行政文員筆試題庫(kù)及答案

...wd......wd......wd...行政文員筆試題庫(kù)及答案一、單項(xiàng)選擇題1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征〔B〕。A．服務(wù)性B．決策性C．專業(yè)性D．主動(dòng)性2．辦公室布置要注意〔D〕。A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對(duì)面放置C．打字、復(fù)印間離上司辦公室近些D．各種溝通、保密3．文員在進(jìn)展辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的〔C〕。A．準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免喪失和泄密4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的〔B〕。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識(shí)D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方5．在辦公室里，〔D〕的位置是上座。A．離入口最遠(yuǎn)B．離入口最近C．靠近門口D．靠近窗戶6．機(jī)的使用哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不對(duì)的〔B〕。A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送C．不宜發(fā)送禮儀性文本D．不宜發(fā)送私人、保密文本7．在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)摹睞〕。A．接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電C．選擇復(fù)印倍率來(lái)決定復(fù)印紙尺寸D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔A〕。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON〞位置B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最正確錄音距離為30一150厘米D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔D〕。A．安置窗簾遮擋室外光線B．與其他設(shè)備正確連接C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)〔B〕。A．訂購(gòu)B．制造C．分配D．儲(chǔ)藏11．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)藏辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔B〕。A．保存一張購(gòu)貨訂單，收到貨物時(shí)一一核對(duì)打勾B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品C．通過(guò)訂購(gòu)或訂購(gòu)，可以提高交貨速度D．用庫(kù)存一覽表來(lái)儲(chǔ)藏辦公用品12．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)正確的〔B〕。A．沒(méi)有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力C．上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，按照先來(lái)后到順序進(jìn)展D．上司所指示的工作如果不適宜，可以不實(shí)施13．文員按照“優(yōu)先順序〞處理工作，以下哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔D〕。A.先將自己想做的工作以重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類B．其次以緊急程度和重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分類C.同時(shí)考慮上司的意向和文員本身的工作效率D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)展工作14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔C〕。A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)B．盡量控制外來(lái)干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的〔D〕。A．定好目標(biāo)，把想做或需要做的事情寫下來(lái)B．想方法加快處理郵件、信件和其他反復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)C．開場(chǎng)工作之前要做好準(zhǔn)備工作，就不會(huì)因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做16．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔C〕。A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借人民幣17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的〔A〕。A.傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科C．不可在普通、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔B〕。A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任19．以下接打的行為中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔C〕。A．機(jī)旁隨時(shí)放著記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄B．文員離開辦公室時(shí)，要安排別人替你接C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)展聯(lián)系D．如果已經(jīng)回電，但沒(méi)打通，切記要再聯(lián)系20．以下哪個(gè)接打的行為是不正確的〔A〕。A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)鬊．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下請(qǐng)對(duì)方等待時(shí)，應(yīng)把聽筒朝下放置21．文員在接打時(shí)，正確的做法是〔B〕。A．鈴響一聲就應(yīng)接聽B．在機(jī)旁隨時(shí)放著記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)C．文員接聽業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)首先讓對(duì)方報(bào)出姓名、單位D．文員替上司傳話時(shí)，應(yīng)考慮對(duì)方的情緒以個(gè)人的口吻轉(zhuǎn)達(dá)22．以下文員應(yīng)遵守的禮儀中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔B〕。A.考慮打的時(shí)間是否適宜B．打出，而對(duì)方無(wú)人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛C.有時(shí)候上司過(guò)于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊話〞D．對(duì)待投訴先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的〔C〕。A．按收件人姓名分揀B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D．換郵件重要性分揀24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是〔A〕。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)局部用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問(wèn)題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)承受人員簽字，并保存好25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該〔A〕。A．在信封上注明“誤拆〞，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去B．在信封上注明“誤拆〞，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆〞，把信重新封好并退回去D．寫上“查無(wú)此人〞，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致〔D〕。A．每天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致B．取出郵件立即返回辦公室C．事先帶上包袋返回辦公室D．應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦27．郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素〔D〕。A．時(shí)間B．便利C．經(jīng)濟(jì)D．愛好28．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是〔C〕。A．國(guó)名、地址、部門、姓名B．姓名、地址，部門、國(guó)名C．姓名、部門、地址、國(guó)名D．姓名、國(guó)名、部門、地址29．機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件〔D〕。A．一般的圖紙B．機(jī)密文件C．很長(zhǎng)的文件D．