Project 2007_20110526.ppt

1、項目管理Project 2007,2011 May,2,培訓主題,項目與項目管理 現(xiàn)代化的項目管理：Project 2007,什么是項目管理?,3,在項目相應環(huán)境下將知識、技能、工具和技術(shù)應用于項目的各項活動中，以實現(xiàn)或超過項目干系人的要求和期望。,4,項目管理基本要素,項目環(huán)境 項目干系人（利害關(guān)系者） 需求和期望 目標,5,項目管理基本要素項目環(huán)境,項目所依存的大環(huán)境，包括內(nèi)在環(huán)境和外在環(huán)境。 內(nèi)環(huán)境為項目在組織中的地位。 外環(huán)境包括自然和社會方面十分廣泛的內(nèi)容。,6,項目管理基本要素項目干系人,項目當事人 其利益在項目執(zhí)行中或成功后受到積極或消極影響的組織和個人 可能包括政府的有關(guān)部門、

2、社區(qū)公眾、項目用戶、新聞媒體、市場中潛在的競爭對手和合作伙伴。乃至于項目班子成員的家屬。,7,項目當事人,項目的參與各方,投資方（股東）,承包商,雇主,設計師,貸款方（銀行）,供應商,咨詢顧問,投資協(xié)議,設計合同,承包合同,貸款協(xié)議,咨詢合同,供應合同,監(jiān)理工程師,監(jiān)理合同,8,項目干系人,投資方（股東）,承包商,雇主,設計師,貸款方（銀行）,供應商,咨詢顧問,投資協(xié)議,設計合同,承包合同,貸款協(xié)議,咨詢合同,供應合同,監(jiān)理工程師,監(jiān)理合同,媒體,公眾,社區(qū),消費者,項目成員家屬,戰(zhàn)略伙伴,競爭對手,政府監(jiān)管部門,9,主要的項目干系人,項目經(jīng)理 高級管理層 委托人 項目團隊 監(jiān)督執(zhí)行者 股東,

3、10,項目經(jīng)理,領(lǐng)導者，保證項目的成功完成 和相關(guān)的各方進行溝通 有效的進行協(xié)調(diào) 制定項目計劃，包括預測 制定項目團隊的結(jié)構(gòu)以管理項目 確定項目所涉及的風險,11,我們到哪了？項目管理基本要素,項目環(huán)境 項目干系人 需求和期望 目標,12,項目管理基本要素需求和期望,項目中各種不同干系人有各種不同的需求，有的相去甚遠，甚至相互抵觸。 項目干系人的需求在項目進展中往往還會發(fā)生變化，這將引起項目目標、范圍、計劃等一系列相應的變化。 需要項目管理人員的合理引導和識別。,13,達到或超過項目干系人對項目的需求和 期望總是不可避免地要對以下相互關(guān)聯(lián)的幾個方面進行平衡：,項目管理是一種綜合的努力在一個方面

4、的是否成功地采取一種行 動，都會影響到另一個方面，一個領(lǐng)域當中的執(zhí)行水平的提高通常會要求犧牲另一個領(lǐng)域中的執(zhí)行水平。成功的項目管理就是對這些因素加以統(tǒng)籌并在一定的前提條件下突出重點，最終保證項目按預期目標完成。,14,項目管理基本要素目標,必須滿足規(guī)定的要求 項目范圍：要完成的內(nèi)容是什么？ 項目時間：需要多長時間完成？ 項目成本：需要多大的代價和需要花費多少成本？ 項目資源：需要投入多少資源？ 項目質(zhì)量：完成的項目產(chǎn)品需要達到什么樣的指標？ 其他必須滿足的條款、法規(guī)等等 附加獲取的期望要求 對開辟市場、爭取支持、減少生產(chǎn)阻力。如提升市場美譽度等。,15,項目管理的基本過程,16,范圍,時間,風

5、險,溝通,成本,人力資源,質(zhì)量,采購,項目集成管理,項目成功,項目管理知識領(lǐng)域,項目管理過程,項目集成管理,17,項目經(jīng)理關(guān)心什么,怎樣快速建立項目計劃 怎樣分析項目焦點，抓住主要矛盾 怎樣跟蹤項目、評估進度和成本是否符合計劃 怎樣評價項目組人力資源的工作績效 企業(yè)項目環(huán)境下，項目干系人怎樣協(xié)同工作，實現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)的交流，及時更新項目信息,現(xiàn)代化的項目管理工具Microsoft Project 2007,19,Project 2007能做什么,Project2007 在項目管理中的應用功能,創(chuàng)建并管理項目計劃,項目過程跟蹤,設置項目屬性,建立工作分解結(jié)構(gòu),設置項目進度安排,分配項目資源和成本,

