辦公室事務(wù)管理課件：辦公室團(tuán)隊(duì)管理

辦公室團(tuán)隊(duì)管理

本章由三節(jié)組成：辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)、辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成與崗位職責(zé)、辦公室團(tuán)隊(duì)的管理。

通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，明確辦公室團(tuán)隊(duì)與職業(yè)素養(yǎng)的含義，掌握辦公室團(tuán)隊(duì)職業(yè)素養(yǎng)的提升；了解辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成，熟悉辦公室團(tuán)隊(duì)的崗位職責(zé)；熟悉辦公室主管的自我管理，掌握如何做好辦公室職員的管理，熟悉辦公室的績(jī)效考核?！韭殘?chǎng)小故事】能力出眾被委以重任改革見(jiàn)效遭擠兌離職一、辦公室團(tuán)隊(duì)與職業(yè)素養(yǎng)二、辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)第一節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)第一節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)第一節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)第一節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)一、辦公室團(tuán)隊(duì)與職業(yè)素養(yǎng)（一）辦公室團(tuán)隊(duì)管理學(xué)家斯蒂芬?P?羅賓斯認(rèn)為“團(tuán)隊(duì)就是由兩個(gè)或兩個(gè)以上的相互作用、相互依賴(lài)的個(gè)體，為了特定目標(biāo)而按照一定規(guī)則結(jié)合在一起的組織?！鞭k公室團(tuán)隊(duì)就是辦公室管理者和若干辦公室職員為了單位的辦公室行政管理目標(biāo)而結(jié)合在一起的組織共同體。1．含義在現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典里，素養(yǎng)是指平日的修養(yǎng)，與素質(zhì)同義。職業(yè)素養(yǎng)是指從業(yè)者通過(guò)教育培訓(xùn)、職業(yè)實(shí)踐以及自我學(xué)習(xí)等途徑形成和發(fā)展起來(lái)的，在職業(yè)活動(dòng)中起決定作用的、內(nèi)在的、相對(duì)穩(wěn)定的技巧、能力和品質(zhì)。它體現(xiàn)職業(yè)規(guī)范和要求，是在職業(yè)過(guò)程中需求的綜合品質(zhì)。（二）職業(yè)素養(yǎng)

專(zhuān)業(yè)性綜合性

穩(wěn)定性發(fā)展性2．特點(diǎn)

職業(yè)形象是由從業(yè)者所從事的職業(yè)而設(shè)定的形象。職業(yè)規(guī)范是從業(yè)者按照預(yù)先設(shè)定的工作標(biāo)準(zhǔn)從事業(yè)務(wù)活動(dòng)，它要求從業(yè)者掌握相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，內(nèi)化于心中，作為其行動(dòng)指南。職業(yè)技能是從業(yè)者完成自己的工作任務(wù)所需的技術(shù)與能力，它需要從業(yè)者在掌握專(zhuān)業(yè)和相關(guān)知識(shí)的基礎(chǔ)上，通過(guò)實(shí)訓(xùn)來(lái)達(dá)到。3．內(nèi)容從業(yè)者的實(shí)際表現(xiàn)屬于“器”的層次

職業(yè)道德是從業(yè)者在特定的工作中以其內(nèi)心信念來(lái)維系的，以善惡進(jìn)行評(píng)價(jià)的心理意識(shí)、行為準(zhǔn)則的總和，是人們?cè)趶氖侣殬I(yè)活動(dòng)時(shí)養(yǎng)成的一種內(nèi)在的、非強(qiáng)制性的約束機(jī)制。職業(yè)心態(tài)是在職業(yè)活動(dòng)中，根據(jù)職業(yè)要求應(yīng)該表現(xiàn)出來(lái)的心理情感，是職業(yè)活動(dòng)中各種對(duì)自己職業(yè)及職業(yè)行為能否成功的心理反應(yīng)。職業(yè)意識(shí)是從業(yè)者在職業(yè)活動(dòng)中的心理活動(dòng)，是自我意識(shí)在職業(yè)選擇領(lǐng)域的表現(xiàn)，包括對(duì)自身現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)和對(duì)自己職業(yè)的期望兩方面。從業(yè)者的自我修煉屬于“魂”的層次

