疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

1疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范本文件提出了疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理的總體要求，規(guī)定了組織與管理、業(yè)務(wù)文件的形成與收集、業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔、業(yè)務(wù)檔案的保管、業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀、業(yè)務(wù)檔案的利用、統(tǒng)計與移交、業(yè)務(wù)電子文件與業(yè)務(wù)電子檔案等要求。本文件適用于疾病預(yù)防控制機構(gòu)的業(yè)務(wù)檔案管理工作，其他醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T29194電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T39784電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T15磁性載體檔案管理與保護規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T46文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案DA/T56檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范DA/T68（所有部分）檔案服務(wù)外包工作規(guī)范DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求JGJ25檔案館建筑設(shè)計規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)文件businessrecordofdiseasecontrolandpreventionagency疾病預(yù)防控制機構(gòu)在開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置、疾病預(yù)防與控制、健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)、實驗室檢測檢驗與評價、健康教育與促進、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動、履行業(yè)務(wù)職責(zé)中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。3.2疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案businessarchiveofdiseasecontrolandpreventionagency具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)文件。注：疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)檔案包括但不限于突發(fā)公共衛(wèi)生事件類檔案、24總體要求4.1疾病預(yù)防控制機構(gòu)（以下簡稱“疾控機構(gòu)”）業(yè)務(wù)檔案工作應(yīng)實行集中、統(tǒng)一管理，維護業(yè)務(wù)檔案的真實、完整、可用與安全，便于檢索、利用與開發(fā)。4.2明確業(yè)務(wù)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作列入業(yè)務(wù)工作計劃，列入業(yè)務(wù)科室職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。4.3將業(yè)務(wù)檔案信息化納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，開展業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)及電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，保持電子檔案與紙質(zhì)檔案一體化管理。4.4按照《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國傳染病防治法》《衛(wèi)生工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》《醫(yī)療糾紛預(yù)防和處理條例》等對涉密、涉及個人敏感信息的業(yè)務(wù)文件與業(yè)務(wù)檔案進行管理。4.5采用外包方式對業(yè)務(wù)檔案進行管理的，應(yīng)按照DA/T68（所有部分）相關(guān)規(guī)定的要求執(zhí)行。4.6應(yīng)制定本單位檔案工作突發(fā)事件處置預(yù)案及應(yīng)急處置措施。5組織與管理5.1組織建設(shè)5.1.1疾控機構(gòu)應(yīng)按規(guī)定設(shè)立檔案室。不具備檔案室設(shè)立條件的單位，應(yīng)指定檔案工作負責(zé)部門（以下簡稱“檔案部門”）。5.1.2疾控機構(gòu)檔案部門應(yīng)配備與工作量相匹配的專（兼）人員，具體承擔(dān)本單位檔案工作。單位開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作的科室應(yīng)指定人員，承擔(dān)本科室業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理和歸檔工作。疾控機構(gòu)應(yīng)設(shè)立信息部門或指定人員參與本單位檔案信息化。建立以單位檔案部門為中心、由相關(guān)人員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。5.2管理職責(zé)5.2.1制定符合本單位檔案管理工作實際情況的檔案管理制度，并及時向行政主管部門備案。5.2.2對業(yè)務(wù)檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，對本單位業(yè)務(wù)文件的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。5.2.3按規(guī)定開展業(yè)務(wù)檔案的利用與信息開發(fā)工作，為各項疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。5.2.4按照檔案鑒定銷毀制度，定期鑒定和銷毀達到保管期限的業(yè)務(wù)檔案。