6、進度跟蹤,成本跟蹤,資源調(diào)配,生成報表,20,Project 2007的優(yōu)勢,在國際上廣泛應用，通用性強，易學易用 凝聚了現(xiàn)代項目管理的理論和方法 WBS、甘特圖、里程碑、關(guān)鍵路徑法、網(wǎng)絡圖、責任矩陣、掙值管理 數(shù)據(jù)分析處理能力強 提高項目管理的應變能力 能提供大量在項目管理過程中所需數(shù)據(jù)、信息和圖表 信息交流功能強 項目干系人有共同的語言描述項目 基于網(wǎng)絡的協(xié)同工作方式,創(chuàng)建項目文件,啟動Project 以后，直接在任務工作欄區(qū)域輸入任務信息？,21,創(chuàng)建項目文件,規(guī)范方法： 利用可以參照的項目計劃模板 Project 環(huán)境自帶 Office online/網(wǎng)絡上的模板 公司PMO文檔庫 利

7、用現(xiàn)有的項目文件 以前某些實際的項目計劃文件 從空白項目開始進行編制,22,23,Project中信息的分類表達方式,信息組合原則：采集的數(shù)據(jù)域不同，表現(xiàn)形式不同 視圖 通過視圖欄選擇不同的視圖方式 表 在某種視圖方式下，換表查看如成本表工時表差異表等 換表的操作方法：視圖菜單/表 時間分段 隨時間分布的任務、資源或工作分配信息。 數(shù)據(jù)域 網(wǎng)格中的一個位置，它包括關(guān)于任務、資源或工作分配的特定類型的信息。每個域都被Project定義。 插入列或隱藏列。操作方法：點右鍵，選擇”插入列“，再選擇數(shù)據(jù)域字段名即可。隱藏列只需選擇“隱藏列“,即使把某個域隱藏了，一旦再插入后原有的資料都會顯示,24,項

8、目計劃,好的項目計劃是成功的一半 計劃決定做什么，由誰去做，什么時候做，如何做，完成任務的費用 計劃提供了控制的基準 通過Project，項目計劃可以提供質(zhì)量、進度和預算方面的基準信息,25,用Project計劃項目,一、制定項目進度 決定做什么？ 如何做？ 什么時候做？ 二、分配項目資源 誰來做？ 三、確定成本預算 花多少錢？,四、總覽項目計劃 工期多少天，起止日期是否符合要求？ 工作總量多大？ 總體費用是否符合預算? 五、優(yōu)化項目計劃 壓縮工期 調(diào)整資源 降低成本 六、審批并保存計劃,26,項目進度計劃編制,27,用Project制定項目進度,4個準備工作 建立任務列表 估算任務工期 建立

9、任務相關(guān)性 確定關(guān)鍵路徑,工作成果: 工期 關(guān)鍵路徑 階段性交付成果,項目計劃前的準備工作,設置項目基本信息 設置項目的日程排定方式，開始/完成日期 設置項目文件的默認環(huán)境信息 設置項目日歷,28,29,計劃前的準備工作1設置項目信息,在文件的屬性中體現(xiàn)項目的啟動過程 操作方法： 打開Project程序 “文件”菜單/屬性/摘要 填寫 項目標題（項目摘要任務） 項目承擔單位 項目經(jīng)理 計劃員 項目備注,30,計劃前的準備工作2項目編排原則和日期,正排計劃或倒排計劃 正排計劃 從項目開始之日起推算出項目的完成日期，進行日程排定（從前往后） 倒排計劃 從項目完成之日起，推算出項目的開始日期，進行日

10、程排定 （從后往前） 操作方法：“項目”菜單項目信息 開始日期或完成日期 項目日歷,31,計劃前的準備工作3項目環(huán)境默認值設置,操作方法：“工具”菜單選項 日程選項卡： 設置任務類型為“固定工期” 去掉“新任務為投入比導向” 視圖選項卡： 選中“顯示項目摘要任務”選項 選中“顯示大綱數(shù)字”選項 調(diào)整日期格式（視圖選項卡） 保存選項卡：設置“自動保存時間”,32,計劃前的準備工作4設置日歷,Project 中默認的日歷： 標準日歷（8X5，8:00-12:00,13:00-17:00) 24小時日歷 （無休） 夜班日歷（8X5，0:00-3:00,4:00-8:00) 行政日歷（基于標準日歷，增

