公司行政管理制度優(yōu)化方案

企業(yè)行政管理制度

第一章人事管理

一、企業(yè)人力資源規(guī)劃

二、招聘與錄取

三、培訓

四、考勤

五、假期

（一）請休假

（二）假期規(guī)劃

六、獎懲

七、考核

八、核薪

九、保險

（一）社會統(tǒng)籌

（二）商業(yè)

十、人員流動

（一）調(diào)動

（二）辭職、解雇

十一、關聯(lián)企業(yè)

第二章行政管理

一、禮儀紀律

二、工作計劃

三、會議管理

四、辦公設備

五、文書作業(yè)

（一）打印

（二）復印

六、收發(fā)文

七、用印

八、文檔

（一）圖書

（二）專業(yè)資料

（三）客戶檔案

（四）辦公文檔

九、訪客接待

十、辦公用品

十一、采購

十二、固定資產(chǎn)

十三、物業(yè)

十四、企業(yè)福利

十五、午餐

第三章業(yè)務支持

一、Internet主頁

二、文獻檔案管理

三、商業(yè)秘密保護

四、公共關系

（一）司外

（二）司內(nèi)

（三）投訴

五、廣告宣傳

企業(yè)行政管理制度

，起綱

行政管理制度是企業(yè)管理日勺重要文獻，其管理根據(jù)是《企

業(yè)管理制度》和《企業(yè)員工守則》。

本制度由總經(jīng)理、辦公室及各部門主管直線執(zhí)行。司職

機構為企業(yè)辦公室。

本制度日勺修改須經(jīng)總經(jīng)理核準；重大事項日勺更改須報執(zhí)

行董事長核準。

二招聘與錄取

1.企業(yè)各部門需招聘新員工時，應當按照企業(yè)原則文本《人員增補申請表》

進行填寫后上交企業(yè)辦公室，由辦公室上報企業(yè)總經(jīng)理同意后，開始招聘

程序。

2.各部門所需招聘日勺新員工，應當首先嘗試企業(yè)內(nèi)部人員調(diào)動，在企業(yè)內(nèi)

