高效會議管理培訓(xùn)課件

202X高效會議管理EfficientMeetingManagement匯報人：小1覓時間：202X.XX.XXLOGO目錄CONTENTS會議的目的Purposeofthemeeting會議的現(xiàn)狀Statusoftheconference高效會議技巧EffectiveMeetingSkills01.02.03.會議的目的PurposeofthemeetingPART01為什么要開會？會議的目的Purposeofthemeeting集思廣益頭腦風(fēng)暴問題討論產(chǎn)生決策聽取匯報分配任務(wù)融合意見達(dá)成共識資訊分享政策宣傳表彰先進(jìn)激勵土氣010203040506會議的現(xiàn)狀StatusoftheconferencePART021.很多會議未事先準(zhǔn)備材料；已準(zhǔn)備材料的會議，有多數(shù)人會前未閱讀；2.有多數(shù)參會者不知會議議題、目標(biāo)、不知應(yīng)否參加會議；3.多數(shù)會議不能準(zhǔn)時召開，準(zhǔn)時結(jié)束；4.有不少人人到心不到，或忙于接/打電話，或忙于自己的其他工作，或閉目養(yǎng)神，或做局外人，一言不發(fā)。5.有不少人在開大會時開小會，對他人的發(fā)言置之不理或無理打斷；6.有不少人開會不做記錄；會議的現(xiàn)狀Statusoftheconferenc7.會議氣氛極差，爭吵、推卸、指責(zé)頻頻發(fā)生，反而對會議議題不感興趣。8.對會議中涉及的問題、責(zé)任等，不能正確對待。9.會議中涉及的工作往往分配給未參加會議的人。10.有多數(shù)會議的決議時在會議結(jié)束前的很短一段時間內(nèi)做出的。（因急于結(jié)束、休息，故草草了結(jié)）11.多數(shù)會議毫無效果，議而不決，決而不行，行而不通。12.不少與會者，離場時不能保持會議室整潔。會議的現(xiàn)狀Statusoftheconferenc會議的現(xiàn)狀Statusoftheconferenc《哈佛商業(yè)評論》05年第7期中有這樣的一句話：“任何會議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時間，二者必居其一?！睙o效的會議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊的凝聚力。高效會議技巧EffectiveMeetingSkillsPART03高效會議技巧EffectiveMeetingSkills低效會議原因是什么？沒有提前準(zhǔn)備好會場、開會設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會議討論材料、會議簽到表等。沒有提前準(zhǔn)備好會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等開會前沒有提前通知與會者相關(guān)事宜及會議材料學(xué)習(xí)；1.會議前缺乏準(zhǔn)備高效會議技巧EffectiveMeetingSkills2.會議中缺乏控制03.議而不決，沒有形成有效的決策。04.沒有嚴(yán)格按照會議的議程進(jìn)行01.未能很好地控制時間，如未能及時開始或拖沓、冗長，未能及時結(jié)束。05.氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會人員的智慧。02.與會者相互間爭吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。06.未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。010203040506高效會議技巧EffectiveMeetingSkills3.會議后缺乏跟蹤會議結(jié)束后，未對形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時限并進(jìn)行追蹤，這樣的會議也幾乎是無任何意義的！高效會議技巧EffectiveMeetingSkills低效會議有哪些成本？一家公司會不會開會，決定了該公司的競爭優(yōu)勢。一家公司開會的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會議是公司管理的必備工具。而會議的成本則常常被忽略。請看，“文山會海”的成本是：時間成本會議成本金錢成本機(jī)會成本效益成本高效會議技巧EffectiveMeetingSkills（1）只在必要時召開（2）事先對時間、地點(diǎn)、會場等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃（3）擬定和分發(fā)了議程表，按時開始，按時結(jié)束（4）請到了有經(jīng)驗和能力的人參與（5）與會者積極參與，主持人準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會議進(jìn)程與方向（6）通過研究、討論、歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果（7）清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行責(zé)任人（8）會后跟蹤并依據(jù)完善的報告流程監(jiān)控（9）持續(xù)改進(jìn)高效會議的表現(xiàn)提高決策效率降低運(yùn)作成本改善組織氣氛對于公司來說，高效的會議可以增加團(tuán)隊凝聚力增強(qiáng)團(tuán)隊執(zhí)行力提高決策效率對于管理者來說，高效的會議可以高效會議技巧EffectiveMeetingSkills高效會議的好處世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！高效會議技巧EffectiveMeetingSkills結(jié)論高效會議技巧EffectiveMeetingSkills如何召開高效的會議？高效會議技巧EffectiveMeetingSkills在所有會議開始之前，先問一下這是不是必須要開的會議原則一廢除不必要的會議原則二排除不需要參加的人員只找那些有必要傾聽的人和可以提供有效建議的人，讓有效的會議在有效的范圍內(nèi)發(fā)生，排除不必要參加會議的人員原則三會議準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時結(jié)束讓會議準(zhǔn)時開始時結(jié)束，壓縮會的時間，三個小的會一個小時可以開完原則四重視開會的結(jié)論議而不決不如不開，沒有結(jié)論的會不如不開，如果沒有產(chǎn)生決議那么這個會議就不能散高效會議四個主要原則高效會議技巧EffectiveMeetingSkills無需開會的五個如果已經(jīng)按慣例每周聚會沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會讓他人參與只能把問題弄糟）會議成本太大還有比開會更好的方法高效會議技巧EffectiveMeetingSkills必需開會的五個如果必須把信息同時傳達(dá)給很多人聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評要讓別人參與決策以集思廣益1.會議名稱和目的3.召開日期、開始時間和結(jié)束時間5.參加者名單2.會議主題、討論項目和會議類型4.召開地點(diǎn)6.其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）高效會議技巧EffectiveMeetingSkills1.1.會前準(zhǔn)備（會議通知）如果必須召開會議，就應(yīng)當(dāng)在3天之前，至少在1天之前預(yù)先通知，以便做好會議事項的準(zhǔn)備工作。應(yīng)當(dāng)記入事前通知的項目：1.讓具有決定權(quán)的人參加3.讓對會議主題存在強(qiáng)烈疑問的人參加5.讓能夠正確表達(dá)自己意見的人參加2.即使是其他部門的人，如果與會議有關(guān)系，也讓其參加4.讓與會議主題有關(guān)的專家參加高效會議技巧EffectiveMeetingSkills1.2.會前準(zhǔn)備（選擇參會人員）如何能夠僅讓必要的人員參加會議呢？對會議參加者進(jìn)行選擇的條件：高效會議技巧EffectiveMeetingSkills1.3.會前準(zhǔn)備（準(zhǔn)備會議資料）