5.2.5負責(zé)本單位業(yè)務(wù)檔案信息化工作，推動傳統(tǒng)載體的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化、電子文件與電子檔案規(guī)范管理。5.2.6對本單位業(yè)務(wù)檔案進行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，并采取補救措施保證其完整與安全。接受和配合檔案主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，在主管部門指導(dǎo)下制定相應(yīng)的整改措施，并按期落實。5.2.7負責(zé)組織檔案工作業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育活動。5.3人員5.3.1檔案工作人員應(yīng)政治可靠、遵紀守法、忠于職守，熟悉疾病預(yù)防控制工作，掌握檔案管理專業(yè)知識，具備檔案工作業(yè)務(wù)能力，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.3.2檔案工作人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，調(diào)離崗位或退休的，在離崗前辦理好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。1DB3201/TXXXX—20246業(yè)務(wù)文件的形成與收集6.1業(yè)務(wù)文件的形成6.1.1業(yè)務(wù)科室應(yīng)在開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動中按照有關(guān)程序和要求形成歸檔文件材料。6.1.2文件材料形成時，應(yīng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。6.2業(yè)務(wù)文件的收集6.2.1疾控機構(gòu)在開展疾病預(yù)防控制等業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件均應(yīng)納入歸檔范圍。業(yè)務(wù)文件歸檔范圍參見附錄B。6.2.2業(yè)務(wù)文件歸檔時應(yīng)劃分保管期限，保管期限分為永久、30年、10年。業(yè)務(wù)檔案保管期限參見附件B。各疾控機構(gòu)可根據(jù)本單位管理要求及職責(zé)范圍，參照附錄B制定本單位業(yè)務(wù)文件歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案保管期限表，經(jīng)行政主管部門審查同意后施行。6.2.3機構(gòu)改革、基本職責(zé)發(fā)生變動時，本單位檔案部門應(yīng)及時修訂業(yè)務(wù)文件歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案保管期限表，并報行政主管部門重新審查同意后施行。7業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔7.1整理7.1.1分類業(yè)務(wù)文件材料可采用“年度、保管期限”分類項進行分類，也可根據(jù)本單位實際情況，結(jié)合業(yè)務(wù)檔案形成特點，制成分類方案。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。7.1.2組件與排序7.1.2.1業(yè)務(wù)檔案按“件”整理，一般以單份文件為一件：7.1.2.2按問題、時間先后順序或重要程度排列。7.1.3編目與裝盒7.1.3.1歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)按DA/T13的相關(guān)要求，根據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號，可采用“全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限代碼-機構(gòu)（問題）代碼-件號”的檔號結(jié)構(gòu)，也可根據(jù)同級國家綜合檔案館要求調(diào)整。業(yè)務(wù)檔案檔號結(jié)構(gòu)及編制規(guī)則參見附錄A。7.1.3.2采用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁連續(xù)編寫頁號，不漏號、不重號，空白頁不編號。7.1.3.3歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)按DA/T18、DA/T22的要求，根據(jù)檔號順序逐件編制歸檔文件目錄，并將歸檔目錄按年度、保管期限打印裝訂成冊。7.1.3.4將歸檔業(yè)務(wù)文件按檔號順序裝入檔案盒內(nèi)，每盒檔案填寫備考表，置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后。盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號等必備項。7.2歸檔7.2.1以紙質(zhì)形式歸檔的業(yè)務(wù)文件，原則上應(yīng)為原件。因特殊情況無原件而保存復(fù)制件的，由歸檔科2DB3201/TXXXX—2024室對該復(fù)制件與原件的一致性負責(zé)。7.2.2疾控機構(gòu)在開展疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件均應(yīng)于次年6月底前向本單位檔案部門歸檔。歸檔文件應(yīng)真實、準確、齊全、完整。7.2.3各類重大疫情處置、救災(zāi)防病及其他突發(fā)公共衛(wèi)生事件處置過程材料，應(yīng)于工作結(jié)束后1個月內(nèi)向本單位檔案部門歸檔。7.2.4所有歸檔文件材料整理完畢后，由業(yè)務(wù)科室兼職檔案員填寫歸檔清單，業(yè)務(wù)科室負責(zé)人簽字審核，經(jīng)檔案工作人員驗收清點無誤后辦理交接手續(xù)。歸檔清單永久保存。8業(yè)務(wù)檔案的保管8.1業(yè)務(wù)檔案原則上集中統(tǒng)一保存于符合有關(guān)規(guī)定的專門庫房，不應(yīng)分散保管。疾控機構(gòu)應(yīng)按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》設(shè)置檔案用房、檔案用具及設(shè)施設(shè)備。因庫房條件有限或無條件配置檔案庫房的單位可委托具有資質(zhì)的檔案保管外包服務(wù)機構(gòu)代為保管。8.2按分類方案劃分庫房區(qū)域。檔案裝盒后，采用先左后右、先上后下的順序按盒號依次上架，系統(tǒng)反映業(yè)務(wù)檔案的順序，避免頻繁倒架。脊背朝外，便于實體查詢與管理。8.3依據(jù)業(yè)務(wù)檔案的載體選擇檔案存儲設(shè)備，涉密檔案存儲在密碼文件柜中，確保實體和信息安全。