靜；

2.會議期間，不隨意離場，確需離場，需向主持人請假；

3.會議發(fā)言，依次進行，不打斷他人發(fā)言；

4.尊重他人意見，文明表達觀點，不發(fā)表與會議無關的言論；

5.會議結束后，參會人員應立即離開會場，不得在會場內逗留。

六、本制度的解釋權歸公司董事會所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。各部門應嚴格遵守本制度，共同維護公司會議秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務需求或部門工作計劃，明確會議主題；

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題的討論順序和預計時間；

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和職責分工，邀請相關人員參會；

4.選擇會議時間：確保會議時間不影響正常工作，同時盡量避開高峰時段；

5.安排會議場地：根據(jù)參會人數(shù)和會議需求，提前預定合適的會議室；

6.發(fā)送會議通知：在會議召開前，通過郵件、短信等方式通知參會人員，包括會議時間、地點、議程等內容。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議記錄人或指定人員負責簽到，確保參會人員準時到場；

2.會議主持人開場：主持人簡要介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議目標；

3.會議討論：按照議程安排，依次進行議題討論。各議題負責人或相關人員發(fā)表意見，參會人員積極參與討論；

4.會議決策：針對討論的議題，主持人引導參會人員形成共識，作出決策；

5.會議總結：會議結束時，主持人對會議成果進行總結，明確責任人和完成時間。

三、會議記錄與紀要

1.會議記錄：會議記錄人詳細記錄會議討論內容、決策結果及參會人員的意見和建議；

2.會議紀要整理：會議結束后，會議記錄人根據(jù)記錄整理會議紀要，包括會議主題、議程、參會人員、討論內容、決策結果等；

3.會議紀要審批：會議紀要需經(jīng)主持人審批，確保內容準確無誤；

4.會議紀要發(fā)布：審批通過的會議紀要應及時發(fā)布，確保全體參會人員和相關人員了解會議內容。

四、會議跟蹤與落實

1.任務分配：根據(jù)會議紀要，明確各事項的責任人和完成時間；

2.進度跟蹤：責任人定期匯報事項進展，會議記錄人負責跟蹤督促；

3.落實情況反饋：會議記錄人匯總事項落實情況，向主持人匯報，以便及時調整措施；

4.評估與改進：針對會議決策的執(zhí)行情況，進行評估和總結，為后續(xù)會議提供改進方向。

五、會議結束后，會議記錄人應將會議資料整理歸檔，以便查閱。同時，對會議流程和效果進行評估，不斷優(yōu)化會議組織和管理。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要的整理：會議記錄人應在會議結束后24小時內完成會議紀要的整理，確保內容詳實、準確，清晰記錄會議討論的重點和決策結果。

2.會議紀要的審批：整理完成的會議紀要需提交給主持人進行審批，主持人應在接到紀要后的48小時內完成審批。

3.會議紀要的發(fā)布：審批通過的會議紀要應通過公司內部通訊平臺、郵件等方式及時發(fā)布給所有參會人員及相關部門，確保信息傳達的及時性和廣泛性。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

1.任務分配：會議紀要中明確的決策事項，需明確責任人和協(xié)助人，并規(guī)定完成的具體時間節(jié)點。

2.執(zhí)行計劃：責任人應根據(jù)會議決策制定詳細的執(zhí)行計劃，包括具體的行動步驟、資源需求、時間表等。

3.任務執(zhí)行：責任人應按照執(zhí)行計劃推進任務，定期匯報進展情況，確保會議決策得以有效執(zhí)行。

三、會議紀要的跟蹤與監(jiān)督

1.跟蹤機制：建立會議紀要跟蹤機制，會議記錄人負責定期跟蹤會議決策的執(zhí)行情況。

2.監(jiān)督評估：會議記錄人應定期收集責任人對會議決策執(zhí)行情況的反饋，評估執(zhí)行效果，并及時向主持人或相關部門匯報。

3.問題處理：在執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責任人應及時上報，由會議記錄人協(xié)調解決或提交給更高層級的會議討論。

四、會議紀要的落實反饋

1.定期反饋：責任人應按照既定時間節(jié)點，向會議記錄人提供決策執(zhí)行情況的書面反饋。

2.反饋匯總：會議記錄人負責匯總各責任人的反饋信息，形成綜合報告，作為后續(xù)會議的參考資料。

3.公開透明：會議紀要的跟蹤落實情況應在公司內部保持公開透明，以提高全體員工的參與度和監(jiān)督意識。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.歸檔保存：會議紀要及其跟蹤落實的相關資料應定期歸檔，便于未來查詢和審計。

2.管理優(yōu)化：通過分析會議紀要的執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會議流程和決策質量，提升公司管理水平。

六、會議紀要的跟蹤落實是確保會議成果轉化為實際工作成效的關鍵環(huán)節(jié)，各部門應高度重視，確保每一項決策都能落到實處。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.預訂流程：需使用會議室的部門或個人，應提前通過公司規(guī)定的預訂系統(tǒng)進行預訂，明確會議時間、參會人數(shù)及所需設備等。

2.時間沖突處理：若發(fā)生時間沖突，按照“先預訂先使用”的原則處理，后預訂者應協(xié)調其他時間或尋找替代會議室。

3.臨時使用：如遇特殊情況需臨時使用會議室，應盡快通知會議室管理部門，盡量減少對其他會議的影響。

二、會議室配置

1.基礎設施：會議室應配備必要的會議桌椅、投影儀、白板、音響設備等，以滿足不同會議需求。

2.網(wǎng)絡與通訊：確保會議室網(wǎng)絡暢通，提供無線網(wǎng)絡接入，配備必要的通訊設備，如電話會議系統(tǒng)等。

3.安全設施：會議室應配備煙霧報警器、消防器材等安全設施，并定期檢查維護。

三、會議室使用規(guī)范

1.會前準備：使用部門或個人應在會議開始前15分鐘完成會場布置，確保設備正常運行。

2.會場整潔：會議期間，參會人員應保持會場整潔，禁止在會場內吸煙、進食。

3.設備使用：正確使用會議室設備，如遇故障，應及時聯(lián)系技術支持人員進行處理。

4.會議結束：會議結束后，使用部門或個人應負責恢復會議室原狀，關閉設備電源，確保門窗關閉。

四、會議室維護與管理

1.定期檢查：會議室管理部門應定期檢查設備運行狀況，及時維修或更換損壞設備。

2.資源調配：根據(jù)實際需求，合理調配會議室資源，提高使用效率。

3.節(jié)能減排：合理控制會議室的空調、照明等設施，倡導節(jié)能減排，降低運營成本。

五、會議室預約與使用的監(jiān)督

1.監(jiān)督機制：設立會議室預約與使用的監(jiān)督機制，對違反規(guī)定的行為進行記錄和通報。

2.信用制度：建立會議室使用信用制度，對頻繁取消預訂或未按要求使用會議室的部門或個人進行信用扣分，影響其后續(xù)預訂權益。

3.改進建議：鼓勵員工對會議室管理提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化會議室使用體驗。

六、會議室是公司溝通交流的重要場所，各部門應共同維護會議室的良好環(huán)境，確保會議的順利進行。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸公司董事會所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以