廣東鴻威國際會展集團有限公司2024年會組織方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1活動背景..........................................................1

2活動目的..........................................................1

3活動時間..........................................................2

4活動地點..........................................................2

5參與人員..........................................................2

6活動主題..........................................................2

7活動準(zhǔn)備..........................................................2

7.1通知與宣傳...................................................2

7.2員工表彰活動準(zhǔn)備.............................................2

7.3節(jié)目準(zhǔn)備.....................................................3

7.4會場布置.....................................................4

7.5酒店協(xié)調(diào)事項.................................................4

8活動流程..........................................................5

9人員安排..........................................................6

10經(jīng)費預(yù)算.........................................................8

11意外防范.........................................................9

11.1事件類型....................................................10

11.2工作原則....................................................10

11.3防范措施....................................................10

參考資料..........................................................12

附件..............................................................13

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

廣東鴻威國際會展集團有限公司2024年會組織方案設(shè)

計

1活動背景

歲月如白駒過隙，在2023年，鴻威直面困難，不畏艱難，初心不改，獲得

許多榮譽與贊揚，在2023年擁有一個完美結(jié)尾。

機遇蘊涵美好，創(chuàng)新成就偉大。2024年，同樣也是公司創(chuàng)造夢想、揚帆起航

的重要一年。公司所有的員工都將在集團公司的領(lǐng)導(dǎo)下，把提高經(jīng)濟效益作為中

心，把改革和重組作為推動力量，迎難而上，銳意進取，團結(jié)合作，勇于創(chuàng)新，

不斷進取，共同創(chuàng)造一個美好的事業(yè)。

為了展示公司團結(jié)一致、充滿朝氣、蓬勃發(fā)展的精神風(fēng)貌，增進友誼，增強

凝聚力，公司決定于2024年1月12日舉行年會慶典，以感謝大家在過去的一年

來的辛勤工作和努力付出。

2活動目的

（1）總結(jié)公司2023年的發(fā)展成果，并制定公司2024年的總體發(fā)展規(guī)劃，

包括新的一年的計劃、方向、目標(biāo)等。

（2）加強員工間的溝通，提高團隊協(xié)作精神與合作意識，提升整體競爭

力。

（3）表彰優(yōu)秀員工，通過獎勵的方式，調(diào)動員工積極性，鼓勵大家在新的

一年，工作上能有出色的表現(xiàn)。

（4）為慶祝一年來的工作成果，充實職員的生活，并感謝員工們的辛苦工

作。

（5）充分展示員工的優(yōu)秀自我，在活動中提高員工對公司大家庭的認識和

認同感。

（6）加強領(lǐng)導(dǎo)和員工的溝通，增進企業(yè)內(nèi)部的和諧，讓我們在同一舞臺共

同交流、聯(lián)歡。

（7）拓展公司的文化內(nèi)涵，使公司的外在形象與內(nèi)在文化的融合。

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3活動時間

2024年1月12日

4活動地點

廣交會威斯汀酒店（廣東省廣州市海珠區(qū)鳳浦中路681號）

5參與人員

公司領(lǐng)導(dǎo)以及全體員工

6活動主題

鴻威的，未來的

7活動準(zhǔn)備

本次年會總共有五個環(huán)節(jié)，分別為領(lǐng)導(dǎo)致辭，優(yōu)秀員工表彰，節(jié)目表演以及

晚宴。在這個過程中，抽獎環(huán)節(jié)與游戲?qū)诠?jié)目表演中進行。

7.1通知與宣傳

（1)在2023年12月1號，公司辦公室將以書面形式下發(fā)《年度年會慶典的

通知》，并公布此次年會的具體情況，使全體員工知曉。

(2)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出席會議的確切時間、地點、演講文稿必須事先通知并作好

準(zhǔn)備；活動當(dāng)天，公司董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理及其他主要負責(zé)人分別講話，