8.4檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防水、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物以及視頻監(jiān)控、溫濕度調(diào)控等必要的設(shè)施設(shè)備。溫、濕度應(yīng)符合GB/T18894、DA/T15和JGJ25對各類檔案載體的保管規(guī)定。定期檢查庫房情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處置，并建立檢查和處理情況臺賬。8.5建立健全檔案庫房管理制度，檔案庫房由檔案管理人員管理，其他人員未經(jīng)允許不應(yīng)進入。檔案庫房監(jiān)控視頻應(yīng)至少保存3個月。9業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀9.1疾控機構(gòu)應(yīng)成立由分管領(lǐng)導(dǎo)、職能科室、業(yè)務(wù)科室、檔案工作人員組成的檔案鑒定小組，定期對已達到保管期限的業(yè)務(wù)檔案進行鑒定，并形成鑒定報告。對仍需繼續(xù)保存的業(yè)務(wù)檔案，重新劃定保管期限并做出標注；對確無保存價值的按規(guī)定予以銷毀。9.2經(jīng)鑒定可以銷毀的業(yè)務(wù)檔案，檔案部門編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責(zé)任者、題名、形成時間、應(yīng)保管期限、已保管時間和銷毀時間等內(nèi)容，經(jīng)審批后，安排專人運送檔案到指定銷毀場所，并做好出庫信息登記。9.3銷毀業(yè)務(wù)檔案時，應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)科室共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員按照銷毀清冊清點核對，在檔案銷毀后，在銷毀清冊上簽名或蓋章。銷毀清冊歸檔并永久保存。9.4涉密業(yè)務(wù)檔案的銷毀必須符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。10業(yè)務(wù)檔案的利用、統(tǒng)計與移交10.1建立健全檔案利用制度，根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的密級、內(nèi)容和利用方式，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。10.2單位工作人員查（借）閱業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)履行登記和審批手續(xù)，進行查（借）閱登記和利用效果反饋記錄。查（借）閱人對所利用的業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容安全和實體安全負責(zé)，妥善保管，按時歸還。10.3公安等工作人員因公務(wù)需要，持單位介紹信并經(jīng)疾控機構(gòu)負責(zé)人同意后可查閱業(yè)務(wù)檔案，查閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)。1DB3201/TXXXX—202410.4積極推進業(yè)務(wù)檔案信息開發(fā)利用工作，采取編制疾病預(yù)防控制大事記、年鑒、疾病預(yù)防控制基礎(chǔ)數(shù)字匯編、疫情統(tǒng)計分析專題匯集等多種形式，發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案價值。10.5對業(yè)務(wù)檔案管理情況進行登記和統(tǒng)計，編制業(yè)務(wù)檔案工作情況統(tǒng)計年報并報送行政主管部門。做好業(yè)務(wù)檔案年度出入庫、利用、移交進館、鑒定處置、信息化等情況統(tǒng)計并建立臺賬。10.6屬于進館單位的疾控機構(gòu)，按規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交其進館范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)檔案。移交前，按相關(guān)規(guī)定做好移交業(yè)務(wù)檔案密級的變更與解密工作，并提出劃控與開放意見；移交時，同時移交檢索工具、編研成果。10.7單位撤銷或合并的，及時主動向上級行政主管部門和同級檔案主管部門匯報有關(guān)情況，按《機關(guān)檔案管理規(guī)定》開展業(yè)務(wù)檔案處置工作。11業(yè)務(wù)電子文件與業(yè)務(wù)電子檔案管理11.1基本要求11.1.1疾控機構(gòu)應(yīng)依據(jù)《電子檔案管理辦法》，按GB/T18894和DA/T70的要求，做好業(yè)務(wù)電子文件和業(yè)務(wù)電子檔案的管理工作。紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作應(yīng)符合DA/T31的要求。11.1.2建立電子檔案管理制度，明確單位業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的職責(zé)與分工。11.1.3對業(yè)務(wù)電子檔案實施全過程管理，確保業(yè)務(wù)電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。11.2業(yè)務(wù)電子文件收集、整理與歸檔11.2.1業(yè)務(wù)電子文件的收集歸檔范圍及保管期限按照6.2.1、6.2.2執(zhí)行。歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子檔案一并收集規(guī)范歸檔，電子文件元數(shù)據(jù)采集范圍應(yīng)按照DA/T46執(zhí)行。11.2.2辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)符合相關(guān)標準規(guī)范，支撐業(yè)務(wù)電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)。11.2.3業(yè)務(wù)科室應(yīng)在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，確保業(yè)務(wù)電子文件符合歸檔要求，并完整采集電子文件元數(shù)據(jù)信息。11.2.4業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開放的壓縮、加密等技術(shù)措施，以專有格式存儲的業(yè)務(wù)電子文件不能轉(zhuǎn)換為通用格式時，同時收集專用軟件、技術(shù)資料、操作手冊等。