４．重要性一個(gè)人職業(yè)素養(yǎng)的高低，決定著其獲得的崗位情況，長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，也影響著其職業(yè)生涯發(fā)展。所以，要努力做一個(gè)高職業(yè)素養(yǎng)的從業(yè)者，從而把握好自己的職業(yè)生涯發(fā)展。

在從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)中，“魂”的層次比“器”的層次抽象而務(wù)虛，“器”的層次比“魂”的層次具體而務(wù)實(shí)。

二、辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)（一）辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)形象職業(yè)形象服務(wù)于職業(yè)目標(biāo)。辦公室的職業(yè)目標(biāo)就是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)做好工作。辦公室團(tuán)隊(duì)對(duì)內(nèi)代表自己，對(duì)外代表領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和本單位的形象。因此，辦公室團(tuán)隊(duì)成員要注重自我職業(yè)形象的塑造，如儀表修飾、服飾搭配等。職業(yè)形象的塑造是要將辦公室團(tuán)隊(duì)成員的工作精神進(jìn)行外在展現(xiàn)，做到符合個(gè)人職業(yè)氣質(zhì)與年齡、符合辦公場(chǎng)所風(fēng)格、符合工作特點(diǎn)與行業(yè)要求。二、辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)素養(yǎng)（二）辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)規(guī)范辦公室團(tuán)隊(duì)職業(yè)規(guī)范的養(yǎng)成需要團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)與訓(xùn)練。因此，辦公室團(tuán)隊(duì)成員要結(jié)合自己的辦公室業(yè)務(wù)來(lái)學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)、專(zhuān)業(yè)知識(shí)及相關(guān)知識(shí)，若有必要還要熟悉相關(guān)的行業(yè)知識(shí)，并將這些知識(shí)內(nèi)化為自己從事職業(yè)工作的行動(dòng)指南。

基礎(chǔ)知識(shí)

主要是指那些對(duì)提升個(gè)人涵養(yǎng)有幫助作用的知識(shí)。如中西方哲學(xué)、社會(huì)學(xué)、人類(lèi)學(xué)、文學(xué)、歷史、語(yǔ)言學(xué)、邏輯學(xué)、自然科學(xué)（數(shù)學(xué)、計(jì)算機(jī)、物理學(xué)、化學(xué)、生物等學(xué)科常識(shí)）、禮儀等知識(shí)，學(xué)習(xí)并掌握這些知識(shí)有利于辦公室團(tuán)隊(duì)成員了解人生、認(rèn)識(shí)社會(huì)，全面把握工作環(huán)境及職業(yè)背景。

專(zhuān)業(yè)知識(shí)

主要是指那些直接有益于自己從事本職工作的知識(shí)。如辦公室事務(wù)管理、秘書(shū)學(xué)、文書(shū)檔案學(xué)、調(diào)研學(xué)、會(huì)議組織學(xué)、公文寫(xiě)作、辦公自動(dòng)化原理、管理學(xué)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這些知識(shí)對(duì)做好辦公室工作起直接決定性作用，因此，要學(xué)好并且熟練掌握這些知識(shí)。相關(guān)知識(shí)

主要是指那些對(duì)做好本職工作起輔助作用的知識(shí)。如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、組織行為學(xué)、心理學(xué)、決策學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、財(cái)務(wù)管理、法律規(guī)章制度等輔助性知識(shí)，這些知識(shí)對(duì)于做好辦公室工作起輔助作用，掌握它們便于辦公室團(tuán)隊(duì)成員更好地完成本職工作。行業(yè)知識(shí)

秘書(shū)人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)知識(shí)。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書(shū)人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。（三）辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)技能

辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)技能是團(tuán)隊(duì)成員處理辦公室事務(wù)時(shí)所采用的技術(shù)與能力。一般是辦公室團(tuán)隊(duì)成員在自我學(xué)習(xí)、職業(yè)實(shí)踐中不斷成長(zhǎng)與發(fā)展起來(lái)的。主要包括基礎(chǔ)能力、專(zhuān)業(yè)能力和操作能力?；A(chǔ)能力之觀察力隱藏的有幾張臉?隱藏的有幾張臉?基礎(chǔ)能力之記憶力

