2025年如何做好秘書工作

怎樣做好秘書工作6月對的認(rèn)識秘書工作（一）秘書工作的地位與作用在任何系統(tǒng)高效有序運轉(zhuǎn)的過程中，均有大量的決策、指令下達，大量的狀況上報，大量的信息反饋，秘書工作就在其中起到樞紐作用。秘書工作具有單位的門面、領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和信息耳目的作用。（二）秘書工作的特點1、服務(wù)性為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級、同級和下級機關(guān)服務(wù)，為群眾服務(wù)。2、政治性秘書工作是為領(lǐng)導(dǎo)活動提供服務(wù)的，常常接觸各級領(lǐng)導(dǎo)，接觸大量工作秘密、文獻、會議，規(guī)定秘書人員具有很強的政治頭腦和保密意識。3、事務(wù)性秘書人員要充足認(rèn)識秘書工作的意義，不畏繁雜、瑣碎，認(rèn)真踏實做好每件工作。只有做好事務(wù)工作，才能使單位內(nèi)部秩序井然，對外渠道暢通；只有做好事務(wù)工作，才能使領(lǐng)導(dǎo)從事務(wù)中掙脫出來，集中時間和精力想大事，干實事，更高效的開展工作。（三）秘書工作的職能1、執(zhí)行決策職能服從領(lǐng)導(dǎo)決定；把領(lǐng)導(dǎo)決定貫徹下去；及時搜集、反應(yīng)各級部門在貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策中的狀況和問題等。2、事務(wù)承接職能既要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，又要為部門和群眾服務(wù)，發(fā)揮承上啟下、上下溝通的橋梁作用。領(lǐng)導(dǎo)交辦、布置的事務(wù)應(yīng)按照認(rèn)真完畢，各部門和基層向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的事項及時呈轉(zhuǎn)。3、參與決策職能秘書工作參與決策，可以從兩個方面理解：一是重要部門或大單位，因工作需要設(shè)秘書長、副秘書長。他們作為秘書工作的負責(zé)人，一般都是領(lǐng)導(dǎo)班子組員，直接參與機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策活動。二是秘書要為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)好參謀，承接決策事務(wù)，間接參與決策。（四）領(lǐng)導(dǎo)秘書的工作任務(wù)1、管理文獻對文獻進行科學(xué)登記分類；熟悉重要文獻內(nèi)容；根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，保留好有關(guān)領(lǐng)域的文獻備查。2、安排活動安排活動有幾種層次：首先是平?；顒?，如開會等，另一方面是特殊活動，如調(diào)研、約談、會見等。各類安排要張弛有度，銜接合理，目的是提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率，使領(lǐng)導(dǎo)勞逸結(jié)合不致疲于奔命。3、對外聯(lián)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)諸多事情需要秘書去聯(lián)絡(luò)。如領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間，領(lǐng)導(dǎo)與其他秘書人員之間，領(lǐng)導(dǎo)與單位之間，領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間，諸多聯(lián)絡(luò)都需要秘書去做橋梁。