《Access數(shù)據(jù)庫教程》課件第3章

3.1創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫3.2數(shù)據(jù)庫窗口3.3有關(guān)組的操作

3.1.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫

對于熟悉數(shù)據(jù)庫的用戶來說，如果要創(chuàng)建一個特殊的數(shù)據(jù)庫，可以直接創(chuàng)建一個空的數(shù)據(jù)庫，然后再依據(jù)自己的需要建立數(shù)據(jù)庫。3.1創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫

1.調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格

在Access中，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫都要用“新建文件”任務(wù)窗格來完成，調(diào)出此任務(wù)窗格的方法如下：

(1)如果是剛啟動Access2003，界面上出現(xiàn)“開始工作”任務(wù)窗格，單擊任務(wù)窗格上方的“其他任務(wù)窗格”按鈕，調(diào)出它的下拉菜單，如圖3-1所示，從中選擇“新建文件”菜單命令，調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格，如圖3-2所示。如果已經(jīng)使用過其他的任務(wù)窗格，也可以單擊這個按鈕，調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格。

(2)如果工作界面上沒有任務(wù)窗格，單擊【文件】→【新建】菜單命令，或單擊工具欄上的【新建】按鈕都可以調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格。圖3-1單擊新建文件圖3-2“新建文件”任務(wù)窗格

2.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫

創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫的方法如下：

(1)在Access窗口中，選擇【視圖】→【任務(wù)窗格】命令，如圖3-3所示。

(2)在“新建”欄中單擊“空數(shù)據(jù)庫”選項，如圖3-4所示。圖3-3【任務(wù)窗格】菜單圖3-4選擇空數(shù)據(jù)庫

(3)調(diào)出“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，如圖3-5所示，在“保存位置”下拉列表框中選擇合適的路徑(這里選擇D:\Access)，在“文件名”文本框中輸入數(shù)據(jù)庫的名稱(這里輸入“基礎(chǔ)篇-學(xué)生成績管理系統(tǒng)”)，保存類型選擇默認(rèn)的“MicrosoftOfficeAccess數(shù)據(jù)庫(*.mdb)”。

(4)單擊【創(chuàng)建】按鈕，就可以生成空數(shù)據(jù)庫窗口，如圖3-6所示。

圖3-5“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框圖3-6“基礎(chǔ)篇-學(xué)生成績管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫窗口3.1.2使用向?qū)Ы?shù)據(jù)庫

創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫后，還要建立真正的基本數(shù)據(jù)，如表、查詢、窗體與報表等。如果用戶對數(shù)據(jù)庫不太熟悉，則可以使用“數(shù)據(jù)庫向?qū)А眮砜焖佟⒂行У貏?chuàng)建一個完整的數(shù)據(jù)庫文件。“數(shù)據(jù)庫向?qū)А痹谧層脩艋卮鸲鄠€對話框所提出的問題后，建立一個用戶所需要的數(shù)據(jù)庫，在這個數(shù)據(jù)庫中包括表、窗體、查詢、報表及宏等完整的對象。使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的具體操作步驟如下：

(1)單擊【文件】→【新建】菜單命令，調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格，如圖3-2所示。

(2)在“模板”欄中單擊“本機上的模板”選項，調(diào)出“模板”對話框，如圖3-7所示。圖3-7“模板”對話框如果本機上的模板還不能滿足要求，可以在該欄中選擇到網(wǎng)上進行搜索，直接單擊【OfficeOnline模板】按鈕，下載更多的模板。

(3)在“模板”對話框中單擊“數(shù)據(jù)庫”選項卡，選擇“聯(lián)系人管理”模板，如圖3-7所示。

(4)單擊【確定】按鈕，調(diào)出“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，如圖3-5所示。

(5)在“保存位置”下拉列表框中選擇合適的路徑，在“文件名”文本框中輸入“聯(lián)系人管理”文字，保存類型選擇默認(rèn)的“MicrosoftOfficeAccess數(shù)據(jù)庫(*.mdb)”。

(6)單擊【創(chuàng)建】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑唬鐖D3-8所示。這時如果要對數(shù)據(jù)庫進一步進行設(shè)置，則單擊【下一步】按鈕；如果不再創(chuàng)建此數(shù)據(jù)庫，則單擊【取消】按鈕；如果準(zhǔn)備全部按向?qū)е心J(rèn)設(shè)置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，則可以單擊【完成】按鈕，直接創(chuàng)建。

