公司會議和會議記錄

公司會議和會議記錄1.前言本規(guī)章制度的目的是為了規(guī)范公司內部的會議組織和會議記錄工作，確保會議的高效進行以及記錄的準確性和保密性。本制度適用于公司內全部會議的組織和記錄工作，全部相關人員必需遵守本制度的規(guī)定。2.會議的分類公司會議分為內部會議和外部會議兩類。2.1內部會議內部會議是指僅限公司內部員工參加的會議，包含但不限于部門會議、項目會議、例行性會議等。2.2外部會議外部會議是指公司與外部單位或個人共同參加的會議，包含但不限于合作伙伴會議、客戶會議、培訓會議等。3.會議組織3.1會議召集人每次會議應指定一名會議召集人負責組織和主持會議。召集人應提前確定會議目的、議題及出席人員，訂立會議議程，并在會議開始前通知與會人員。3.2會議通知會議通知應包含會議時間、地方、議題、與會人員以及其他必需的信息，并在會議開始前充分時間內以書面形式發(fā)送給與會人員。3.3會議準備會議召集人應確保會議室、設備和料子的準備工作，包含但不限于會議室預定、投影儀、白板、會議記錄本、筆等。3.4會議紀要每次會議應有專人擔負會議紀要員，負責記錄會議的重要內容，包含會議議程、與會人員、重要討論內容、決策結果、行動計劃等，并在會議結束后及時整理和發(fā)送會議紀要。4.會議進行4.1按時參會與會人員應按時參加會議，并提前做好會議前的準備工作，如閱讀會議通知和準備相關資料。4.2主持會議會議召集人應按時主持會議，并依照事先訂立的議程引導會議的進行，確保會議的高效進行和各項議題的討論和決策。4.3會議秩序與會人員應維護會議的秩序，遵守會議禮儀，敬重他人發(fā)言權，不得擅自打斷他人發(fā)言，保持專注并樂觀參加討論。4.4決策與行動計劃會議應及時做出必需的決策，并訂立相應的行動計劃，明確責任人和完成時間。5.會議記錄5.1會議紀要的編寫會議紀要員應依照會議記錄本的要求，將會議紀要的內容進行準確、完整的記錄，并進行必需的整理和歸檔。5.2會議紀要的發(fā)送會議紀要應及時發(fā)送給與會人員，確保他們對會議內容的準確理解。對于涉及到機密和敏感信息的會議紀要，應進行保密處理，并僅限于有關人員查看。5.3會議紀要的保管公司應建立健全的會議記錄檔案管理制度，對會議紀要進行妥當保管，并依照規(guī)定的時限和程序進行歸檔。6.規(guī)章制度的執(zhí)行與調整6.1執(zhí)行全部公司內部員工必需遵守本制度的規(guī)定，并認真履行各自的職責。6.2調整對于本制度的任何修改和調整，應經(jīng)公司高層領導批準，并及時通知全體員工，并將修改和調整后的版本儲存在公司內部文檔庫中。7.附則本制度自發(fā)布之日起生效，并適用于公司內全部會議的組織和記錄工作。對于不遵守本制度規(guī)定的行為，將依據(jù)公司相關規(guī)定進行相應的紀律