4、參謀征詢秘書應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的信息采集器。秘書要多看文獻、聽會、聽匯報、搞調(diào)研，多搜集信息，成為領(lǐng)導(dǎo)的一種重要、可靠、精確、及時的信息源，并根據(jù)需要發(fā)揮參謀征詢的作用。5、起草文稿起草領(lǐng)導(dǎo)參與有關(guān)會議、活動的發(fā)言稿、發(fā)言稿。對領(lǐng)導(dǎo)召集的有關(guān)會議進行記錄、整頓。6、處理事務(wù)包括工作事務(wù)和生活事務(wù)等。秘書怎樣提高辦事效率（一）有備而來1、身上準(zhǔn)備兩支以上的簽字筆；2、辦公用品（筆、墨水、紙、膠水、剪刀、計算器等）集中寄存，消耗品隨缺隨補，用完後放回原處；3、辦公室、會議室、辦公桌、保險柜等處鑰匙準(zhǔn)備兩把，一把放在固定的地方，一把帶在身上，辦公用鑰匙和家庭鑰匙不要混放；4、備好常用的電話號碼、文獻、制度、地圖、字典、交通信息等；5、去外地出差要準(zhǔn)備好身份證、雨傘、洗漱用品等必需品。（二）點滴記事1、隨時記錄隨身攜帶一種小本子，把重要的事情記下來。重要有：當(dāng)曰領(lǐng)導(dǎo)的重要活動；本單位的大事；領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情；他人交辦的事情或反應(yīng)的狀況；自已想到的事情和對工作的想法等。把事情記下來後來，常常翻一翻，急事立即辦，一般的事列入計劃辦，領(lǐng)導(dǎo)安排的事，辦完及時匯報，這樣工作就不輕易遺忘了。對于開會、接待等時間規(guī)定很嚴(yán)格的事情或者很久後來才需要辦的事，可以運用手機的定期提醒功能，防止誤事。2、朝思暮想晚上睡覺前，把一天所見、所聞、所干，過一遍“電影”，想一想：今天要辦的事辦完沒有，尚有什么不周的地方明天要補辦，尚有什么事情今天沒辦明天要辦，明天要新辦什么事情等。早上起床或上班前，把今天要辦的事、昨天遺留的事想一下，尤其對重要的事和時間性較強的事，如幾點開會，幾點接人，領(lǐng)導(dǎo)幾點參與什么活動等，在腦子裏過一下，排一下計劃，一般就不會忘事了。3、嚴(yán)格程序辦公室裏諸多工作均有對應(yīng)的制度和工作程序規(guī)定，我們在辦理時，一定要嚴(yán)格遵守。對于沒有明確規(guī)定工作程序的工作，要認(rèn)真總結(jié)、分析，制定規(guī)范、切實可行的工作程序，并嚴(yán)格執(zhí)行。乘車時，程序規(guī)定系安全帶，也許一輩子系幾仟次都用不上，但假如用上，就是性命攸關(guān)的事。（三）做好小事和細節(jié)1、對的認(rèn)識做好小事和細節(jié)的意義海爾張瑞敏說“什么是不簡樸，把每一件簡樸的事都做好就是不簡樸；什么是不平凡，能把每一件平凡的事都做好就是不平凡?！睂τ诿貢ぷ鱽碚f，這些道理尤為重要。秘書工作是輔助性、服務(wù)性的工作，大量的事情都是平凡而瑣碎的，即便是一件很詳細的事，也往往需要向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報。這些小事做好了，工作正常運轉(zhuǎn)，他人甚至感覺不到，由于這些事情往往都是在幕後、在臺下做的。而一旦忽視了某些“小事”，缺往往導(dǎo)致“驚天動地”的大事，給事業(yè)導(dǎo)致?lián)p失。所有的細節(jié)問題，僅僅是事物的體現(xiàn)形式，深入探究，所有細節(jié)問題的主線是素責(zé)問題。2、不要犯“我認(rèn)為”錯誤在工作中我們常常犯這樣的錯誤，那就是“我認(rèn)為”。我們常?！拔艺J(rèn)為”，成果卻“并非如此”。等到明白後來，卻為時已晚，或揮霍了機會，或揮霍了時間，重重要的是導(dǎo)致工作銜接無法到位。