無合適人選或無法調(diào)動時，開始企業(yè)對外的招聘程序。

3.辦公室對外的招聘方式可以采用：企業(yè)內(nèi)部人才庫尋覓、設攤招聘、登

報廣告征員等方式。

4.辦公室于招聘前須將我司用人計劃、本次招聘人數(shù)、職位、規(guī)定等材料

報政府有關勞感人事部門同意，方可擬稿登報或設攤招聘。

5.辦公室負責應征人員資料的初審工作，并將合適的候選人材料轉送錄取

部門審閱，并與其共同約定參與初試者人員名單。

6.初試由辦公室主持，包括筆試和面試，同步填寫《面試記錄》與《初（復）

試考核表》。

7.復試由辦公室與錄取部門共同主持，同步慎寫《面試記錄》與《初（復）

試考核表》。

8.錄取提議由辦公室與錄取部門會同總經(jīng)理共同作出，由辦公室發(fā)放《聘

任告知書》。

9.新進員工憑《聘任告知書》報到，應繳驗如下材料：身份證復印件一份、

最高學歷影印件，據(jù)此辦公室建立《人事資料卡》，并由辦公室保留并管理

使用。

10.錄取人試用期為三個月，試用滿一至二個月時，由辦公室會同部門主管對

試用員工按照企業(yè)員工考核體系進行一次中期考核，若發(fā)既有任何不符合

錄取條件者，隨時解雇。屆滿后再進行正式考核。（見企業(yè)考核有關表珞）。

11.錄取人試用期結束，成為企業(yè)正式員工，企業(yè)與之簽定《勞動協(xié)議》并

由企業(yè)辦公室將《勞動協(xié)議》送至勞動監(jiān)察部門進行見證，同步辦理勞感

人事檔案關系的調(diào)動、三金等有關福利等事宜。

12.對企業(yè)高級管理人員日勺聘任由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由

辦公室與其簽訂聘任協(xié)議。

13.員工人事檔案由辦公室建立、保留并管理，必須精確、及時、保密。

14.員工人事檔案包括：《應聘人員登記表》、履歷、《面試考核表》、《錄取告

知書》、《承諾書》、《人事資料卡》、《勞動協(xié)議》、《年度IDA》、職務、工資

計錄。

招聘流程

不可以

負責人：辦公室主任

】此*7I乂以工用

三、培訓

1.辦公室負責綜合協(xié)調(diào)各部門之訓練計劃，簽訂各項企業(yè)整年教育訓練干劃。

2.辦公室須督導實行教育訓練計劃，檢討各項訓練狀況并做效果分析。

3.辦公室負責搜集，編訂教育訓練教材。

4.辦公室協(xié)同企業(yè)其他部門進行有關人員日勺業(yè)務培訓

5.企業(yè)培訓分為：新員工引導培訓、在職培訓（主管指導、在崗司內(nèi)外、脫

崗司內(nèi)外）與主管培訓等多種。

企業(yè)迎新引導培訓體系表

培訓人培訓內(nèi)容培訓時間考核基準

總經(jīng)理企業(yè)簡介

辦公室《員工守則》

《行政管理制度》

《檔案管理制度》

財務科《財務管理制度》

銷售科《業(yè)務管理制度》

法律顧問法律事務

*商業(yè)秘密

*協(xié)議、文本管理

*商業(yè)信息

四考勤

1.企業(yè)每位員工在每一正常工作時日，必須自行、精確打卡。

2.但凡漏打，錯打卡者須在24小時內(nèi)申請補辦，經(jīng)部門主管核定后報辦

公室。

3.企業(yè)員工出差，須填報出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理同意后須將申請單

復印件一份交辦公室備查。

4.辦公室將人員出差狀況記入員工出勤狀況表，出差期間之例假記入員工

出勤資料表。

5.出差日期由辦公室以公假記入員工出勤資料表。

6.如遇業(yè)務人員外出執(zhí)辦公務，須填寫《外出登記表》并經(jīng)主管核準后有

效，告知辦公室專職人員，作為考勤之根據(jù)。

7.員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫《加班申請表》并經(jīng)本部門

主管及辦公室同意后方可以加班論，辦公室負責加班人員之出勤考核。

8.辦公室若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄，須向申請人部門核查，若無確

鑿證明，以作廢論。

9.員工不得任意加班，辦公室若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準之加班單，雖然有考勤

記錄，也不將其視作加班。

10.員工按政府規(guī)定進行平常工作及休假，同步實行帶薪或無薪假。

11.申請假期應于事前向本部門主管提出并報辦公室核準，緊急事項于事后

24小時內(nèi)補申請。

12.假期的請休嚴格按照企業(yè)《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。

13.辦公室監(jiān)督企業(yè)員工于每工作日結束時填寫并上交《工作時間控制表》

并于每周二之前將企業(yè)員工上周所交《工作時間控制表》進行記錄，制作

成《周工作時間登記表》并上交總經(jīng)理。

14.企業(yè)辦公室執(zhí)掌每月月底記錄作業(yè)，匯集“出勤卡”、《周工作時間登

記表》、《請假單》、《加班申請表》等有關記錄，記錄填制員工《出勤資

料表》，交財務部計算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向

有關主管提出處理意見，并填寫《員工假期規(guī)劃提醒單》提交給企業(yè)員工。

15.辦公室主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達2日或超過2日者、請假超過規(guī)定期限

者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者，應即時提請辦公室主管核辦。

考勤流程

負責人：行政專人。

五假期

（一）請休假

1.企業(yè)給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計劃生育假和

探親假，多種給假原則參見《管理制度》。

2.因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)告知辦公室負責人，并

在請假后24小時補填請假單。

3.各部門主管因私或工作外出不管幾天者，須提前三天填妥《請假申請

單》，經(jīng)辦公室批簽后，遞交總經(jīng)理指示，同步安排妥后續(xù)工作方可。

4.一般員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請假單，

由本部門主管同意，交辦公室立案；若員工請假在二天以上者，在本部

門主管容許后經(jīng)總經(jīng)理指示,交辦公室立案。

5.辦公室在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料，病假者需附醫(yī)院診斷證

明，請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡告知書，請假者須有充足理由。

請假/調(diào)休流程

2天以上總經(jīng)理簽字

辦公室主管簽字

負責人：各部門主管

（二）假期規(guī)劃

六獎懲

1.獎懲根據(jù)為企業(yè)《員工守則》

2.企業(yè)各級主管均有提出獎懲的提議權

3.辦公室負貢事實調(diào)查并匯報總經(jīng)理

4,各級主管按企業(yè)權限行使獎懲

5.各類獎懲由辦公室執(zhí)行

6.各類獎懲須報備辦公室立案，登記入《人事資料卡》

七考核

1.考核管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩

序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完畢計劃指標和實現(xiàn)經(jīng)濟效益。

2.對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人日勺行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理

