HF貨代電子元件空運(yùn)出口業(yè)務(wù)優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1HF貨代航空貨運(yùn)出口服務(wù)簡介.......................................1

2HF貨代電子元件空運(yùn)出口業(yè)務(wù)流程...................................1

3HF貨代電子元件空運(yùn)出口存在的問題.................................2

3.1HF貨代電子元件空運(yùn)出口工作效率低............................2

3.1.1訂單作業(yè)時(shí)間過長.......................................2

3.1.2空運(yùn)業(yè)務(wù)流程繁瑣.......................................3

3.2HF航空貨代成本還有待控制....................................3

3.2.1獲取訂艙結(jié)果時(shí)間長.....................................4

3.2.2倉庫內(nèi)部功能區(qū)設(shè)計(jì)不合理...............................4

3.3電子元件空運(yùn)環(huán)節(jié)的安保工作還有所欠缺........................5

4HF貨代電子元件空運(yùn)出口優(yōu)化方案...................................5

4.1提高HF貨代電子元件出口工作效率.............................5

4.1.1調(diào)整訂單信息的次序.....................................5

4.1.2簡化后的空運(yùn)業(yè)務(wù)流程圖.................................6

4.2增加HF對航空貨代的成本控制.................................7

4.2.1控制訂艙配載環(huán)節(jié)成本...................................7

4.2.2倉庫內(nèi)部設(shè)計(jì)合理優(yōu)化...................................7

4.3提高電子元件運(yùn)輸過程中安全保障..............................8

5結(jié)論..............................................................9

參考資料...........................................................10

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

HF貨代電子元件空運(yùn)出口業(yè)務(wù)優(yōu)化設(shè)計(jì)

1HF貨代航空貨運(yùn)出口服務(wù)簡介

湖南HF國際貨運(yùn)代理有限公司是一家集海運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn)于一體的綜合性

國際貨運(yùn)代理公司，以開拓華中區(qū)域的國際貨運(yùn)業(yè)務(wù)為目標(biāo)，面向全國。空運(yùn)部

出口服務(wù)內(nèi)容主要包括：國內(nèi)、市內(nèi)提貨服務(wù)；包裝、倉儲(chǔ)服務(wù)；訂艙、制單服

務(wù)；出口報(bào)關(guān)、報(bào)檢服務(wù)；外貿(mào)、保險(xiǎn)服務(wù)；到門運(yùn)輸服務(wù)；集中托運(yùn)與拼箱服

務(wù)；私人物品、展品、危險(xiǎn)品運(yùn)輸服務(wù)。

公司以服務(wù)專業(yè)、價(jià)格優(yōu)惠、性價(jià)比高提供一流的空運(yùn)出口物流的全程服務(wù)，

本公司憑著優(yōu)秀的客戶服務(wù)，在短短幾年中迅速發(fā)展壯大，并且和多家航空公司

保持著良好的合作關(guān)系。公司擁有一批在國際運(yùn)輸領(lǐng)域有著很長一段時(shí)間的專業(yè)

人士，他們不僅具有優(yōu)秀的綜合素質(zhì)，而且還有豐富的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，他們將努

力為客戶提供長久、穩(wěn)定的倉位、實(shí)惠的價(jià)格，并提供高質(zhì)量的服務(wù)。目前和大

型航空公司合作的有CA、MU、CZ、CA、ZH、TK、KE、MH、SQ、MF、BA、EK、CX、

LH、CV、QR、EY、TK、SQ、BA、MH、PO、KL等航司，與他們建立了良好的合作

關(guān)系，成為他們的一級代理，拿到一手價(jià)格。由于其較低的利潤率，因此能為顧

客提供具有競爭性的價(jià)格，節(jié)約運(yùn)輸成本；擁有一批具有十多年貨場操作報(bào)關(guān)經(jīng)

驗(yàn)的專業(yè)隊(duì)伍，在最短的時(shí)間內(nèi)，以“送貨如送人”的服務(wù)宗旨，保證貨物能按

客戶要求在指定的時(shí)間內(nèi)順利送到指定地點(diǎn)，決不延誤預(yù)定的航班。

2HF貨代電子元件空運(yùn)出口業(yè)務(wù)流程

HF國際貨運(yùn)代理公司空運(yùn)出口操作流程主要包括以下內(nèi)容：

市場銷售:從業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)項(xiàng)目、優(yōu)惠費(fèi)率、各種費(fèi)用、優(yōu)勢介紹方面給