因此某些工作安排印成紙質(zhì)資料，發(fā)到每個人手裏，使責(zé)任明確清除，事後評價、追究、考核等就有了根據(jù)。3、上傳下達不失誤向領(lǐng)導(dǎo)、同事或者客人匯報、交辦或者簡介狀況時，要聲音洪亮、清晰，把背景交代清晰，簡要扼要地把狀況闡明白，假如書面體現(xiàn)，要把字寫工整，不用繁體字、生僻字。工作中諸多小事沒必要寫在紙上，但應(yīng)讓接受指令的人反復(fù)一遍，防止銜接誤差。例如，秘書為領(lǐng)導(dǎo)買一張機票，秘書聽明白後，必須再復(fù)述一遍：“買一張3月1號，從臨沂飛北京的機票?！边@樣可以防止機票曰期不對、地點不對等錯誤。秘書怎樣高效運用時間（一）只做最重要的事每天上午把自已需要做的事情按照緊急、重要程度依次寫在筆記本上，然後從最重要、緊急的事情開始做，做完一件事後，要及時從筆記本上銷號。（二）列出遠期計劃“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，在繁雜的事務(wù)性工作中，提出某些長期目的，并列出可行的計劃，認(rèn)真執(zhí)行。（三）該出手時要出手要學(xué)會拒絕某些無謂揮霍時間的事情，保證自已擁有足夠的時間。（四）防止突發(fā)事件突發(fā)事件會干擾甚至中斷你目前的工作，極大地揮霍時間，因此要盡量防止突發(fā)事件。例如，你著急去政府辦拿文獻，成果由于匆忙崴了腳，文獻沒拿成，還嚴(yán)重耽誤工作。（五）改掉懶惰、拖拉的毛病懶惰、拖拉是高效運用時間的天敵，可以輕易的揮霍掉大量的時間。接到工作任務(wù)後，就要立即著手行動，假如不容許立即行動，也要確定明確的行動時間，并做好提醒。假如只是簡樸的考慮事情不緊急而想過幾天再做的話，拾有八九要耽誤。（六）掌握自已的東西放在什么地方定期清理自已的抽屜、櫥子，把沒用的東西扔掉，把有用的東西分類放好，在需要的時候，保證很快找到想找的東西。在電腦裏建立規(guī)則的文獻夾，在文獻命名時加上時間，都可以大大減少查找文獻的時間。當(dāng)好參謀助手（一）明確參謀角色一般來說，秘書作為下級，對于領(lǐng)導(dǎo)的錯誤和失誤往往看得比較精確，認(rèn)識比較深刻。因此秘書向領(lǐng)導(dǎo)提出忠告，對于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識和改正錯誤，中斷和克服正在發(fā)展的錯誤，警惕和防止也許出現(xiàn)的錯誤，都具有重要的作用。一種杰出的秘書，不僅體現(xiàn)為對領(lǐng)導(dǎo)言聽計從，認(rèn)真執(zhí)行他們的指示，努力完畢領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，并且體現(xiàn)為善當(dāng)參謀助手，給領(lǐng)導(dǎo)出主意、提提議、想措施。在領(lǐng)導(dǎo)決策、指示不符合變化了的實際狀況時，能通過巧妙的提議和忠告，使領(lǐng)導(dǎo)變化初衷，重新作出符合實際的決策。（二）把握參謀時機和措施領(lǐng)導(dǎo)往往是臨近決策或碰到復(fù)雜問題難以作出決斷時，才需要提議和意見，因此向領(lǐng)導(dǎo)提問題和提議要善于審時度勢，尤其是當(dāng)認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的決策、指示不對的或不完善時，一般不要直接反對?？梢赃\用領(lǐng)導(dǎo)征求意見的時機，誠懇地提出自已的見解，到達啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)思維靈感的目的；也可以選擇在領(lǐng)導(dǎo)情緒穩(wěn)定或很好時，將意見變通成問題向領(lǐng)導(dǎo)提出來，并且要一并將也許產(chǎn)生的後果論述清晰。