如何組織會(huì)議1

會(huì)議組織會(huì)議的概念會(huì)議的要素會(huì)議的組織流程什么是會(huì)議？定義：三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決的一種形式。聚在一起，為了解決問(wèn)題；聚在一起，建立彼此信任。會(huì)議的分類按內(nèi)容、性質(zhì)劃分按會(huì)議的形式劃分按與會(huì)人員的成分劃分按照人數(shù)、規(guī)模劃分按照會(huì)議召開(kāi)的規(guī)律或日期劃分按會(huì)議的范圍、地區(qū)、時(shí)間劃分我司的會(huì)議公司例會(huì)教材開(kāi)發(fā)會(huì)議綱討會(huì)其他會(huì)議的要素與會(huì)者主持人議題名稱時(shí)間地點(diǎn)與會(huì)者概念：參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括會(huì)務(wù)秘書(shū)，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù)人員。要求：人數(shù)必要性重要性合法性

必要性必要性指與會(huì)者必須是與會(huì)議直接有關(guān)的人員，也就是符合會(huì)議確定范圍。有權(quán)了解會(huì)情、提出意見(jiàn)、表示態(tài)度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果的人。重要性重要性指的是與會(huì)者雖與會(huì)議沒(méi)有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會(huì)議的進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。這些人員通常是臨時(shí)邀請(qǐng)的。合法性合法性指有些重要的會(huì)議，與會(huì)者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會(huì)的與會(huì)者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級(jí)人民代表；公司董事會(huì)或股東大會(huì)的與會(huì)者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。主持人定義：會(huì)議過(guò)程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者。意義：主持人的存在對(duì)會(huì)議的正常開(kāi)展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。議題定義：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問(wèn)題。要求：必要性重要性明確性可行性名稱涵蓋方面：內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。要求：必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)時(shí)間會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)每次會(huì)議的持續(xù)時(shí)間地點(diǎn)定義：既是指會(huì)議召開(kāi)的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開(kāi)的具體會(huì)場(chǎng)。會(huì)址的選擇會(huì)議的組織流程會(huì)議前的籌備會(huì)議中的掌控會(huì)議后的落實(shí)擬訂計(jì)劃——會(huì)議議程Why——目的What——議題、名稱、規(guī)模、議程、程序Who——與會(huì)者、主持人When——什么時(shí)候，多長(zhǎng)Where——地點(diǎn)How——文件資料、場(chǎng)地、布置、設(shè)備、食宿、交通、服務(wù)人員、宣傳、通訊……其他籌劃過(guò)程工作分工等候?qū)徟鷷?huì)議文書(shū)供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件開(kāi)幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、閉幕詞、會(huì)議總結(jié)等會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書(shū)材料會(huì)場(chǎng)會(huì)場(chǎng)的選定資源狀況、程序、預(yù)計(jì)與會(huì)人數(shù)、與會(huì)者背景、目的、價(jià)格、交通、環(huán)境、配套設(shè)備……會(huì)場(chǎng)的布置會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置會(huì)場(chǎng)內(nèi)的布置主席位（主席臺(tái)）、桌椅擺放、鮮花、會(huì)標(biāo)（橫幅）、飲料、水果、文具、文件資料、煙灰缸、指示牌、麥克風(fēng)、音響、電腦、投影、白板和油性筆（黑板和粉筆）……會(huì)場(chǎng)外的布置指示牌、接待處（簽到處）、指引人員其他準(zhǔn)備就餐、住宿、醫(yī)療、交通安全保衛(wèi)人員參觀、考察、游覽贈(zèng)與圖片、資料、紀(jì)念品媒體宣傳發(fā)出會(huì)議通知會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期，地點(diǎn)(會(huì)址)會(huì)議名稱和主要議題參加對(duì)象須作什么準(zhǔn)備報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章會(huì)議組織——高效的會(huì)議低效會(huì)議的種種現(xiàn)象:舉例老跑題；領(lǐng)導(dǎo)一言堂；有人胡侃，嘩眾取寵；議題太敏感，不便深說(shuō)；本位嚴(yán)重，相互推委；效率不高，經(jīng)常延時(shí)；遲到、早退嚴(yán)重；等等原因原因具體表現(xiàn)時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇1、時(shí)間安排

