公司行政管理制度

目錄

公司行政管理制度..........................................................2

一、日常事務(wù)管理規(guī)定......................................................2

二、辦公物品管理制度......................................................8

三、文書資料管理規(guī)定.....................................................20

四、保密規(guī)定.............................................................27

五、出差管理制度.........................................................29

六、安全管理制度：.......................................................30

ApplicationFrom...........................................................31

簽報(bào).....................................................................31

辦公用品申請(qǐng)單...........................................................33

Applicationform(articleforuse).........................................33

辦公用品領(lǐng)用單...........................................................35

Receivelist...............................................................35

辦公用品盤存報(bào)告表.......................................................37

CheckList(Articleforuse)...............................................37

復(fù)印文件申請(qǐng)單...........................................................38

復(fù)印文件申請(qǐng)單...........................................................39

長(zhǎng)途電話使用登記........................................................40

印章登記表...............................................................42

印章登記表...............................................................43

用章申請(qǐng)單...............................................................44

用章申請(qǐng)單...............................................................45

印章使用登記簿...........................................................46

文件收發(fā)登記單...........................................................48

固定資產(chǎn)申請(qǐng)單...........................................................50

固定資產(chǎn)申請(qǐng)單...........................................................51

固定資產(chǎn)調(diào)配單...........................................................52

固定資產(chǎn)調(diào)配單...........................................................53

手提電腦領(lǐng)用表...........................................................54

外出登記表...............................................................56

加班登記表...............................................................58

BussinessTripApplicationForm.........................................60

出差申請(qǐng)表...............................................................60

5員工要按時(shí)上班，并簽到。如在工作時(shí)間因故遲到或早退，須提早向本部門的負(fù)責(zé)人批

準(zhǔn)。并至行政部進(jìn)行考勤說(shuō)明。

6門卡丟失、破壞、忘帶等不能打卡時(shí)，應(yīng)以登記進(jìn)行考勤，但不可作為理由，事落后行

考勤說(shuō)明。

7午餐時(shí)間為12：00——13：00,如有因故不能按時(shí)須提早或延遲用餐，須經(jīng)本部門的

經(jīng)理批準(zhǔn)。

8如果因個(gè)人原因有可能遲到或早退，須提早通知行政部。如果因急事或因病，須在9：

30之前通知前臺(tái)，以便及時(shí)通知到部門，便于各部門工作的安排。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自不到視

為曠工。（事假/病假需至行政部填寫請(qǐng)假單進(jìn)行考勤說(shuō)明）。

9如果因工外出，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并通知前臺(tái)同時(shí)在外出登記表登記，以便公司可以

及時(shí)聯(lián)系到，并可做好考勤記錄。

10加班

1員工加班單需交至行班部，以便行政部的考勤記錄。

2特別情形員工超長(zhǎng)加班，可由部門經(jīng)理安排補(bǔ)休。（需報(bào)行政部備案，以便考勤記錄）

11下班后，員工不得因私人事物而滯留在公司，并使用公司辦公設(shè)備。

辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定

公共環(huán)境：

1制止在指定區(qū)域內(nèi)吸煙。

2制止以涂抹、刻畫、張貼等任何方式破壞公司辦公環(huán)境。

3員工需將廢紙、廢物入簍，剩水、剩茶倒入指定地點(diǎn)。

4制止在辦公環(huán)境內(nèi)扎堆、談天、大聲喧嘩。

辦公環(huán)境：

1員工需保護(hù)個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生，辦公桌椅、辦公設(shè)備表面不得附著塵土并且擺放

公道整齊，衣柜上方不得擺放物品。

2辦公區(qū)內(nèi)不得堆放大宗資料、紙箱等物品，該類物品應(yīng)放置庫(kù)房?jī)?chǔ)存。

3下班離開(kāi)辦公室前，員工需關(guān)閉辦公位所用設(shè)備的電源并將臺(tái)面的物品歸位，鎖好

個(gè)人物品。

4制止在辦公區(qū)域內(nèi)用餐。特別情形下員工用餐可在指定的公共區(qū)域。

5前臺(tái)要時(shí)刻保持安靜。員工不可以在前臺(tái)、會(huì)議室及在客人眼前吃東西。

著裝：

市場(chǎng)部及銷售部人員必須注意著裝。男士需著西裝，佩戴領(lǐng)帶。夏季男士可著襯衫,

西褲，需佩戴領(lǐng)帶，女士需著職業(yè)裝，要做到大方得體。

1員工在周一至周四的工作時(shí)間內(nèi)必須著正裝。

2員工需著莊重、大方、得體的職業(yè)套裝。夏季不得著過(guò)露的服裝。

3若無(wú)接待任務(wù)，每周五可著便裝，但不得穿短褲、超短裙（超過(guò)膝上10CM）過(guò)露服裝。

公關(guān)事務(wù)管理制度：

應(yīng)接電話:

1響鈴時(shí)，應(yīng)盡快拿起話筒接聽(tīng)來(lái)電。

2對(duì)方說(shuō)話聲音小時(shí)，不能大聲音叫喚，而要有禮貌地告知對(duì)方。

3找人時(shí)，來(lái)電話指明找人，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人。如果不在，應(yīng)明確告知對(duì)方，