感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的選項(xiàng)是〔C〕。A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點(diǎn)一下C．雙方有很多人時(shí)，可以穿插握手D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問(wèn)好31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人〔單位〕復(fù)信的情況是以下哪一種〔A〕。A．初次寫信，或有過(guò)激言行的B．有過(guò)激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信C．已做結(jié)案處理的D．沒(méi)有具體內(nèi)容的匿名信32．文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)〔C〕。A．拆開后信紙?jiān)诤?、信封在前，一并裝訂，有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂B．對(duì)寫信人的各項(xiàng)情況逐項(xiàng)登記C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理〞原則，進(jìn)展轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦D．對(duì)問(wèn)題復(fù)雜、調(diào)查處理的時(shí)間較長(zhǎng)的信件，應(yīng)復(fù)信作解釋和答復(fù)33．在會(huì)議開場(chǎng)前和進(jìn)展過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)摹睠〕。A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品34．文員進(jìn)展會(huì)議的方案和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是〔〕。A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便B．什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C．會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中〔C〕。A．參加自己的主觀意見B．不記錄議題C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致D．對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論36．會(huì)議中有時(shí)有人會(huì)要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時(shí)文員應(yīng)〔D〕。A．不理睬B．不征求主持人意見，停頓筆錄C．征求主持人意見，停頓筆錄，不關(guān)錄音機(jī)D．征求主持人意見，停頓筆錄，關(guān)錄音機(jī)37．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該〔A〕。A．只在便箋上寫好會(huì)議名稱B．除了送來(lái)的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料C．如果是第一次前往的公司外的地點(diǎn)，要先了解場(chǎng)地情況和交通所消耗的時(shí)間D．和上司先充分溝通，防止在會(huì)議進(jìn)展中遇到聯(lián)系的不便38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議〔C〕。A.口字型B．教室型C．圓桌型D.U字型39．以下關(guān)于交互式會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不具備的〔A〕。A．審查功能B．保密功能C．歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)〔B〕。A．準(zhǔn)備資料B．發(fā)表意見C．現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?1．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的〔D〕。A．如果用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系，以便有變化時(shí)可立即通知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)42．文員制作日程安排方案表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)防止〔D〕。A．上司沒(méi)有經(jīng)過(guò)文員而決定的日程安排方案，也必須填寫在方案表上B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào)C．制作日程安排方案表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程安排方案筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程方案表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有〔B〕，了解要求約會(huì)者的心理。A．社交的能力B．說(shuō)話的技巧C．聽話的能力D．聽寫的能力44．以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排方案的行為中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔A〕。A．以方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定方案，不用再以書面形式確認(rèn)B．上司和文員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)方案，每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)方案C．如果會(huì)議的主辦者是上司，就要確認(rèn)〔至少在舉辦日的二、三天前〕會(huì)議室D．會(huì)議、面談所必須的文件及資料，要在前一天就準(zhǔn)備好45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔B〕。A．準(zhǔn)備旅行方案和旅館信息B．代替上司制定約會(huì)方案C．為商務(wù)洽談收集資料D．把上司商務(wù)旅行時(shí)需要帶的行李列出清單46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔D〕。A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名〔同時(shí)告知你的姓名〕，需再打弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人B．首先要了解火車運(yùn)行時(shí)間，上司對(duì)鋪位的要求C.如果預(yù)訂需要有保證，應(yīng)事先申明，如果想取消預(yù)訂，也要在結(jié)帳之前打D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的或其他書面形式的證明47．上司出差，文員預(yù)訂機(jī)票時(shí)，以下哪一種做法不正確〔D〕。A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名〔同時(shí)告知你的姓名〕，如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用予以確認(rèn)48．照料上司身邊瑣事的說(shuō)法，哪一種是不正確的〔D〕。A．有更多的時(shí)機(jī)體會(huì)到文員在工作、知識(shí)、能力上的附屬性B．到了用餐時(shí)間，上司仍有公事或正在與人談話，要利用適當(dāng)時(shí)機(jī)提醒上司用餐C．對(duì)上司的安康管理包括預(yù)防、治療、病后調(diào)理各階段D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的〔D〕。A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒(méi)有帶在身邊，應(yīng)說(shuō)明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)〔D〕。A．不作聲，等無(wú)人時(shí)查字典B．作判斷，用同偏旁的字音讀C．不用讀，只稱呼姓即可D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問(wèn)一下，這個(gè)字若何念〞51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)比較適宜的〔D〕。A．用后跟著地走路B．正式場(chǎng)合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿C．男性在任何場(chǎng)合都可戴著手套握手D．穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰52．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般〔B〕。A.以右為次B．以右為尊C．以后為次D．以左為尊53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)〔D〕。A．向上司報(bào)告B．送禮C．寫信D．查證消息的可靠性54．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮〔D〕。A.宴會(huì)的形式與氣氛B．交通是否方便C.有無(wú)停車場(chǎng)D．有無(wú)休息室55．以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)正確的〔C〕。A．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)正確的〔D〕。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔B．站起身來(lái)在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物C．