的評判，鼓勵先進，表揚正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極

性，完畢指標，提高工作效率。

3.企業(yè)對部門的考核，重要內(nèi)容為費用狀用、資金狀況、業(yè)績完畢進展狀

況以及企業(yè)運作日勺規(guī)范及制度的執(zhí)行狀況；對員工日勺考核重要為業(yè)績、品

德和行為日勺執(zhí)行狀況。

4.于考核作業(yè)前，辦公室須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資料作

為一般根據(jù)。

5.對部門考核一般周期為六個月一次。

6.考核由直線上級主管執(zhí)行辦公室參與配合，亦可設置考核小組

7.對企業(yè)員工的考核辨別為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前

5天內(nèi)，辦公室協(xié)同企業(yè)各部門主管對企業(yè)員工按照企業(yè)業(yè)績指標體系，

并結合員丁IDE協(xié)議等有關指標，對員丁片、季.年度丁作狀況進行考核,

填寫《考核登記表》，上報總經(jīng)理。

8.考核結束后，辦公室負責將考核等級反應于員工日勺獎懲與職位、薪資等

級年度的對應調(diào)整。

考核流程

A核薪

i.財務科根據(jù)《出勤資料卡》、《業(yè)績獎金確認單》進行核薪

2.《出勤資料卡》由辦公室記錄提供

3.《業(yè)績獎金確認單》由業(yè)務部記錄提供

4.財務部匯總之薪資表報總經(jīng)理核準

5.周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，根據(jù)企業(yè)《員工守則》

核薪流程

山納方川

九保險

（一）社會統(tǒng)籌保險

1.養(yǎng)老保險

1.1

1.2

養(yǎng)老保險辦理流程

2.醫(yī)療保險

2.1

2.2

醫(yī)療保險辦理流程

3.失業(yè)保險

4.住房公積金

（二）商業(yè)保險

十人員流動

（一）調(diào)動

1.部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向辦公室提出調(diào)動闡明；

聽取辦公室提議后決定；報備總經(jīng)理；

2.部門內(nèi)主管崗位調(diào)動，由部門主管向辦公室及上級主管提出

調(diào)動闡明，聽取意見后決定；報備總經(jīng)理；

3.部門級以上主管崗位調(diào)動，臼總經(jīng)理提出動議，聽取有關提

議后決定；報備執(zhí)行董事；

4.調(diào)動由辦公室公布調(diào)動令

部門內(nèi)主管調(diào)動流程

七

招名政經(jīng)理

部門級以上主管調(diào)動流程

（二）辭職〃解雇

按制度辦理辭職手續(xù)，填寫《離職申請書》，經(jīng)有任免權限日勺主管同意后由辦公室辦妥

移交手續(xù)并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，辦公室告知財務結算工資。

解雇和開除

有任免權限的主管需解雇其任免范圍內(nèi)協(xié)議制員工的，應填寫《解雇/

開除告知書》，然后交辦公室辦理有關離職移交手續(xù)。被解雇員工應辦妥

移交接手續(xù)，填寫《移交接清單》后方得離職，同步由財務部結清工資。

無論以何種狀況離開企業(yè)者，由辦公室簽發(fā)離職證明書，一式二份，一份

交離職人，一吩留存辦公室。

員工離職后，辦公室須將離職人員各項手續(xù)、表單歸檔封存。

辭職/解雇

<=|

負責人：辦公室主任

十一關聯(lián)企業(yè)

1.企業(yè)對關聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)行人事管理職責;

2.管理范圍

外方人員：請休假

國內(nèi)人員：招聘、錄取、協(xié)議、考核、定薪、辭職、解雇

3.各作業(yè)流程參照前述有關流程

4.各項管理之決定均須經(jīng)董事長校核。

第二章行政管理

一禮儀紀律

1.辦公室負責左企業(yè)全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全

面監(jiān)督；

2.辦公室主管發(fā)現(xiàn)不妥現(xiàn)象，可簽發(fā)“提醒單”以提醒警告，并報備有關

部門主管；

3.辦公室確認獎懲事實，可提請有關主管研究提出獎懲申請；

4.對企業(yè)禮儀紀律現(xiàn)象，辦公室與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提

出。

二工作計劃與匯報

沒有計劃的行為是無效率的行為。企業(yè)強調(diào)對企業(yè)、部門、員工行為的計

劃性規(guī)定，用以明確和把握我們H勺工作方向，同步提高工作效率與工作效益。

因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過有關計劃流程和計劃表格日勺制作，實現(xiàn)