如果需要留言，應(yīng)做好紀(jì)錄并即時(shí)將來(lái)電轉(zhuǎn)告。

4通話時(shí)，如果有其他客戶進(jìn)來(lái)，不得置之不理，應(yīng)當(dāng)點(diǎn)頭致意。如果需要與同事講話，

應(yīng)有禮貌地說(shuō)，“請(qǐng)您稍等”，然后捂住話筒，小聲交談。

5通話中突然中斷，應(yīng)當(dāng)立刻掛上電話再次接通后表示歉意，并說(shuō)明原因。

6打完電話，不要自己先掛斷電話，應(yīng)當(dāng)?shù)葘?duì)方掛斷之后再輕輕放下。

7在業(yè)務(wù)通話高峰時(shí)，盡量不要往外打電話，不要占線時(shí)間太長(zhǎng)。

公司參觀管理規(guī)定：

1欲參觀公司者，必須事先與行政部聯(lián)系，填寫“參觀公司申請(qǐng)單”，轉(zhuǎn)達(dá)相干負(fù)責(zé)人

審批。

審批后方可參觀。

2參觀公司需由公司相干部門的人員陪同。

3一樣情形下制止外來(lái)參觀者在作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)拍照。

公司來(lái)賓接待管理辦法：

1外客不得擅自進(jìn)入公司，前臺(tái)要做好來(lái)客登記工作及接待工作。

2公司內(nèi)如有客人預(yù)約將至我司，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系將客人的姓名及單位告知，以便前臺(tái)

做好接待工作。

3接待程序：

來(lái)客登記（來(lái)客姓名，約見(jiàn)人等）。

通知約見(jiàn)人，經(jīng)約見(jiàn)人確認(rèn)后方可進(jìn)行公司。

接待費(fèi)用的管理：

1必須注意接待費(fèi)用支出項(xiàng)目與接待用處及目的一致。公司的營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、融資以及其

他經(jīng)營(yíng)，有其客觀的目的性，任何接待上的開(kāi)支不得背離經(jīng)營(yíng)上的目的和要求。

2接待費(fèi)用開(kāi)支，必須本著最小支出、最大成效的原則，充分推敲和認(rèn)清每一次接待的

目的和接待方法，公道接待，有效的使用經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。

3各級(jí)責(zé)任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待任務(wù)與接待方式，給予接待任務(wù)的

擔(dān)當(dāng)者以適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)。

4每個(gè)部門都必須分別進(jìn)行預(yù)算，并在預(yù)算范疇內(nèi)開(kāi)支。預(yù)算按過(guò)去的平均實(shí)績(jī)來(lái)肯

定。

?員工在對(duì)外交際應(yīng)酬時(shí)，應(yīng)本著節(jié)省務(wù)實(shí)的原則，做到簡(jiǎn)單公道，不奢侈浪費(fèi)。

二、辦公物品管理制度

辦公物品的購(gòu)買

辦公室所有辦公物品的購(gòu)買均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

辦公用品的申報(bào)及領(lǐng)用

1申報(bào)：

各部門由負(fù)責(zé)人將每個(gè)月之所需辦公用品申報(bào)至行政部，由行攻部統(tǒng)一購(gòu)置。

各部所需之辦公用品，單價(jià)為1000元以上，需特別注明，行政部將報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)后方可購(gòu)

買。

如有急需之辦公用品未能在20日計(jì)入申報(bào)計(jì)劃的，請(qǐng)書面報(bào)知行政部并注明原因。

各部門不得自行購(gòu)買辦公用品，如無(wú)特別原因，公司將不預(yù)支付。

申報(bào)日期：每個(gè)月20日

2領(lǐng)取：

至前臺(tái)處領(lǐng)取辦公用品，要寫清名稱、數(shù)量并簽字。

如有辦公用品急需購(gòu)買，需經(jīng)部門經(jīng)理及行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，方可購(gòu)買。

前臺(tái)要在月未將本月辦公用品的領(lǐng)取情形匯報(bào)至行政部，以便行政部制定下一個(gè)月的

辦公用品之預(yù)算。

前臺(tái)在月未提交下月辦公用品之購(gòu)買計(jì)劃時(shí)，也要將本月辦公用品領(lǐng)取情形一并交至

行政部。

辦公用品的報(bào)廢處理：

對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要作好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢

處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。

辦公用品的保管

1對(duì)入庫(kù)之辦公用品要進(jìn)行登帳記錄；

2行政部要清楚掌控辦公用品庫(kù)的情形；

3要在每個(gè)月月底進(jìn)行盤存，以便做好下月之預(yù)算。

?員工領(lǐng)取的辦公用品要節(jié)省使用，避免浪費(fèi)。

公司固定資產(chǎn)的管理

1行政部負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的保管：

建帳。資產(chǎn)到位后，行政部系統(tǒng)建帳并細(xì)化至各部門及個(gè)人；

建立編號(hào)，將資產(chǎn)統(tǒng)一編號(hào)歸檔貼固資標(biāo)簽；

定期盤點(diǎn)；

2固定資產(chǎn)調(diào)配及新員工辦公用機(jī)：

固定資產(chǎn)調(diào)配需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)配單》由行政部進(jìn)行固定資產(chǎn)的調(diào)配；

