上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄106251上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司簡(jiǎn)介 上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)1上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司簡(jiǎn)介上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司（以下簡(jiǎn)稱“紅雙喜公司”）成立于1999年，由金山區(qū)國(guó)資委全額出資的投資管理型企業(yè)集團(tuán)，主要經(jīng)營(yíng)：文教體育用品、中外樂(lè)器和賬冊(cè)紙品等。集團(tuán)公司出資參股、控股、全資企業(yè)有：上海紅雙喜股份有限公司、上海實(shí)業(yè)馬利畫(huà)材有限公司、上海文教體育用品總公司、上海立信會(huì)計(jì)帳冊(cè)紙品公司和上海鋼琴有限公司等7家企業(yè)。同時(shí)，集團(tuán)公司黨委受上海市工業(yè)合作聯(lián)社的委托，對(duì)上海民族樂(lè)器一廠等集體企業(yè)進(jìn)行黨群工作管理。集團(tuán)公司出資及關(guān)聯(lián)企業(yè)擁有“紅雙喜”、“馬利”、“敦煌”、“立信”和“施特勞斯”等著名品牌。近年來(lái)，集團(tuán)公司緊緊圍繞“創(chuàng)新思維，精細(xì)管理”理念，明確“品牌經(jīng)營(yíng)、投資管理”發(fā)展戰(zhàn)略定位，牢牢把握“穩(wěn)中求進(jìn)”的工作總基調(diào)。2上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購(gòu)管理現(xiàn)狀、存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析2.1管理現(xiàn)狀紅雙喜公司的財(cái)務(wù)單元由核算會(huì)計(jì)部門(mén)、資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管控部門(mén)組成，在基層部門(mén)作出業(yè)務(wù)流程申請(qǐng)后，企業(yè)管理層再經(jīng)開(kāi)會(huì)研究后對(duì)申報(bào)流程進(jìn)行決議。對(duì)于紅雙喜公司而言，在高層作出決議后，業(yè)務(wù)部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的管理目標(biāo)便達(dá)成一致,用基本的核算與基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析來(lái)對(duì)流程中各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行把控，對(duì)采購(gòu)、銷售等環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的預(yù)算金額與指標(biāo)，每月月底將各項(xiàng)業(yè)務(wù)表單進(jìn)行統(tǒng)籌。對(duì)于紅雙喜公司的采購(gòu)環(huán)節(jié)而言，采購(gòu)業(yè)務(wù)的指標(biāo)計(jì)劃之一，便是采購(gòu)物料成本需要低于當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)平均價(jià)，降低的幅度要在三個(gè)百分點(diǎn)以上。目前紅雙喜公司的采購(gòu)流程，是由各基層端口部門(mén)向企業(yè)采購(gòu)部提交需求，由采購(gòu)部進(jìn)行統(tǒng)籌安排，所采購(gòu)的物資于下一采購(gòu)周期前進(jìn)行發(fā)放。2.2存在問(wèn)題分析2.2.1供應(yīng)商管理混亂紅雙喜公司對(duì)于供應(yīng)商的選擇,采購(gòu)部經(jīng)理選擇供應(yīng)商的方法是按對(duì)方公司提供的報(bào)價(jià)高低來(lái)決定是否進(jìn)行合作，在2019年11月份公司購(gòu)置兩臺(tái)臺(tái)式電腦，公司按照價(jià)格的高低，選擇了長(zhǎng)沙市賽格電腦公司進(jìn)行合作，在合作之前沒(méi)有考評(píng)對(duì)方公司的信用等級(jí)，成立時(shí)間和提供的產(chǎn)品渠道來(lái)源，12月份收到電腦后，僅使用一個(gè)月后，電腦運(yùn)行速度明顯緩慢，經(jīng)常存在死機(jī)，重啟等現(xiàn)象，這才發(fā)現(xiàn)公司新購(gòu)置的臺(tái)式電腦為組裝二手機(jī)，影響了公司銷售業(yè)務(wù)的開(kāi)展，給公司帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)損失。