工作計劃確實立、執(zhí)行和評估。

（一）企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃

1企業(yè)總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應當制定下一會計年度的發(fā)展

計劃。

2企業(yè)年度發(fā)展計劃經(jīng)企業(yè)重要高層領導人討論制作，企業(yè)董事會核準同

意后確定執(zhí)行。

3部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門重要領導人員討論制作，企業(yè)總經(jīng)理核準同意

后確定執(zhí)行。

4企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃日勺基礎和根據(jù)。

5企業(yè)、部門年度發(fā)展計劃是對企業(yè)、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎。

（二）部門、員二月度工作計劃

1部門主管、企業(yè)員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。

2月度工作計劃通過對《月度工作計劃表》的制作來完畢，在該表格中應當

對應地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。

3員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。

4部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。

5月度工作計劃日勺完畢狀況將作為部門、員工工作評估的重要根據(jù)之一。

年度月度工作計劃

（三）員工日工作時間控制計劃

1企業(yè)員工通過《日工作時間控制表》進行日工作時間廿劃與安排控制。

2企業(yè)員工應當按照“《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定日勺時間按照

規(guī)定日勺項目如實填寫并上交企業(yè)辦公室。

3在《日工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每日工作安排日勺合理性與計劃

性，反應員工每日工作日勺效益性與非效益性，因此，該表格將作為對員工考

核日勺重要根據(jù)之一，同步也是員工用于控制時間、提高效率、自我評估的根

據(jù)。

4《日工作時間控制表》是企業(yè)對外服務的重要計費根據(jù)。

日工作計劃流程

（四）專題市場、業(yè)務規(guī)劃

1在企業(yè)進行新市場的開拓和新業(yè)務的推廣時，該市場和業(yè)務日勺重要負責

人應當進行專題市場、業(yè)務規(guī)劃。

2專題市場、業(yè)務規(guī)劃建立對該市場、業(yè)務日勺全面理解，企業(yè)重要經(jīng)營人

員時深入研究、探討的基礎上，同步該規(guī)劃應當結合企業(yè)、部門年度發(fā)展

計劃和市場需求與競爭變化日勺基礎上。

3專題市場、業(yè)務規(guī)劃通過制作《市場規(guī)劃表》和《業(yè)務規(guī)劃表》來完畢,

并嚴格按照規(guī)劃進行市場拓展與業(yè)務推廣。

三會議管理

會議是企業(yè)決策產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場所。企業(yè)會議辨別為定期例

會與非定期會議，規(guī)定日勺人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會

議秩序安排同步提高會議效率。

（一）定期例會

會議名稱時間安排參與人員會議內(nèi)容召集/主持人員

業(yè)務診斷每工作日上午各部門人員對外服務中有關問各部主管

會議9:30-10:00題討論、日計劃

月度總每月度第一總經(jīng)理上月度工作總結月各部主管

結、規(guī)劃天下午各部門主管、度工作規(guī)劃匯報

會議工作人員

主管例會每月第一天下總經(jīng)理、各科月度二作計劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理

午主管

員工大會每月中旬一次總經(jīng)理經(jīng)營總結、工作安辦公室/總經(jīng)理

全體員工排、其他有關內(nèi)容

董事長會每年度一次董事長、總經(jīng)企業(yè)宣大事項決策總經(jīng)理/董事長

議理

（-）非定期會議

會議名稱時間安排參與人員會議內(nèi)容召集/主持人員

企業(yè)發(fā)展不定期總經(jīng)理、部門就市場拓展、業(yè)務推辦公室主任/總經(jīng)

研討會主管、重要經(jīng)廣、企業(yè)經(jīng)營等有關理

營業(yè)務人員事項日勺討論

臨時會議不定期總經(jīng)理、部門特殊事宜辦公室主任/總經(jīng)

