婦聯(lián)會議禮品管理制度

婦聯(lián)會議禮品管理制度第一章總則

為確保婦聯(lián)會議禮品管理工作的規(guī)范性、高效性，體現(xiàn)婦聯(lián)組織的服務宗旨，特制定本管理制度。

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范婦聯(lián)會議禮品的選擇、采購、發(fā)放及管理工作，保障會議禮品的質量，提升婦聯(lián)組織的形象。

2.會議禮品管理遵循公開、公平、公正、透明的原則，確保禮品選購合理、分配得當。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于婦聯(lián)組織舉辦的各類會議禮品管理工作。

2.本管理制度所稱會議禮品，是指婦聯(lián)組織在舉辦各類會議、活動時，為表達對參會人員的敬意和感謝，所贈送的紀念品、禮品等。

三、責任主體

1.婦聯(lián)組織負責會議禮品管理的全面工作，指定專人負責禮品的具體采購、發(fā)放等工作。

2.相關部門應協(xié)同配合，共同做好會議禮品管理工作。

四、禮品標準

1.會議禮品應以宣傳婦聯(lián)組織形象、體現(xiàn)地域特色、弘揚正能量為原則。

2.禮品價值應適中，不得超標購買高檔禮品，嚴禁購買奢侈品作為會議禮品。

五、管理制度

1.本管理制度為婦聯(lián)會議禮品管理的根本性文件，各級婦聯(lián)組織應認真貫徹執(zhí)行。

2.婦聯(lián)組織應建立健全會議禮品管理的各項規(guī)章制度，確保禮品管理工作有序進行。

六、違規(guī)處理

1.對違反本管理制度的婦聯(lián)組織和個人，將依法追究責任。

2.婦聯(lián)組織應加強對會議禮品管理工作的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據婦聯(lián)工作計劃，明確會議目標和議題，制定會議禮品贈送計劃。

2.召集籌備小組：成立會議籌備小組，負責會議禮品采購、發(fā)放等相關工作。

3.制定會議議程：明確會議時間、地點、參會人員、議程安排等，確保會議禮品贈送環(huán)節(jié)合理融入會議流程。

二、會議禮品采購

1.選擇禮品供應商：通過公開招標、競爭性談判等方式，選擇具備資質、信譽良好的禮品供應商。

2.確定禮品清單：結合會議主題和參會人員特點，制定禮品清單，明確禮品名稱、數(shù)量、預算等。

3.禮品樣品確認：對選定的禮品樣品進行審核，確保禮品質量符合要求，符合婦聯(lián)形象。

4.采購合同簽訂：與供應商簽訂采購合同，明確雙方權利義務，確保禮品采購工作順利進行。

三、會議禮品發(fā)放

1.發(fā)放時間：會議禮品應在會議報到時或會議結束后發(fā)放，確保參會人員收到禮品。

2.發(fā)放方式：采用現(xiàn)場領取、郵寄等方式發(fā)放會議禮品，確保證書人員能夠及時收到禮品。

3.發(fā)放登記：對發(fā)放的會議禮品進行登記，記錄禮品名稱、數(shù)量、領取人等信息，以便查詢和監(jiān)督。

四、會議期間禮品管理

1.禮品展示：在會議現(xiàn)場設立禮品展示區(qū)，展示婦聯(lián)形象和會議禮品，提高參會人員對禮品的關注度。

2.禮品保管：會議期間，應指定專人負責禮品的保管，確保禮品安全、完整。

3.禮品發(fā)放監(jiān)督：會議籌備小組應加強對禮品發(fā)放過程的監(jiān)督，確保禮品發(fā)放公平、公正。

五、會議結束后禮品管理

1.禮品庫存清點：會議結束后，對剩余禮品進行清點，記錄庫存數(shù)量，以便下次會議使用。

2.禮品退還：對不符合規(guī)定的會議禮品，應及時與供應商協(xié)商退貨或更換。

3.總結經驗：會議籌備小組應總結會議禮品管理工作的經驗教訓，不斷優(yōu)化禮品管理工作流程。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制