2.2.2采購(gòu)用品管理不完善公司在采購(gòu)時(shí)不僅要考慮產(chǎn)品成本，還需注重所購(gòu)物品的質(zhì)量。首先，采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)員在采購(gòu)打印機(jī)時(shí)，沒(méi)有和商家約定產(chǎn)品保修期，這是采購(gòu)過(guò)程隨意。其次，產(chǎn)品在使用過(guò)程中如果出現(xiàn)故障，財(cái)務(wù)部門(mén)正常辦公會(huì)受影響，產(chǎn)品的后續(xù)維修費(fèi)用得公司承擔(dān)，這是辦公用品入庫(kù)管理不嚴(yán)。總而言之，采購(gòu)用品管理不善是因?yàn)榧t雙喜公司沒(méi)有設(shè)立辦公用品管理?xiàng)l例,導(dǎo)致辦公用品沒(méi)有專人保管、發(fā)放。購(gòu)買(mǎi)回的辦公用品放置于儲(chǔ)物柜，簽字筆、油性筆領(lǐng)用隨意、使用快。A4紙浪費(fèi)嚴(yán)重，有專用于寫(xiě)草稿、計(jì)算的筆記本，往往被員工私自使用，造成用A4紙代替的情況。打印時(shí)使用單面打印，打印出資料厚重，頁(yè)數(shù)多。紙張隨意堆放在地上，下雨天氣，導(dǎo)致紙張潮濕，無(wú)法正常使用。這些都是由于辦公用品管理不善造成的。2.2.3采購(gòu)工作效率低2019年下半年公司轉(zhuǎn)型升級(jí)，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增多，采購(gòu)、入庫(kù)的單據(jù)也會(huì)很多，采購(gòu)部填寫(xiě)好采購(gòu)預(yù)算的單據(jù)后，往往遺忘立刻傳遞給財(cái)務(wù)部，單據(jù)傳遞的環(huán)節(jié)上不熟悉,然后還有在簽發(fā)采購(gòu)費(fèi)用的支票后,跟財(cái)務(wù)部門(mén)溝通比較不及時(shí)，未能迅速清楚的應(yīng)答財(cái)務(wù)部關(guān)于支票數(shù)據(jù)的咨詢，致使財(cái)務(wù)部工作量加大，減慢其部門(mén)工作效率。在采購(gòu)部門(mén)簽訂好采購(gòu)合同后，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)運(yùn)輸數(shù)據(jù)傳遞不及時(shí)的情況，導(dǎo)致采購(gòu)工作效率低。此外，單據(jù)填制及單據(jù)審核是采購(gòu)流程中必須的兩個(gè)壞節(jié)，各類單據(jù)在采購(gòu)人員和財(cái)務(wù)人員之間的反復(fù)填寫(xiě)、稽核和數(shù)據(jù)錄入（記賬)使采購(gòu)過(guò)程耗時(shí)而低效。2.2.4辦公用品采購(gòu)時(shí)效性問(wèn)題采購(gòu)人員沒(méi)注意采購(gòu)到貨時(shí)間問(wèn)題。上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司要求采購(gòu)員進(jìn)行緊急采購(gòu)，在二次采購(gòu)中，采購(gòu)員所購(gòu)物品齊全，商家提供送貨服務(wù)，但商家送貨時(shí)間需兩周，這違反了公司需緊急采購(gòu)的初衷。采購(gòu)人員沒(méi)抓住采購(gòu)重點(diǎn)要求，忽視了緊急采購(gòu)的到貨時(shí)間問(wèn)題。2.3問(wèn)題產(chǎn)生原因分析2.3.1未對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理由于缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，公司沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行明確劃分并缺乏針對(duì)性的管理。因?yàn)檫^(guò)去公司與供應(yīng)商之間的關(guān)系多為對(duì)立與競(jìng)爭(zhēng)的管理,受這一現(xiàn)象的影響企業(yè)通常不會(huì)區(qū)別對(duì)待各供應(yīng)商。但是不同供應(yīng)商所提供的物資對(duì)企業(yè)的重要程度不盡相同所以各供應(yīng)商有著不同的重要性。