主管、其他有理

關人員

董事長臨不定期董事長、總經(jīng)企業(yè)經(jīng)營特殊重大事總經(jīng)理/董事長

時會議理宜

（三）會議安排

1.企業(yè)內(nèi)會議由辦公室秘書安排，部門內(nèi)會嘆由各部自行安排

2.主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容

3.秘書須提前四小時以上書面告知與會人地址、時間、內(nèi)容

4.秘書負責會場安排與整頓

5.開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整頓、打印、轉發(fā)給

有關人員及總經(jīng)理立案

會議流程

會議計劃

四辦公設備管理

1.電腦

1.1辦公室根據(jù)企業(yè)文獻類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng);

1.2根據(jù)保密原則需要，由辦公室對行政、業(yè)務文獻目錄設定統(tǒng)一管理的電

腦密碼

1.3員工在所屬部門目錄下設置個人子目錄

1.4員工不得私設電腦密碼

2.機、復印機:

2.1由企業(yè)辦公室統(tǒng)一管理與使用

2.2建立嚴格日勺使用登記制度

2.3未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用

3.可運用狀態(tài)維護

3.1辦公室負責電腦、機\復印機的檢查、保養(yǎng)和維修，保證設備的可運

用狀態(tài)

五文書作業(yè)

（一）打印

1.總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》,

并標明文獻之性質(zhì)，如、公函、內(nèi)部文及保密級別，緊迫性程度由秘書

根據(jù)其緩急確定先后秩序。

2.打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉交委辦單位之

經(jīng)辦人校核、簽字

3.對外、公函秘書須復印存檔（參見收發(fā)文流程）

4.文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人

文書作業(yè)流程

文書委派單

（二）復印

1.企業(yè)復印作業(yè)由辦公室秘書統(tǒng)一執(zhí)行

2.一般文獻由各部門委托人員口頭交托行政秘書

3.客戶資料、服務文本、企業(yè)級文檔等特殊文獻，需填寫復印委托單（文

獻名、秘級、用途、裝訂規(guī)定等）經(jīng)高級主管同意后執(zhí)行復印

4.秘書于復印、裝訂作業(yè)后，須填寫復印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、

復印機碼、同意人、保密標識等）

復印流程

復印委托單

復印裝訂登

々M門

六收發(fā)文

1.文獻是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。海神顧問管理企業(yè)的

每一位員工都負有文獻管理的責任或義務。

2.我司對外文獻之收發(fā)的責任者為指定專人一一文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文

獻管理的直接承擔者。附《收、發(fā)文登記汞》

3.文秘在收文后必須先根據(jù)文獻日勺分類及時編號、登記，并在公文上附“公

文處理單”，分送有關部門或人員傳閱承接，同步請傳閱人或承接人在“收

文簽字簿”上簽收，文秘對有答復規(guī)定日勺文獻須跟蹤閱辦人及時反饋閱

辦成果，并對文本進行復印和留檔。

4.企業(yè)的各類文獻均屬內(nèi)部機密文獻，文秘不得截留、泄露和私自外帶，造者

予以警告、經(jīng)濟懲罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務便函，只要在“收

文登記簿”上登記即可，直接分送有關人員閱辦。

5.我司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)簽訂參見《文檔管理制度》。

6.文獻日勺發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字

后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后償還原稿人。凡對外報送的

業(yè)務資料、協(xié)議等重要文獻皆須復印備份存檔。

7.對某些機密文獻，需在文獻頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。

8.每月未，文秘應將收、發(fā)文整頓裝訂成冊。每六個月將經(jīng)各部門主管確認

確實無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報辦公室備查。附《檔案資本

銷毀狀況登記表》

9.文獻管理應參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對企業(yè)所有訂閱的報刊由專

題負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工

作。每月未，文秘應將收、發(fā)文整頓裝訂成冊。

10.每六個月將經(jīng)各部門主管確認確實無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人

事部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進行修補、復制或作其他技術

處理。

收發(fā)文流程

HZ，，八士，AT

發(fā)函發(fā)文

負責人：文員、總臺

七用印

1.我司以企業(yè)名義對外之行文由辦公室負責蓋印。

2.企業(yè)各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應提出申請（匯簽）經(jīng)上級核準