尤其對領(lǐng)導(dǎo)事先沒有掌握的狀況和考慮不周之處，要“借題發(fā)揮”，“渲染”效果，讓領(lǐng)導(dǎo)作出更合適的決策。（三）向領(lǐng)導(dǎo)請示的五個關(guān)鍵1、關(guān)鍵的事情領(lǐng)導(dǎo)主管范圍內(nèi)的事情，波及其他領(lǐng)導(dǎo)與部門的事，需要其他部門領(lǐng)導(dǎo)決定或出面的事情，波及全局、影響面大的事情。2、關(guān)鍵的地方關(guān)鍵的地方是指在工作中任何環(huán)節(jié)中關(guān)鍵的地方，必須由領(lǐng)導(dǎo)決定的地方。如召開一種重要的會議，哪些部門領(lǐng)導(dǎo)參與，何時何地開，以及議程安排等。3、關(guān)鍵的時刻把握好請示工作的火候，該請示的時候毫不遲延；不該請示或不必請示的，則應(yīng)等待機會，或自已靈活處理。4、關(guān)鍵的原因向領(lǐng)導(dǎo)請示問題，必須提前做好各方面的準(zhǔn)備。如問題的來龍去脈，請示領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)鍵理由，以及對問題怎樣處理的建設(shè)性意見等。5、關(guān)鍵的方式秘書作為下級，請示領(lǐng)導(dǎo)的方式是多種多樣的，但方式不一樣，請示的效果也不一樣樣。有的事情可以電話請示；有的事情就必須當(dāng)面請示；尚有的事情需要書面請示，以表達問題的嚴(yán)厲性。做好信訪、接待工作（一）接待來訪客人在平常工作中，會碰到諸多來訪的客人，這些人身份不一樣、目的也不一樣，在工作中要認(rèn)真區(qū)別看待。對于來辦事的人員，要熱情接待，認(rèn)真辦理。對于來找領(lǐng)導(dǎo)的人員，要問清晰來人的身份、目的，與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系後再做區(qū)處，不可直接帶其見領(lǐng)導(dǎo)。不可輕信來人自稱與領(lǐng)導(dǎo)之間的親戚、朋友關(guān)系，未經(jīng)同意不可替領(lǐng)導(dǎo)代收物品。（二）辦理群眾來信收到群眾來信後，認(rèn)真做好接受、閱信、登記、呈閱等工作。領(lǐng)導(dǎo)作出指示後，要及時轉(zhuǎn)交督考辦或有關(guān)單位處理，并及時催要成果。（三）接待群眾來訪1、集體訪群體訪具有上訪人員多，訴求較難處理，情緒一般較劇烈等特點。接待時要熱情、和氣，不可與其爭論，用引導(dǎo)的方式問明上訪原因，聯(lián)絡(luò)有關(guān)部門接訪。2、個體訪個體訪可以分為新發(fā)信訪案件和信訪積案兩種。新發(fā)信訪案件往往訴求比較迫切，時間規(guī)定比較緊急，需要弄清原因，轉(zhuǎn)到有關(guān)部門處理。信訪積案一般比較復(fù)雜、棘手，有的具有深層次的歷史原因，上訪老戶一般情緒比較劇烈，規(guī)定面見重要領(lǐng)導(dǎo)或分管縣領(lǐng)導(dǎo)。要引導(dǎo)、化解其劇烈情緒，告知信訪或有關(guān)部門接訪，一般不得讓其面見領(lǐng)導(dǎo)。對于接待上訪人員，我們只需簡樸理解上訪人員的籍貫、上訪原因及訴求即可，一般不要與其討論詳情，也不可輕易刊登見解或見解，以免被抓住漏洞陷入被動。高效組織會議（一）會前準(zhǔn)備工作1、確定會議名稱、時間、地點2、確定會議籌辦機構(gòu)和籌辦人員召開大中型會議需要組織專門班子進行籌辦，一般會議籌辦機構(gòu)也是會議期間的工作機構(gòu)，大多稱為秘書處或會務(wù)處。一般下設(shè)會務(wù)組、材料組、組織組、宣傳組、生活組、保衛(wèi)組等。這些小組在大會秘書長或秘書處的領(lǐng)導(dǎo)下分工負責(zé)、親密配合，共同承擔(dān)會議的組織服務(wù)工作。3、安排議題的原則和措施提交會議討論的議題必須與所開會議身份相適應(yīng)，也就是說，提交會議討論的議題，一定是該會議可以討論同意的。