注：本書中以后遇到的有關(guān)【上一步】、【下一步】、【取消】和【完成】按鈕的使用方法和含義，都與上面所述的基本一致，向?qū)У脑O(shè)置過程的作用都是相同的。

(7)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑?，如圖3-9所示。圖3-8“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑?/p>

圖3-9“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑凇皵?shù)據(jù)庫中的表”列表框中顯示了本數(shù)據(jù)庫所創(chuàng)建的三個表：“聯(lián)系信息”、“通話信息”和“聯(lián)系類型”。在向?qū)е胁荒苄薷谋淼臄?shù)量和名稱，單擊一個表，則可在右側(cè)的列表框中對表中的字段進行設(shè)置。

在此對話框中，【上一步】按鈕有效，如果要修改對上一個對話框的設(shè)置，單擊此按鈕可以回到上一個對話框。

(8)在“數(shù)據(jù)庫中的表”列表框中選中“聯(lián)系信息”，則其右側(cè)“表中的字段”列表框如圖3-9所示，根據(jù)需要選擇要增加的字段。在這個列表框中有所有可以選擇的字段。在所列出的字段中有些是正體字，默認(rèn)情況下字段前的復(fù)選框中有“√”標(biāo)記，表示該字段為選中狀態(tài)，這些字段是必選字段，不能取消；另外一些字段是斜體字，默認(rèn)情況下字段前的復(fù)選框中沒有“√”標(biāo)記，如果單擊該復(fù)選框，選中該項，則在表中可以添加此字段。

(9)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑鐖D3-10所示，在右側(cè)的列表框中選擇一種樣式。在該對話框中要對在屏幕上顯示的樣式進行設(shè)置，右側(cè)的列表框中是可以選擇的樣式，左側(cè)為該樣式的效果。

(10)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑?，如圖3-11所示，對打印報表所用的樣式進行設(shè)置，在右側(cè)的列表框中選擇一種樣式。圖3-10“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑龍D3-11“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑?/p>

(11)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑?，如圖3-12所示。在“請指定數(shù)據(jù)庫的標(biāo)題”文本框中輸入其標(biāo)題，如果要在所有報表上加一幅圖片，則可以選中“是的，我要包含一幅圖片”復(fù)選框，這時【圖片】按鈕有效，單擊它可以調(diào)出“插入圖片”對話框，用于選擇所需要的圖片。

(12)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑鐖D3-13所示。如果對前面所做的工作沒有要修改的內(nèi)容，這時單擊【完成】按鈕；如果要重新設(shè)置前面的選項，單擊【上一步】按鈕。如果選中“是的，啟動該數(shù)據(jù)庫”復(fù)選框，則在創(chuàng)建完數(shù)據(jù)庫后，直接啟動該數(shù)據(jù)庫，否則不啟動它。圖3-12“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑鍒D3-13“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑?/p>

(13)單擊【完成】按鈕，則Access2003開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，屏幕上顯示正在創(chuàng)建的提示對話框，如圖3-14所示。

創(chuàng)建完成之后就可以看到數(shù)據(jù)庫窗口，如圖3-15所示。同時在屏幕上顯示“主切換面板”窗體，如圖3-16所示。此窗體會在每次打開數(shù)據(jù)庫后顯示，目的是讓用戶在此進行操作。圖3-14“數(shù)據(jù)庫向?qū)А睂υ捒蛑邎D3-15“聯(lián)系人管理”數(shù)據(jù)庫窗口圖3-16“主切換面板”窗體在數(shù)據(jù)庫中輸入數(shù)據(jù)以后，如果要預(yù)覽報表，可以在圖3-16所示的窗體中單擊“預(yù)覽報表”選項，則顯示下一層“報表切換面板”窗體，如圖3-17所示，在這層窗體中選擇要預(yù)覽的報表名稱。圖3-17所示為選擇“預(yù)覽每周通話摘要報表”復(fù)選框后所出現(xiàn)的對話框，在該對話框中輸入開始日期和終止日期后，單擊【預(yù)覽】按鈕，就可以看到報表了。圖3-17“報表切換面板”窗體3.1.3數(shù)據(jù)庫的打開方式