新員工辦公用機(jī)。由行政部統(tǒng)一根據(jù)人力資源部提供的各部到崗名單進(jìn)行挑唆

或配備；

3固定資產(chǎn)的購(gòu)買：

固定資產(chǎn)的購(gòu)買要經(jīng)公司審批決定后方可購(gòu)買，由財(cái)務(wù)部通知行政部入庫(kù)并歸檔。

公司辦公設(shè)備的使用:

1員工應(yīng)愛(ài)惜公司的辦公設(shè)備，珍愛(ài)公司的資源。

2員工要愛(ài)惜公司的辦公設(shè)備，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題請(qǐng)即時(shí)與行政部聯(lián)系。

3員工如在使用進(jìn)程中破壞了公司的辦公設(shè)備，公司要根據(jù)情形對(duì)員工進(jìn)行處罰

情節(jié)嚴(yán)重：照價(jià)賠償［如造成設(shè)備沒(méi)法復(fù)原等給公司造成缺失］

情節(jié)較輕：100—500元之間［未造成設(shè)備嚴(yán)重破壞，還可以修復(fù)使用］視情形而定

復(fù)印機(jī)的使用；

如員工需要復(fù)印大量的文件，需交由前臺(tái)處理。

如員工對(duì)復(fù)印機(jī)的使用不了解，可以向前臺(tái)處咨詢。

如員工發(fā)覺(jué)復(fù)印機(jī)卡紙或有其它問(wèn)題顯現(xiàn)，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系處理，不要自行修理。

傳真機(jī)的使用：

如員工要向外地或境外發(fā)送傳真，需與前臺(tái)聯(lián)系，由前臺(tái)協(xié)助發(fā)送并記錄；

如發(fā)覺(jué)傳真缺紙或缺墨，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系更換，以保證工作

如發(fā)覺(jué)傳真機(jī)有問(wèn)題顯現(xiàn)，請(qǐng)與前臺(tái)聯(lián)系

傳真接收：

1、前臺(tái)會(huì)將各部門的傳真送至各部門。

2、在將傳真送至各部門時(shí)，前臺(tái)會(huì)請(qǐng)接收人在傳真領(lǐng)取單上簽字。

員工不得使用公司的辦公設(shè)備處理與工作無(wú)關(guān)的事情。

電話使用規(guī)范：

公司員工在制止使用公司電話聯(lián)系私人業(yè)務(wù)

員工在通話時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線，浪費(fèi)資金

重視禮貌，體現(xiàn)公司員工良好的文化素養(yǎng)和精神風(fēng)采

長(zhǎng)途電話使用規(guī)范：

公司員工在撥打國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途時(shí)請(qǐng)使用公司申請(qǐng)的IP業(yè)務(wù)，如需撥打國(guó)際長(zhǎng)途請(qǐng)通知前

臺(tái)，由前臺(tái)接通并紀(jì)錄；

?制止因私撥打長(zhǎng)途電話。

電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定

電腦的使用管理:

電腦是公司配給各位員工的工作用具，請(qǐng)勿使用其辦理私人業(yè)務(wù)。

員工不得自行對(duì)電腦進(jìn)行修理拆裝等，如有問(wèn)題請(qǐng)通知行政部處理。

手提電腦的領(lǐng)用及保管

手提電腦由行政部保管；

1領(lǐng)取及退還程序：

填寫領(lǐng)取單，經(jīng)批準(zhǔn)后至行政部領(lǐng)取

退還時(shí)需經(jīng)技術(shù)部檢驗(yàn)簽字

技術(shù)部要對(duì)手提電腦的外觀、硬件設(shè)備等進(jìn)行檢查，如歸還后顯現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,

應(yīng)由

技術(shù)部檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)。

辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用

辦公網(wǎng)絡(luò)需從結(jié)構(gòu)盡量避免危害性問(wèn)題的分散，一些智能性的設(shè)備常常會(huì)破壞良好

的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。而撥號(hào)設(shè)備的使用從網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上使外部網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊者有了可乘之機(jī)。

因此以下規(guī)定應(yīng)嚴(yán)格遵照:

1.辦公網(wǎng)和測(cè)試網(wǎng)要嚴(yán)格分開(kāi)，所有測(cè)試用機(jī)及測(cè)試設(shè)備不得連接到辦公網(wǎng)上；

2.辦公網(wǎng)內(nèi)添加任何特別功能的設(shè)備（包括防火墻、路由器、交換機(jī)、集線器等）

需填寫增加設(shè)備申請(qǐng)表并由網(wǎng)管或技術(shù)部負(fù)責(zé)安裝。

3.嚴(yán)禁辦公用機(jī)在辦公網(wǎng)上利用辦公電話撥號(hào)上網(wǎng)。

4.辦公網(wǎng)內(nèi)運(yùn)算機(jī)名稱應(yīng)與使用者相同（若多臺(tái)機(jī)器屬同責(zé)任人則在該ID后添

加數(shù)字

以區(qū)分），運(yùn)算機(jī)說(shuō)明應(yīng)以**部**人的方式填寫。

5.辦公用機(jī)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)軟件配置為windowsXP、windows7、0ffice2007等，以上軟