紅雙喜公司還采用傳統(tǒng)的方法,與供應(yīng)商建立短期目標(biāo)型關(guān)系。在這種短期目標(biāo)型關(guān)系下公司把供應(yīng)商之間看成是完全競(jìng)爭(zhēng)的，認(rèn)為供應(yīng)商之間可以完全替代，這樣的做法使得公司和供應(yīng)商共同發(fā)展受到阻礙。2.3.2沒(méi)有固定采購(gòu)人員由于紅雙喜公司采購(gòu)人員離職，出納代為采購(gòu)。出納對(duì)辦公用品采購(gòu)工作不熟悉，線下采購(gòu)又沒(méi)有預(yù)算成本。不能全面考慮成本、質(zhì)量、時(shí)間問(wèn)題。出現(xiàn)商家沒(méi)有出具發(fā)票的情況，導(dǎo)致后續(xù)財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法報(bào)銷，需補(bǔ)開(kāi)單據(jù)，拉低了工作效率。2.3.3缺少采購(gòu)預(yù)算管理體系紅雙喜公司，在辦公用品采購(gòu)管理過(guò)程中，雖然企業(yè)建立了庫(kù)存采購(gòu)審批制度和預(yù)算管理程序，但對(duì)于采購(gòu)物資時(shí)間，并未考慮庫(kù)存臨界點(diǎn)等因素，為了確保日常工作的順利進(jìn)行，避免因缺乏辦公用品而造成工作開(kāi)展延誤，一般沒(méi)有明確的預(yù)算機(jī)制。因此，辦公用品采購(gòu)具有一定的盲目性和隨機(jī)性，使得庫(kù)存所占用的資金高，庫(kù)存管理的成本高，從而影響企業(yè)的成本。2.3.4采購(gòu)方式單一辦公用品采購(gòu)形式單一，采購(gòu)人員對(duì)所需物品市場(chǎng)價(jià)不了解。選取線下采購(gòu)的方式，又沒(méi)有遵循貨比三家，擇優(yōu)選取的規(guī)則。很容易造成成本過(guò)高，預(yù)算超支的情況。如果公司有固定的辦公用品采購(gòu)場(chǎng)所，產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量就有一定保障。但在沒(méi)有固定的場(chǎng)所下，采用線上采購(gòu)的方式更能節(jié)約采購(gòu)成本。3上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)3.1問(wèn)題解決方案3.1.1建立供應(yīng)商管理體系對(duì)于公司需求比較少的物品可以考慮選擇固定的供應(yīng)商,對(duì)公司的固定供應(yīng)商應(yīng)該建立檔案，檔案上除了要有基本的信息比如編號(hào)、銀行賬號(hào)、聯(lián)系方式和地址之外，還應(yīng)該要有主營(yíng)業(yè)務(wù)范圍、注冊(cè)資本、營(yíng)業(yè)執(zhí)照登記號(hào)等更詳細(xì)的信息，只有像這樣詳細(xì)的記錄好各種信息，使供應(yīng)商的檔案能通過(guò)嚴(yán)格審核之后，才可對(duì)其進(jìn)行歸檔處理，并需要安排專門(mén)人員來(lái)管理和關(guān)注更新情況。3.1.2規(guī)范采購(gòu)工作流程公司明確各崗位人員職責(zé)，分工協(xié)作，共同完成采購(gòu)工作。由需求人員提出請(qǐng)購(gòu)要求，經(jīng)公司同意后，向財(cái)務(wù)經(jīng)理遞交采購(gòu)清單。(3）財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)成本預(yù)算并選擇合適采購(gòu)方式。(5）線下采購(gòu)至少有2名人員參與。(6）采購(gòu)?fù)瓿捎闷沸杞?jīng)倉(cāng)管員驗(yàn)收合格。(7）合格的辦公用品由采購(gòu)員根據(jù)發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。(8）經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)報(bào)銷完成的用品，由財(cái)務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一保管、發(fā)放。3.1.3完善采購(gòu)管理系統(tǒng)對(duì)于辦公用品信息系統(tǒng)管理和使用，在公司每個(gè)部門(mén)都有主管或經(jīng)理，他們都可以通過(guò)系統(tǒng)看出物品的一系列情況，比如價(jià)格等信息，各部門(mén)向主管提交申購(gòu)單后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷其是否超出了限額，沒(méi)有超出就會(huì)發(fā)送到總經(jīng)理并提醒其審批，總經(jīng)理查看沒(méi)有其他問(wèn)題后，就下達(dá)到采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)就可以通知供應(yīng)商開(kāi)始發(fā)貨。