11、加了法定節(jié)假日）,33,計劃前的準備工作4設置日歷,什么時候工作,什么時候休息? 設置方法：使用向?qū)Фx項目的工作時間 設置工作時間 設置工作日/非工作日/例外日（假期/加班） 或是“工具”菜單更改工作時間 時間單位是怎樣換算的? 每周/每天計多少小時工時? 每月計多少天工時? 定義時間單位的操作方法: 工具/選項/日歷 或是“更改工作時間”/選項,34,計劃前的準備工作4設置日歷,日歷模板 Project2007 提供的日歷，如標準日歷 項目日歷 整個項目中的所有任務默認遵循的日歷 通?；凇皹藴省蹦０逍薷臑轫椖咳諝v 任務日歷 給個別特殊任務設置日歷 資源日歷 給個別特殊資源設置日歷,項目中

12、的四種日歷,35,用Project制定項目進度,4個準備工作 建立任務列表 估算任務工期 建立任務相關(guān)性 確定關(guān)鍵路徑,36,WBS 任務分解的原則,任務分層原則 80小時原則 責任到人原則 風險分解原則 逐步求精原則 團隊工作原則,37,任務分層,38,建立任務列表,在任務名稱域中輸入任務清單 任務的升級和降級 任務的插入、刪除、移動 任務之間的層次關(guān)系（結(jié)構(gòu)化） 摘要任務 子任務,39,用Project制定項目進度,4個準備工作 建立任務列表 估算任務工期 建立任務相關(guān)性 確定關(guān)鍵路徑,40,輸入持續(xù)工作時間,最基本的操作：甘特圖視圖的“工期”域中直接輸入 工期的單位： 月工時（mo) 工

13、作日（d） 周工時（w） 小時工時（hr） 小時制的自然工期則前面加“e “,如2個自然日則輸入2ed 估計工期則后面加“？“，如2d? 工期的格式定義: 工具/選項/編輯（如圖所示）,41,確定任務的相關(guān)性,目的：確定各項任務開始順序、依據(jù)和制約關(guān)系 影響：任務相關(guān)性影響項目的工期,不影響工時 前置任務與后續(xù)任務的概念 任務相關(guān)性類型： FS SS SF FF 任務之間可搭接：正負延隔時間或百分比,42,任務相關(guān)性說明,43,用Project制定項目進度,4個準備工作 建立任務列表 估算任務工期 建立任務相關(guān)性 確定關(guān)鍵路徑,44,識別關(guān)鍵路徑,Project中怎樣表現(xiàn)出關(guān)鍵路徑 對“甘特圖

14、”進行格式化 對任務列表進行格式化 在甘特圖視圖中,插入列“關(guān)鍵”,45,用Project計劃項目,一、制定項目進度 4個準備工作 建立任務列表 估算任務工期 建立任務相關(guān)性 確定關(guān)鍵路徑 二、分配項目資源 誰來做？ 三、確定成本預算 花多少錢？,四、總覽項目計劃 工期多少天，起止日期是否符合要求？ 工作總量多大？ 總體費用是否符合預算? 五、優(yōu)化項目計劃 壓縮工期 調(diào)整資源 降低成本 六、審批并保存計劃,46,項目資源計劃編制,47,資源的分類,工時資源 執(zhí)行工時以完成任務的人員和設備資源（人力，會議室租用） 材料資源 可消耗的材料或供應品，按照數(shù)量來計費（如紙張、木材） 成本資源 完成任務

15、需要額外考慮的費用，例如差旅費、交通費或其他固定任務成本,48,項目資源計劃編制,建立資源庫 為項目分配資源 調(diào)配資源 輸出資源計劃,49,1.建立資源庫,建立資源庫：資源工作表視圖/項表 資源定義：與項目特性、資源管理方式等有關(guān) 主要信息：名稱、類型、材料標簽、最大單位、標準費率、每次使用成本、資源日歷 創(chuàng)建資源日歷 設置資源備注,50,2. 分配資源,分配資源：把資源安排到任務上工作的過程。 可為任何任務分配任何資源，并可在任何時刻更改工作分配 常用分配資源方法：（通常在甘特圖） 單擊工具欄上的”分配資源“按鈕，啟動”資源分配“對話框，進行資源分配 選定任務，單擊“任務信息”按鈕，啟動“任