提交會議討論的議題，除特殊狀況外，要有簡要的文獻或匯報提綱，并提前發(fā)給參與會議人員閱讀，準(zhǔn)備意見。除尤其緊急的狀況外，不要臨時增長議題。提交會議討論的議題及文字材料，必須事先通過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批和專人對內(nèi)容和文字進行審核把關(guān)，否則不能安排會議討論。每次會議議題的選定、安排，均應(yīng)請主管領(lǐng)導(dǎo)審定。會議議題的安排重要由領(lǐng)導(dǎo)確定和會議秘書向有關(guān)單位搜集兩種措施，但任何議題的最終安排都應(yīng)請領(lǐng)導(dǎo)定奪。4、提名與會人員參與會議人員由秘書接受委托提出參照名單後由領(lǐng)導(dǎo)選擇、決定。沒有固定與會人員的會議，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的原則指示和規(guī)定，全面考慮後提出與會人員名單，請領(lǐng)導(dǎo)確定。領(lǐng)導(dǎo)自已確定與會人員名單，工作人員提供有關(guān)材料或提出補充意見。征求意見會議，各重要方面的人員出席，對于討論某一專題的會議，專家和這方面有實際經(jīng)驗的工作者出席，紀(jì)念性會議，有名望、有影響的人物出席。做好與會人員提名工作，關(guān)鍵是熟悉各部門的業(yè)務(wù)和各領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。5、會議文獻的產(chǎn)生、審核和分發(fā)會議文獻分為會議正式文獻、會議參照文獻、會議閱讀文獻等。文獻審核和分發(fā)。6、會議告知、報名和報到會議八要素：會名、內(nèi)容、開會時間、曰期、地點、參與人員范圍、人場憑證、報屆時間和地點。先貫徹會場再發(fā)告知，對附近的重要會場、招待所的數(shù)據(jù)資料，包括容納人數(shù)、會場座號排列、招待所房間數(shù)等基本狀況了如指掌。必要時可在正式告知前發(fā)預(yù)備告知。與會人員變化後及時匯報會議秘書處。如有更換告知，及時做好修正工作，如：制發(fā)證件、排列座次、準(zhǔn)備文獻、安排食宿和交通工具等。7、會議編組和會場布置慶祝大會會場有辦喜事的氣氛，又不可顯得庸俗；座談會會場要氣氛友好；匯報會會場要簡樸樸素。會場與否懸掛橫幅、張貼口號，應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和狀況需要提出提議，在得到領(lǐng)導(dǎo)的同意後執(zhí)行。8、座次排列和證件制作（二）會間組織服務(wù)工作1、簽到、引導(dǎo)就座簽到有兩種措施：一是薄式簽到；二是卡片簽到（卡片上可涵蓋姓名和聯(lián)絡(luò)方式）。引導(dǎo)入座可設(shè)置指座標(biāo)志或由工作人員引導(dǎo)。2、會議發(fā)言和會議記錄發(fā)言注意地區(qū)平衡、重要領(lǐng)導(dǎo)和一般領(lǐng)導(dǎo)的平衡、主題平衡（既符合主題又不過度反復(fù)）會議記錄分摘要記錄和詳細記錄，會議記錄要真實、精確、完整，不隨意刪改，速記既要忠實原話又要段落清晰，文字精確。3、會場後勤保障和會場服務(wù)音響、燈光、衛(wèi)生、茶水、紙筆等。4、會議集體攝影黨的會議按黨內(nèi)職務(wù)，非黨會議按行政職務(wù)。（三）會中生活管理1、會場的服務(wù)管理會議工作人員要按照有關(guān)規(guī)定，全面做好多種會議、各個會場、多種與會人員的各項會場服務(wù)管理工作。