在這樣的采購(gòu)體系下，流程十分清晰，相關(guān)責(zé)任也明確得十分到位。通過(guò)完善信息系統(tǒng)可以加快信息在公司內(nèi)部的流通速度。當(dāng)采購(gòu)計(jì)劃更改時(shí)和需求數(shù)量更改時(shí)，采購(gòu)部可以及時(shí)在信息系統(tǒng)上的到信息，采購(gòu)員能夠及時(shí)更改采購(gòu)計(jì)劃，能夠避免采購(gòu)來(lái)的辦公用品積壓在倉(cāng)庫(kù)，這樣可以合理的利用公司的資金，節(jié)約成本。3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.2.1流程表設(shè)計(jì)表1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)操作流程辦公人員操作內(nèi)容1填寫(xiě)采購(gòu)單采購(gòu)員根據(jù)所需填寫(xiě)采購(gòu)清單(如線上采購(gòu)直接交給財(cái)務(wù)經(jīng)理審批)2審批采購(gòu)清單財(cái)務(wù)經(jīng)理預(yù)算審核采購(gòu)清單3填寫(xiě)借款審批單采購(gòu)員根據(jù)所需現(xiàn)金填寫(xiě)借款審批單4借款審批單財(cái)務(wù)經(jīng)理審核借款審批單的合理性、準(zhǔn)確性；將借款審批單轉(zhuǎn)交給出納5填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單出納按借款審批單填兩聯(lián)式借款單(出納拿回執(zhí)聯(lián),會(huì)計(jì)拿憑證聯(lián))6支付采購(gòu)現(xiàn)金出納按借款單借款金額支付現(xiàn)金給采購(gòu)人員7編制記賬憑證會(huì)計(jì)根據(jù)借款審批單編制記賬憑證；將記賬憑證交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核8審核記賬憑證財(cái)務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確性9登記現(xiàn)金日記賬出納根據(jù)經(jīng)審核的記賬憑證登記現(xiàn)金日記賬；登記完成將記賬憑證交由會(huì)計(jì)10采購(gòu)采購(gòu)員到市場(chǎng)采購(gòu)辦公用品(線上采購(gòu):選定網(wǎng)店購(gòu)買(mǎi)并和網(wǎng)店商家協(xié)商開(kāi)據(jù)電子發(fā)票)11費(fèi)用結(jié)算并開(kāi)具發(fā)票生產(chǎn)廠家計(jì)算采購(gòu)辦公用品總價(jià)；開(kāi)具相關(guān)票據(jù)12辦公用品驗(yàn)收入庫(kù)倉(cāng)管員根據(jù)票據(jù)驗(yàn)收質(zhì)雖合格辦公用品13交付單據(jù)出納出納接收采購(gòu)員提交的單據(jù)；將借款單回執(zhí)提交采購(gòu)員；將單據(jù)交由會(huì)計(jì)制作憑證14編制記賬憑證會(huì)計(jì)根據(jù)發(fā)票及借款單第二聯(lián)編制記賬憑證；將記賬憑證交財(cái)務(wù)經(jīng)理審核15審核記賬憑證財(cái)務(wù)經(jīng)理審核記賬憑證的準(zhǔn)確性、合理性，并簽字16登記科目明細(xì)賬會(huì)計(jì)登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬3.2.2流程圖設(shè)計(jì)圖1辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖3.3業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)運(yùn)行說(shuō)明3.3.1在采購(gòu)成本控制方面(1)通過(guò)優(yōu)化辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，結(jié)合采購(gòu)業(yè)務(wù)流程表。從采購(gòu)人員填寫(xiě)采購(gòu)清單開(kāi)始，到填制借款審批單，這個(gè)過(guò)程需財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，使采購(gòu)人員領(lǐng)取采購(gòu)款項(xiàng)的過(guò)程更加合理、嚴(yán)格。