零售業(yè)采購流程

零售業(yè)采購流程一、制定目的及范圍為提升零售業(yè)的采購效率，降低采購成本，確保采購工作的規(guī)范化，特制定本流程。該流程適用于所有零售企業(yè)的采購活動，包括日常商品采購、促銷商品采購及特殊需求采購。二、采購原則采購活動應遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保選擇優(yōu)質供應商。2.所有采購物資需從合法商家獲取，并要求開具正式發(fā)票。3.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人應為不同人員，以避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請在進行采購前，相關部門需對現(xiàn)有庫存進行評估，確認是否需要補充商品。申購人填寫“采購申請單”，詳細列明所需商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預算金額。2.申請審批采購申請單需經過部門負責人審核，確保申請的合理性與必要性。審核通過后，申請單將提交至采購部門進行進一步處理。3.市場調研與詢價采購部門根據申請內容進行市場調研，尋找合適的供應商。至少應獲取三家供應商的報價，確保價格的合理性與競爭性。詢價過程中，需關注供應商的信譽、交貨期及售后服務等因素。4.核價與選擇供應商在收到報價后，采購部門需對比各供應商的報價及條件，參考歷史采購數(shù)據進行核價。選擇性價比最高的供應商，并填寫“供應商選擇報告”，報告中需詳細記錄選擇理由及相關數(shù)據。5.審批流程供應商選擇報告需逐級審批，最終由公司高層領導進行確認。審批通過后，采購部門可與供應商進行合同談判。6.合同簽署與供應商達成一致后，雙方需簽署正式采購合同。合同中應明確商品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間及付款方式等條款，以保障雙方權益。7.采購實施與驗收合同簽署后，采購部門下單，供應商按約定時間發(fā)貨。商品到達后，相關人員需對商品進行驗收，確保數(shù)量與質量符合合同要求。驗收合格后，商品入庫，并更新庫存管理系統(tǒng)。8.付款與報銷驗收合格后，采購部門需及時向財務部門提交付款申請，附上采購合同、驗收單及發(fā)票等相關文件。財務部門在審核無誤后，進行付款處理。采購物資的報銷需在貨到后一個月內完成，逾期將不予受理。9.采購記錄與檔案管理所有采購活動結束后，采購部門需將采購申請單、供應商選擇報告、合同、驗收單及發(fā)票等文件進行歸檔，建立完整的采購檔案，以備后續(xù)查閱與審計。四、特殊采購流程在某些情況下，零售企業(yè)可能需要進行特殊采購，以下是幾種常見的特殊采購流程：1.集中采購對于辦公用品等常規(guī)商品，各部門需在每月特定日期前提交采購需求，由采購部門統(tǒng)一進行集中采購，以降低成本。2.緊急采購在突發(fā)情況下，如庫存不足或市場需求激增，采購部門可進行緊急采購。此類采購無需經過常規(guī)詢價流程，但需記錄采購原因及相關信息，以備后續(xù)審查。3.年度采購計劃對于年度需求量較大的商品，采購部門需提前制定年度采購計劃，并向管理層報備。年度計劃應考慮市場變化及銷售預測，以確保采購的及時性與有效性。五、采購反饋與改進機制為確保采購流程的持續(xù)優(yōu)化，企業(yè)應建立反饋機制。采購部門需定期收集各部門對采購流程的意見與建議，分析存在的問題并進行改進。通過定期的培訓與溝通，提升員工對采購流程的理解與執(zhí)行力。六、采購紀律與責任采購人員需遵循職業(yè)道德，確保采購過程