合同管理制度范本

合同管理制度范本合同編號：__________甲方（賣方/提供服務(wù)方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：乙方（買方/接受服務(wù)方）：公司名稱：法定代表人：地址：聯(lián)系方式：電子郵箱：一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范合同管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，特制定本合同管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各單位對外簽訂的各類合同。3.基本原則（1）合法性原則：合同的簽訂和履行必須符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。（2）平等自愿原則：合同當(dāng)事人在法律地位上是平等的，應(yīng)遵循自愿、公平、等價有償、誠實信用的原則訂立合同。（3）風(fēng)險防范原則：在合同簽訂和履行過程中，應(yīng)充分考慮可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并采取相應(yīng)的防范措施。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理部門的設(shè)置公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)公司合同的統(tǒng)一管理工作。2.合同管理部門的職責(zé)（1）制定和完善合同管理制度，規(guī)范合同管理流程。（2）參與重大合同的談判、起草和審核工作，提出法律意見和建議。（3）負(fù)責(zé)合同的登記、編號、歸檔和保管工作，建立合同管理臺賬。（4）監(jiān)督合同的履行情況，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（5）處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.其他相關(guān)部門的職責(zé)（1）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、洽談和初步審核工作，保證合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求相符。（2）財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的財務(wù)審核工作，審查合同中的價款、支付方式、發(fā)票等財務(wù)事項。（3）審計部門負(fù)責(zé)對合同的簽訂和履行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，防范合同風(fēng)險。三、合同的起草與審核1.合同起草的要求（1）合同起草應(yīng)做到內(nèi)容完整、條款明確、語言規(guī)范、權(quán)利義務(wù)對等。（2）合同起草人員應(yīng)了解合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容和相關(guān)法律法規(guī)，保證合同的合法性和有效性。2.合同審核的流程（1）合同起草完成后，由業(yè)務(wù)部門進(jìn)行初步審核，審核通過后提交合同管理部門進(jìn)行審核。（2）合同管理部門對合同進(jìn)行法律審核，審核通過后提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核。（3）財務(wù)部門對合同進(jìn)行財務(wù)審核，審核通過后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核內(nèi)容及要點（1）合同主體的資格和資質(zhì)是否合法有效。（2）合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。（3）合同條款是否完整、明確，權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在歧義或模糊不清的條款。（4）合同的履行方式、期限、地點等是否明確合理。（5）合同的違約責(zé)任是否明確、合理，是否具有可操作性。（6）合同的爭議解決方式是否合法有效，是否有利于維護(hù)公司的合法權(quán)益。四、合同的簽訂與履行1.合同簽訂的程序（1）經(jīng)審核通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。（2）簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同文本，如確需使用對方提供的合同文本，應(yīng)經(jīng)合同管理部門審核同意。（3）合同簽訂后，應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章。2.合同履行的監(jiān)控（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行工作，及時跟蹤合同履行情況，保證合同按時履行。（2）合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)覺和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。（3）如發(fā)覺對方可能違約或已經(jīng)違約，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施，防止損失擴(kuò)大，并及時通知合同管理部門。3.合同變更與解除（1）合同變更或解除應(yīng)符合法律法規(guī)和合同約定的條件。（2）合同變更或解除應(yīng)由雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。（3）如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，應(yīng)及時通知對方，并按照法律法規(guī)和合同約定處理。五、合同的檔案管理1.合同檔案的收集（1）合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)資料移交合同管理部門。（2）合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集合同履行過程中的各類文件和資料，如驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議等。2.合同檔案的整理（1）合同管理部門應(yīng)按照合同編號和類別對合同檔案進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。（2）對合同檔案中的文件和資料應(yīng)進(jìn)行裝訂或歸檔，保證檔案的完整性和安全性。3.合同檔案的保管與利用（1）合同檔案應(yīng)妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。（2）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫查閱申請單，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。（3）如需復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。六、合同的糾紛處理1.