上海紅雙喜（集團(tuán)）有限公司加強(qiáng)了對(duì)資金的管理，防止工作人員出現(xiàn)坐支現(xiàn)金的情況。采購(gòu)辦公用品前，財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算，從而達(dá)到節(jié)約成本，理性購(gòu)買(mǎi)的目的。(2)采用線上采購(gòu)方式購(gòu)買(mǎi)辦公用品，合理控制采購(gòu)成本。填寫(xiě)好采購(gòu)清單直接交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，審核完畢，即可上網(wǎng)采購(gòu)。采購(gòu)中采購(gòu)人員需運(yùn)用多項(xiàng)數(shù)據(jù)，找信譽(yù)、產(chǎn)品品質(zhì)良好的商家進(jìn)行交易。并要求商家提供電子發(fā)票，購(gòu)買(mǎi)的辦公用品與電子票據(jù)一同寄出。到貨后憑電子發(fā)票，商家聊天記錄到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。3.3.2在辦公用品管理方面首先，線下采購(gòu)可參照以往購(gòu)買(mǎi)物品的質(zhì)量,用品品質(zhì)好的到相應(yīng)商店回購(gòu)，質(zhì)量差的不予回購(gòu)，采用貨比三家，擇優(yōu)選擇方式重新選擇商家購(gòu)買(mǎi)。然后，采購(gòu)大件辦公用品，需要求商家提供保修卡并協(xié)商維修期。不建議采用線上購(gòu)買(mǎi)的形式購(gòu)買(mǎi)大件辦公用品，如實(shí)需采用此方法，可關(guān)注大型品牌網(wǎng)上旗艦店，并與商家協(xié)商試用期，如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，在試用期內(nèi)買(mǎi)家可無(wú)條件退換貨物。最后，購(gòu)買(mǎi)到貨的辦公用品，根據(jù)辦公用品管理?xiàng)l例，交由倉(cāng)管員統(tǒng)一驗(yàn)收入庫(kù)。倉(cāng)管員再交由出納保管。財(cái)務(wù)人員領(lǐng)取辦公用品，按照所需件數(shù)，到出納處領(lǐng)取并進(jìn)行登記簽名，防止出現(xiàn)公物私用、私自領(lǐng)取的情況。購(gòu)買(mǎi)簽字筆要求采購(gòu)人員購(gòu)買(mǎi)替換芯，多次循環(huán)節(jié)約使用。A4紙除必須單面打印，一律采用雙面打印。A4紙管理需保持干燥、放置高于地面的柜子頂層，防止由于潮濕天氣出現(xiàn)紙張無(wú)法使用的情況。對(duì)于隨意丟棄可繼續(xù)使用的辦公用品行為，公司采取罰款的形式，約束員工不愛(ài)惜公共財(cái)物的行為。3.3.3在采購(gòu)時(shí)效性方面第一，公司出具辦公用品采購(gòu)條例管理規(guī)定,提高公司員工的工作積極性與業(yè)務(wù)專業(yè)性。第二，公司根據(jù)采購(gòu)緊急與否提出要求，采購(gòu)員需按采購(gòu)要求進(jìn)行調(diào)整。第三，對(duì)于沒(méi)有設(shè)專用采購(gòu)員一職，提高代購(gòu)人員的采購(gòu)知識(shí)，從而高效無(wú)誤完成辦公用品采購(gòu)工作。第四，對(duì)于填制采購(gòu)清單，審批單，嚴(yán)格按采購(gòu)流程進(jìn)行，讓采購(gòu)過(guò)程透明，不是由采購(gòu)員全權(quán)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致公司內(nèi)部出現(xiàn)腐敗。第五，員工各司其職，共同協(xié)作互相監(jiān)督高效完成采購(gòu)審批流程。在公司要求緊急采購(gòu)情況下，采購(gòu)人員需根據(jù)各商家到貨時(shí)間，選擇到貨快、信譽(yù)高的商家進(jìn)行采購(gòu)。4結(jié)束語(yǔ)在沒(méi)有建立合理的辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程之前，本公司在采購(gòu)辦公用品時(shí)存在一定的盲目性和隨意性，使得占用的資金和庫(kù)存管理成本較高。本畢業(yè)設(shè)計(jì)對(duì)辦公用品采購(gòu)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)后，優(yōu)化和健全了預(yù)算管理制度，減少了許多材料的不必要損耗,完善采購(gòu)信息系統(tǒng)的管理和使用使得采購(gòu)部門(mén)與倉(cāng)庫(kù)管理、財(cái)務(wù)部門(mén)更