口內(nèi)含有食物與人說(shuō)話D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是正確的〔C〕。A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來(lái)擦刀叉C．用來(lái)擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領(lǐng)口里59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)為哪一項(xiàng)不適宜的〔C〕。A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水C.未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)D．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)〔A〕。A．通知上司家人把衣服送達(dá)B．自己到上司家里去拿C．讓上司自己去家里更換D．去買新的服裝61．以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜〔B〕。A．語(yǔ)句要簡(jiǎn)短B．由過(guò)程先說(shuō)C.利用重復(fù)的效果D．說(shuō)話時(shí)考慮時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)合、對(duì)象因素，使用模糊語(yǔ)言62．承受忠告的正確反響是〔D〕。A．以煩躁的傾聽B．盡量把責(zé)任推給別人C．應(yīng)辯白說(shuō)：“那是因?yàn)椤旸．切勿感情用事63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)若何選擇話題，哪些是屬于適宜的話題〔A〕。A．有共同利益的話題B．夸耀自己的話題C．保密的話題D．應(yīng)當(dāng)忌諱的話題64．將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是〔A〕。A.騎邊章B．封存章C.騎縫章D．證見章65．值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情〔A〕。A．簽發(fā)文件B．分發(fā)會(huì)議通知C．詢問(wèn)情況D．傳達(dá)指示66．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是〔A〕。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部互相抄送的文件材料D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料67．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用〔A〕。A.按通訊者特征立卷B．按地區(qū)特征立卷C．按文種特征立卷D．按作者特征立卷68．文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面〔B〕。A．歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、保密要求B．歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔耍求C．收集范圍、歸檔時(shí)間、管理制度D．歸檔范圍、時(shí)間限度、歸檔材料要求69．文書立卷的歸檔制度包括三方面：歸檔范圍、〔A〕和歸檔要求。A．歸檔時(shí)間B．歸檔憑證C．歸檔模式D．歸檔歷史二、判斷題1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建設(shè)擋駕制度?！病拧?．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光?！病痢?．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響?！病痢?．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全一樣的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作?！病拧?．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍?！病痢?．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、慎重，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿?！病痢?．文員對(duì)支票管理要慎重，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜?！病痢?．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要慎重小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以防止被盜用冒領(lǐng)。〔×〕9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)?！病痢?0．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣?！病痢?1．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽，讓上司直接與對(duì)方通話?！病拧?2．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀?！病拧?3．文員應(yīng)防止不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)展?！病拧?4．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)展?！病痢?5．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)該去洗手間?！病拧?6．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握?！病痢?7．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話?！病痢?8．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可容許下來(lái)?！病痢?9．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入?！病痢?0．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來(lái)訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門?！病拧?1．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門?！病拧?2．介紹地位一樣的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；假設(shè)同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人?！病拧?3．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人?！病痢?4．文員作介紹，假設(shè)年齡、地位都一樣，應(yīng)從較親近的人開場(chǎng)介紹?！病拧?5．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹?！病拧?6．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等?！病拧?7．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可?！病痢?8．假設(shè)上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情?！病痢?9．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛?！病拧?0．會(huì)議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館〔或其他供應(yīng)者〕把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái)，并在會(huì)議開場(chǎng)前有足夠的時(shí)間布置好，這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)?！病痢?1．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須到達(dá)法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)?！病拧?2．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件?！病拧?3．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假設(shè)是文員自己能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以承受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定?！病拧?4．如果不小心發(fā)生日程安排方案重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序?！病痢?5．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見他自己安排的那一位?！病痢?6．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過(guò)，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了?！白鲞^(guò)某項(xiàng)工作〞和“完成某項(xiàng)工作〞是完全一樣的?！病痢?7．對(duì)于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對(duì)〞，并把它退回去?！病痢?8．假設(shè)對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)確實(shí)認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情?！