件由技術(shù)部支持保護(hù)；其它各類未經(jīng)技術(shù)部同意的軟件，不得安裝，己安裝的應(yīng)主

動(dòng)到技術(shù)部備案或刪除。

6.員工不得私自拆卸辦公用機(jī)及不可擅自修理公司的電腦設(shè)備，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題請(qǐng)與行

政部聯(lián)系，由行政部統(tǒng)一處理。

7.電腦是公司配備給員工的辦公用具，員工只可以用于工作;

8.公司員工不能利用公司的硬件設(shè)施作兼職工

9.員工不能利用公司設(shè)備和技術(shù)做私人業(yè)務(wù)。

IP地址使用

IP地址是一種資源，任何占用他人IP地址的行動(dòng)將會(huì)造成他人沒(méi)法使用網(wǎng)絡(luò)資源。因

此，IP地址的整齊、規(guī)律是辦公網(wǎng)絡(luò)可用、高效的重要保證。請(qǐng)大家嚴(yán)格遵照以下規(guī)

定：

1.公司的IP地址由技術(shù)部統(tǒng)一計(jì)劃、管理、按工位分配IP地址。

2.不得非法盜用或私自設(shè)定IP地址；

網(wǎng)絡(luò)安全及防病毒

目前各種黑客軟件及病毒的瘋狂流行對(duì)任何公司來(lái)說(shuō)都是重大的要挾，公司曾投入龐

大人力和物力來(lái)盡力防范安全問(wèn)題的產(chǎn)生和病毒的流行，為了能保證公司網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)

行下述規(guī)定請(qǐng)大家一定遵照：

1.所有上網(wǎng)運(yùn)算機(jī)必須安裝技術(shù)部指定的防病毒軟件，并及E寸升級(jí)。

2.每位員工在給其他員工發(fā)送帶有附件的郵件時(shí)，必須對(duì)所發(fā)的附件進(jìn)行查毒工作。

以免

病毒大規(guī)模分散。

3.辦公網(wǎng)內(nèi)設(shè)備嚴(yán)禁安裝、下載、使用各種造成安全隱患的軟件，如：掃描器、端口

攻擊程序、木馬程序、郵件炸彈、口令破解工具、嗅包器、鍵盤記錄程序等。由于

此類程序?qū)W(wǎng)絡(luò)安全及員工的個(gè)人隱私有很大要挾，請(qǐng)大家勿必遵照，如經(jīng)信息

管理部檢查發(fā)覺(jué)違背本規(guī)定的情形，將視情節(jié)對(duì)違背者處以通報(bào)批評(píng)至開(kāi)除的行

政處罰。

4.嚴(yán)禁在未授權(quán)的情形下對(duì)辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行摸索、掃描、偵聽(tīng)等行動(dòng)。為保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的

重要信息及關(guān)鍵設(shè)備的安全，請(qǐng)大家遵照本規(guī)定，對(duì)違背本規(guī)定的情形將視情節(jié)

對(duì)違背者處以直至開(kāi)除的行政處罰。

5.為避免病毒侵?jǐn)_，在安裝、使用任何外來(lái)的軟盤和光盤時(shí)需經(jīng)網(wǎng)管許可，不得擅自

裝載軟件，特別是盜版軟件。

6.公司的軟盤、光盤等不得私自帶出公司；

7.員工不得將自用之光盤、軟盤帶入公司，以免感染病毒;

處罰措施

1.辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的正確使用是公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得以正常運(yùn)行的基本保證，請(qǐng)大家勿必

遵照辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用規(guī)定,如員工違背本規(guī)定者將視情節(jié)處以100-500元罰款，

造成破壞性后果的同時(shí)推敲一定程度的行政處罰。

2.IP地址的任意使用將導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)的徹底繚亂嚴(yán)重影響其他設(shè)備、主機(jī)的正常使用，

因此請(qǐng)大家嚴(yán)格遵照IP地址使用規(guī)定，切勿違背規(guī)定自行設(shè)定、更換IP地址，

如員工違背本規(guī)定將視情節(jié)處以300-1000元罰款，對(duì)造成破壞性后果的同時(shí)推敲

定程度的行政處罰。

3.公司所有員工有義務(wù)保護(hù)辦公網(wǎng)絡(luò)的安全和健康，請(qǐng)大家嚴(yán)格遵照網(wǎng)絡(luò)安全及防病

毒規(guī)定以避免病毒給全部辦公網(wǎng)絡(luò)帶來(lái)災(zāi)害性影響，如員工違背本規(guī)定將視情節(jié)處

以100T000元的罰款，造成破壞性后果的同時(shí)推敲一定程度的行政處罰。

瀏覽帳號(hào)使用原則

1.嚴(yán)禁利用運(yùn)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)從事違背國(guó)家現(xiàn)行法律、法規(guī)和政策的活動(dòng)。任何使用WWW進(jìn)

行違法活動(dòng)的員工，公司將給予相應(yīng)處罰直至除名，同時(shí)所引發(fā)的法律責(zé)任全部由

其本人承當(dāng)。

2.未經(jīng)許可，不得在網(wǎng)上傳播有關(guān)公司管理、技術(shù)和財(cái)務(wù)秘密的資料。違背者按公司

保密規(guī)定予以處罰。

3.嚴(yán)禁利用網(wǎng)絡(luò)從事危害他人信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全及侵犯他人合法權(quán)益的活動(dòng)。違