后交辦公室秘書，由秘書登記于登記表。

用企業(yè)印流程

企業(yè)章

協(xié)議章

負責人：GM秘書

I1P導/7^1I

八文檔

（一）圖書雜志

1.企業(yè)所屬圖書是專供有關企業(yè)內(nèi)人士參閱，由辦公室統(tǒng)一保管，于每年6

月、12月下旬詳實盤點。

2.文秘應將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工

由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、償還期。如遇清點期限或公

務上需參照將隨時告知收閱，借書人不得拒絕。附《圖書登記冊》

3.一般狀況下，圖書只好在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不

得超過過二周，若要續(xù)借者，重新到辦公室處登記。

4.對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。

圖書管理流程P

匚1-D圖書

圖書

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圖書借閱

二m踝，口

QE士

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負責人：文員

（二）專業(yè)資料

1.資料分類:

1.1企業(yè)搜集日勺多種企業(yè)業(yè)務文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文

獻正本

及復印件；

1.2企業(yè)由政府主管部門購置的政策法規(guī)；

1.3企業(yè)各類剪報；

1.4企業(yè)搜集日勺各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料

2.企業(yè)資料只可于企業(yè)內(nèi)借閱當日償還，不得攜出司外

3.特殊狀況需復印者，須填報復印申請同意

資料管理流程

登記表

仁

n向

（三）客戶檔案

1.客戶檔案是企業(yè)文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域

2.客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及企業(yè)在顧問服務過程中制作的各

類文獻、文本

3.客戶檔案只可于企業(yè)內(nèi)借閱，當日償還，不得攜出司外

4.特殊狀況需復印時，須填報復印申請報批

5.服務結案前，由指定專案人員負責客戶資料管理，并承擔保密責任

客戶檔案管理流程

在安人吊修理

敬安

登記表

1.辦公室負責對企業(yè)全體員工日勺辦公文檔進行系統(tǒng)管理

2.行政人員辦公文檔設：

?工作計劃與匯報

?司內(nèi)行政

3.業(yè)務人員辦公文檔設：

?工作計劃與匯報

?司內(nèi)行政

拓展資料

?談項目A、B、C……

?執(zhí)行項目A、B、C……

九訪客接待

1.來我司之來賓臼秘書負責接待。

2.接待來訪來賓須熱情、大方、并迅速與有關主管部門聯(lián)絡接洽。

3.秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明詳細單位、姓名、來意、有否約

定等事項并向有關主管匯報。

負責人：總臺、秘書、文員

III-/b，b1HL，也

十辦公用品

（一）文具

1.辦公室負責辦公文具日勺采購與領用登記

2.辦公室須尤其注意隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封

面薄膜）及文獻夾的存量，以保證企業(yè)業(yè)務程序日勺正常進行

（二）茶、水

1.辦公室負責茶、水等日用品的采購與使用登記

2.定期檢查飲用水、茶葉、水杯日勺存量，及時購置補充，以保證正常日勺辦公秩

序

3.企業(yè)舉行培訓、講座等大型活動時，辦公室應及時理解狀況，備足茶、水、

杯用品，以保證活動時正常進行

十一采購

1.企業(yè)辦公日用品和低耗品由辦公室在為企業(yè)節(jié)省總成本和控制辦公費用

總額度的基礎上統(tǒng)一購置。

2.辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托中辦公室統(tǒng)一處理。

3.辦公室須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)省成本之原則，選擇、

跟換供應商。

4.企業(yè)各業(yè)務部門將需要購置的固定資產(chǎn)以日請單形式上報辦公室，經(jīng)同意

后，由辦公室對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應商、價格進行記錄、

分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理指示，經(jīng)同意后由辦公室下達采購指

令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬協(xié)議條款,最終

確定采購價格及協(xié)議條款，委任采購人員進行其他后續(xù)工作。協(xié)議文本交

辦公室門立案。

驗收付款流程

十二固定資產(chǎn)管理

1.辦公室對企業(yè)所有固定資產(chǎn)進行登記注冊

2.固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者，由使用部門或管

理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián)，注明申請單位、日期、財產(chǎn)

編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分

別轉送財物部填入購置金額、合計折舊、殘值后，依核決權限送呈簽核。

3.“固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián)，經(jīng)核準后，由使用部門分送如下：第一聯(lián)

送財務部；第二聯(lián)送辦公室。

4.財務部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應備有

報廢或損失清單及有關機關之核準或證明文獻，在據(jù)以轉帳及更改財產(chǎn)

目錄。如為發(fā)售則臨時存檔。

5.辦公室收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應依核準之方式處理資產(chǎn)，并將處

分日期、處分原因、處分金額（發(fā)售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出

并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。

6.固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應提出損失清單及向警察單位報案

辦理。

十三物業(yè)