病拧?9．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)?！病拧?0．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。〔∨〕41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助?！病拧?2．如果是沿著人行道走，兩個(gè)人并行，“尊貴的位置〞是在右邊，三個(gè)人并行，則在中間?！病拧?3．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開?！病痢?4．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離?！病拧?5．當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事中途離坐時(shí)，都要招呼一聲?！病拧?6．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，假設(shè)時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系?！病拧?7．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒?！病痢?8．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣?！病拧?9．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔?！病痢?0．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了?！病痢?1．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)〞，便表示穿無(wú)尾正式禮服?！病拧?2．雞尾酒會(huì)一般要安排好座次，在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求?！病痢?3．口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗?！病痢?4．要發(fā)問(wèn)或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司?！病痢?5．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以防止因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾?！病?6．適宜的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題?！病痢?7．但凡單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位?！病痢?8．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章?！病痢?9．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信?！病痢?0．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理?！病痢?1．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。〔×〕62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度?！病痢?3．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密?！病拧?4．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果?！病拧?5．檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書?！病拧?6．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限?！病痢?7．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔〞，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限?！病痢?8．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時(shí)按類目上的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作?！病痢橙?、簡(jiǎn)答題1．什么是受意受意有幾種辦公室人員應(yīng)若何運(yùn)用受意方法教材P352．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么P36--373．來(lái)信受訪的范圍包括哪些?p109受理與處理的程序和基本要求是什么p109--1104．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么p170--1715．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)具體做法是若何的p178--1816．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)p1377．提高會(huì)議效率可以有哪些做法p156--1598．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是若何的，有什么要求p2349．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方承受自己的看法應(yīng)該若何做，要領(lǐng)有哪些p237--23810．單位印章主要有哪些p244—245印章的刻制和使用有哪些規(guī)定p245--24711．按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理方法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種p25512．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)請(qǐng)寫出這些工程。P255--25613．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。P259--26314．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷p265--267三：簡(jiǎn)答題1．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?答案：(1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或奉勸；(2)參謀作用；(3)補(bǔ)缺作用；(4)增進(jìn)關(guān)系作用；(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；(6)適時(shí)?？紤]時(shí)機(jī)；(7)適地。看場(chǎng)合；(8)適度。要注意掌握分寸。2．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷?答案：(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征〞；(2)按問(wèn)題特征立卷；(3)按作者特征立卷；(4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。3．來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?答案：(1)受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾直接給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。(2)及時(shí)拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。(3)認(rèn)真閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證〞等。提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料。(4)逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。(5)認(rèn)真處理。處理信伺：應(yīng)該按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理〞的原則，進(jìn)展轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。(6)及時(shí)復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信，或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)展。4．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是若何的，有什么要求?答案：(1)不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。(2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報(bào)告；(3)報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……。〞〔4〕一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；(5)如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；(6)如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告工程很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洦曁岢鰜?lái)。5．什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)若何運(yùn)用受意方法?答案：(1)受意是文員承受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。