16、務信息”對話框，在資源選項卡中選擇資源 拆分窗口后，在下窗口中的資源框中選擇資源,3.調(diào)配資源,51,分析資源分配情況 未分配資源的任務 被過度分配的資源 系統(tǒng)自動調(diào)配：延遲任務和拆分任務工期延長 手工調(diào)配： 確定任務輕重緩急,安排任務延時開工 延長任務工期 增加資源量 替換資源 安排資源加班,4.輸出資源計劃,52,衡量資源計劃編制質(zhì)量： 每個任務均有資源執(zhí)行（摘要任務與里程碑除外） 每個任務應該只有一個資源執(zhí)行（為了能夠分清楚責任） 沒有過度分配的資源,53,查看任務由哪些資源完成,以任務為主線，描述每個任務及分配的資源情況，并按任務匯總 視圖方式任務分配狀況視圖,54,查看資源承擔哪些任

17、務,以資源為主線，描述每個資源分配的任務，并按資源匯總 視圖方式：資源使用狀況視圖,55,用Project計劃項目,一、制定項目進度 4個準備工作 建立任務列表 估算任務工期 建立任務相關(guān)性 確定關(guān)鍵路徑 二、分配項目資源 建立資源庫 為項目分配資源 調(diào)配資源 輸出資源計劃 三、確定成本預算 花多少錢？,四、總覽項目計劃 工期多少天，起止日期是否符合要求？ 工作總量多大？ 總體費用是否符合預算? 五、優(yōu)化項目計劃 壓縮工期 調(diào)整資源 降低成本 六、審批并保存計劃,56,項目成本計劃編制,57,項目成本計劃編制,各類資源的成本設置 每個資源花費多少錢？ 成本估算 每個任務的固定成本有多少？ 每個

18、任務花費多少錢？ 成本預算 項目的管理成本、固定成本有多少？ 項目要花多少錢？ 成本計劃的輸出,58,Project項目成本體系構(gòu)成,項目成本,各摘要任務成本,項目固定成本,各任務成本,摘要任務固定成本,資源成本,任務的固定成本,工時類資源的成本,材料類資源的成本,除資源成本以外的 其它成本, 如管理成本,可變成本,固定成本,可變成本,固定成本,資源費率 工作時間和資源投入量,每次使用成本,基于單位材料的 費率和材料用量,材料的每次使用成本,成本類資源 的成本,完成任務需額外考慮的 費用/其他固定任務成本,59,成本計算公式,任務成本計算方法 任務成本=資源成本+任務的固定成本 資源成本=工時

19、資源成本+材料資源成本+成本資源成本 工時資源 成本=（標準費率資源正常班工時） +（加班費率資源加班工時） +（資源使用量每次使用成本） 材料資源 成本=（材料用量單價+每次使用成本) 成本資源 成本= 在某項任務里的使用成本,60,輸入并查看成本,將成本分配給資源 設定任務的固定成本（非必選） 定義成本累算的方法 查看資源或任務的成本 查看整個項目的成本,61,用Project計劃項目,一、制定項目進度 二、分配項目資源 三、確定成本預算 各類資源的成本設置 成本估算 成本預算 成本計劃的輸出,四、總覽項目計劃 工期多少天，起止日期是否符合要求？ 工作總量多大？ 總體費用是否符合預算? 五

20、、優(yōu)化項目計劃 壓縮工期 調(diào)整資源 降低成本 六、審批并保存計劃,62,總覽項目計劃,工期多長？起止日期？ 成本多少？ 工作量多大？,63,工期長了，怎么辦？,縮短項目工期的策略 絕對壓縮法： 給任務添加資源，使任務工期縮短 減少項目任務數(shù)量，使項目工期縮短 減少任務的工時量，相當于減小任務的工作范圍 安排資源加班，縮短任務工期 絕對壓縮法的負面效果：可能使項目的成本升高 快速跟進法 改變?nèi)蝿障嚓P(guān)性/并行 快速跟進法的負面效果：可能使項目的風險加大,64,資源都在做些啥？,以資源為主線，描述每個資源承擔的任務，并按資源匯總 操作方法： 視圖資源使用狀況 換表查看資源涉及的工時/成本等分類信息,