出口企業(yè)進(jìn)行推銷，以便更好地為出口企業(yè)招攬貨源。

訂艙:在運(yùn)輸合同訂立后，根據(jù)發(fā)貨人的要求，按照合理的運(yùn)輸路線和運(yùn)輸

時(shí)間，選擇最適宜的航線、最有利的承運(yùn)人和運(yùn)價(jià)，

接單接貨:托運(yùn)人提供的貨物及報(bào)關(guān)文件應(yīng)與實(shí)際情況相符。收貨時(shí)首先要

稱重，其次測量是否有出入，然后檢查貨物的數(shù)量，名稱，合同號或嘖頭等。

繕制運(yùn)單:依照《國際貨物托運(yùn)書》的規(guī)定，按照托運(yùn)人的要求，將航班信

息和運(yùn)費(fèi)等內(nèi)容制作成航空運(yùn)單。

出口報(bào)關(guān):貨運(yùn)公司可以根據(jù)自己的需求，將制單，報(bào)關(guān)，報(bào)檢，部分或全

部委托貨運(yùn)代理完成。

交接發(fā)運(yùn):按照空運(yùn)公司的要求，辦理交運(yùn)手續(xù)，取得有關(guān)的憑據(jù)。

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信息和預(yù)告:在最短的時(shí)間內(nèi)，向所需要的知悉方匯報(bào)貨物的重要?jiǎng)討B(tài)，包

括收貨、托運(yùn)人和海外的代理或分公司，以便于對方了解進(jìn)展并做好收貨的準(zhǔn)備。

費(fèi)用結(jié)算:根據(jù)貨物運(yùn)輸條款和有關(guān)當(dāng)事人之間的約定，向托運(yùn)人，承運(yùn)人

和外國代理商支付款項(xiàng)，其中包括應(yīng)收和應(yīng)付的款項(xiàng)。

市場銷售接單收貨繕制運(yùn)單

訂艙

費(fèi)用結(jié)算信息和預(yù)告交接發(fā)運(yùn)出口報(bào)關(guān)

圖1HF國際貨運(yùn)代理公司空運(yùn)出口流程

3HF貨代電子元件空運(yùn)出口存在的問題

3.1HF貨代電子元件空運(yùn)出口工作效率低

3.1.1訂單作業(yè)時(shí)間過長

訂單管理環(huán)節(jié),是公司業(yè)務(wù)運(yùn)作循環(huán)的起始階段。涉及到公司內(nèi)部與顧客、

供貨商、國外收貨方等一系列的信息交流，信息管理的工作量非常巨大，同時(shí)信

息管理的準(zhǔn)確度與有效性也非常重要。一旦這個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生重大社會(huì)問題，將會(huì)使

得溝通成本上升，在之后的環(huán)節(jié)中，還會(huì)出現(xiàn)許多的社會(huì)實(shí)際問題，對提貨、訂

艙、報(bào)關(guān)服務(wù)、制單等環(huán)節(jié)都會(huì)造成不利影響。在目前業(yè)務(wù)流程中,該環(huán)節(jié)大多

存在作業(yè)時(shí)過長，存在反復(fù)作業(yè)現(xiàn)象。

表1訂單處理平均用時(shí)

操作內(nèi)容工具平均時(shí)間（分鐘）

核對訂單信息電話、email12

創(chuàng)建系統(tǒng)訂單信息系統(tǒng)5

登記excel表格excel12

檢查是否合規(guī)文檔8

確認(rèn)是否需要報(bào)關(guān)服務(wù)電話、email4

確認(rèn)是否需要提貨服務(wù)電話、email1

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3.1.2空運(yùn)業(yè)務(wù)流程繁瑣

HF貨代的信息系統(tǒng)未完善，不完善的信息系統(tǒng)會(huì)使業(yè)務(wù)聯(lián)系產(chǎn)生多次的無

意義行為。例如客戶填充和核對貨運(yùn)文件所花費(fèi)的時(shí)間太長；在接單接貨過程中，

客戶不清楚公司是否具有上門提貨和代理報(bào)關(guān)服務(wù)和相關(guān)收費(fèi)等等問題，所以目

前繁瑣操作多，信息無法共享，導(dǎo)致空運(yùn)出口效率低。

圖2HF貨代目前空運(yùn)出口具體流程圖

3.2HF航空貨代成本還有待控制

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3.2.1獲取訂艙結(jié)果時(shí)間長

訂艙工作主要是通過電話或者EMAIL和航空公司的網(wǎng)站來完成，但是從下訂

單到確定訂單需要20-25分鐘的時(shí)間。首先，訂艙人員需要通過在航空公司的網(wǎng)

