醫(yī)院文件與檔案管理制度

醫(yī)院文件與檔案管理制度第一章總則第一條目的為了有效管理醫(yī)院文件與檔案，確保醫(yī)院運行的數(shù)據(jù)真實、完整、可靠，提高文件與檔案的利用價值，規(guī)范文件與檔案的管理流程，保障醫(yī)院信息資源的保密性、完整性和可用性，訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于全體醫(yī)院工作人員，包含醫(yī)生、護士、行政人員、技術(shù)人員等。第三條定義文件：指醫(yī)院在開展工作中形成的各類文字、電子或紙質(zhì)記錄，包含公文、報告、通知、請示、函件、決策備案等。檔案：指醫(yī)院生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動的記錄載體，經(jīng)過鑒定、整理、匯編和加工后保管的記錄。第二章文件管理第四條文件的分類與編號文件依照功能分類，分為機關(guān)文件、科室文件和個人文件。文件依照公文類型分類，分為公文、報告、通知、請示、函件等。文件依照內(nèi)容分類，分為規(guī)章制度、工作報告、會議紀(jì)要、工作計劃、人事檔案等。每份文件都應(yīng)有統(tǒng)一編號，編號應(yīng)包含文件的類別、日期和編號，例如：機關(guān)文件編號為GZ20220101001，科室文件編號為KS20220101001，個人文件編號為GR20220101001、第五條文件的起草與審批文件的起草應(yīng)由責(zé)任人或指定人員完成，起草時必需明確文件的目的、內(nèi)容和要求，并注明起草日期和起草人。文件的審批應(yīng)依照規(guī)定的流程進行，責(zé)任人應(yīng)對文件內(nèi)容進行審查，并簽字確認。如涉及緊要問題，應(yīng)經(jīng)過上級主管部門審定后方可發(fā)布。第六條文件的分發(fā)與傳閱文件的分發(fā)應(yīng)依據(jù)接收方的職責(zé)和權(quán)限進行，確保文件的傳遞及時、準(zhǔn)確。文件的傳閱應(yīng)在文件上標(biāo)明傳閱范圍，接收人應(yīng)依照要求及時傳閱，并在文件上簽字確認。第七條文件的保管與銷毀文件的保管應(yīng)依照文件的保管期限進行，保管期限依據(jù)文件的緊要性和需要確定，一般分為永久保管、長期保管和短期保管。文件的銷毀應(yīng)嚴格依照規(guī)定的程序進行，銷毀時應(yīng)填寫銷毀登記表，并由責(zé)任人簽字確認。第八條文件的電子化管理醫(yī)院應(yīng)建立完善的文件電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化存儲、檢索和管理。文件的電子化管理應(yīng)確保文件的安全性和完整性，對緊要文件應(yīng)進行備份和加密。第九條文件的保密文件的保密應(yīng)依照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對于涉及患者隱私、醫(yī)療技術(shù)、商業(yè)機密等內(nèi)容的文件必需嚴格保密。文件的傳閱和復(fù)制應(yīng)嚴格掌控，未經(jīng)許可，嚴禁私自外傳文件。第三章檔案管理第十條檔案的鑒定與整理檔案在產(chǎn)生后應(yīng)經(jīng)過鑒定，確定是否具有檔案價值，然后進行整理和歸檔。檔案的整理應(yīng)依照規(guī)定的程序進行，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并編制檔案目錄。第十一條檔案的保管與利用檔案的保管應(yīng)設(shè)立特地的檔案室，采取安全措施保護檔案的完整性和安全性。檔案的利用應(yīng)依照規(guī)定的程序進行，檔案只能在規(guī)定的場合和范圍內(nèi)使用，并在使用過程中做好記錄。第十二條檔案的移交與借閱檔案的移交應(yīng)依照規(guī)定的流程和程序進行，移交時應(yīng)填寫移交登記表，并由責(zé)任人簽字確認。檔案的借閱應(yīng)依照規(guī)定的程序進行，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，并經(jīng)過審批后方可借閱。第十三條檔案的保管與銷毀檔案的保管應(yīng)依照規(guī)定的保管期限進行，確保檔案的安全和完整。檔案的銷毀應(yīng)依照規(guī)定的程序進行，銷毀時應(yīng)填寫銷毀登記表，并由責(zé)任人簽字確認。第十四條檔案的電子化管理醫(yī)院應(yīng)建立檔案電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和管理。檔案的電子化管理應(yīng)確保檔案的安全性和完整性，對緊要檔案應(yīng)進行備份和加密。第十五條檔案的保密檔案的保密應(yīng)依照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，尤其對于涉及患者隱私、醫(yī)療技術(shù)、商業(yè)機密等內(nèi)容的檔案必需嚴格保密。檔案的借閱和復(fù)制應(yīng)嚴格掌控，未經(jīng)許可，嚴禁私自外借檔案。第四章監(jiān)督與責(zé)任第十六條監(jiān)督機制醫(yī)院應(yīng)建立健全的文件與檔案管理監(jiān)督機制，設(shè)立特地的監(jiān)督部門負責(zé)監(jiān)督和檢查文件與檔案的管理工作。監(jiān)督部門可以通過抽查、檢查、核實等方式對文件與檔案的管理情況進行監(jiān)督。第十七條違規(guī)處理對于違反文件與檔案管理制度的行為，醫(yī)院將依照相關(guān)規(guī)定進行相應(yīng)的紀(jì)律處分。第十八條責(zé)任追究對于因文件與檔案管理欠妥造成的損失或其他不良后果，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。第五章附則第十九條本制度的解釋權(quán)歸醫(yī)院管理負責(zé)人全部。第二十條本制度自發(fā)布之日起施行，并作為醫(yī)院管理的基本制度。以上