打開數(shù)據(jù)庫文件的方法有兩種：第一種是使用Windows環(huán)境中打開文件的一般方法打開數(shù)據(jù)庫文件；第二種是在Access主窗口中利用【文件】→【打開】命令來打開數(shù)據(jù)庫文件。利用第二種方法打開數(shù)據(jù)庫時有四種方式：共享方式、只讀方式、獨占方式、獨占只讀方式，如圖3-18所示。圖3-18打開數(shù)據(jù)庫方式

(1)共享方式：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的訪問方式，該數(shù)據(jù)庫允許多個用戶同時共享，使用戶自己和其他用戶都能讀/寫數(shù)據(jù)。

(2)只讀方式：此方式只能查看但不能編輯數(shù)據(jù)庫。

(3)獨占方式：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的訪問方式，此方式禁止其他用戶再打開該數(shù)據(jù)庫。

(4)獨占只讀方式：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的訪問方式，具有只讀和獨占兩種方式的屬性，即只能查看不能編輯數(shù)據(jù)庫，且不允許其他用戶再打開數(shù)據(jù)庫。3.2.1數(shù)據(jù)庫窗口的構(gòu)成

在打開數(shù)據(jù)庫文件后，Access環(huán)境中才會出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫窗口，Access2003的數(shù)據(jù)庫窗口如圖3-19所示。從圖中可以看出，數(shù)據(jù)庫窗口由標(biāo)題欄、工具欄、對象窗格和詳細信息窗格四部分組成。3.2數(shù)?據(jù)?庫?窗?口圖3-19數(shù)據(jù)庫窗口

1.標(biāo)題欄

跟Access窗口標(biāo)題欄的結(jié)構(gòu)基本一致，不同的是數(shù)據(jù)庫標(biāo)題欄包含的內(nèi)容有“文件類型”，無“應(yīng)用程序名”，其他內(nèi)容都一樣，數(shù)據(jù)庫標(biāo)題欄操作參考第2章2.3節(jié)。

2.工具欄

工具欄中各工具的功能如圖3-20所示。圖3-20工具欄

3.對象窗格

在數(shù)據(jù)庫窗口左側(cè)包含兩個方面的內(nèi)容，上面是“對象”，下面是“組”?！皩ο蟆毕路诸惲谐隽薃ccess數(shù)據(jù)庫中的所有對象，單擊一個對象，例如單擊“表”，窗口右邊就會列出本數(shù)據(jù)庫已經(jīng)創(chuàng)建的所有表和創(chuàng)建表的方法。“組”則提供了另一種管理對象的方法，即可以把那些關(guān)系比較緊密的對象分為同一組，或把不同類別的對象歸到同一組中。在數(shù)據(jù)庫中對象很多的時候，用分組的方法可以更方便地管理各種對象。

4.詳細信息窗格

在對象窗格中選擇某一對象時，這一對象包含的內(nèi)容就在詳細信息窗格顯示，在圖3-19中，選中“表”對象，詳細信息窗格中就顯示了創(chuàng)建表的工具及已經(jīng)創(chuàng)建的表。3.2.2數(shù)據(jù)庫中的基本對象

1.表

表由字段和記錄組成。字段是表中的列，每個字段代表一條信息在某一方面的屬性，字段有類型，如“姓名”字段是字符型的，“年齡”字段是數(shù)字型的。字段的基本屬性有字段名稱、數(shù)據(jù)類型、字段大小、默認(rèn)值等，將在4.1節(jié)中詳細介紹。表是整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ)。一個數(shù)據(jù)庫中可以包含多個數(shù)據(jù)表，一個表應(yīng)圍繞一個主題建立，如學(xué)籍表、成績表。表之間可以建關(guān)系，建立了關(guān)系的多個表可以像一個表一樣使用。

記錄是數(shù)據(jù)表中的行，由一個或多個字段的值組成，一條記錄是一條完整的信息，顯示一個對象的所有屬性。如“080101、90.00，88.00，80.00”可以作為一條記錄，如圖3-21所示。圖3-21英語專業(yè)課成績表

2.查詢

查詢是通過設(shè)置某些條件，從表中獲取所需要的數(shù)據(jù)。按照指定規(guī)則，查詢可以從一個表、一組相關(guān)表和其他查詢中抽取全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)，并將其集中起來，形成一個集合供用戶查看。將查詢保存為一個數(shù)據(jù)庫對象后，可以在任何時候查詢數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。