背者按危害程度處以100—1000元罰款直至除名。如觸犯法律，則由當(dāng)事人承當(dāng)

全部法律責(zé)任。

4.WWW瀏覽帳號(hào)僅限于帳號(hào)所有人使用，因借給他人使用而產(chǎn)生的一切后果，由帳號(hào)

所有人負(fù)全部責(zé)任。

5.員工不得利用公司的inteinet設(shè)施上網(wǎng)瀏覽有關(guān)色情、反動(dòng)、暴力等網(wǎng)址，公司

技術(shù)部可適當(dāng)封掉一些IP網(wǎng)址。違背者將處以100-500元罰款，情節(jié)嚴(yán)重處以除

名。

6.員工不得使用公司的電腦在網(wǎng)上使用qq或其它方式進(jìn)行談天、網(wǎng)上炒股及網(wǎng)上游

戲等活動(dòng)；違背者將處以100-500元罰款，情節(jié)嚴(yán)重處以除名。

6.1非指定員工不得進(jìn)入服務(wù)器設(shè)備間（機(jī)房）；

6.2技術(shù)部任何人不得不經(jīng)答應(yīng)把公司源代碼和程序帶出公司

6.3未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將公司的程序、源代碼以任何情勢(shì)進(jìn)行復(fù)制及進(jìn)行私人

用處

6.4公司員工（非技術(shù)部）不得隨便向技術(shù)部人員了解相干的技術(shù)資料（除培訓(xùn)I外）

辦公室鑰匙的管理

鑰匙：公司交給員工的建筑物、辦公室鑰匙或任何種類的設(shè)備、必須安全和妥當(dāng)?shù)谋?/p>

管，不得復(fù)制、不得借轉(zhuǎn)借他，并在離職是交還行政部。員工遺失鑰匙，需立刻

報(bào)知行政部。

下班后請(qǐng)各位員工關(guān)好電腦，最后離開(kāi)辦公室的員工請(qǐng)關(guān)好燈及門窗。大家請(qǐng)隨時(shí)愛(ài)惜

及節(jié)省公司的資源！謝謝！

三、文書資料管理規(guī)定

文書管理體系圖:

收寄、制作、整理

文書處理?

處理、分發(fā)、保管、借用

文書管理體系

分類、編輯、歸檔、廢除

文書檔案?

檢索、調(diào)用

文件檔案管理子系統(tǒng)

總則：

1所謂文書是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證、電

報(bào)、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。

2全部文書歸公司所有并收藏、任何人不得私自占有。

3必須嚴(yán)格守舊文書的秘密。

4凡重要事宜的指導(dǎo)、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、轉(zhuǎn)達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的情勢(shì)進(jìn)

行，所有文書的處置都必須以“準(zhǔn)確”與“迅速”為原則。

5在緊急情形下以口頭或電話情勢(shì)處置的事項(xiàng)，事后也必須以文書情勢(shì)記錄下來(lái)。

3公司文件的收發(fā)、領(lǐng)用、寄送、入檔及保管均由行政部負(fù)責(zé)。

文件收發(fā)：

一樣文件予以啟封，分送各部門

私人文件不必開(kāi)啟，直接送收信人

分送各部門之文件若有過(guò)失，必須立刻退回行政部

文件管理:

1行文編號(hào):

1.1一樣文檔：

按公司、部門、文類、年月日、編號(hào)的順序進(jìn)行文檔編號(hào)

例1：行政部于3月28日的報(bào)告或?qū)徟募?/p>

公司/部門/文類/年月日-編號(hào)

EN/Adm/Report/010328-001

1.2規(guī)定和通知

按部門、文類、字第幾號(hào)進(jìn)行文檔的編號(hào)

例1：行政部2011年下發(fā)的第一份規(guī)定

政規(guī)字2011第001號(hào)

例2：行政部2011年下發(fā)的第一份通知

政通字2011第001號(hào)

1文檔的統(tǒng)一抬頭：

（擬準(zhǔn)備，現(xiàn)行政部暫行）

文件申報(bào):

1請(qǐng)認(rèn)真填寫公司的文件簽報(bào)表，進(jìn)行文件的上報(bào)審批工作。

2公司行文、簽報(bào)應(yīng)新遵守上呈下達(dá)原則，逐級(jí)傳遞，按規(guī)定簽閱。

3各部門需將申報(bào)單存檔妥善保管，以備查。

存檔工作:

1文書按內(nèi)容進(jìn)行事理后，可分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以

歸檔的文書。

2全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件秘密程度、整理編號(hào)和儲(chǔ)存年限進(jìn)行整理

與編輯，并在“文書儲(chǔ)存簿”上做好登記，歸檔儲(chǔ)存

3各部門將自行管理本部門之文檔。并按月進(jìn)行歸檔，行將文檔交至行政部進(jìn)入公司

的檔案庫(kù)內(nèi)統(tǒng)一儲(chǔ)存。以便管理及查找。

4各部門要做好會(huì)議紀(jì)要，平時(shí)的例會(huì)及一些重要的會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)錄并按月交由

行政部封存?zhèn)洳椤?/p>

5各部門做好資料收集、儲(chǔ)存工作，對(duì)帶有秘密性的廢棄物要及時(shí)進(jìn)行處理燒毀。

文件的郵寄的管理:

4.1公司的文件的收發(fā)、郵寄由前臺(tái)負(fù)責(zé)。

4.2員工如需從公司發(fā)傳真或郵寄物品，須先填寫有關(guān)表格，在寫明主要內(nèi)容并經(jīng)部

門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交行政部登記辦理。

4.3員工在郵寄前須將要郵寄之地址及收件人等情形告知前臺(tái)，以便前臺(tái)協(xié)助辦理。

4.4逐日郵寄文件需在16：3。分前通知前臺(tái)辦理，如果在16：30之后交至前臺(tái)將安

排在第二天辦理。

文件的領(lǐng)?。?/p>

行政部做好文件的借閱及領(lǐng)取的登記工作。

1公司的機(jī)要文件和技術(shù)資料不得私自復(fù)印，員工借閱、復(fù)印資料，必須征得部門經(jīng)

理的同意。

2機(jī)要文件復(fù)印件的領(lǐng)取，需填寫機(jī)要文件復(fù)印件申請(qǐng)單，由本部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行

政部提供復(fù)印件并記錄備查。

3行政部復(fù)印的公司資料需加蓋行政部COPY章，以視區(qū)分。

公司文件的領(lǐng)取

1員工領(lǐng)取公司相干的資料:

公司的專有資料（即有關(guān)公司權(quán)益和業(yè)務(wù)的資料），不論是屬于技術(shù)的、商業(yè)的、財(cái)

務(wù)的或其它方面的，亦不論是否特別指明是專有資料的，均不能隨便流露，員工不能

使用專用資料謀取私利，不論員工是否由于在公司任職而獲得公司和他人的專用資

料，不論資料的性質(zhì)是屬于技術(shù)的、商業(yè)的、財(cái)務(wù)的或其它方面的，上述規(guī)定一律適

用，濫用專用資料的例子以下：

出售上述資料，或在未經(jīng)任何授權(quán)的貿(mào)易或交易中使用上述資料，謀取公司的業(yè)務(wù)

機(jī)會(huì)為其個(gè)人所有，獲得明知是公司利益有關(guān)的財(cái)產(chǎn)。

2員工領(lǐng)取資料：

文件按性質(zhì)和秘密性分類，不同級(jí)別的文件鄰取資料權(quán)限不同，公司嚴(yán)格按此規(guī)定領(lǐng)

取資料。

至行政部領(lǐng)取，并要簽字登記；

守舊公司的秘密；

員工離職時(shí)須將資料返還行政部。

3公司圖書的借閱：

在前臺(tái)處填寫借書卡，領(lǐng)取圖書；

愛(ài)惜公司的圖書

使用完畢后請(qǐng)盡早歸還

如有遺失，由責(zé)任人照價(jià)賠償。

重要文件管理：

公司的重要文件（原件）由行政部負(fù)責(zé)保管。以下發(fā)之規(guī)定、意項(xiàng)書等。各部門如需

要儲(chǔ)存，只可儲(chǔ)存復(fù)印件（復(fù)印件需加蓋行政部COPY章）。

帶有公司標(biāo)識(shí)的信紙、信封的使用：

9.7.1以公司名義對(duì)外行文可使用公司標(biāo)識(shí)的信紙及信封，如對(duì)客戶等

9.7.2公司內(nèi)部行文（日常行文）則無(wú)需使用公司標(biāo)識(shí)的信紙及信封，統(tǒng)一使用公司

行文抬頭即可

9.7.3員工因私對(duì)外之行文則不答應(yīng)使用任何帶有公司標(biāo)識(shí)的信紙、信封等

公章及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的使用：

1公司的公章、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等相干文件均由行政部?jī)?chǔ)存。

2如部門需要使用以上文件，程序以下：

2.1填寫申請(qǐng)單

2.2經(jīng)部門經(jīng)理、CEO指示后方可使用

2.3見(jiàn)公章及營(yíng)業(yè)執(zhí)照使用簽報(bào)單

4如員工因個(gè)人需要開(kāi)具介紹信或開(kāi)具相應(yīng)之證明，可填寫申請(qǐng)單由本部門經(jīng)理及行

政部經(jīng)理指示即可。

5以上公司文件原則上不答應(yīng)外帶出公司，除非經(jīng)過(guò)CEO批準(zhǔn)。

用印原則：

1公司、部門名章及分部、分公司名章，分別用于以各自名義行文時(shí)；

2職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時(shí)使用

用印方法

1公司印章應(yīng)蓋在文件下面；

2蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫?。?/p>

四、保密規(guī)定

1電子郵件要標(biāo)密發(fā)出內(nèi)容觸及秘密信息的電子郵件時(shí)，應(yīng)在“郵遞選項(xiàng)件挑選”中

同時(shí)挑選“加密”、“制止拷貝”、和“秘密”郵戳，并在郵件結(jié)尾加注法務(wù)部統(tǒng)