在英國(guó)鄉(xiāng)間，曾流傳過(guò)一種記憶力家庭游戲。按照心理學(xué)說(shuō)法，屬于“組塊記憶”或“專(zhuān)家記憶”。

游戲條件：參與者圍成一桌，其中一人作莊，不直接參與本輪比賽。

游戲規(guī)則：莊家報(bào)出一個(gè)名詞，比如“大象”。參賽者按順時(shí)針?lè)较蜉喠餮h(huán)進(jìn)行。每位參賽者要求按正確順序背出前一位參賽者報(bào)出的所有名詞（包括莊家提供的名詞），并且自己再添報(bào)一個(gè)新名詞。如果有人背錯(cuò)或者報(bào)出非名詞類(lèi)的單詞，則算輸?shù)舯据啽荣?。這一輪比賽即告結(jié)束。莊家每次記錄下新報(bào)出的名詞，直到發(fā)現(xiàn)某參賽者出錯(cuò)為止。新一輪比賽，由輸者擔(dān)任莊家?；A(chǔ)能力之想象力基礎(chǔ)能力之注意力基礎(chǔ)能力之思維力圖中的數(shù)字，縱橫與斜面相加均為１５。這就是著名的魔術(shù)方陣?，F(xiàn)在請(qǐng)作一個(gè)和數(shù)為１６的魔術(shù)方陣，要求方陣中的９個(gè)完全不同，應(yīng)該怎么做？6

７

１

８５

３９４

２

基礎(chǔ)能力之思維力

１３6

１３１

１３２

１３７

１３８

１３９

１３４

１３３

１３５

專(zhuān)門(mén)能力

溝通協(xié)調(diào)能力閱讀寫(xiě)作能力言語(yǔ)表達(dá)能力分析判斷能力信息處理能力公關(guān)交際能力輔助管理能力

操作能力之辦公自動(dòng)化設(shè)備的運(yùn)用操作能力之通信工具的使用

操作能力之音像設(shè)備的操作

操作能力之辦公軟件的操作

操作能力之辦公軟件的操作

OA系統(tǒng)操作能力之快速記錄

操作能力之駕駛技術(shù)

（四）辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)道德政治可靠，廉潔奉公遵紀(jì)守法，愛(ài)崗敬業(yè)公道正派，樂(lè)于合作誠(chéng)實(shí)守信，保守秘密勤儉節(jié)約，自尊自重甘當(dāng)配角，適度表現(xiàn)（五）辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)心態(tài)積極進(jìn)取主動(dòng)行動(dòng)平常謙遜團(tuán)結(jié)包容（六）辦公室團(tuán)隊(duì)的職業(yè)意識(shí)

規(guī)范服務(wù)責(zé)任創(chuàng)新意識(shí)

總之，辦公室團(tuán)隊(duì)職業(yè)素養(yǎng)的高低取決于其成員的職業(yè)素養(yǎng)的高低，而團(tuán)隊(duì)職業(yè)素養(yǎng)又直接影響組織的形象和管理工作。因此，辦公室團(tuán)隊(duì)成員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，提高自我職業(yè)素養(yǎng)，緊跟時(shí)代步伐，履行好辦公室工作職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，更好地為組織服務(wù)，在平凡的崗位上閃耀不平凡的業(yè)績(jī)。一、辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成二、辦公室團(tuán)隊(duì)的崗位職責(zé)第二節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成和崗位職責(zé)第二節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成和崗位職責(zé)第二節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成和崗位職責(zé)第二節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成和崗位職責(zé)一、辦公室團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成（一）辦公室團(tuán)隊(duì)構(gòu)成的緣起

第一，辦公室人員規(guī)模擴(kuò)大。第二，辦公室秘書(shū)隊(duì)伍分化，出現(xiàn)專(zhuān)業(yè)技能人員。

數(shù)據(jù)錄入員

文字處理員

設(shè)備操作員

檔案管理員

辦公室文員

信息員

第三，新管理理念的發(fā)展與引進(jìn)。

（二）辦公室團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)組成

辦公室團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)組成，主要表現(xiàn)在其成員的年齡、性別、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、興趣等因素上。年齡優(yōu)化

年齡因素對(duì)任何崗位的工作都有影響。據(jù)生理學(xué)實(shí)驗(yàn)，一個(gè)人的年齡與智力有一定關(guān)系，如知覺(jué)能力最佳年齡為10-17歲，記憶能力最佳年齡為19-29歲，動(dòng)作和反應(yīng)速度最佳年齡為18-29歲，比較和判斷能力最佳年齡是30-40歲。