站手動(dòng)刷新來及時(shí)的獲取訂單信息。由于訂艙人員每天必須要和幾家航空公司交

流信息，而且公司在合作的航空公司中至少配載2-3票貨，因此就需要訂艙人員

不斷刷新各航空公司的信息，耗用的時(shí)間比較長。訂單確定之后,在HF貨代和

各個(gè)航空公司不能進(jìn)行EDI交換的情況下，訂艙員必須將確定好的航班資料輸入

HF貨代的資訊系統(tǒng)，然后再將這些資料傳送給相應(yīng)的同事。這樣一套流程下來，

訂艙的操作時(shí)間較長。

表2訂艙處理平均時(shí)長

操作內(nèi)容工具平均時(shí)間（分鐘）

確認(rèn)訂艙要求電話、email5

訂艙電話、網(wǎng)站12

溝通訂艙結(jié)果電話、email5

更新信息系統(tǒng)文檔5

給客戶、目的站傳遞航班信息電話、email5

3.2.2倉庫內(nèi)部功能區(qū)設(shè)計(jì)不合理

HF貨代從該公司的倉庫管理來看，其內(nèi)部并沒有對電子元件的功能區(qū)域進(jìn)

行劃分，更沒有對電子元件進(jìn)行分區(qū)管理，換句話說，在公司的倉庫里根本就沒

沒有功能區(qū)域的概念，也沒有“電子元件”功能區(qū)域的劃分，因此，在工作中需

要在檢驗(yàn)區(qū)進(jìn)行的檢驗(yàn)、記錄工作有時(shí)會(huì)在貨物己經(jīng)進(jìn)入貨位存儲(chǔ)之后才進(jìn)行。

有問題的貨物等到發(fā)現(xiàn)已為時(shí)已晚，次品的不必要、人力成本的浪費(fèi)、空間的占

用等。由于沒有對倉庫進(jìn)行功能區(qū)域的劃分，導(dǎo)致倉庫的工作人員隨地進(jìn)行作業(yè)

工作，這將極大的降低了倉庫面積的使用率以及倉庫作業(yè)的效率，造成倉儲(chǔ)成本

的增加。

圖3HF貨代優(yōu)化前倉庫功能區(qū)

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3.3電子元件空運(yùn)環(huán)節(jié)的安保工作還有所欠缺

為了保證電子元件的運(yùn)輸不被損壞，因此需要十分的小心處理。因?yàn)殡娮釉?/p>

件的內(nèi)置零部件、模塊精巧且脆弱，如果受到震動(dòng)、顛簸等影響，非?？赡軙?huì)導(dǎo)

致性能降低或損壞，從而影響正常使用，甚至有直接報(bào)廢的風(fēng)險(xiǎn)。

而HF國際貨運(yùn)公司有時(shí)會(huì)發(fā)生包裝外層材料上沒有用高強(qiáng)度、耐磨損的材

料，如木箱、鋼箱、泡沫塑料、氣泡膜等；并且，在外箱需要貼有防震、防傾斜

等特殊標(biāo)識，防止在運(yùn)輸過程中搬運(yùn)和擺放造成損害。在包裝的內(nèi)部為了減少運(yùn)

輸途中的沖擊和損壞，需要填充足夠的緩沖材料，如用所料泡沫等。

圖4HF貨代公司電子元件運(yùn)輸圖

4HF貨代電子元件空運(yùn)出口優(yōu)化方案

4.1提高HF貨代電子元件出口工作效率

4.1.1調(diào)整訂單信息的次序

將從操作人員審查顧客資格這個(gè)步驟調(diào)至最先開始。此過程的主要目的是為

了通過客戶管理標(biāo)準(zhǔn)操作手冊對所有顧客信息進(jìn)行資格審查,并核對其商品情況

和支付狀況是否合乎公司規(guī)則。一旦不符合此要求,則由客服部通知所有銷售人

員的相關(guān)情況,并停止繼續(xù)作業(yè)。不僅縮短了操作時(shí)間15分鐘左右，還大大的提

高了效率，節(jié)約了人工成本。

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表3優(yōu)化后的訂單操作平均時(shí)長

操作步驟工具平均時(shí)間（分鐘）

檢查是否合規(guī)電話、email8

核對訂單信息系統(tǒng)12

創(chuàng)建系統(tǒng)訂單信息excel8

確認(rèn)是否需要報(bào)關(guān)服務(wù)電話、email3

確認(rèn)是否需要提貨服務(wù)電話、email1

合計(jì)32

4.1.2簡化后的空運(yùn)業(yè)務(wù)流程圖

開發(fā)先進(jìn)的貨代系統(tǒng)，提高業(yè)務(wù)信息傳遞和處理效率；開放網(wǎng)上協(xié)作功能，

有效管理、集成原有系統(tǒng)，通過數(shù)字化平臺為用戶提供更豐富的物流服務(wù)，訂艙，

提單信息核對，貨物途中追蹤，對賬與客戶，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同效應(yīng)，在保證信息的