(2)一種是直承受意，另一種是間承受意。(3)文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。承受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。6．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些工程。

答案：(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。

(2)密級(jí)、緊急程度。(3)簽發(fā)人姓名。(4)公文標(biāo)題。(5)主送機(jī)關(guān)。(6)正文、附件。(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(9)主題詞。(10)抄送單位、印發(fā)說(shuō)明．7.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。答案：〔1〕擬稿；〔2〕核稿；是指以擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。〔3〕簽發(fā)；是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出?！?〕編號(hào)；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。〔5〕繕??；對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)展謄清、復(fù)印或排版印刷。〔6〕校對(duì)；指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正?！?〕用?。皇侵冈谕瓿傻奈募霞由w機(jī)關(guān)印章?！?〕登記；〔9〕分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)展分裝和發(fā)送。8.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)決定時(shí)間地點(diǎn)時(shí)要注意什么答案：〔1〕要獲得上司的許可；〔2〕如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再怛大會(huì)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；〔3〔要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式〔早餐會(huì)、餐會(huì)等〕、所需要的時(shí)間等等；〔4〕約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排方案表上。還應(yīng)該準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料。〔5〕周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)；〔6〕對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；〔7〕公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；〔8〕地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。9.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)答案：〔1〕會(huì)議名稱；〔2〕會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；〔3〕時(shí)間〔開場(chǎng)時(shí)間、完畢時(shí)間〕；〔4〕會(huì)議地點(diǎn)；〔5〕議題；〔6〕主持人、主席；〔7〕出席者名單；〔8〕會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；〔9〕相關(guān)的資料；〔10〕下次會(huì)議預(yù)定日期。10.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方承受自己的看法應(yīng)該若何做，要領(lǐng)有哪些答案：〔1〕清楚地知道在所說(shuō)的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)；〔2〕說(shuō)服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；〔3〕偶爾也需要引用某些權(quán)威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)歷談等等；〔4〕要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)展談話。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說(shuō)服；〔5〕主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景若何等等；〔6〕以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用另對(duì)方反感的言詞；〔7〕讓對(duì)方翻開心扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生興趣〔讓對(duì)方認(rèn)同自己〕；〔8〕不可傷害對(duì)方的自尊心。11.單位印章主要有哪些印章的刻制和使用有哪些規(guī)定答案:(1)單位印章、套印章；〔2〕鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；〔3〕刻制公章有兩種情況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；〔4〕另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；〔5〕公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；〔6〕加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；〔7〕將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；〔8〕加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；〔9〕凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。12.按照2000院行政機(jī)關(guān)公文處理方法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種答案:〔1〕命令〔令〕；〔2〕決定；〔3〕公告；通告；〔4〕通知；通報(bào)；〔5〕議案；〔6〕報(bào)告；〔7〕請(qǐng)示；〔8〕批復(fù)；意見；〔9〕函； 〔10〕會(huì)議紀(jì)要。一、請(qǐng)寫出企業(yè)常用的公文文種

答：一般企業(yè)公文有通知、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要、函〔邀請(qǐng)函、復(fù)函〕、總結(jié)、報(bào)告。二、就你的理解行政工作應(yīng)包括哪些內(nèi)容若何才能做好這項(xiàng)工作

答：1、日常事務(wù)工作〔文字錄入、復(fù)印、打印、整理會(huì)議紀(jì)要、人員接待、接待、采購(gòu)、發(fā)放辦公用品〕；檔案合同工作。

2、擬定相關(guān)公文；協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)籌劃員工活動(dòng)及組織會(huì)議、活動(dòng)；

3、協(xié)助直屬領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)文化建設(shè)，草擬、修改相關(guān)制度；

4、公司辦公場(chǎng)地綠化；辦公場(chǎng)地清潔、環(huán)境維護(hù)。

5、勞動(dòng)紀(jì)律監(jiān)視、行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)及核算。

6、后勤支持性服務(wù)〔辦公設(shè)備維修維護(hù)、名片印制、定餐等〕

7、有關(guān)政府政策及信息、行業(yè)信息的收集。三、請(qǐng)擬一份關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知。

答：關(guān)于國(guó)慶節(jié)放假的通知

公司各部門：

今年國(guó)慶節(jié)放假7天，時(shí)間為10月1日至7日。其中1日、2日、3日為法定假日，10月8日正常上班。

節(jié)日前各部門要做好節(jié)前清潔、安全工作；節(jié)日期間，各部門人員注意個(gè)人安全。

最后祝各部門人員節(jié)日快樂(lè)！

XXXXX

二0一三年九月二十八日四、公司老總在例會(huì)說(shuō)：“上個(gè)月公司的電費(fèi)開支很大，有一些浪費(fèi)，大家要注意一下。〞你對(duì)此種情形若何辦理

答：先出一份通知，然后在每周各部門例會(huì)上花幾分鐘時(shí)間給大家強(qiáng)調(diào)一下。同時(shí)要從自我做起，平時(shí)節(jié)約用電，并且在日常工作中，看到有浪費(fèi)的情況下，友情提醒并主動(dòng)去完成。比方天氣不熱的時(shí)候?qū)⒂腥藢⒖照{(diào)翻開。這里給大家說(shuō)一下，天氣很好，現(xiàn)在可以不用啟動(dòng)空調(diào)，我先關(guān)閉了。

可以說(shuō)一些細(xì)節(jié)如：計(jì)算機(jī)如長(zhǎng)時(shí)間不用關(guān)機(jī)，空調(diào)下班后關(guān)閉，下班后熱水器關(guān)閉，中午休息時(shí)關(guān)燈等均可。五、公司擬辦一份公司的內(nèi)刊，以調(diào)動(dòng)大家工作熱情，你將若何辦理

