職場(chǎng)郵件禮儀技巧大全

1、職場(chǎng)郵件禮儀技巧大全部 關(guān)于收件人1. 主送to：事件主要負(fù)責(zé)人（僅需了解的人無(wú)需放入）；2. 抄送cc：事件相關(guān)人（需要了解事項(xiàng)的人，一般為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)）；3. 密送bcc：不希望主送和抄送看見(jiàn)的收件人，一般郵件不建議使用，因?yàn)槊芩偷娜嘶貜?fù)內(nèi)容可能被其他收件人看到。例：如50個(gè)人加薪，為保密密送這50個(gè)人，其相互之間不知道對(duì)方也收到了。該方法不夠?qū)I(yè)，較少使用。比較專業(yè)的是用word的郵件合并功能結(jié)合outlook批量發(fā)送，每封郵件收件人就一個(gè)，每個(gè)人都能看到針對(duì)自己的內(nèi)容。4. 轉(zhuǎn)發(fā)：郵件內(nèi)容未達(dá)應(yīng)收者或者內(nèi)容共享；5. 群發(fā)：一般只有公司人事行政人員使用，一般用在通知公告類郵件。確定to和c

2、c:出部門的郵件一般要抄送本部門領(lǐng)導(dǎo)和同事部門領(lǐng)導(dǎo)，是否需要抄送領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)，需根據(jù)實(shí)際情況判斷；出公司的郵件一般要抄送部門副總或總經(jīng)理；公司內(nèi)部討論郵件不外發(fā)；6. 回復(fù)to和cc：禮貌上講，回復(fù)郵件中并且要包含原文，根據(jù)需要確定回復(fù)的to和cc，單獨(dú)回復(fù)一人不禮貌。7. 排序：按部門排序，職級(jí)一般從低到高或從高到低。8. 郵件撤銷：盡量完善后再發(fā)送，避免郵件撤銷。 二、關(guān)于郵件主題1. 不能為空；2. 內(nèi)容需具體，不可太寬泛，待處理事項(xiàng)一目了然，不能太長(zhǎng)；3. 回復(fù)時(shí)需要根據(jù)內(nèi)容適當(dāng)修改，是主題更切合回復(fù)內(nèi)容，并刪除因多次回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)出現(xiàn)的fw:，re等；4. 一事一郵件；5. 必要時(shí)加上“緊

3、急”、“重要”等提示性詞語(yǔ)。 三、關(guān)于郵件正文1. 稱呼：必須有，并且與to一致，不包含cc。稱呼應(yīng)恰當(dāng)，如：1） 稱謂+禮貌用語(yǔ)：xx，您好！2） 姓氏（姓名）+職位+禮貌用語(yǔ)：xx經(jīng)理，您好！3） xx先生/女士，您好?。ú磺宄殑?wù)時(shí)使用，需確認(rèn)性別）4）多人時(shí)可用各位領(lǐng)導(dǎo)/同事等代替。注意：不熟悉的人不宜叫昵稱，三個(gè)字的名字不宜叫全稱。2. 正文1）稱呼后另起一行；2）5w1h：why、who、what、where、when、how，點(diǎn)明問(wèn)題表述背景細(xì)節(jié)提供相關(guān)材料和附件責(zé)任人和截止日期。內(nèi)容較多時(shí)需分段分點(diǎn)闡述；重點(diǎn)需展示內(nèi)容可截圖；盡量一封郵件將事情交代完整，避免疏漏再補(bǔ)發(fā)補(bǔ)充郵件。

4、3）不能有錯(cuò)別字，人名不能拼錯(cuò)。4）結(jié)尾。干凈簡(jiǎn)單，如： “祝 工作順利！”等。5）格式：字體一致、盡量顏色一致，合理提示，不過(guò)多使用加粗、放大、其他顏色進(jìn)行突出強(qiáng)調(diào)。避免“縮進(jìn)式”等格式，以避免不兼容導(dǎo)致閱讀者打開(kāi)時(shí)不兼容。在郵件中合理的使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，能不用特殊標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的盡量少用。少用語(yǔ)氣類標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，嘆號(hào)、問(wèn)號(hào)等。強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容用粗體，盡量避免斜體。商務(wù)郵件不使用背景信紙。避免使用表情符號(hào)、“”等。每段中間空一行。6）語(yǔ)氣委婉，多使用“請(qǐng)”、“謝謝”等字眼，除“謝謝！”，“您好！”之外，盡量減少“！”使用，避免語(yǔ)氣過(guò)分強(qiáng)烈。7）整體要求：態(tài)度友好+語(yǔ)言流暢&內(nèi)容簡(jiǎn)潔+信息齊全&清晰有條理。3.

5、落款簽名姓名、職稱與職務(wù)、部門、公司、聯(lián)系方式（電話、郵箱等），公司標(biāo)準(zhǔn)化，簽名應(yīng)一致，內(nèi)容不宜過(guò)多，一般與正文文字格式匹配，并且字體稍小一號(hào)。4. 附件正文中需簡(jiǎn)要涵蓋附件重點(diǎn)，節(jié)省閱讀人時(shí)間，提示收件人郵件帶附件；上傳的附件要正確；太大或文件太多時(shí)要壓縮（附件不宜多于4個(gè)）。 四、關(guān)于回復(fù)郵件1. 及時(shí)收到他人重要郵件之后，要及時(shí)回復(fù)以示尊重。理想的回復(fù)郵件時(shí)間是2小時(shí)，特別是對(duì)于一些緊急、重要的郵件。如果事情復(fù)雜，無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，可以及時(shí)回復(fù)說(shuō)“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)”等等。優(yōu)先級(jí)高的郵件優(yōu)先處理，優(yōu)先級(jí)低的郵件集中處理，盡量不超過(guò)24小時(shí)。2. 針對(duì)性回復(fù)，根據(jù)需要修改主題和收件人；3. 針對(duì)對(duì)方郵件里提到的問(wèn)題進(jìn)行回復(fù)（在原郵件基礎(chǔ)上回復(fù)，不另起新郵件），確保提到的問(wèn)題都有對(duì)應(yīng)的回復(fù)，這封郵件的使命才算完成，如果有未完成的可以說(shuō)明以下，隨后再補(bǔ)充。不蓋高樓，盡量三次以內(nèi)解決問(wèn)題，不要頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。4. 字?jǐn)?shù)不能太少，盡量10字以上。5. 如在休假，設(shè)置自動(dòng)回復(fù)。 五、關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)郵件1. 背景簡(jiǎn)介轉(zhuǎn)發(fā)給別人的郵件，