一提供的保密提示。

2設(shè)置開(kāi)機(jī)/屏保/共享文件夾口令工作常常觸及商業(yè)秘密的員工應(yīng)在自己的辦公用

機(jī)上設(shè)置開(kāi)機(jī)口令和屏幕保護(hù)密碼。共享文件夾必須加設(shè)口令，用戶級(jí)共享文件夾

必須設(shè)定權(quán)限。

3打印/傳真密件要守侯打印密件時(shí)應(yīng)跟蹤打印進(jìn)程。打印毛病的廢棄密件，運(yùn)用碎

紙機(jī)燒毀。傳真密件時(shí)應(yīng)第一通知收件人，并在收件人在場(chǎng)時(shí)發(fā)傳真。對(duì)方向我公

司傳真密件時(shí)，我方收件人應(yīng)在傳真機(jī)旁等待接收。

4廢棄密件要燒毀少量的廢棄紙質(zhì)密件要用碎紙機(jī)燒毀，不得隨便拋棄在廢紙簍中，

大量的廢棄密件請(qǐng)交由行政后勤部燒毀。為杜絕泄密可能，其它非密件在拋棄時(shí)也

應(yīng)撕毀。

5密件單獨(dú)保管密件應(yīng)與普通文件分開(kāi)保管，電子密件及其存放目錄應(yīng)采取技術(shù)手

段加密。公司重點(diǎn)保密部門應(yīng)逐漸設(shè)立專門的保密柜存放密件。

6離開(kāi)辦公位應(yīng)收好密件離開(kāi)辦公位時(shí)，應(yīng)將紙質(zhì)密件收入加鎖抽屜或文件柜，在

辦公用機(jī)上打開(kāi)的電子密件應(yīng)予關(guān)閉。制止將內(nèi)容觸及商業(yè)秘密的紙張或便條張

貼于辦公位。

7離崗應(yīng)交還密件員工離職時(shí)，其上級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)盤點(diǎn)并收回該員工管理、存檔

和使用過(guò)的密件，在沒(méi)有交清有關(guān)觸及商業(yè)秘密的資料前，不得辦理離崗手續(xù)。對(duì)

于內(nèi)部調(diào)動(dòng)的員工，應(yīng)盤點(diǎn)并收回與其新崗位無(wú)關(guān)的密件。

8不接觸、不打聽(tīng)、不傳播與己無(wú)關(guān)的秘密只接觸與自己工作有關(guān)的商業(yè)秘密，對(duì)

與自己工作無(wú)關(guān)的商業(yè)秘密不打聽(tīng)，不收集，不在公共場(chǎng)所談?wù)摴旧虡I(yè)秘密。

9接待應(yīng)在辦公區(qū)外公司員工應(yīng)當(dāng)在接待區(qū)接待來(lái)訪人員。未經(jīng)本部門處級(jí)經(jīng)理以

上干部書面許可，公司員工不得將公司以外人員領(lǐng)入辦公區(qū)。

10涉密信息謹(jǐn)慎答復(fù)不得在電話中高聲談?wù)撋婷軆?nèi)容，制止向未證實(shí)身份者流露

公司情形。

11涉密會(huì)議參會(huì)人員要控制對(duì)于觸及公司商業(yè)秘密的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)依照保密范疇肯

定參會(huì)人員，并于會(huì)議開(kāi)始前核對(duì)到會(huì)人員。

五、出差管理制度

員工出差機(jī)票及酒店的預(yù)訂：

1員工出差不得自行預(yù)訂機(jī)票、火車票及酒店，需經(jīng)行政部統(tǒng)一預(yù)訂。

2行政部會(huì)根據(jù)人事部、財(cái)務(wù)部之差旅規(guī)定為員工進(jìn)行出差的預(yù)訂事宜。

3行政部會(huì)在員工的差旅報(bào)銷單上注明機(jī)票、火車票及酒店費(fèi)用，以便財(cái)務(wù)報(bào)銷。

六、安全管理制度：

火災(zāi)和火災(zāi)的預(yù)防:

發(fā)覺(jué)火警的任何人應(yīng)敲響最靠近的火警鐘以警告所有員工，然后向控制臺(tái)報(bào)告產(chǎn)生火

警的位置。

在不危及自身的情形下，利月最近的消防栓或滅火器撲滅火種，并警告其它員工關(guān)

閉所有窗門。

如果不能控制火勢(shì)，全部員工應(yīng)將立刻撤離現(xiàn)場(chǎng)，撤離時(shí)切勿使用電梯，應(yīng)關(guān)閉所有

門窗，切勿冒不必要的危險(xiǎn)而危害員工本身的安全。

熟知你最近的警鐘，滅火器利消防栓的位置，并熟知其操作方法。

安全及隱患的預(yù)防：

為員工本身和他人的安全起見(jiàn)，員工應(yīng)將其認(rèn)為可能導(dǎo)致意外產(chǎn)生的不安全慣例或

任何情形報(bào)其部門主管。

員工應(yīng)妥善保管好自己的財(cái)物，避免丟失，如有遺失，公司不負(fù)責(zé)任。

建議員工不要將自己的貴重物品帶至公司，以免遺失。

ApplicationFrom

簽報(bào)

編號(hào)(No)：

DepartmentApplicantDate

申請(qǐng)部門申請(qǐng)人2011年5月21日

Content

內(nèi)容：

Financial/Administration/ministryofpersonnel

財(cái)務(wù)/行政/人事部門意見(jiàn)：

年

月日

Opinionformdepartmentmanager

部門領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：

年

月日

OpinionformCoo/Cto/Cfo/Ceo

公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：

年

月日

辦公用品申請(qǐng)單

Applicationform(articleforuse)