為了開成意見紛呈的會議，就應(yīng)當(dāng)將事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅定不移的原則。理想的情況是，對于定期召開的會議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。高效會議技巧EffectiveMeetingSkills2.會中準(zhǔn)備（時間分配）有效引導(dǎo)會議的秘訣之一就是合理分配時間。高效會議技巧EffectiveMeetingSkills2.1.會中準(zhǔn)備（時間管理技巧）這是解決會議拖延問題比較有效的措施

太短不利于充分溝通達(dá)成最佳結(jié)論；太長也影響效率

比較容易取得成效

可電話通知

會議盡量安排在下班前召開會議時間一般需計劃和控制在半小時到兩小時重要的事項安排在會議前階段

處理突發(fā)事件，隨時快速組織1.按時開始，按時結(jié)束2.主持人在會議開始重申會議議程3.發(fā)言者事先準(zhǔn)備，簡潔明了4.一個議題討論基本成型之后，主持人要迅速總結(jié)，并迅速將會議導(dǎo)入下一個階段。時間

1.按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)控制時間與方向2.將未解決的問題，開進(jìn)“停車場”3.對有創(chuàng)造性但不成熟的發(fā)言，鼓勵其會后完善4.不要重復(fù)別人的觀點(diǎn)和提出的問題5.及時糾正跑題，制止開小會流程

高效會議技巧EffectiveMeetingSkills2.2.會中準(zhǔn)備（議程控制）·按照議程進(jìn)行，營造和諧氣氛·正確總結(jié)討論內(nèi)容·引導(dǎo)發(fā)言者，解釋使人困惑的發(fā)言·尊重別人，避免意見一邊倒的情況·減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度主持人責(zé)任個人行為有準(zhǔn)備而來·

準(zhǔn)時到會·

全神貫注·

不要開小會，尊重他人意見·關(guān)掉手機(jī)或調(diào)至“靜音”·

發(fā)言富有建設(shè)性和從效果出發(fā)·暢所欲言·

高效會議技巧EffectiveMeetingSkills2.3.會中準(zhǔn)備（會議氛圍）高效的會議是全體與會人員的責(zé)任高效會議技巧EffectiveMeetingSkills2.4.會中準(zhǔn)備（監(jiān)視會議成果）時刻檢視：會議是否在為既定的目標(biāo)服務(wù)每一項議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時整理，形成記錄如果時間允許，對于“停車場”內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行處理對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時間會議結(jié)束之前，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決如有必要，確定下次會議的大體時間高效會議技巧EffectiveMeetingSkills3.會后跟進(jìn)組織者需要如何…·盡快向每個與會者下發(fā)會議紀(jì)要·將會議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門·對會上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵·對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議解決·總結(jié)會議成功或失敗的經(jīng)驗、教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)參會者的會后跟蹤…·拿到會議記錄以后要細(xì)讀·考慮自己任務(wù)的完成方法·了解其他參會者的想法·會議事項的督辦：安排專人跟進(jìn)會議決議的落實(shí)情況并及時公布，將會議決議的落實(shí)和執(zhí)行結(jié)果作為對相關(guān)責(zé)任者的考評指標(biāo)之一高效會議技巧EffectiveMeetingSkills3.1.會后三大追蹤行動追蹤行動項目是確定的，這個事誰來做、何時做、怎么做、在哪做執(zhí)行人追蹤行動落到具體人的身上完成時間追蹤保證決議定下的事情按時完成010203會議有關(guān)名言警句Quotationsaboutthemeeting傾聽比訴說更重要、思考比傾聽更重要議而不決不如不議有好的結(jié)果的會議就是好的會議如果批評就一定要有建議會議是為了建設(shè)不是為了破壞否定一件事情要比建設(shè)一件事情容易上百倍上千倍好創(chuàng)意不是一個人形成的好創(chuàng)意不可能第一次就提對