2會(huì)議計(jì)劃必須涉及以下一些基本問(wèn)題：為什么開(kāi)會(huì)？會(huì)議的目的和期望是什么？開(kāi)一個(gè)什么類型的會(huì)？讓誰(shuí)參加？與會(huì)者由哪些部分的人員組成？要讓大家作何種方式和程度的介入和參與？會(huì)議規(guī)模多大？與會(huì)人員多少？會(huì)議在哪兒開(kāi)？會(huì)議室如何布置？每個(gè)人在會(huì)議中的任務(wù)和職責(zé)是什么？會(huì)議開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間？3會(huì)議通知及其他確定了會(huì)議時(shí)間后要提前一周告知參加會(huì)議的人員。同時(shí)需要把會(huì)議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放。會(huì)議組織者不要遲到。不要隨意推遲和變更開(kāi)會(huì)時(shí)間，打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會(huì)議；管理召集部門（人）的威信下降。嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)。會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記要。成功會(huì)議十八步會(huì)議前1、認(rèn)真計(jì)劃，理清何人、何事、何時(shí)、何地、何因及多少等問(wèn)題。2、準(zhǔn)備預(yù)先發(fā)放議程表及會(huì)議有關(guān)資料3、提前到會(huì)場(chǎng)，整理會(huì)議室會(huì)議開(kāi)始時(shí)

4、按時(shí)開(kāi)始5、讓與會(huì)者作自我介紹，并陳述對(duì)會(huì)議的期望6、清楚解釋會(huì)議角色7、檢查、修訂和確定議項(xiàng)順序8、設(shè)定時(shí)間限制9、回顧上次會(huì)議確定的行動(dòng)項(xiàng)目會(huì)議開(kāi)始時(shí)的主持人如何開(kāi)場(chǎng)？

感謝與會(huì)者參與。介紹會(huì)議背景與會(huì)人員介紹明確會(huì)議目的列明會(huì)議議程提出會(huì)議期待會(huì)議中

10、讓大家在同一時(shí)間以同一方法把精力集中于同一問(wèn)題會(huì)議中的主持人保持緊張，準(zhǔn)備應(yīng)付隨時(shí)可能發(fā)生的意外變故。隨機(jī)應(yīng)變，視情境采取當(dāng)時(shí)最適合的方式。要有耐心注意自己和與會(huì)者的身體語(yǔ)言保持中立，建立信任會(huì)議成功，并不取決于你敢于承認(rèn)錯(cuò)誤，坦誠(chéng)合作安排好旁聽(tīng)者和專家主持人的發(fā)問(wèn)、傾聽(tīng)與記錄發(fā)問(wèn)：開(kāi)放與封閉空投與指定傾聽(tīng)：注視對(duì)方不中途打斷

詢問(wèn)不明之處適當(dāng)歸納不任意表露情緒記錄：活用5W2H掌握主語(yǔ)、動(dòng)詞、形容詞明確數(shù)字運(yùn)用keyword列點(diǎn)說(shuō)明:可了解發(fā)言重點(diǎn),歸納出主題方向一言以蔽之會(huì)議中的主持人會(huì)議結(jié)束時(shí)

11、確定行動(dòng)項(xiàng)目：何人、何事、何時(shí)12、檢查會(huì)議記錄13、設(shè)定下次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)，并擬出初步議程14、對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。15、宣布會(huì)議結(jié)束如何進(jìn)行會(huì)議總結(jié)

宣布會(huì)議決議

激勵(lì)與會(huì)者繼續(xù)努力宣布評(píng)估目標(biāo)已經(jīng)達(dá)成

過(guò)程回顧，讓大家看到會(huì)議成績(jī)

列出懸而未決事項(xiàng)，重申落實(shí)責(zé)任人和時(shí)限要求會(huì)議中的主持人會(huì)議后

16、打掃整理會(huì)議室17、準(zhǔn)備會(huì)議備忘錄18、跟蹤行動(dòng)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，并開(kāi)始計(jì)劃下次會(huì)議會(huì)后總結(jié)會(huì)議是否達(dá)到了預(yù)期的效果會(huì)議上出現(xiàn)了哪些問(wèn)題？以后該如何改正？9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛開(kāi)的地方，在這醉人芬芳的季節(jié)，愿你生活像春天一樣陽(yáng)光，心情像桃花一樣美麗，日子像桃子一樣甜蜜。2月-252月-25Wednesday,February12,202510、人的志向通常和他們的能力成正比例。13:16:0113:16:0113:162/12/20251:16:01PM11、夫?qū)W須志也，才須學(xué)也，非學(xué)無(wú)以廣才，非志無(wú)以成學(xué)。2月-2513:16:0113:16Feb-2512-Feb-2512、越是無(wú)能的人，越喜歡挑剔別人的錯(cuò)兒。13:16:0113:16:0113:16Wednesday,February12,202513、志不立，天下無(wú)可成之事。2月-252月-2513:16:0113:16:01February12,202514、ThankyouverymuchfortakingmewithyouonthatsplendidoutingtoLondon.ItwasthefirsttimethatIhadseentheToweroranyoftheotherfamoussights.IfI'dgonealone,Icouldn'thaveseennearlyasmuch,becauseIwouldn'thaveknownmywayabout.。12二月20251:16:01下午13:16:012月-2515、會(huì)當(dāng)凌絕頂，一覽眾山小。二月251:16下