年齡優(yōu)化

辦公室團(tuán)隊(duì)的組建要考慮年齡因素，既要有“老馬識(shí)途”、閱歷豐富的老同志，又要有“中流砥柱”、較強(qiáng)能力和堅(jiān)韌毅力的中年同志，還應(yīng)有“初生牛犢”、精力充沛和思維敏銳的青年同志。形成中年占多數(shù)、老年、青年不宜過(guò)多的合理梯隊(duì)結(jié)構(gòu)，以保證辦公室團(tuán)隊(duì)成員群體生命的新陳代謝和辦公室工作的繼往開(kāi)來(lái)。性別優(yōu)化

不同性別的人具有不同的特點(diǎn)，并影響其崗位表現(xiàn)。一般而言，女性比較細(xì)膩、做事周到、性格溫和，忠誠(chéng)度高，崗位職守較好，但她們被動(dòng)性較強(qiáng)、創(chuàng)造性不足；男性相對(duì)粗糙，不拘小節(jié)，性格直率剛烈、缺乏耐心，但善于著眼大局，獨(dú)立思考能力強(qiáng)。

性別優(yōu)化

辦公室團(tuán)隊(duì)組成中，男女性別比例要適中，以便使男女職員相互學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)各自在性格上的缺陷，展示其特長(zhǎng)，從而有利于辦公室群體功能的發(fā)揮。另外，男女比例適中，也會(huì)產(chǎn)生“異性效應(yīng)”，使得在一起工作時(shí)產(chǎn)生良好的心理狀態(tài)，以發(fā)揮更大作用。學(xué)歷

優(yōu)化

學(xué)歷反映人們的文化程度，一定意義上，也顯示其所擁有的知識(shí)水平。辦公室工作對(duì)組織管理的現(xiàn)代化有很大影響，因此不能忽視其工作人員的學(xué)歷水平。

學(xué)歷優(yōu)化

一般而言，高學(xué)歷的人，知識(shí)視野較為寬廣，理論功底深厚，能從新角度認(rèn)識(shí)和思考問(wèn)題，但他們往往缺乏實(shí)際工作技能的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，職業(yè)服務(wù)意識(shí)相對(duì)較差；而學(xué)歷較低的人，雖理論知識(shí)不如高學(xué)歷者，但他們接受的技能訓(xùn)練比較多，職業(yè)期望值不太高，使用和管理相對(duì)容易。學(xué)歷優(yōu)化研究生本科專(zhuān)科中專(zhuān)專(zhuān)業(yè)優(yōu)化

現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)浩如煙海，人的時(shí)間與精力有限，因此要由不同專(zhuān)業(yè)的工作人員構(gòu)成辦公室團(tuán)隊(duì)。既要注意文、理科的學(xué)科組成，又要考慮管理、政工、秘書(shū)等各類(lèi)人員的合理搭配。辦公室團(tuán)隊(duì)成員中，既要有懂自然科學(xué)的，又要有懂社會(huì)科學(xué)、管理科學(xué)的，還要有懂本行業(yè)、專(zhuān)業(yè)的。這樣，才能形成一個(gè)既專(zhuān)又全、相互調(diào)劑、相互補(bǔ)充的辦公室隊(duì)伍。

辦公室團(tuán)隊(duì)的興趣結(jié)構(gòu)對(duì)辦公室工作也有很大影響?，F(xiàn)代職場(chǎng)中，既要把辦公室工作當(dāng)作興趣，也要求其成員有各自的愛(ài)好，以適應(yīng)不斷發(fā)展的辦公室業(yè)務(wù)需要。興趣優(yōu)化

（三）辦公室團(tuán)隊(duì)的特質(zhì)構(gòu)成

辦公室團(tuán)隊(duì)建設(shè)要向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展，組建辦公室團(tuán)隊(duì)時(shí)，要考慮團(tuán)隊(duì)成員的特質(zhì)。

秀才型

技術(shù)型

社交型

業(yè)務(wù)管理型

參謀智囊型

綜合型

（四）辦公室團(tuán)隊(duì)的崗位設(shè)置

無(wú)論是考慮到辦公室團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)因素，還是辦公室團(tuán)隊(duì)的群體特質(zhì)，在實(shí)踐中，綜合平衡辦公室團(tuán)隊(duì)的各類(lèi)因素，大致可以將辦公室團(tuán)隊(duì)組成成員設(shè)置為辦公室主管、助理、秘書(shū)、文員等。1．辦公室主管

