關于機關社保業(yè)務檔案管理工作的探索

摘要：隨著社會的進步和發(fā)展，人們的生活水平在逐步提高，國家對于社會的保障工作也在日益完善，在完善社保的整個過程中，對于機關社保業(yè)務檔案的管理工作是整個過程的重中之重，所以有必要做好社保業(yè)務檔案管理工作。在實際的工作過程中，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高整體服務水平，以便更好地滿足社會的需求。關鍵詞：機關社保;業(yè)務檔案;管理工作引言國家對加強和完善我國社會保障制度建設提出了新的要求，隨著社會保險改革的不斷深化，社保工作覆蓋面的不斷擴大，參保人數(shù)及范圍的日益增加，參保人員流動性增加等，都使得社保檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應形勢需要，規(guī)范社保檔案管理，提升社保檔案管理工作水平，是一項必須引起我們重視和認真研究的重大課題。一、社保業(yè)務檔案管理開展的意義（一）文件歸檔社會保險業(yè)務檔案在開展管理的過程中需要經(jīng)歷，歸納、總結、分類等一系列復雜的工作流程。由于社會保險的各個經(jīng)辦機構以及參加保險的職工都通過直接和間接的方式參與到社保檔案工作中，歸檔社保文件能夠成為社會保險發(fā)展的重要依據(jù)。在文件歸檔中記錄參保人員的各項參保情況，包括繳費情況、個人賬戶情況、繳費明細、特殊工種繳費政策，掌握一手信息資料，對于完善參保人員的切身利益有著深遠影響。（二）繳費統(tǒng)計的依據(jù)推行社會保險業(yè)務檔案管理，能很好地對繳費人員的業(yè)務繳費情況進行統(tǒng)計，可以有效減少管理中出現(xiàn)的各類漏洞，降低徇私枉法的情況，這對帶動保險業(yè)務的發(fā)展有著本質幫助。另外也可以讓社會保險業(yè)務走入可持續(xù)發(fā)展到了，在社會保障管理過程中，這些存檔的歷史記載，對維護社會群眾的利益有著重要作用。社會保障業(yè)務中開展檔案管理，在社會就業(yè)和保障體系方面有一席之地，有助于社會的穩(wěn)定以及和諧，對促進社會保險事業(yè)有著深遠意義。二、機關社保業(yè)務檔案管理工作出現(xiàn)的問題（一）機關社保業(yè)務檔案與其他社保檔案融入度不夠社會保障檔案涉及面極廣，由于缺乏專業(yè)社會保障檔案的管理標準和規(guī)范，各社會保險機構的檔案管理只有根據(jù)自己工作需要和經(jīng)驗，參照其他門類檔案管理模式，對所保管的檔案進行必要管理。管理方法不統(tǒng)一，致使機關社保業(yè)務檔案難以與其他社會保障檔案融為一體，即使在本系統(tǒng)內部，不同區(qū)域間的信息溝通也存在困難。（二）社保檔案管理手段需要提升在現(xiàn)在信息高速發(fā)展的時代，原先的社保檔案管理方式已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化的節(jié)奏。近幾年來，隨著人們安全意識的增強，現(xiàn)在社會保險業(yè)務量逐年增加，因此，社會保險檔案管理工作的壓力就越來越大。雖然社保管理機構對社會保險業(yè)務檔案采用了微機化管理，但是，由于軟件、硬件以及人員的問題，微機化管理模式不能夠充分的發(fā)揮其應有的效果。并且大部分的社會保險機構對檔案的管理仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這就會使社保檔案管理的效率十分低下，以及在保險檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面的工作開展也有一定的難度，從而直接影響了社會保險檔案管理工作的進行。（三）管理人員素質需要提升檔案管理具有政策性強、規(guī)范性好的特點，由于工作人員的政治素養(yǎng)比較高并且業(yè)務能力也很強。