1、草擬辦刊方案，如名稱，內(nèi)容、板塊設(shè)計(jì)等。2、費(fèi)用預(yù)算。3、征求領(lǐng)導(dǎo)意見。3、員工意見征集。4、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和同事的建議對(duì)辦刊方案進(jìn)展合理修改。六、從行政方面控制公司日常的成本，你覺(jué)得從哪幾個(gè)方面入手控制公司日常成本，應(yīng)從以下幾方面入手：

1、復(fù)印、打印控制。

2、辦公用品購(gòu)置成本控制。

3、辦公用品領(lǐng)用控制。

4、辦公用品使用情況控制。

5、水電費(fèi)用控制。

6、辦公費(fèi)用控制。

7、會(huì)議和活動(dòng)組織成本控制。

8、定期向公司全體成員宣傳節(jié)約意識(shí)。七、就一般的企業(yè)而言，若何進(jìn)展檔案的分類

行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、人事管理類、銷售類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備檔案類

八、公司的上級(jí)主管于明天到公司考察參觀，你覺(jué)得需要做哪些方面的準(zhǔn)備工作。

應(yīng)做好以下工作：1、住宿安排。2、行程安排。3、工作匯報(bào)資料收集。4、工作會(huì)議安排。5、陪同參觀人員安排四、設(shè)計(jì)題1.小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該若何做?參考答案：放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條：各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層．2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較廉價(jià)的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假設(shè)你是小李，你若何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案(P121)參考答案：〔1〕承受任務(wù)〔2〕了解來(lái)賓〔3〕制訂方案〔4〕預(yù)訂宿食〔5〕迎接來(lái)賓〔6〕商議日程〔7〕安排會(huì)議〔8〕陪同參觀〔9〕送別客人〔10〕接待小結(jié)3．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定適宜的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)展評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該若何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?答案：(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、／L人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。4．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。答案：(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)5．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，若何做?答案：(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。時(shí)間若何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精巧包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片、賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了防止所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有承受上司禮物的人做一張卡片記錄。6．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行完畢后，要做好哪些工作?答案：(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。7．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜，儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌，電腦，機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒．各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章，印盒、墨水，復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該若何做?答案：〔1〕放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄，電腦放在右邊，〔2〕新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條：〔3〕各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)，參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里?！?〕公司印章放人辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)〔5〕墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層．8.文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些工程履行哪些職責(zé)答案：〔1〕準(zhǔn)備旅行方案和旅行信息，旅行方案表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。〔2〕制定約會(huì)方案。約會(huì)方案表包括：城市名和省州名〔如果是國(guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名〕，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)的者的姓名、公司和地址，號(hào)碼?！?〕為商務(wù)洽談收集資料?！?〕覺(jué)決定旅行用品。把上司作商務(wù)兩重性時(shí)需要帶的用品列出清單?！?〕考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的兩重性方案手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。〔6〕安排差旅費(fèi)?！?〕建設(shè)旅行——旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建設(shè)最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)?！?〕辦理旅行保險(xiǎn)，如意外傷害保險(xiǎn)等。9.某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該若何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作答案：〔1〕客人的選擇。缺點(diǎn)名單，再請(qǐng)上司核定?！?〕確定時(shí)間。如果是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)按國(guó)際慣例，征詢客人的意見，要防止選擇對(duì)方的重大節(jié)假日?！?〕會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)、客人的數(shù)目、交通是否方便、場(chǎng)地大小是否適宜、菜式、有無(wú)停車場(chǎng)?！?〕擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從賓客的身份、宴請(qǐng)次數(shù)、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司挑選?！?〕寄法請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬，請(qǐng)柬上應(yīng)寫明邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，著裝要求、要求回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。〔6〕席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排，在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌椅的兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；難主賓做在女主任的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主任方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸。10.文秘人員若何主持會(huì)議應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)答案：〔1〕文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)完整構(gòu)造的構(gòu)思，簡(jiǎn)單記下發(fā)言的要點(diǎn)?！?〕會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間?！?〕對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限?！?〕在會(huì)上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人的意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。〔5〕要求與會(huì)者記筆記，自己做好筆記并把會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾，以作查證。11．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)人股，利用上海比較廉價(jià)的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假設(shè)你是小李，你若何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?答案：〔1〕承受任務(wù)〔2〕了解來(lái)賓〔3〕制訂方案〔4〕預(yù)訂食宿〔5〕歡迎來(lái)賓〔6〕商議日程〔7〕禮節(jié)性拜訪〔8〕宴請(qǐng)〔9〕正式會(huì)談〔10〕簽訂協(xié)議書〔11〕陪同參觀游覽〔12〕互贈(zèng)禮品〔13〕歡迎來(lái)賓〔14〕接待小結(jié)。12．某公司成立不久，業(yè)務(wù)就非常繁忙，不斷，上司要求文員小胡設(shè)計(jì)一個(gè)記錄單。小胡應(yīng)該若何設(shè)計(jì)答案：〔見書本P46頁(yè)：記錄單〕13.康橋賓館位于本市南京西路４５號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品開展和銷售方案，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題答案:〔1〕會(huì)議的名稱：〔2〕出席會(huì)議者的姓名或組織、部門的名稱；〔3〕日期、時(shí)間〔開場(chǎng)到完畢的預(yù)定時(shí)刻〕；〔4〕地點(diǎn)：〔具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室〕；〔5〕議題〔或者議事日程〕；〔6〕主辦者的聯(lián)絡(luò)處，號(hào)碼等；〔7〕開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、號(hào)碼〔必要時(shí)可附上地圖〕；〔8〕本卷須知、是否備有餐點(diǎn)、有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。14.某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司召開的新產(chǎn)品推介會(huì)完畢了。公司的大型會(huì)議室有各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車接送來(lái)賓，為圓滿完畢這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作答案:〔1〕要替搭車回去的人安排車子；〔2〕在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；〔3〕有留話時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；〔4〕檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；〔5〕要為參加會(huì)議的人員送行；〔6〕文秘人員離去前。要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅；〔7〕桌、椅早先假設(shè)和移動(dòng)，必須復(fù)原，洗滌煙灰缸、茶具等，如有，則必須加以熄滅〔8〕攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回；〔9〕關(guān)緊門窗并上鎖；〔10〕通知會(huì)場(chǎng)的管理單位，會(huì)議已經(jīng)完畢。五、案例分析題1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。陳小姐被辭退是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么她在禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)參考答案：(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況，手套的需要量)；(2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、號(hào)碼)；(3)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào))；(4)不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)；(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被辭退的境地)；(6)禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門；(7)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪〞掛上。2．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)錯(cuò)在哪里面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該若何辦

