金蝶K3 WISE采購管理操作流程

金蝶K3WISE采購管理操作流程一、制定目的及范圍為了提升公司采購管理的效率，確保采購流程的規(guī)范化與透明化，特制定本操作流程。該流程適用于所有采購活動(dòng)，包括項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等，旨在提高采購的執(zhí)行效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量。二、采購原則采購應(yīng)遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮物資的質(zhì)量與價(jià)格，優(yōu)選合適的供應(yīng)商。所有采購須自正規(guī)渠道獲取，并要求開具發(fā)票。各部門需指派專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以確保流程的公正性。三、采購流程1.采購申請階段在進(jìn)行采購之前，申購人需了解倉庫庫存情況，并填寫“采購申請單”。采購申請單應(yīng)詳細(xì)列明所需物品、數(shù)量及預(yù)算。此階段的關(guān)鍵在于準(zhǔn)確的需求確認(rèn)，確保所申請的物資符合實(shí)際需要。2.審核與審批采購申請單填寫完成后，需提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人需在申請單上簽字，方可進(jìn)入下一步的詢價(jià)階段。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)關(guān)注物資的必要性及預(yù)算的合理性。3.詢價(jià)階段經(jīng)審核的采購申請單進(jìn)入詢價(jià)環(huán)節(jié)。負(fù)責(zé)詢價(jià)的人員需聯(lián)系至少三家合格供應(yīng)商，獲取報(bào)價(jià)。詢價(jià)過程需記錄報(bào)價(jià)信息并對各個(gè)報(bào)價(jià)進(jìn)行對比分析，以確保選擇到性價(jià)比最佳的供應(yīng)商。4.核價(jià)與審批在完成詢價(jià)后，需進(jìn)行核價(jià)。核價(jià)的依據(jù)包括歷史采購價(jià)格、市場行情及供應(yīng)商報(bào)價(jià)。核價(jià)結(jié)果需填寫在采購申請單中，再次提交給部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，方可繼續(xù)下一步的采購實(shí)施。5.采購實(shí)施經(jīng)過審批的采購申請，采購人需與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購的條款、價(jià)格及交貨時(shí)間等。采購人應(yīng)在合同中仔細(xì)審閱條款，確保自身權(quán)益得到保障。合同簽署后，采購人可進(jìn)行下單，等待物資到貨。6.驗(yàn)收與入庫物資到貨后，相關(guān)人員需對物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同要求。驗(yàn)收合格后，需填寫驗(yàn)收單，并將物資入庫。物資入庫時(shí)，需更新庫存管理系統(tǒng)中的庫存信息，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。7.付款與報(bào)銷物資驗(yàn)收合格后，采購人需根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。付款時(shí)需準(zhǔn)備相應(yīng)的發(fā)票、驗(yàn)收單及采購申請單等資料，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。所有采購物資的報(bào)銷需在物資到貨后一個(gè)月內(nèi)完成，逾期不予受理。四、特殊采購流程1.集中計(jì)劃采購針對辦公用品等常規(guī)物資，各部門需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行集中采購。此方式能有效減少采購頻率，降低采購成本。2.零星采購對于金額較小或偶發(fā)性的采購，采購人需在征得部門負(fù)責(zé)人同意后，可直接進(jìn)行采購。此類采購的流程相對簡化，但仍需遵循基本的采購原則。3.應(yīng)急采購在緊急情況下，需進(jìn)行應(yīng)急采購時(shí)，由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)。此類采購流程可不進(jìn)行詢價(jià)，需盡快完成采購，確保公司正常運(yùn)作。4.年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度采購計(jì)劃。各個(gè)部門需在預(yù)算制定時(shí)，將預(yù)計(jì)需求和預(yù)算金額報(bào)送至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行備案。五、備案管理完成采購后，采購人應(yīng)將采購申請單、驗(yàn)收單、發(fā)票及相關(guān)合同復(fù)印兩份。一份交由財(cái)務(wù)部門審核，另一份存檔以備日后查閱。此環(huán)節(jié)有助于加強(qiáng)對采購活動(dòng)的跟蹤與管理。六、采購紀(jì)律采購人員在采購過程中需嚴(yán)格遵循紀(jì)律，建立完整的供應(yīng)商資料檔案，進(jìn)行市場調(diào)查，確保所采購物資的質(zhì)量。采購人員不得接受供應(yīng)商的贈(zèng)品或回扣，違者將面臨嚴(yán)肅處理，以確保采購的公正性與透明性。七、反饋與改進(jìn)機(jī)制為確保采購流程的高效實(shí)施，公司將定期對采購流程進(jìn)行反饋與評估。部門負(fù)責(zé)人及采購人員可針對流程中存在的問題提出改進(jìn)建議，確保流程的不斷優(yōu)化與完善。反饋意見應(yīng)記錄在案，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，確保采購流程與時(shí)俱進(jìn)。八、總結(jié)金蝶K3WISE采購管理操作流程的制定，旨在提高采購管理的效率，保障采購的合規(guī)性與透明度。通過明確