1.辦公室負責企業(yè)日勺各項物業(yè)管理

2.負責與物業(yè)管理企業(yè)協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜

3.負責辦公室內(nèi)的照明、植物、家俱等事務管理

4.負責辦公室內(nèi)的打掃保潔

5.負責辦公室的鑰匙管理

十四企業(yè)福利

1.企業(yè)員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。

2.企業(yè)員工遇有生日、婚假等喜慶時日，辦公室得以企業(yè)名義安排祝賀。

3.辦公室主管參與福利基金管理及各項獎金分派之討論°

4.企業(yè)員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，得向辦公室申請補助或救濟。

5.辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報辦公

室，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉會財務部支付。

十五午餐

第三章業(yè)務支持

一企業(yè)主頁

1.辦公室負責企業(yè)主頁的租賃、制作和宣傳事宜

2.企劃部根據(jù)企業(yè)業(yè)務需要，負責主頁內(nèi)容的組織、籌劃和

更改

3.辦公室根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的

技術處理

4.辦公室負責聯(lián)絡網(wǎng)絡企業(yè)委托主頁宣傳事宜

5.辦公室負責主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的記錄和匯報事宜

二商業(yè)秘密保護制度

（一）目的

保護企業(yè)與客戶的商業(yè)秘密，維護企業(yè)的安全與利益。

（二）使用范圍

本規(guī)則合用于企業(yè)全體員工。

（三）定義

1、企業(yè)的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，

并經(jīng)公

司采用保密措施的技術信息和經(jīng)營信息。

其中：

?不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物

等）由外界直接獲??；

?能為企業(yè)帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應用性，能

為企業(yè)帶來現(xiàn)實日勺或者潛在日勺經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢；

?經(jīng)企業(yè)采用保密措施日勺，系指包括設置保密警示標識、制定保密條款、簽訂

保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理日勺保密措施日勺實行。

2、前款所述之技術信息和經(jīng)營信息，包括:

（1）企業(yè)管理、財務、人事等方面的系統(tǒng)設計、制度文本內(nèi)容及措施；

（2）企業(yè)顧問服務的內(nèi)容與措施。

（3）企業(yè)公共關系的內(nèi)容與措施；

（4）企業(yè)客戶名冊；

（5）企業(yè)經(jīng)營計劃與營銷方略；

（6）招投標的規(guī)劃與標底；

（7）客戶資料；

（8）上述列舉以外的技術信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，

認定為企業(yè)商業(yè)秘密。

3、企業(yè)商業(yè)秘密的來源：

（1）企業(yè)自行制作并符合所述定義者；

（2）企業(yè)以外第三方制作并符合所述定義者；

（3）企業(yè)與第三方合作制作并符合所述定義者。

4、本制度所稱之載體系指載有企業(yè)商業(yè)秘密內(nèi)容的：

（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、件、

摘抄件）；

（2）企業(yè)《文獻檔案管理制度》規(guī)定日勺各類秘密文獻、資料等。

（四）保護原則

保護商業(yè)秘密的工作，遵照積極防備、層級管理、既保證商業(yè)秘密之安全性

又便利于各項工作的原則。

（五）責任部門與人員

1由辦公室與法律顧問協(xié)同負責企業(yè)商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。

2企業(yè)全體員工負有保護商業(yè)秘密日勺責任和義務。

（六）保護措施

1.在《企業(yè)勞動協(xié)議》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘任期與解雇

后規(guī)定期限內(nèi)須承擔規(guī)定的義務。

2.企業(yè)根據(jù)需要，可規(guī)定專案和有關人員簽訂對特定事項的保密承諾書。

3.辦公室對電腦設定完整的文獻目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設定管理密

碼，由專人控管；同步企業(yè)與密碼控管人簽定保密責任協(xié)議書。

4.辦公室對機、復印機統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴格日勺使用登無管

理流程。

5.辦公室建立嚴格日勺管理流程對企業(yè)發(fā)文進行管理。

6.辦公室負責根據(jù)《文獻檔案管理制度》進行對各類載體設置警示標識的工

作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復印”、“不得攜出”等特定

字樣。

（七）泄密應急

L員工發(fā)現(xiàn)企業(yè)商業(yè)秘密有也許泄露時，均有義務匯報主管部門立即采用防

備措施；

2.企業(yè)商業(yè)秘密已經(jīng)