科技檔案管理制度

科技檔案管理制度1、總則1.1為了健全公司科學技術檔案工作（以下簡稱科技檔案），完整地保存和科學地管理、利用科技檔案，以適應公司生產(chǎn)、科學技術研究和基本建設工作的需要，充分發(fā)揮科技檔案的作用。依據(jù)國家、行業(yè)關于科技檔案管理的有關規(guī)定要求，結合公司的具體情況制定本制度。1.2科技檔案是指在科學技術研究、生產(chǎn)技術、基本建設（以下簡稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動中形成的，具有保存價值，并按照一定的歸檔制度，作為真實的歷史記錄集中保存起來的圖紙、文字材料、計算材料、照片、影片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤等科技文件材料。1.3科技檔案是國家全部檔案的組成部分，是國家的寶貴財富。公司的科技檔案是公司的技術儲備和豐富的信息資源，是公司科研、生產(chǎn)、基建工作的重要依據(jù)。1.4科技檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。1.5科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術管理的重要組成部分，各部門應把科技檔案的收集、積累、整理、歸檔納入本部門、個人的職責范圍，并與經(jīng)濟責任制度掛鉤。2、科技檔案管理的基本任務2.1堅決貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和有關檔案管理規(guī)定。2.2科技檔案管理的基本任務是：按照國家規(guī)定的原則和公司的有關要求，科學地管理科技檔案，做到“三納入”、“四參加”，并充分發(fā)揮其作用，通過收集、整理、保管、檢索、編研、鑒定、統(tǒng)計和利用八項基本工作，做到完整、準確、系統(tǒng)、安全地保管和有效地提供利用，為我公司的生產(chǎn)、科研、基建工作服務。2.3負責收集全公司生產(chǎn)、科研、基建工作中形成的科技文件資料，并登記、造冊、入庫。2.4負責全公司所需標準、規(guī)程規(guī)范、科技圖書的訂購和發(fā)放工作。2.5按照《檔案庫房技術管理暫行規(guī)定》〔國檔發(fā)（1987）19號〕和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2003）中的保管期限的規(guī)定，保管和保護好科技檔案，確保檔案的安全，最大限度地延長檔案的壽命。2.6做好向上級檔案館（室）移交有關科技檔案的工作。3、科技文件材料的歸檔3.1歸檔范圍：按照《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細則中所列項目的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄音和錄像帶、磁盤、光盤等科技文件材料均應向檔案室移交歸檔、集中管理，任何人不得據(jù)為己有。3.2認真執(zhí)行國家、行業(yè)有關檔案管理的規(guī)定，確保歸檔率達到100%、完整率達到100%、準確率達到100%。3.3歸檔時間：3.3.1基建項目檔案在驗收達標、（專項驗收）后1個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.2小型基建工程或零星工程竣工后，及時整理、組卷，提交給有關責任部門驗收、簽字后，由施工單位在1個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.3生產(chǎn)技術管理性文件材料在每年第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.4生產(chǎn)管理性文件材料在每年1月31日、7月31日前分兩次向檔案室移交歸檔。3.3.5設備技術管理、檢修管理、九大監(jiān)督（金屬、化學、絕緣、熱工、電測、環(huán)保、繼電保護、節(jié)能、電能質(zhì)量）、三項費用工程計劃、總結、報告、批復、燃料管理、施工管理、安全環(huán)保管理和污染治理、壓力容器管理、粉煤灰綜合利用、科技管理、質(zhì)量管理、標準計量性文件材料在每年第一季度向檔案室移交歸檔。3.3.6檢修總結在檢修工作完成后1個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。3.3.7信息工作管理性文件在每年第一季度向檔案室移交歸檔。