11.2.5業(yè)務(wù)電子文件歸檔可采用實時歸檔或定期歸檔，定期歸檔時間最遲不能超過業(yè)務(wù)電子文件形成后的次年6月。11.2.6業(yè)務(wù)科室和檔案部門對提交歸檔的業(yè)務(wù)電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進行清點、登記，對其真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測。11.2.7檔案部門對接收的業(yè)務(wù)電子檔案進行審核、編制檔號、確認保管期限等工作，確保符合業(yè)務(wù)檔案管理要求。11.3業(yè)務(wù)電子檔案保管與處置11.3.1疾控機構(gòu)應(yīng)按GB/T18894、GB/T29194和GB/T39784等相關(guān)標準建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)，并與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)功能完善、適度前瞻，滿足電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性管理要求，具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本管理功能及電子檔案接收、管理、存儲、利用、鑒定處置等全流程基本功能。檔案管理系統(tǒng)的運行維護應(yīng)符合DA/T56的規(guī)定。11.3.2疾控機構(gòu)應(yīng)對業(yè)務(wù)電子檔案、傳統(tǒng)載體業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源進行統(tǒng)一管理。11.3.3制定業(yè)務(wù)電子檔案的備份方案，采用磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等存儲介質(zhì)，以在線方式和離線方式對業(yè)務(wù)電子檔案、電子檔案管理信息系統(tǒng)進行完整備份。應(yīng)形成至少三套完整的備份數(shù)據(jù)，一套2DB3201/TXXXX—2024在線應(yīng)用，兩套備份，并對重要的業(yè)務(wù)電子檔案進行異地備份。11.3.4疾控機構(gòu)檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案保管期限表定期對達到保管期限的業(yè)務(wù)電子檔案進行鑒定。對仍需繼續(xù)保存的業(yè)務(wù)電子檔案，應(yīng)重新劃定保管期限并變更相關(guān)管理數(shù)據(jù)。11.3.5業(yè)務(wù)電子檔案銷毀工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，履行相關(guān)審批手續(xù)，不應(yīng)擅自銷毀電子檔案。對需要銷毀的業(yè)務(wù)電子檔案，應(yīng)從在線存儲設(shè)備、容災(zāi)備份等系統(tǒng)和離線存儲介質(zhì)中徹底刪除，并記錄被銷毀電子檔案的范圍、數(shù)量、大小以及審核人、操作者等信息。11.3.6屬于保密范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)電子檔案，其銷毀應(yīng)按國家有關(guān)保密規(guī)定實施。11.4業(yè)務(wù)電子檔案利用、統(tǒng)計與移交11.4.1業(yè)務(wù)電子檔案的提供利用應(yīng)遵循國家有關(guān)保密規(guī)定。11.4.2根據(jù)利用者工作崗位、職責(zé)及業(yè)務(wù)電子檔案的密級與內(nèi)容等要求在電子檔案管理系統(tǒng)為利用者設(shè)置相應(yīng)的利用權(quán)限。業(yè)務(wù)電子檔案提供利用時，應(yīng)進行登記、履行審批手續(xù)。11.4.3按照檔案統(tǒng)計年報要求及本單位實際需要對業(yè)務(wù)電子檔案情況進行統(tǒng)計。11.4.4屬于進館范圍內(nèi)的疾控機構(gòu)業(yè)務(wù)電子檔案，到期移交進館前，應(yīng)進行解密審查。業(yè)務(wù)電子檔案移交工作按照同級國家綜合檔案館的要求執(zhí)行。1DB3201/TXXXX—2024業(yè)務(wù)檔案分類方案A.1業(yè)務(wù)檔案門類劃分根據(jù)疾控機構(gòu)基本業(yè)務(wù)職能，共計劃分“突發(fā)公共衛(wèi)生事件類、疾病預(yù)防與控制類、健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)類、實驗室檢測檢驗與評價類、健康教育與促進類、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)類”6個門類。A.2檔號結(jié)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案按照年度、保管期限分類項進行分類，按件整理。檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼-年度-保管期限代碼-機構(gòu)（問題）代碼-件號。例：XXXX-YWTG-2024-D10-000-0001。檔號結(jié)構(gòu)可參照同級國家綜合檔案館執(zhí)行。A.3編號規(guī)范A.3.1全宗號采用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識。各疾控機構(gòu)采用同級國家綜合檔案館授予的實際全宗號。A.3.2門類代碼業(yè)務(wù)檔案一級門類用“YW”字母標識；二級門類“突發(fā)公共衛(wèi)生事件類”以“TG”標識、“疾病預(yù)防與控制類”以“JB”標識、“健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)類”以“JK”標識、“實驗室檢測檢驗與評價類”以“SY”標識、“健康教育與促進類”以“JJ”標識、“技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)類”以“JS”標識。一、二級門類均采用2位字母標識。A.3.3年度采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標識，如“2024”。A.3.4機構(gòu)（問題）代碼機構(gòu)（問題）代碼以“000”代替，也可參照同級國家綜合檔案館要求。A.3.5保管期限代碼采用字母或數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標識。保管期限永久、定期30年、定期10年分別以代碼Y、D30、D10標識。A.3.6件號采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標識，不足4位的前面用“0”補足，如“0001”。2DB