演講文稿由秘書處起草并于2024年1月5日前提交給各位領(lǐng)導(dǎo)及負責(zé)人。

（3）所有工作人員必須到崗，如果發(fā)生其它事情，請事先請假

7.2員工表彰活動準(zhǔn)備

（1）此項活動將由人事部統(tǒng)一組織，并確定每個部門的優(yōu)秀員工名單和具

體的獎勵金額，活動經(jīng)費不包括在年會的總預(yù)算中；

（2）公司2023年度優(yōu)秀員工評選活動將最晚于2023年12月1日前確定獎

項和最終獲獎人員；

（3）在活動前做好對優(yōu)秀員工的簡要簡介，并制作成演示文件，主持人宣

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讀獲獎時投影展示；

（4）由工作人員事先準(zhǔn)備好獎狀及獎金，在領(lǐng)獎領(lǐng)導(dǎo)及全體得獎員工預(yù)備

登臺時，演奏頒獎曲（這一環(huán)節(jié)由會務(wù)組的工作人員事先為得獎員工安排就

位），并按順序頒發(fā)獎項；

（5）所有得獎?wù)咴陬C獎完畢后，與公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念；

7.3節(jié)目準(zhǔn)備

（1）節(jié)目參與形式：

以部門為核心，可以作為一個整體來選擇節(jié)目，也可以進行跨部門的合作，

每個部門所選擇的節(jié)目都要堅持“積極向上、內(nèi)容豐富、全員參與、形式多樣”

的原則，并且要讓氣氛活躍、有聲有色。節(jié)目的內(nèi)容可以是：各種有特色、形式

多樣的節(jié)目（如：獨唱、合唱、魔術(shù)、小品、相聲、舞蹈、雜技、詩歌朗誦等

等）。

（2）節(jié)目要求：

①青春、陽光、健康、向上的歌曲；

②與以上主題相關(guān)的原創(chuàng)歌曲；

③積極向上、寓意深刻的藝術(shù)性舞蹈；

④創(chuàng)造性的高技術(shù)與時代感的舞蹈；

⑤流行的嘻哈舞，現(xiàn)代舞，健美操，武術(shù)等

⑥相關(guān)歌曲的伴舞；

⑦喜慶、熱鬧反映生活的相聲、小品；

⑧傳統(tǒng)曲藝表演（戲曲，戲劇，評書等）。

（3）年會節(jié)目報名方式：

郵件報名、電話報名

報名聯(lián)系人：李三

聯(lián)系方式/p>

郵箱：272343555@.

（4）節(jié)目編排：

為了保證公司年會慶典的質(zhì)量，在節(jié)目確定后，須進行常規(guī)的彩排，以達到

預(yù)期的效果。同時在年會來臨之際，需要進行一次整體彩排。

①整體彩排時間：2024年1月5日

②整體彩排地點：一號會議室

③在表演節(jié)目確定之后，年會工作項目小組將分別對節(jié)目的彩排效果進行跟

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蹤，對其進行評審，并對遇到的問題加以解決；

④歌舞類節(jié)目需要的背景音樂，請自行準(zhǔn)備，并將其拷貝一份送往年會工作

項目組，以便在晚會正式表演的時候使用，如若沒有及時提供，造成表演延誤或

影響表演效果，年會項目組將不承擔(dān)任何責(zé)任。

⑤演員演出所需要的服裝、道具，可向年會工作項目小組提出申請，并可自

行租用；

⑥需提前與酒店溝通化妝間，更衣室等場地。

7.4會場布置

（1）色系：

主要由紅色為主色調(diào)，通過各種裝飾性飾物為會場營造氣氛。

（2）相關(guān)尺寸：

舞臺：長20米，寬5米。

背景墻：長10米，寬5米。

背景中央投影幕布：長4米，寬3米。

觀眾區(qū)場地：長80米，寬50米。

現(xiàn)有舞臺設(shè)備：投影機、音響設(shè)備（音響的布置要視具體情況而定）；

（3）初步設(shè)計：

①用彩色氣球條將舞臺正面裝飾，并在里面穿插置彩燈。

②舞臺兩側(cè)墻面各懸掛彩帶，并用小燈籠裝飾。

③投影幕布兩側(cè)用彩帶裝飾，用掛鉤懸掛紅色彩燈。

④舞臺燈光道具上懸掛紅色彩燈。

⑤會場從門口至舞臺鋪設(shè)紅地毯。

（4）會場墻面裝飾設(shè)計：

①在會場的兩邊用彩帶和彩色氣球裝飾，氣球主要由紅、粉、藍三種顏色組

成，并用紅色的彩燈裝飾。

②會場后面的背景墻采用氣球造型，配上花型氣球，紅色的彩燈，環(huán)繞著主

題板，凸顯年會的主題。

（5）觀眾區(qū)場地：

預(yù)計觀演人員在200人左右，觀演區(qū)人員為一共設(shè)200個座位。

7.5酒店協(xié)調(diào)事項

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（1）酒店提前提供酒席預(yù)定信息，包括宴會名稱，時間，地址等重要信