日期(Date):

部門申請(qǐng)人

DepartmentProposer

編號(hào)類別數(shù)量備注

NoSortamountRemark

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

部門主管

directorofdepartment

復(fù)核

Check

行政部肯定購(gòu)買:

Confirmbuy

類別數(shù)量類別數(shù)量

SortamountSortamount

估計(jì)金額外

行政部(Administration)

Signature:

辦公用品領(lǐng)用單

Receivelist

Department:Date:

編號(hào)類別規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額

NoSortSpecUnitAmountUnitPrice

price

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

請(qǐng)驗(yàn)收后簽字:

合經(jīng)辦人行政部領(lǐng)用部門領(lǐng)用人

計(jì)

金

額

注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)交領(lǐng)用部門，第二聯(lián)為出庫(kù)憑證。

辦公用品盤存報(bào)告表

CheckList(Articleforuse)

Date

編類別規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)上期結(jié)存本期本期本期結(jié)

號(hào)購(gòu)進(jìn)發(fā)放存

數(shù)量金額數(shù)金

量額

保管員:主管:

復(fù)印文件申請(qǐng)單

編號(hào):

申請(qǐng)部門:年月日

用紙類型

文件名稱原稿頁(yè)數(shù)復(fù)印份數(shù)備注

A3A4B4B5

X※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

復(fù)印文件申請(qǐng)單

編號(hào):

申請(qǐng)部門：年月日

用紙類型

文件名稱原稿頁(yè)數(shù)復(fù)印份數(shù)備注

A3A4B4B5

長(zhǎng)途電話使用登記

發(fā)話時(shí)間

使用人對(duì)方電話備注

月日時(shí)分

制表人:

印章登記表

印章登記臺(tái)帳行政部呈報(bào)者

年月日

登記年月日名稱

印模種類形狀

公司名章職員其它方圓其它

用處：

管理人：

制成時(shí)期：印章材質(zhì)制印人

年月日金屬、水晶、其它

廢除廢除的理由：

經(jīng)手人：年月日

備注

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

印章登記表

印章登記臺(tái)帳行政部呈報(bào)者

年月日

登記年月日名稱

印模種類形狀

公司名章職員其它方圓其它

用處：

管理人：

制成時(shí)期：印章材質(zhì)制印人

年月日金屬、水晶、其它

廢除廢除的理由：

經(jīng)手人：年月日

備注

用章申請(qǐng)單

部門申請(qǐng)日期

用印類別份數(shù)（頁(yè)數(shù)）

文件名稱及說(shuō)明

印鑒保存：申請(qǐng)人：

部門經(jīng)理指示：CEO批求：

經(jīng)手人:

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

用章申請(qǐng)單

部門申請(qǐng)日期

用印類別份數(shù)（頁(yè)數(shù)）

文件名稱及說(shuō)明

印鑒保存：申請(qǐng)人：

部門經(jīng)理指示：CEO批求：

經(jīng)手人

印章使用登記簿

文件名稱公章管理人

蓋章時(shí)間公章類別使用部門批準(zhǔn)人備注

及發(fā)文號(hào)及代行人印

制表人:

文件收發(fā)登記單

收件部門收件人

月日發(fā)件部門密（速）級(jí)件數(shù)編號(hào)

或收件人蓋章

制表人:

固定資產(chǎn)申請(qǐng)單

設(shè)備內(nèi)容

資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱備注

品牌配置

部門申請(qǐng)人

部門經(jīng)理：申請(qǐng)?jiān)颍?/p>

領(lǐng)用人簽字:

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

固定資產(chǎn)申請(qǐng)單

設(shè)備內(nèi)容

資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱備注

品牌配置

部門申請(qǐng)人

部門經(jīng)理：申請(qǐng)?jiān)颍?/p>

領(lǐng)用人簽字:

固定資產(chǎn)調(diào)配單

設(shè)備內(nèi)容

資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱備注

品牌配置

原使用部門使用人

現(xiàn)使用部門使用人

要求調(diào)配原因：行政部：

經(jīng)手人:

※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※

固定資產(chǎn)調(diào)配單

設(shè)備內(nèi)容

資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱備注

品牌配置

原使用部門使用人

現(xiàn)使用部門使用人

要求調(diào)配原因：行政部：

經(jīng)手人:

手提電腦領(lǐng)用表

申請(qǐng)部門

申請(qǐng)人：

Department

(Signature:)

事由

Reason

部門負(fù)責(zé)人意

見(jiàn)

Departmental

Manager

資產(chǎn)編號(hào)：

所領(lǐng)用設(shè)備配

置

Configuratio

n

行政部意見(jiàn)：

Administrati

on

領(lǐng)取人簽字

歸還日期

ReturnDate

技術(shù)部檢查

checkand

accept驗(yàn)收人：

Signature

行政部經(jīng)手人

Administrati

on

本單由行政部保存?zhèn)洳椤?/p>

外出登記表

外出返回

部門姓名事由簽字

時(shí)間時(shí)間

制表人:

加班登記表

部門姓名日期時(shí)間簽字備注

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至

至