糾紛的預(yù)防（1）在合同簽訂前，應(yīng)充分了解對方的資信情況和履約能力，避免與信譽(yù)不良或履約能力差的單位簽訂合同。（2）在合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時溝通協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生糾紛。（3）加強(qiáng)對合同管理人員和業(yè)務(wù)人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力。2.糾紛的處理流程（1）當(dāng)合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)和資料。（2）合同管理部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實，分析糾紛產(chǎn)生的原因和責(zé)任，并提出處理意見。（3）如雙方能夠協(xié)商解決，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確解決糾紛的方式和結(jié)果。（4）如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，向仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁或向人民法院提起訴訟。3.糾紛處理的責(zé)任劃分（1）因合同簽訂或履行過程中一方違反法律法規(guī)或合同約定而導(dǎo)致糾紛的，由違約方承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（2）如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е录m紛的，雙方應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定分擔(dān)責(zé)任。七、合同的監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容（1）合同管理制度的執(zhí)行情況，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。（2）合同的履行情況，包括合同當(dāng)事人是否按照合同約定履行義務(wù)，是否存在違約行為。（3）合同檔案的管理情況，包括合同檔案的收集、整理、保管和利用是否符合規(guī)定。2.監(jiān)督檢查的方式（1）定期檢查：合同管理部門定期對公司及所屬各單位的合同管理情況進(jìn)行檢查。（2）不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分合同的簽訂和履行情況進(jìn)行抽查。（3）專項檢查：針對合同管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行專項檢查。3.問題整改與責(zé)任追究（1）對監(jiān)督檢查中發(fā)覺的問題，合同管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位和人員限期整改。（2）對違反合同管理制度的單位和人員，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。八、合同的授權(quán)管理1.授權(quán)的范圍與程序（1）公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對合同簽訂人員進(jìn)行授權(quán)。授權(quán)范圍包括合同的簽訂、變更、解除等事項。（2）授權(quán)程序為：由被授權(quán)人提出申請，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門辦理授權(quán)手續(xù)。2.授權(quán)的變更與終止（1）如授權(quán)事項發(fā)生變化或被授權(quán)人不再具備授權(quán)條件，應(yīng)及時辦理授權(quán)變更或終止手續(xù)。（2）授權(quán)變更或終止應(yīng)由被授權(quán)人提出申請，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。3.越權(quán)簽訂合同的處理（1）對越權(quán)簽訂合同的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（2）如越權(quán)簽訂的合同給公司造成損失的，由越權(quán)簽訂合同的人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、合同的保密管理1.保密義務(wù)的范圍（1）合同當(dāng)事人在合同簽訂和履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他機(jī)密信息。（2）公司內(nèi)部涉及合同管理的相關(guān)人員對合同內(nèi)容和合同管理信息負(fù)有保密義務(wù)。2.保密措施的實施（1）合同當(dāng)事人在簽訂合同時應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。（2）公司內(nèi)部應(yīng)建立健全保密制度，加強(qiáng)對合同管理人員和業(yè)務(wù)人員的保密教育，提高其保密意識。3.違反保密義務(wù)的責(zé)任（1）如合同當(dāng)事人違反保密義務(wù)，應(yīng)按照保密協(xié)議的約定承擔(dān)違約責(zé)任。（2）如公司內(nèi)部人員違反保密義務(wù)，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。十、合同的信息化管理1.信息化管理的目標(biāo)通過建立合同管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)合同管理的信息化、規(guī)范化和自動化，提高合同管理效率和質(zhì)量。2.信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)（1）公司應(yīng)投入必要的人力、物力和財力，建設(shè)合同管理信息系統(tǒng)。（2）合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、統(tǒng)計分析等功能。（3）公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.數(shù)據(jù)安全與備份（1）公司應(yīng)加強(qiáng)對合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全管理，采取必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或損壞。（2）公司應(yīng)定期對合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。十一、附則1.解釋權(quán)本合同管理制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與完善本合同管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況進(jìn)行修訂和完善。3.生效日期本合同管理制度自發(fā)布之日起生效。十二、附件1.相關(guān)表單及模板（1）合同審批表（2）合同變更申請表（3）合同解除申請表（4）合同糾紛處理