21、65,細看每個資源的使用狀況,視圖-資源圖表 共有8種類型的資源圖 最大資源量資源需求曲線 工時資源工作量分布圖 累計工時資源累計工作量圖 資源過度分配超分配圖資源超量數(shù)值分布 資源分配工時分配百分比圖(使用效率) 剩余可用性資源還可分配的工時 成本資源成本分布圖 累計成本資源累計成本分布圖,66,成本能不能再低點？,毛主席的教導記心上：多、快、好、省 減少任務數(shù)量（偷工減料） 用更便宜的資源（不吃草的馬最好） 降低管理成本（推薦） 減少風險預算（謹慎）,用Project計劃項目,一、制定項目進度 二、分配項目資源 三、確定成本預算,67,四、總覽項目計劃 五、優(yōu)化項目計劃 壓縮工期 調(diào)整資源

22、 降低成本 六、審批并保存計劃,68,交流項目計劃視圖,甘特圖 網(wǎng)絡圖 日歷視圖,69,他不用Project，我們怎樣交流計劃？,打印報表 總覽報表：項目摘要，里程碑 成本報表：現(xiàn)金流量，預算報告 工作分配報表：誰在何時做什么？ 工作量報表：任務分配狀況，資源使用狀況 照像，存為圖片,70,老板批準了我的計劃!,保存項目計劃 保存比較基準 為計劃做備份，保存工作成果,71,用Project計劃項目,一、制定項目進度 二、分配項目資源 三、確定成本預算,四、總覽項目計劃 五、優(yōu)化項目計劃 六、審批并保存計劃,成果： 項目管理計劃 比較基準,72,項目開工了！,我們正在哪里？ 我們應該到達哪里？

23、我們走的軌道符合原計劃嗎？ 我們向哪里走？ 我們還有多遠沒有走完？ 走岔道了該怎么辦？ 焦點關(guān)注：日程進度、成本控制、風險防范,項目執(zhí)行與跟蹤,73,動態(tài)跟蹤控制策略和方法,設計一個最優(yōu)的跟蹤計劃 建立一項嚴格的跟蹤制度 定時采集項目的信息 分析進展引起的變化 根據(jù)實際重新做優(yōu)化,74,75,采集實際數(shù)據(jù)信息,意義：為項目計劃更新提供數(shù)據(jù) 實際數(shù)據(jù)內(nèi)容：實際開始日期、實際完成日期、完成百分比、實際工期、剩余工期、工時完成百分比、實際工時、剩余工時、實際成本等 進度與成本同時跟蹤：甘特圖跟蹤,76,怎樣輸入實際數(shù)據(jù),跟蹤任務：跟蹤甘特圖視圖，選定任務名稱，打開 “更新任務”對話框，按實際填寫 跟

24、蹤資源：任務分配狀況視圖：選定資源名稱，打開“工作分配”對話框，進入“跟蹤” ，按實際填寫,77,跟蹤實際任務進度,更新任務進度，四種方法： 更新“完成百分比” 更新“實際開始日期”與“實際完成時間” 更新“實際工期”與“剩余工期” 批量更新項目 操作方法：選定任務后，單擊跟蹤工具欄上的“更新任務”按鈕，打開“更新任務”對話框,78,1. 以百分比形式更新任務進度,完成百分比=實際工期/工期 操作方法： 直接在“完成百分比”框中填寫百分比值 按“確定“后，實際工期/剩余工期信息自動更新,79,2. 輸入任務的實際開始日期和完成日期,適合于已完成的任務 操作方法： 填寫“開始”和“完成”后，按“

25、ok”. 任務完成百分比/實際工期/剩余工期信息自動更新,80,3. 輸入任務的實際工期,已知任務已進行的天數(shù)且確認任務按計劃進行。 操作方法： 直接輸入“實際工期”值 實際開始日期/完成百分比/剩余工期信息自動更新 若輸入的實際工期大于排定工期，Project將原日程排定工期更新為實際任務工期，將任務的剩余工期更新為0，將任務完成百分比設為100%； 如果認為任務將會提前或落后于原計劃完成，可以在“剩余工期”框中輸入一個新值。,81,使用工時表更新實際工時,使用時間分段表來跟蹤實際工時，適合于按天或按周更新項目 操作方法： 甘特圖/“工時”表 直接在“實際工期”和“剩余工期”中輸入實際工時。,82,4. 快速更新項目的進度,項目中任務如期進行或完工,希望一次性更新項目。 操作方法： 甘特圖視圖選定任務，若是對項目，則不要選擇任何任務。 工具/跟蹤/更新項目，自動按日程比例更新進度,83,“更新項目”對話框,選擇“將任務更新為在此日期完成”，輸入要更新進度的日期。結(jié)果：Project將項目狀態(tài)日期設為“將任務更新為在此日期完成”框中的日期。