很多機關的社保機構都有相關檔案人員的配備專業(yè)檔案管理人員，但是由于基礎機關部門編制有限，并且最近幾年精簡裁員，所以很多工作人員都需要一專多能，身兼數(shù)職，因而對于單項工作的投入精力有限。加之，技術人員自身學習能力不夠，也沒有積極學習的意識，因而在組織培養(yǎng)方面不能做到完善，導致很多技術人員在業(yè)務檔案管理方面不能適應當前的工作需求。三、加強機關社保業(yè)務檔案管理措施（一）完善社保檔案管理相關制度由于水平存在一定的差距，這就使得社保檔案管理標準存在不同，為此，為了更好的推進社保檔案管理工作需要完善相關規(guī)章制度，以便更好的提升社保檔案管理工作的有效性。要能夠從國家層面對社保檔案管理做好規(guī)范性，做好相關制度的建設。在制度建設中要能夠結合實際情況做好對檔案資料的收集、借閱等，以此更好的推進社保檔案工作的科學性和有效性。（二）加快信息化網(wǎng)絡平臺的構建在開發(fā)和運用規(guī)范性一致的設備業(yè)務檔案管理軟件的過程中，需要了解該軟件的特點就是錄入相關的存儲平臺，并且編輯和修改各類平臺信息，信息檢索便于查找，以及保險征收額度的明細查詢。然后要求做好平臺內的信息數(shù)字化錄入工作，根據(jù)相關檔案館要求，運用計算機和網(wǎng)絡以及專門的應用管理軟件，組織相關的參保人員做好各項信息處理工作，通過錄入、維護、管理幾個步驟，提升服務效率以及服務質量，在推動機關社保業(yè)務開展的同時，提倡法制化、規(guī)范化和人性化的管理要求。做好開發(fā)和利用工作也很有必要，機關社保業(yè)務的檔案在經(jīng)辦機構中要求做到信息公開化和透明化，通過網(wǎng)絡化辦公讓信息實心最大限度的共享，組織好資源的利用以及開發(fā)工作。通過開辟創(chuàng)新精神的推動，帶動信息資源的利用以及服務領域推進。（三）強化員工培訓交流，提高人員素質機關社保業(yè)務檔案管理工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識，具備計算機實際操作能力。為此，要積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。采取走出去學習、請進來傳經(jīng)的“雙向并舉”辦法，加強與檔案行政管理部門的聯(lián)系，依托專業(yè)機構人才優(yōu)勢積極組織培訓檔案管理人員;加強與上級及兄弟單位的溝通與交流，相互間參觀考察，學習先進經(jīng)驗和做法，提高干部職工檔案管理意識和管理水平;加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務精湛的機關社保業(yè)務檔案管理隊伍。（四）清理歷史遺留問題在長期的工作過程中一定會存在歷史遺留問題，如果不能妥善解決這些問題，將其管理更具科學化和規(guī)范性，那么就不能順利的開展接下來的各項工作，第一要求科學的制定檔案管理規(guī)范，詳細的標明檔案管理的范圍和保管期限的具體劃分情況，并且組織人員做好檔案的清理工作。第二要求明確職責分工，歸檔好年度業(yè)務檔案管理的歸檔工作，機關社保業(yè)務檔案存在動態(tài)管理特征，參與保險的人員都隸屬于一個單位，因而整理過程中要以人頭為基礎進行整理。整理依據(jù)需要按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，在清理歷史積欠的情況下，可以及時整理現(xiàn)有的管理規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理的科學合理性，并且達成檔案管理的原則，記錄一生，服務一生的科學管理目標。（五）改善工作條件，規(guī)范有序管理社保檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄。干部職工要不斷強化安全防火、防盜、防失意識;安排專門經(jīng)費，騰出專門場所，購置檔案柜、滅火器、空調、除濕器、除塵器、計算機、掃描儀等檔案管理專用設備，指定專人開展規(guī)范有序的日常化管理和維護，使檔案庫房的“八防”