多種會議包括主席團會議、領(lǐng)導(dǎo)小組會議、全體會議、團長會議、組長會議、小組會議、秘書處會議和其他各類小型會議；各個會場，包括保證多種會議所需要的各類會場；多種與會人員，包括領(lǐng)導(dǎo)組員、與會代表、列席人員、特約代表、各類來賓、新聞記者、秘書、會議服務(wù)人員和其他多種有關(guān)人員；各項會場服務(wù)工作，包括會場布置、主席臺安排、會場設(shè)備、座區(qū)劃分、座位座次、會議用品、電氣設(shè)備、茶水供應(yīng)、會場環(huán)境等服務(wù)工作。會場布置要簡樸合用，生活招待要周到禮貌，會場出入要嚴(yán)格管理，會議用品要按需分派，休息場所要預(yù)作安排，環(huán)境管理要竭力做好。2、迎接與會人員對于外地與會人員，有條件的，可以弄清晰他們所乘飛機、火車、汽車等交通工具的班次、抵達曰期和詳細時間，及早安排接待人員、車輛，安全準(zhǔn)時接站。同步做好各項生活服務(wù)準(zhǔn)備工作，迎接與會人員的到來。3、會議食宿安排大中型會議，需要租用招待所、賓館、飯店等供與會人員住宿。飲食要潔凈、衛(wèi)生、可口，要注意照顧少數(shù)民族與會人員。4、安排領(lǐng)導(dǎo)看望與會人員大中型會議與會人員報到後，應(yīng)組織會議召集單位領(lǐng)導(dǎo)看望與會人員代表。這項工作可以體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)對與會人員的關(guān)懷，也是互相溝通、增進理解、加深感情的渠道。5、會議交通保障如會議住地距會場較遠，必須安排足夠車輛接送與會人員。要加強車輛管理、調(diào)度，保證與會人員有序乘車。6、醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)各類大中型會議都要配置專職或兼職醫(yī)生。所有食品都要符合國家食品衛(wèi)生法的規(guī)定，必要時可采用抽樣檢查的措施，保證安全。（四）會後工作處理1、整頓會議記錄和印發(fā)會議紀(jì)要為保證會議記錄的真實、精確、完整和語言文字的規(guī)范化，需要在會後及時對現(xiàn)場記錄進行整頓。召開某些平常性工作會議後，應(yīng)當(dāng)印發(fā)會議紀(jì)要，以便有關(guān)部門執(zhí)行，也可以便後來查找。印發(fā)會議紀(jì)要只限于平常工作會議，大型會議由于均有正式文獻和決策，一般不再印發(fā)會議紀(jì)要。2、會議文獻的立卷歸檔大型會議完整的會議案卷，應(yīng)包括會議的所有正式文獻，會議參閱文獻，會議安排的發(fā)言稿，會議上的發(fā)言材料和其他會議材料等內(nèi)容。3、會議新聞報道根據(jù)實際狀況告知宣傳部門做好會議新聞報道工作。（五）會議文字工作提前組織文字人員準(zhǔn)備會議材料。（六）會務(wù)工作的指導(dǎo)原則認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和會議指導(dǎo)思想；熟悉和掌握會議的組織領(lǐng)導(dǎo)狀況；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議安排；精心組織，周到服務(wù)；妥善做好會議的善後工作。怎樣寫好文字材料能說、能寫、能干是辦公室裏最基本的三種能力。其中，文字體現(xiàn)是一種非常重要的能力。可以做到站起來能說、坐下來能寫、走出去能干，才算得上是復(fù)合型人才。寫材料，有助于形成綜合性思維、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬃?xí)慣，有助于分析問題、處理問題，對個人的成長進步非常有好處。寫文字材料時我們要通過調(diào)查研究、深入思索，把自已的思想、觀點體目前領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言中，體目前工作布署中，轉(zhuǎn)化成領(lǐng)導(dǎo)的決策，就也許直接發(fā)揮參謀決策的作用。