息；

（2）根據(jù)公司到場人數(shù)確認，主桌共3桌，可坐20人，普通桌共10桌，

一桌可坐15人；

（3）主桌的貴賓安排提前確定，并準(zhǔn)確傳達給當(dāng)天引導(dǎo)的禮儀；

（4）確認茶歇、酒水等擺放位置；提前試菜，確保當(dāng)天的菜品品質(zhì)穩(wěn)定；

如不合適，與酒店溝通，酒席套餐的菜品是否能更換，換掉不合適不滿意的菜品

或者全部重新點菜；

（5）提前溝通酒店停車事項，以免產(chǎn)生不良影響；

8活動流程

表1活動流程表

時間（1月12日）項目內(nèi)容

13：30工作人員年會表演人員、所需物料（橫幅、鮮花、獎品

到達酒店等）需提前到達酒店

入口接待處布置（簽到處、鮮花籃、迎賓人員

安排）

工作人員與酒店員工配合內(nèi)場布置（背景板、

14：00——15：30場地布置橫幅、裝飾物等）、桌面布置（桌牌擺放）

表演人員化妝、換裝等

音響調(diào)試、燈光、投影、照相機、攝影機準(zhǔn)備

到位

消防安全檢查

15：30——16：00人員進場參會人員在入口處簽到后，進場入座

播放入場音樂并提醒入場順序

16：00——16：10活動開始主持人宣布活動開始（到場領(lǐng)導(dǎo)介紹）

16：10——16：40領(lǐng)導(dǎo)致辭董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理年會致辭

16：40——17：00員工表彰表彰2023年優(yōu)秀員工

17：00——17：05開場舞表演

17：05——17：10節(jié)目表演《獅子山下》

17：10——17：15《熱愛生活的我們》

17：15——17：20《也許當(dāng)時》

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17：20——17：30抽獎環(huán)節(jié)抽獎：三等獎

17：30——17：35節(jié)目表演《如愿》

17：35——17：40《龍吟》

17：40——17：50游戲環(huán)節(jié)數(shù)字隨機抽

17：50——18：00節(jié)目表演《心中最美的光》

18：00——18：05《星辰大?！?/p>

18：05——18：15抽獎環(huán)節(jié)抽獎：二等獎

18：15——18：20《如夢》

18：20——18：25節(jié)目表演《未完待續(xù)》

18：25——18：30《平凡之路》

18：30——18：40抽獎環(huán)節(jié)抽獎：一等獎

18：40——18：55游戲環(huán)節(jié)為未來打call

18：55——19：00節(jié)目表演《逆流而上》

19：00——20：00晚宴晚宴聚餐

20：00人員退場播放退場音樂，同時主持人提醒退場秩序

（1）抽獎活動：

1）活動規(guī)則：

①在抽簽過程中，將遵循公平、公開、透明的原則；一旦發(fā)現(xiàn)作弊等不良現(xiàn)

象，將取消中獎資格。

②本次抽獎將在現(xiàn)場抽取一等獎1名，二等獎2名，三等獎5名，共8名。

2）抽獎條件：

①凡當(dāng)天到場參加年會活動的員工均可參加抽獎；

②抽獎從最低獎項開始抽起；

③中獎獎票抽中后不再投入抽獎箱中；

3）獎項設(shè)置：

①一等獎1名價值10000元獎金

②二等獎2名價值5000元獎金

③三等獎5名價值1000元獎品

預(yù)計費用共計21000元

（2）游戲規(guī)則：

1）為未來打call：

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大屏幕上將隨機顯示電話號碼，主持人按要求開始后，最先撥通號碼的人即