辦公室主管是指團(tuán)隊(duì)中為組織以及組織領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的綜合辦事機(jī)構(gòu)或秘書(shū)機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人。在不同的組織里，辦公室主管被冠以辦公室主任、秘書(shū)長(zhǎng)、行政經(jīng)理、行政總監(jiān)或行政主管等不同的名稱(chēng)。一般而言，一個(gè)辦公室至少有一位負(fù)責(zé)人。

2．助理

根據(jù)工作需要，有些辦公室團(tuán)隊(duì)內(nèi)部設(shè)有助理崗位。助理又分為領(lǐng)導(dǎo)助理、行政助理及各種專(zhuān)門(mén)助理。

助理類(lèi)人員在有的單位由主管兼任，有的則是獨(dú)立設(shè)置。3．秘書(shū)

秘書(shū)是辦公室團(tuán)隊(duì)里的辦事人員，他們協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實(shí)施提供服務(wù)。相比較其他辦公室成員，他們主要直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)提供文字、信息、決策以及事務(wù)處理等方面的服務(wù)。他們的時(shí)間與精力也主要是用于內(nèi)部協(xié)調(diào)、文件起草、日程安排等工作，偏重于事務(wù)處理與管理。4．文員

從事如前臺(tái)接待、打字復(fù)印、設(shè)備操作、辦公設(shè)備使用與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)、檔案管理等工作。這類(lèi)工作比較簡(jiǎn)單，多是技術(shù)性和程序性工作。二、辦公室團(tuán)隊(duì)的崗位職責(zé)

（一）辦公室主管崗位職責(zé)

組織的大小及性質(zhì)不同，辦公室主管的職責(zé)也稍有差異。一般而言，辦公室主管主要承擔(dān)著承辦、管理、協(xié)調(diào)、參謀等職責(zé)。行政辦公室主管崗位職責(zé)1.貫徹執(zhí)行上級(jí)下達(dá)的工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)工作目標(biāo)。2.負(fù)責(zé)制定與行政辦公室業(yè)務(wù)相關(guān)的制度、規(guī)范、程序等。3.負(fù)責(zé)制定行政辦公室組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)與考核激勵(lì)計(jì)劃，并定期提出改進(jìn)意見(jiàn)。4.主持行政辦公室工作例會(huì)，傳達(dá)上級(jí)例會(huì)工作要點(diǎn)和會(huì)議精神，布置工作，解決難題。

5.負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督下屬員工的工作執(zhí)行情況和計(jì)劃落實(shí)情況。行政辦公室主管崗位職責(zé)6.審核、匯總內(nèi)部管理規(guī)章制度。7.負(fù)責(zé)起草計(jì)劃、請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、通知、紀(jì)要等文件，并負(fù)責(zé)上述文件的審核。8.負(fù)責(zé)安排上級(jí)辦公會(huì)及組織內(nèi)部綜合性會(huì)議。9.負(fù)責(zé)為上級(jí)的決策提供資料。10.負(fù)責(zé)檢查上級(jí)各項(xiàng)工作指令的貫徹落實(shí)情況，并督促實(shí)施。行政辦公室主管崗位職責(zé)

11.協(xié)助上級(jí)協(xié)調(diào)處理內(nèi)部部門(mén)之間的關(guān)系以及與外部的關(guān)系。

12.廣泛聽(tīng)取和搜集客戶及各部門(mén)對(duì)辦公室的意見(jiàn)，不斷改進(jìn)行政管理工作。

13.費(fèi)用及現(xiàn)金管理：編制行政辦公室的部門(mén)費(fèi)用預(yù)算；執(zhí)行部門(mén)費(fèi)用預(yù)算，承擔(dān)控制部門(mén)費(fèi)用管理與控制的責(zé)任。行政辦公室主管崗位職責(zé)

14.員工管理：負(fù)責(zé)下屬員工的培養(yǎng)和考察工作；參與對(duì)本部門(mén)新員工的招聘工作；落實(shí)對(duì)本部門(mén)員工的培訓(xùn)工作；執(zhí)行對(duì)本部門(mén)員工的考核、獎(jiǎng)懲與激勵(lì)等工作。

15.檢查本部門(mén)員工的工作紀(jì)律、工作質(zhì)量等情況，并進(jìn)行評(píng)估和考核。

16.負(fù)責(zé)與其他部門(mén)的溝通、協(xié)調(diào)與配合工作。（二）辦公室職員崗位職責(zé)