3.3.8運行系統(tǒng)圖冊、值長記錄、運行日志、運行技術材料、運行監(jiān)督記錄、全廠性試驗等電力生產(chǎn)性文件材料在每年第一季度向檔案移交歸檔。3.4歸檔份數(shù)：3.4.1在工程建設階段，工程招、投標文件，合同、協(xié)議等文本文件；施工組織設計、工程總結、專業(yè)總結等文本文件；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、專題報告、監(jiān)理工作總結等文本文件；調(diào)試大綱、調(diào)試措施、調(diào)試報告、調(diào)試總結等文本文件；工程設計文件（圖紙、說明書）、設備文件（圖紙、說明書）、其它工程技術文件均以紙質(zhì)形成，并按一正一副歸檔。3.4.2工程建設在工程竣工后，應向公司提交本單位責任范圍內(nèi)的工程竣工文件電子版一套。3.4.3在生產(chǎn)階段，公司各部門應將本部門需歸檔的技術文件、管理文件在規(guī)定時間內(nèi)以紙質(zhì)原件和電子文件形式歸檔各一份。3.4.4圍繞工程建設所產(chǎn)生的錄像帶、錄音帶、磁盤、光盤、照片、底片……等聲像材料也應由各參建單位按規(guī)定立卷歸檔。3.5歸檔要求：3.5.1歸檔的生產(chǎn)技術文件材料、圖紙必須準確反映基建、生產(chǎn)、科研等活動的真實內(nèi)容。3.5.2科技文件材料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。3.5.3所有歸檔的文件材料必須是原件或正本，不得用復印件歸檔。3.5.4科技文件材料應采用不褪色的藍黑墨水、黑色碳素墨水和黑色簽字筆書寫，不得用紅色、純藍墨水、復寫紙、圓珠筆和鉛筆書寫、繪制。3.5.5科技文件材料用紙為70克A4或A3幅度白紙，紙張大小小于A4幅度、重量低于70克的要粘貼在70克A4大小的白紙上，使用漿糊，嚴禁使用膠水。3.5.6計算機打印原件應加蓋簽發(fā)單位公章或簽字人親筆簽字即可。3.5.7文件材料上簽名處的簽名必須齊全，不得有漏簽的現(xiàn)象。3.5.8主送和抄送本單位的文件材料應以紅頭文件（不能用復印件）歸檔。3.5.9科技檔案案卷的分類、組卷、編目、卷皮規(guī)格及其制作材料的質(zhì)量應符合科技技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細則中的規(guī)定。3.5.10如歸檔的科技文件材料不完整、不齊全或不符合案卷質(zhì)量標準的，歸檔人必須補齊、整理合格后方可歸檔；歸檔驗收合格后交接雙方應履行交接手續(xù)。3.5.11施工單位向檔案室移交檔案時，必須持有簽名齊全的驗收責任表和工程檔案交接書，并經(jīng)檔案室驗收合格、簽字后，方可在財務部辦理工程決算。3.5.12聲像文件材料的歸檔辦法按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T15-1995）執(zhí)行。4、科技檔案的管理4.1按照國家對檔案必須實行集中統(tǒng)一管理的原則，檔案室負責統(tǒng)一管理全公司的科技檔案。4.2案卷的分類按照《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細則進行分類管理。4.3案卷的排列應按國家標準規(guī)范和公司的要求進行排列。4.4庫房內(nèi)不準堆放其它雜物，并保持清潔、整齊，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防陽光直射。4.5檔案庫所存正本只能在檔案室查閱，如確因工作需要借出，應由公司領導或有關部門主管批準方可借出，并限期歸還。4.6外單位人員、來我公司實習人員到檔案室查閱、復印技術資料文件，必須持有介紹信并經(jīng)公司主管領導或有關部門主管簽字同意后，方能在檔案室查閱、復印技術資料。任何職工不得私自帶領或幫助外單位人員到檔案室查閱、摘抄、復印技術資料。4.7對破損圖紙應按照檔案修復技術的要求進行修補。4.8職工調(diào)離本公司、退休，在離職前應將所借科技檔案、資料完整無誤地歸還后方能離職。5、科技檔案的利用和統(tǒng)計5.1科技檔案管理人員應通過各種形式了解公司生產(chǎn)、科研、基建等活動，積極收集科技文件材料，主動提供檔案利用。5.2利用保密科技檔案需經(jīng)過審批手續(xù)才能借閱。5.3為迅速、準確地提供利用，檔案管理人員應編制方便、實用的檢索工具。5.4檔案室應有計劃的開展編研工作，充分開發(fā)檔案信息資源。5.5為了解家底、揭示庫藏，檔案管理人員應認真做好統(tǒng)計工作。6、科技檔案的鑒定銷毀6.1超