一是要在扎實文字功底上下功夫。首先，最基本的是扎實遣詞造句能力。包括用詞要精確，句子要通順，說話要明白，標(biāo)點要合適，不能出錯別字。另一方面是扎實語言體現(xiàn)能力。邏輯要清晰，層次要分明，語言要簡捷。第三是扎實知識積累能力。要寫清晰首先得把事弄清晰。把事弄清晰，就要時時注意學(xué)習(xí)。據(jù)記錄，目前知識的半衰期是5年，即5年內(nèi)有二分之一知識將過時。只有平時多學(xué)習(xí)，領(lǐng)導(dǎo)給你交待事才能一點通，只有平時多積累，寫材料時才能思如泉涌。二是在“綜合”上下功夫。辦公室的材料大都是綜合文字材料。寫年終總結(jié)，要把整年的狀況綜合在一起，寫本科室工作總結(jié)，要把各項工作綜合在一起，寫大型會議工作總結(jié)，要把各系統(tǒng)的工作綜合在一起。關(guān)鍵的是，好多工作、好多狀況，不是你親歷的，誰重誰輕，取誰舍誰，要從一堆“亂麻”中理出個頭緒來。這其中體現(xiàn)的，既是歸納整頓能力，更是握全局的能力。到達這種能力，首先要占有資料，巧婦難為無米之炊，搜集資料是綜合的基本功。另一方面要消化吸取，弄懂吃透有關(guān)狀況，通過消化吸取，篩選過濾，去繁雜、取精要，再提綱攜領(lǐng)串起來。完畢這個過程，綜合材料就算有了雛形。

三是要在把握文字材料的“角度”和“高度”上下功夫。首先要對的把握“角度”。為人作嫁衣，你得懂得人家長相怎樣、體形怎樣、想要什么款式。文字材料的直接服務(wù)對象是各級領(lǐng)導(dǎo)，起草文字材料，你得懂得在什么場所用、受眾是誰、領(lǐng)導(dǎo)什么意圖。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、工作匯報、簽名文章、宣傳文稿、討論發(fā)言、演講致辭等各類文稿各有要領(lǐng)，領(lǐng)導(dǎo)語言風(fēng)格、思維方式措施各有不一樣。尚有一種“高度”問題。就是我們在文稿的構(gòu)思、起草過程中，盡量地站在領(lǐng)導(dǎo)的高度想問題，讓材料充足體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的思想。例如，寫布署工作的材料，你首先得研究這項工作為何要做、應(yīng)當(dāng)怎么做、怎么才能做好；寫匯報工作材料主，你就要掌握全面狀況，懂得過去干了什么、存在什么局限性和問題、此後要干什么；給領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿、簽名文章，你就要把握專家什么觀點、社會什么觀點、領(lǐng)導(dǎo)什么觀點等等。所有這些，都不是僅靠拍腦門、做“文字游戲”可以做好的。要時時學(xué)習(xí)、到處學(xué)習(xí)，把握大政方針政策，把握經(jīng)濟社會發(fā)展趨勢，把握領(lǐng)導(dǎo)思想脈絡(luò)，把握上情、下情、內(nèi)情、外情。要想寫好材料，重要還是要平時多下功夫，把功夫下文字之外，多熟悉狀況，多積累知識。不能“冷手抓熱饅頭”，屆時拿不起來。寫好材料的“訣竅”就是結(jié)合實際工作，多學(xué)、多記、多思、多看、多寫、多練，做到“一不怕難、二不怕苦、三不怕改”。

秘書需具有的四點素質(zhì)（一）見利不動秘書工作中會碰到種種誘惑，要養(yǎng)成對的的金錢觀，守得住清貧，耐得住寂寞，經(jīng)得起誘惑。堅定信念，養(yǎng)浩然正氣，做好廉潔自律。（二）遇事不慌在工作中碰到急難險重的復(fù)雜問題，心裏難免會出現(xiàn)緊張甚至畏難情緒，導(dǎo)致在處理原本可以勝任的問題時也不能得心應(yīng)手。處理這個問題就需要有一種臨危不亂的心理素質(zhì)，遇事三思而後行，故意識的鍛煉自已培養(yǎng)“復(fù)雜問題簡樸處理”的能力。（三）半只冷眼秘書接觸的人和事都比較多，會獲取多種各樣