辦公室職員崗位職責(zé)主要是除辦公室主管外的其他團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)。一般而言，根據(jù)辦公室事務(wù)的特點(diǎn)與分類(lèi)，辦公室可以設(shè)置多個(gè)崗位，如助理/秘書(shū)崗位、機(jī)要崗位、信訪崗位、檔案管理崗位、文印崗位、通訊員崗位、保安崗位、駕駛員崗位等。思考：請(qǐng)仔細(xì)閱讀教材第22-25頁(yè)的案例，體會(huì)不同崗位人員的職責(zé)區(qū)別。《助理/秘書(shū)崗位職責(zé)》《機(jī)要崗位職責(zé)》《信訪崗位職責(zé)》

《檔案管理崗位職責(zé)》《文印崗位職責(zé)》

《通訊員崗位職責(zé)》《保安崗位職責(zé)》

《駕駛員崗位職責(zé)》

崗位職責(zé)

配備在各自崗位的員工，要按照自身的崗位職責(zé)認(rèn)真履行自己的義務(wù)，做到對(duì)自己負(fù)責(zé)，對(duì)組織負(fù)責(zé)。一、辦公室主管的自我管理二、對(duì)辦公室職員的管理第三節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的管理第三節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的管理第三節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的管理第三節(jié)辦公室團(tuán)隊(duì)的管理一、辦公室主管的自我管理辦公室主管的自我管理管理就是辦公室主管自己管理自己，是其對(duì)個(gè)人行為的自我約束和個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)修養(yǎng)的養(yǎng)成。其自我管理的好壞，直接影響團(tuán)隊(duì)的工作效果與業(yè)績(jī)。（一）個(gè)人行為的自我約束辦公室主管的行為準(zhǔn)則

效率與效果

公平與公正

批評(píng)與鼓勵(lì)

（二）領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)的行為體現(xiàn)

營(yíng)造環(huán)境前瞻未來(lái)調(diào)控員工追求卓越善于分享拒絕獨(dú)享

二、對(duì)辦公室職員的管理（一）管理原則適才適用原則揚(yáng)長(zhǎng)抑短原則智能互補(bǔ)原則多元激勵(lì)原則

責(zé)任管理規(guī)范化管理常規(guī)化管理自動(dòng)化管理（二）管理方式1.要合理選拔優(yōu)秀管理人才，加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)，多參與對(duì)外交流，使管理團(tuán)隊(duì)與國(guó)際接軌并適應(yīng)時(shí)代要求。2.要合理設(shè)置職位，撤銷(xiāo)或改進(jìn)不合理職位，減少不必要的閑雜人員。3.要建立合適的獎(jiǎng)懲機(jī)制，以表彰先進(jìn)，警惕落后，保證提高職員的工作積極性，以保障辦公室管理工作的效率。4.要積極研究管理工作，提高對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)。

5.要重視在職團(tuán)隊(duì)成員的崗位培訓(xùn)，大力培養(yǎng)管理人才。（三）具體措施三、辦公室的績(jī)效考核（一）績(jī)效考核原則客觀公正民主公開(kāi)注重實(shí)績(jī)（二）績(jī)效考核內(nèi)容德

是核心能

勤

績(jī)

廉

是本領(lǐng)是態(tài)度是成果是操守（三）績(jī)效考核方法

等級(jí)法：根據(jù)職員的工作績(jī)效為其評(píng)定等級(jí)，然后再排序。這種方法是先設(shè)立如“優(yōu)、良、中、差”的等級(jí)，然后對(duì)全體職員的工作績(jī)效進(jìn)行考核，將考核結(jié)果按此等級(jí)排列，進(jìn)行獎(jiǎng)懲。（三）績(jī)效考核方法

量表法：是將考核的各項(xiàng)因素，劃分等級(jí)，設(shè)計(jì)量表，供考核者選擇。如德、能、勤、績(jī)、廉五個(gè)方面，每一方面進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，結(jié)果分優(yōu)、良、中、差四個(gè)等級(jí)，然后填入設(shè)計(jì)好的表格中，以便考核操作。（三）績(jī)效考核方法

清單法:是事先擬就一份考核清單，以明確的評(píng)語(yǔ)與被考核者的工