可獲得獎品。

2）數(shù)字隨機抽：

抽獎程序員將提前在電腦上設(shè)計數(shù)字程序，在員工入場時，逐一發(fā)放號碼

牌。到抽獎環(huán)節(jié)時，電腦根據(jù)事先分配的數(shù)字范圍隨機跳轉(zhuǎn)數(shù)字，主持人隨機邀

請觀眾上臺互動，當(dāng)觀眾叫停時，停在屏幕上的數(shù)字即為中獎號碼。

9人員安排

表22024年會工作人員安排表

序號事項具體任務(wù)安排時間節(jié)點注意事項負責(zé)團隊負責(zé)人物料清單

簽進行到場嘉賓進行到場簽字筆

到簽到，號碼1月12嘉賓（員行政部李四2—4支、

1組牌、抽獎券發(fā)日工家屬）到場嘉賓

放15:30—簽到、禮簽到表、

—16:00品、抽獎抽獎券

券發(fā)放

年會場布置負責(zé)活動

會與主持人對接開始前布

活舞臺及背景對置、年會

動接所需電子會場布置

2對音響設(shè)備對接全程設(shè)備：如人力資源王五物料（桌

接麥克風(fēng)、部陸六牌、紅地

燈光控制對接

保音響、大毯、條幅

與酒店對接

障屏幕等的等）

補充攝影師

組調(diào)試、活

催場

動現(xiàn)場照

片拍攝等

禮獎品領(lǐng)取

品現(xiàn)場幸運獎品全程做到抽獎銷售部張玉表、簽字

3領(lǐng)登記及發(fā)放有數(shù)、有筆2支、

取據(jù)可循抽獎箱、

組獎品表

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物在購買

品年會現(xiàn)場所需1月1日時，需要采購部、李五

4采物品及演員服—10日有適當(dāng)?shù)呢攧?wù)部王小所有物料

購裝、道具等備份物

組品，以防

出現(xiàn)意外

時物品空

缺

安保障活動順利后勤保障

5保舉行全程部、酒店秦三

組安保

10經(jīng)費預(yù)算

表3年會預(yù)算表

用途物品標(biāo)準(zhǔn)說明數(shù)量單價估價（元）

（元）

榮譽證書普通要求即可2010200

手捧花束20100500

裝飾盆花3020600

司儀臺鮮花1200200

嘉賓胸花2050200

主持人胸花350100

領(lǐng)導(dǎo)紅包標(biāo)準(zhǔn)信封大小305150

致辭嘉賓席臺卡V型雙面臺卡200

以及嘉賓席用水中瓶怡寶/箱13030

表彰主持人文件夾3515

部分對講機附帶耳麥201002000

簽名筆6212

音頻線35米長15050

紅地毯2米寬30米長280160

條幅8米*0.7米14040

5米*0.7米23060

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5米*0.7米13030

10米*0.7米15050

場租2000

攝影2000

舞臺背景板1500500

簽名墻布1200200

LOGO板司儀臺使用1200200

小計9297

細鐵絲固定氣球，2012020

米

紅色彩燈200102000

中國結(jié)會場兩側(cè)250100

參會彩色氣球裝飾參會現(xiàn)場2000.5100

部分抽獎箱1100100

膠帶紙寬膠帶、黃色4520

窄條膠帶

酒店套餐12120014400

抽獎獎金18000

小計34740

禮儀禮服6套旗袍65003000

節(jié)目男主持禮服110001000

表演女主持禮服210002000

部分演員服裝3000

道具2000

小計11000

化妝主持人、演員2000

其他備用金剩余部分返還10000

部分財務(wù)部

總計70437

11意外防范

為確保年會期間的生命與財產(chǎn)安全，以及對各種突發(fā)事件能夠達到快速反

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應(yīng)、果斷處理、控制局面、減少傷害和損失的目的，及時應(yīng)對突發(fā)狀況，特有以

下內(nèi)容。

11.1事件類型

年會舉辦期間，若出現(xiàn)以下幾種情形，應(yīng)及時采取有效措施：

（1）會場建筑物發(fā)生異常；

（2）會場發(fā)生火災(zāi)；

（3）現(xiàn)場秩序混亂，出現(xiàn)推搡、踐踏等情況；

（4）現(xiàn)場發(fā)生治安案件；

（5）其他可能導(dǎo)致生命或財產(chǎn)損失的事故。

11.2工作原則

（1）安全第一，以人為本。確保人民群眾的生命安全、身心健康是第一要

務(wù)，要堅決防止發(fā)生安全事故，避免人身傷害。

（2）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級負責(zé)。在年會安保組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各小組安排專人負

責(zé)落實人員管理。實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理。在安保組的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分工協(xié)

作、各負其責(zé)。

（3）采取適當(dāng)措施，以防范為主。對安全工作要有高度的重視，要有憂患

意識，在活動的策劃、籌備和組織中要貫徹“預(yù)防為主，安全第一”的方針

（4）)應(yīng)對迅速，處理及時。在治安突發(fā)事件中，要做到統(tǒng)一指揮，快速反

應(yīng)，有序協(xié)調(diào)，高效運行。

11.3防范措施

（1）事前防護措施

①對于非本次年會邀請人員的入場者由會務(wù)組婉拒，如有任何問題，第一時

間向安保組匯報。

②各負責(zé)人必須全天在場，不得中途脫崗，并安排專人在