1.會議紀要應由專人負責編制，確保內容準確、完整，反映會議禮品管理情況。

2.紀要應包括會議基本信息、禮品采購與發(fā)放情況、存在的問題及改進措施等。

3.會議紀要應在會議結束后盡快完成，經審批后分發(fā)給相關人員。

二、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要應提交給婦聯(lián)組織相關負責人進行審批，確保紀要內容的準確性和可執(zhí)行性。

2.審批通過的會議紀要應以書面形式發(fā)布，同時可輔以電子版形式進行內部傳達。

3.發(fā)布后的會議紀要應確保傳達到所有相關人員，以便跟蹤落實。

三、會議紀要的跟蹤執(zhí)行

1.相關部門和個人應根據會議紀要的要求，及時落實會議禮品管理的各項措施。

2.會議籌備小組應定期檢查會議紀要中提出的改進措施的執(zhí)行情況，確保問題得到解決。

3.對于未按會議紀要執(zhí)行的部門或個人，應追究責任，并進行整改。

四、會議紀要的反饋與評估

1.定期收集會議紀要執(zhí)行情況的反饋，了解禮品管理工作中存在的問題和不足。

2.對反饋信息進行分析評估，提出進一步的改進措施，完善會議禮品管理制度。

3.反饋和評估結果應記錄在案，作為后續(xù)會議紀要編制和執(zhí)行的參考。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.審批通過的會議紀要應進行歸檔，按照檔案管理規(guī)定保存，以便日后查閱。

2.婦聯(lián)組織應建立健全會議紀要的查閱制度，確保紀要內容的透明性和可追溯性。

3.鼓勵相關人員查閱會議紀要，提高會議禮品管理工作的透明度和效率。

六、持續(xù)改進

1.婦聯(lián)組織應結合會議紀要的跟蹤落實情況，不斷優(yōu)化會議禮品管理流程。

2.定期對會議禮品管理工作進行總結，吸取經驗教訓，提高管理水平和效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂需提前向會議室管理部門提交申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.預訂時應遵守先到先得的原則，會議室管理部門有權根據實際情況調整會議室分配。

3.預訂人需在會議開始前完成會議室布置和設備檢查，確保會議室環(huán)境整潔、設備正常運行。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應保持會議室安靜、整潔，遵守會議紀律。

2.嚴禁在會議室吸煙、進食，不得隨意移動會議室設備，確需調整應提前向會議室管理部門申請。

3.會議結束后，預訂人應組織清理會議室，確保場地恢復原狀。

三、會議室設備管理

1.會議室管理部門負責定期檢查、維護會議設備，確保設備正常運行。

2.預訂人應在會議前熟悉設備操作，如遇問題應及時向會議室管理部門求助。

3.會議室設備使用過程中，如發(fā)生損壞，預訂人需承擔相應責任。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應確保會議室的安全設施完好，如消防器材、安全通道等。

2.會議期間，參會人員應遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容和涉密信息。

3.會議室管理部門應加強對涉密會議的保密工作，嚴格按照相關規(guī)定執(zhí)行。

五、會議室服務與支持

1.會議室管理部門應為參會人員提供必要的服務與支持，如提供會議用紙、飲用水等。

2.針對特殊需求的會議，會議室管理部門應協(xié)助預訂人完成相關準備工作。

3.會議室管理部門應收集會議反饋意見，不斷改進服務質量和會議室設施。

六、會議室預約與取消

1.預訂人如需取消會議室預訂，應提前通知會議室管理部門，以免影響其他會議安排。

2.會議室管理部門有權根據實際情況調整會議室預訂，并將調整結果及時通知預訂人。

3.預訂人應遵守會議室預約規(guī)定，共同維護會議室使用秩序。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，婦聯(lián)組織各部門應認真貫徹