參考答案：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；(2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到為難的境地；(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。3．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)教師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇Ｐ≮w客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧〞。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……〞，小趙越聽越不快樂(lè)，結(jié)果沒(méi)等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)“公司小是否埋沒(méi)了你的才能?你是大材小用，為什么不去大公司呢?’’小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了劇烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得若何樣?他有什么失誤，他應(yīng)該若何做才對(duì)。答案：(1)不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；(3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；(5)對(duì)言辭劇烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。4．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)展了打扮。小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是若何的?答案：(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開場(chǎng)就不順利；(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的缺乏。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。5．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾照顧過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)〞，小李把信帶走了。小王處理郵件的做法是否正確?如果不正確，正確的做法應(yīng)該是若何的?答案：(1)河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；(2)把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；(3)12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；(4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱(某某人的文秘人員)，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目；(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；(6)沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收；(7)在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)承受人員在上面簽字，并保存好。6．請(qǐng)將以下文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：(1)市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；(2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；(3)東方學(xué)院2003年招生工作方案；(4)東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；(5)市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；(6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；(7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；(8)東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；(9)東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；(10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；(11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；(12)東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)。答案:案卷一：1．市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；4．東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請(qǐng)示(呈市教委)；5.市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)案卷二：2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；7．東方學(xué)1憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知；8．東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知案卷三：3．東方學(xué)院2003年招生工作方案；12．東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作方案、年度工作總結(jié)案卷四：9．東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；10．東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；11．東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告7.公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會(huì)議，需要小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少個(gè)銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒(méi)有遇到銷售員。接下來(lái)小舊忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。請(qǐng)問(wèn)：小劉終究錯(cuò)在哪里正確的做法應(yīng)該是若何的參考答案：〔1〕應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；〔2〕打印好書面通知；〔3〕在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或通知〔中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等〕到名單上的每一個(gè)人；〔4〕通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；〔5〕通知上應(yīng)會(huì)議的時(shí)間〔開場(chǎng)到完畢時(shí)間〕、地點(diǎn)；〔6〕應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，