360°領(lǐng)導(dǎo)力領(lǐng)導(dǎo)者影響力、運(yùn)營力、管理力智慧CONTENTSPAGE

第2頁如何塑造你在團(tuán)隊中的影響力？如何激發(fā)和使用員工的智慧？如何提升管理的基本功？這是一個人本管理的時代,也是需要智慧管理的時代。

CONTENTS

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第2頁人類三個時代管理的變遷領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營力智慧領(lǐng)導(dǎo)者的管理力智慧01020304目

錄

人類三個時代管理的變遷農(nóng)業(yè)時代的管理模式——經(jīng)驗管理工業(yè)時代的管理——流程與品質(zhì)管理知識經(jīng)濟(jì)時代的管理——人本管理第4頁1PART1PART人類三個時代管理的變遷農(nóng)業(yè)時代——經(jīng)驗管理

工業(yè)時代——流程與品質(zhì)管理

知識經(jīng)濟(jì)時代——人本管理領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧第4頁2PART對你的下屬有用包容力有結(jié)果領(lǐng)導(dǎo)者的影響力就是個人修養(yǎng)與內(nèi)在品格的結(jié)晶，也是激勵團(tuán)隊號召團(tuán)隊的一面旗幟，更是凝聚團(tuán)隊的核心力量。2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧令人折服的遠(yuǎn)見要讓別人跟你走,就要讓你比他看的遠(yuǎn)！眼界決定境界2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧人愿意跟隨一個人，核心點(diǎn)就是對自己有用。激勵你的下屬，成為團(tuán)隊的精神領(lǐng)袖幫助你的下屬不斷成長，成為團(tuán)隊成長的導(dǎo)師善于挖掘下屬潛能，成為團(tuán)隊走向卓越的教練成大事者不在于誰會駕馭君子,而在于誰會經(jīng)營小人！2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧包容力容人之長容人之短容人之異容人之錯一個人心里頭能裝多少人進(jìn)來，就能成就多大的事業(yè)。容人之錯，鼓勵員工冒險創(chuàng)新容人之異，接納不同意見與觀點(diǎn)；容人之短，用人之長，對人之短不挑剔，不吹毛求疵；容人之長，內(nèi)心謙恭，接納和尊重優(yōu)秀的人才；負(fù)責(zé)任

衡量一個人是否成熟的核心標(biāo)準(zhǔn)就是看他是否學(xué)會負(fù)責(zé)任！公司有問題,根就在于沒有人負(fù)責(zé)任.解決問題就是負(fù)責(zé)任.2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧共贏就是你好\我好\世界好!2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧幫助員工厘清目標(biāo)給員工想要的幫員工補(bǔ)齊能力幫助員工實(shí)現(xiàn)有結(jié)果你的部屬不聽你說什么,只看你怎么做!團(tuán)隊?wèi)?zhàn)斗力的最大殺手就是領(lǐng)導(dǎo)者說了不做!2PART領(lǐng)導(dǎo)者的影響力智慧取信于人，你說什么不重要，重要的是你怎么做。創(chuàng)造成果，讓下屬看到你的努力和成就；以身作則，身先士卒，身體力行，己所不能勿施于人；兌現(xiàn)承諾，一諾千金，勢必達(dá)成；領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營力智慧第4頁3PART選人的智慧用人的智慧教化人的智慧3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營力智慧

運(yùn)營力就是選人、用人、教化人的能力。是領(lǐng)導(dǎo)者最重要的能力之一。選認(rèn)可企業(yè)文化、戰(zhàn)略以及行為和企業(yè)一條心的人；選認(rèn)可企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的理念、工作作風(fēng)并能保持一致的人；選認(rèn)可團(tuán)隊能夠融入團(tuán)隊的人；選有企圖心、有想法、性格圓融的人；3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營力智慧01020304領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范注重結(jié)果，過程授權(quán)不制造對立，減少內(nèi)耗多提問，啟迪員工智慧不輕易給答案，共商標(biāo)準(zhǔn)3PART領(lǐng)導(dǎo)者的運(yùn)營力智慧01及時教育，耐心教化，訓(xùn)練下屬是領(lǐng)導(dǎo)者