查詢類型有：選擇查詢、交叉表查詢、生成表查詢、更新查詢、追加查詢、刪除查詢、SQL特定查詢和參數(shù)查詢，如圖3-22所示。圖3-22查詢類型

3.窗體

窗體是Access數(shù)據(jù)庫對象中最具靈活性的一個對象，是數(shù)據(jù)庫和用戶的一個聯(lián)系界面，如圖3-23所示，用于顯示包含在表或查詢中的數(shù)據(jù)和操作數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。在窗體上擺放各種控件，如文本框、列表框、復(fù)選框、按鈕等，分別用于顯示和編輯某個字段的內(nèi)容，也可以通過單擊、雙擊等操作調(diào)用與之聯(lián)系的宏或模塊(VBA程序)，完成較為復(fù)雜的操作。

4.報表

報表可以按照指定的樣式將多個表或查詢中的數(shù)據(jù)顯示(打印)出來，如圖3-24所示。報表中包含了指定數(shù)據(jù)的詳細列表。報表也可以進行統(tǒng)計計算，如求和、求最大值、求平均值等。報表與窗體類似，也是通過各種控件來顯示數(shù)據(jù)的，報表的設(shè)計方法也與窗體基本相同。圖3-23窗體

圖3-24報表

5.頁

頁(或稱為數(shù)據(jù)訪問頁)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫與Internet(或Intranet)的相互訪問。數(shù)據(jù)訪問頁就是Internet網(wǎng)頁，將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)編輯成網(wǎng)頁形式，可以發(fā)布到Internet上，提供給Internet上的用戶共享。也就是說，網(wǎng)上用戶可以通過瀏覽器來查詢和編輯數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，如圖3-25所示。

6.宏

宏是若干個操作的組合，用來簡化一些常用的操作。用戶可以設(shè)計一個宏來控制系統(tǒng)的操作，當(dāng)執(zhí)行這個宏時，就會按這個宏的定義依次執(zhí)行相應(yīng)的操作。宏可以打開并執(zhí)行查詢、打開表、打開窗體、打印、顯示報表、修改數(shù)據(jù)及統(tǒng)計信息、修改記錄、修改表中的數(shù)據(jù)、插入記錄、刪除記錄、關(guān)閉表等操作，如圖3-26所示。圖3-25頁碼

圖3-26宏

7.模塊

模塊是用VBA語言編寫的程序段，它以VisualBasic為內(nèi)置的數(shù)據(jù)庫程序語言。對于數(shù)據(jù)庫的一些較為復(fù)雜或高級的應(yīng)用功能，需要使用VBA代碼編程實現(xiàn)。通過在數(shù)據(jù)庫中添加VBA代碼，可以創(chuàng)建出自定義菜單、工具欄和具有其他功能的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。3.2.3數(shù)據(jù)庫對象的命名規(guī)則

在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建對象時，需要給它們命名。命名允許的自由度很大，但也要遵循以下原則：

(1)任何一處對象的名稱不能與數(shù)據(jù)庫中其他同類對象同名，例如不能有兩個名為“學(xué)生”的表。

(2)表和查詢不能同名。

(3)命名字段、控件或?qū)ο髸r，其名稱不能與屬性名或Access已經(jīng)使用的其他要素同名。

(4)名稱最多可用64個字符，包括空格，但是不能以空格開頭。

雖然字段、控件和對象名中可以包含空格，但要盡量避免這種現(xiàn)象。原因是某些情況下，名稱中的空格可能會和MicrosoftVisualBasicforApplications存在命名沖突。用戶應(yīng)該盡量避免使用特別長的字段名，因為如果不調(diào)整列的寬度，就難以看到完整的字段名。

(5)名稱可以包括除句號(.)、感嘆號(!)、重音符號(`)和方括號([])之外的標(biāo)點符號。

(6)不能包含控制字符(0～31的ASCII值)。

(7)在MicrosoftAccess項目中，表、視圖或存儲過程的名稱中不能包括雙引號(“)。

(8)為字段、控件或?qū)ο竺麜r，最好確保新名稱和MicrosoftAccess中已有的屬性或其他元素的名稱不重復(fù)；否則，在某些情況下，數(shù)據(jù)庫可能產(chǎn)生意想不到的結(jié)