有效傳遞下，刪減步驟提高效率。

圖5HF貨代簡化后的具體空運(yùn)業(yè)務(wù)出口流程圖

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4.2增加HF對航空貨代的成本控制

4.2.1控制訂艙配載環(huán)節(jié)成本

現(xiàn)有航線配載流程主要由訂艙部門負(fù)責(zé)，訂艙人員只負(fù)責(zé)訂艙和配載，沒有

考慮最優(yōu)成本。在實(shí)際情況下，訂艙作業(yè)是可以進(jìn)行成本優(yōu)化作業(yè)的。成本優(yōu)化

除了目前公司合作的航空公司艙位外，還可以優(yōu)先考慮其他同行提供的艙位，達(dá)

到最終目的是：確保所托運(yùn)的航班按規(guī)定的價(jià)格按時(shí)抵達(dá)目的地機(jī)場。在作業(yè)業(yè)

務(wù)過程中，作業(yè)部訂艙時(shí)，首先要與客服部門確認(rèn)好顧客的需求，然后到航空網(wǎng)

站查詢具體航線，如果有多條航線的飛機(jī)都可以到達(dá)目的地，那么可以優(yōu)先考慮

有拼箱的公司飛機(jī)。這樣的工作流程可以節(jié)省大約10到15分鐘的平均操作時(shí)間，

同時(shí)還可以大幅度降低操作成本。

4.2.2倉庫內(nèi)部設(shè)計(jì)合理優(yōu)化

電子元件品牌多，種類，包裝多，規(guī)格多。在倉庫管理中，必須合理控制安

全庫存，倉庫既不能造成訂單短缺，也不能造成滯壓。

（1）對電子元件分區(qū)管理

圖6HF貨代公司優(yōu)化后倉儲(chǔ)功能區(qū)

對這些電子元件也應(yīng)該進(jìn)行合理的劃分，比如,把常見的電子元件把它們存

放在一塊，而特殊的電子元件存放在一塊，并且劃分一個(gè)理貨檢驗(yàn)區(qū)，檢查貨品

有無損壞或數(shù)量是否正確一致。還要專門劃分一個(gè)退貨區(qū)，這樣待退貨的貨品與

待出口的貨品就不會(huì)混淆。

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圖7電子元件分區(qū)圖

（2）合理規(guī)劃倉儲(chǔ)操作流程，明確倉庫員工職責(zé)

電子元件的倉儲(chǔ)管理是一個(gè)非常重要的工作，因?yàn)樗枰芾碓S多不同的電

子元件，這些元件需要妥善存放和保護(hù)。只有對貨物入庫前需要準(zhǔn)備的工作進(jìn)行

規(guī)范，對檢驗(yàn)方法進(jìn)行正確的規(guī)范，對數(shù)據(jù)填寫進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，對工作進(jìn)行合理的

分配，才能將貨物大量、及時(shí)、安全地發(fā)送給客戶，從而提高工作效率，降低消

費(fèi)價(jià)值。

4.3提高電子元件運(yùn)輸過程中安全保障

在電子元件運(yùn)輸中應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：

（1）確保儀器包裝完好:在運(yùn)輸作業(yè)之前，應(yīng)對設(shè)備的包裝進(jìn)行檢查，確保

設(shè)備完好無缺。包裝應(yīng)該有足夠的填充物和緩沖材料來保護(hù)儀器不受碰撞和震動(dòng)

的影響。

（2）小心搬運(yùn)和裝卸:搬運(yùn)和裝卸過程中，應(yīng)該特別小心，避免沖擊、顛簸

或振動(dòng)。使用專業(yè)的搬運(yùn)設(shè)備，如手推車或叉車等，以減少人工搬運(yùn)的風(fēng)險(xiǎn)。

（3）控制溫度和濕度:電子元件對溫度和濕度非常敏感，應(yīng)該在運(yùn)輸過程中

避免過高或過低的溫度和濕度。在運(yùn)輸前，應(yīng)該對儀器的運(yùn)輸溫度和濕度進(jìn)行研

究，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。

（4）避免震動(dòng)和沖擊:電子元件對震動(dòng)和沖擊非常敏感，應(yīng)該盡量避免這些

影響。

（5）運(yùn)輸途中監(jiān)測儀器狀態(tài):在運(yùn)輸過程中，應(yīng)該不斷監(jiān)測儀器的狀態(tài)，以

確保它們不受損壞。

總之，電子元件運(yùn)輸需要