大學(xué)采購檔案管理辦法

——**大學(xué)采購檔案管理辦法第一章總則第一條為加強采購檔案的收集和管理，規(guī)范采購管理體系，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國招標投標法》《\o"高等學(xué)校檔案管理辦法"高等學(xué)校檔案管理辦法》《上海市檔案條例》等國家和地方法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校檔案收集和管理制度及實際情況，制定本辦法。第二條成立招投標檔案室，掛靠招投標辦公室，負責(zé)收集與管理學(xué)校各類采購檔案。第三條采購檔案指學(xué)校采購活動中形成的各類記錄、立項申請、采購預(yù)算、采購申請審批、招投標文件等采購文件、評標報告、合同文本、驗收報告、質(zhì)疑及答復(fù)、投訴及處理等其他有關(guān)文件、資料。第二章職責(zé)分工第四條采購項目發(fā)出單位、各采購工作小組、招投標辦公室、財務(wù)處等根據(jù)《**大學(xué)采購管理辦法》《**大學(xué)檔案館收集檔案范圍細則》等規(guī)定，負責(zé)收集和管理對應(yīng)的采購檔案，并建立相應(yīng)的采購檔案收集和管理制度。第五條招投標辦公室負責(zé)收集和管理招投標辦公室受理的各項目從采購受理到中標或成交通知書發(fā)出的采購過程檔案一套，包括采購申請、OA請示、立項論證材料、決策記錄、采購和成交公告、招標文件、投標文件、項目開標和評審記錄、中標或成交通知書質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定及其他有關(guān)文件、資料，交招投標檔案室保存。第六條采購項目發(fā)出單位為采購檔案管理第一責(zé)任部門，負責(zé)收集和保管包括采購申請、OA請示、立項論證材料、招標文件、投標文件（成交單位）、項目合同文本、項目驗收資料等整個過程材料。由采購項目發(fā)出單位負責(zé)保存。第七條各采購工作小組負責(zé)項目合同文本的收集和保管。第八條財務(wù)處按照會計檔案的管理規(guī)定負責(zé)項目合同履行相關(guān)的經(jīng)費收支資料的保管。第九條檔案館負責(zé)采購檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，以及根據(jù)規(guī)定移交采購檔案的保管與利用。第十條招投標辦公室應(yīng)指定專人負責(zé)招投標檔案室管理。各采購項目發(fā)出單位應(yīng)明確專人為采購檔案管理員，負責(zé)采購項目相關(guān)采購檔案的收集、整理與保管。各采購工作小組應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案保管。第十一條招投標辦公室應(yīng)當(dāng)積極推進采購檔案電子化、數(shù)字化。第三章收集管理第十二條招投標辦公室項目采購經(jīng)辦人為采購檔案立卷人，負責(zé)各自經(jīng)辦項目采購檔案的收集。采購項目完成后，及時將材料整理立卷歸檔。各采購項目審核人負責(zé)歸檔材料的復(fù)核。第十三條采購經(jīng)辦人負責(zé)向采購項目發(fā)出單位的采購檔案管理員移交投標文件（成交單位）等相關(guān)材料，形成書面移交清單，移交人、接收人簽字確認。第十四條采購檔案應(yīng)齊全完整，包括從項目受理到中標或成交通知書發(fā)出的全過程材料，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實性。規(guī)范編制案卷目錄，立卷人、審核人簽署完備。采購過程中的電子資料應(yīng)同步收集保存。第十五條采購項目完成后，采購項目發(fā)起單位整理采購檔案，集中保管。根據(jù)《**大學(xué)檔案管理辦法》等規(guī)定納入所屬的歸檔項目立卷的，移交檔案館。第十六條采購檔案應(yīng)按順序編號，建立年度案卷目錄，載明采購項目編號和采購項目名稱。第十七條采購檔案保管期限暫定為15年。到期后組織3人（含）以上的鑒定小組鑒定，出具鑒定報告提出存毀意見。鑒定報告提交采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十八條經(jīng)采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意銷毀的采購檔案，由招投標檔案室負責(zé)銷毀。銷毀檔案應(yīng)登記造冊，銷毀清冊與鑒定報告一并交校檔案館保存。第十九條電子采購檔案長期保存。第四章檔案利用第二十條采購檔案查閱須寫明查閱原因，經(jīng)主管部門負責(zé)人同意，辦理登記手續(xù)，方可查閱。第二十一條采購檔案材料一般只準在采購檔案室內(nèi)查閱，如確因工作需要外借的，須辦理借閱手續(xù)，明確外借時間及外借檔案明細，按時歸還。第二十二條查閱采購檔案人員應(yīng)自覺遵守保密制度，不得遺失、損毀、篡改和泄露采購檔案內(nèi)容。第二十三條如需復(fù)制、影印采購檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，在檔案管理人員陪同下進行。第五章監(jiān)督檢查第二十四條采購檔案隨時接受監(jiān)察、審計部門針對采購項目的監(jiān)察或?qū)徲?。第二十五條檔案館定期對采購檔案的收集和管理工作開展檢查、指導(dǎo)。第六章附則第二十六條本