金蝶K3 WISE采購管理操作流程

金蝶K3WISE采購管理操作流程一、制定目的及范圍為了提升公司采購管理的效率，確保采購流程的規(guī)范化與透明化，特制定本操作流程。該流程適用于所有采購活動，包括項目采購、年度采購、零星采購及應急采購等，旨在提高采購的執(zhí)行效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量。二、采購原則采購應遵循“公正、公平、公開”的原則，綜合考慮物資的質(zhì)量與價格，優(yōu)選合適的供應商。所有采購須自正規(guī)渠道獲取，并要求開具發(fā)票。各部門需指派專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以確保流程的公正性。三、采購流程1.采購申請階段在進行采購之前，申購人需了解倉庫庫存情況，并填寫“采購申請單”。采購申請單應詳細列明所需物品、數(shù)量及預算。此階段的關(guān)鍵在于準確的需求確認，確保所申請的物資符合實際需要。2.審核與審批采購申請單填寫完成后，需提交至部門負責人進行審核。審核通過后，部門負責人需在申請單上簽字，方可進入下一步的詢價階段。部門負責人應關(guān)注物資的必要性及預算的合理性。3.詢價階段經(jīng)審核的采購申請單進入詢價環(huán)節(jié)。負責詢價的人員需聯(lián)系至少三家合格供應商，獲取報價。詢價過程需記錄報價信息并對各個報價進行對比分析，以確保選擇到性價比最佳的供應商。4.核價與審批在完成詢價后，需進行核價。核價的依據(jù)包括歷史采購價格、市場行情及供應商報價。核價結(jié)果需填寫在采購申請單中，再次提交給部門負責人審批。審批通過后，方可繼續(xù)下一步的采購實施。5.采購實施經(jīng)過審批的采購申請，采購人需與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購的條款、價格及交貨時間等。采購人應在合同中仔細審閱條款，確保自身權(quán)益得到保障。合同簽署后，采購人可進行下單，等待物資到貨。6.驗收與入庫物資到貨后，相關(guān)人員需對物資進行驗收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量是否符合合同要求。驗收合格后，需填寫驗收單，并將物資入庫。物資入庫時，需更新庫存管理系統(tǒng)中的庫存信息，以確保數(shù)據(jù)的準確性。7.付款與報銷物資驗收合格后，采購人需根據(jù)合同約定進行付款。付款時需準備相應的發(fā)票、驗收單及采購申請單等資料，提交給財務部門進行審核。所有采購物資的報銷需在物資到貨后一個月內(nèi)完成，逾期不予受理。四、特殊采購流程1.集中計劃采購針對辦公用品等常規(guī)物資，各部門需在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進行集中采購。此方式能有效減少采購頻率，降低采購成本。2.零星采購對于金額較小或偶發(fā)性的采購，采購人需在征得部門負責人同意后，可直接進行采購。此類采購的流程相對簡化，但仍需遵循基本的采購原則。3.應急采購在緊急情況下，需進行應急采購時，由應急處置小組負責。此類采購流程可不進行詢價，需盡快完成采購，確保公司正常運作。4.年度采購涉及定期需求的采購，需提前編制年度采購計劃。各個部門需在預算制定時，將預計需求和預算金額報送至財務部門進行備案。五、備案管理完成采購后，采購人應將采購申請單、驗收單、發(fā)票及相關(guān)合同復印兩份。一份交由財務部門審核，另一份存檔以備日后查閱。此環(huán)節(jié)有助于加強對采購活動的跟蹤與管理。六、采購紀律采購人員在采購過程中需嚴格遵循紀律，建立完整的供應商資料檔案，進行市場調(diào)查，確保所采購物資的質(zhì)量。采購人員不得接受供應商的贈品或回扣，違者將面臨嚴肅處理，以確保采購的公正性與透明性。七、反饋與改進機制為確保采購流程的高效實施，公司將定期對采購流程進行反饋與評估。部門負責人及采購人員可針對流程中存在的問題提出改進建議，確保流程的不斷優(yōu)化與完善。反饋意見應記錄在案，并根據(jù)實際情況進行調(diào)整，確保采購流程與時俱進。八、總結(jié)金蝶K3WISE采購管理操作流程的制定，旨在提高采購管理的效率，保障采購的合規(guī)性與透明度。通過明確