上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知PPT課件

1、.,1,上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知,畢業(yè)研究生歸檔指導(dǎo),.,2,上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知是交大醫(yī)學(xué)院檔案館根據(jù)國家教委（87）第16號文件關(guān)于加強高等學(xué)校檔案工作的幾點意見的通知的精神，結(jié)合我校具體情況，經(jīng)過研究生院協(xié)商所制定的歸檔要求。 在歸檔須知中提出了針對畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作的要求及來館歸檔時的建議。 制定歸檔須知的目的是為了指導(dǎo)研究生歸檔準備工作，規(guī)范歸檔材料，避免研究生在歸檔過程中重復(fù)作業(yè)，縮短研究生歸檔所需時間，保證研究生歸檔工作的順利進行。,.,3,上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生檔案歸檔須知,畢業(yè)研究生來館歸檔事宜,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,注意事項,

2、.,4,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,2、研究生前期培養(yǎng)材料（培養(yǎng)手冊）,3、答辯論文裝訂本和論文光盤,4、答辯決議書原件（蓋培養(yǎng)單位紅章）,1、實驗原始記錄,5、檢索卡片,6、上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院研究生辦理離校手續(xù)單,.,5,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,記錄內(nèi)容,導(dǎo)師簽名,編寫頁碼,實驗原始記錄,.,6,記錄內(nèi)容,為撰寫畢業(yè)論文所做研究中形成的全部實驗原始記錄,包括各類臨床觀察報告、調(diào)查問卷、實驗數(shù)據(jù)單（如心電圖、腦電圖、化驗單等）、圖紙、圖表、照片、X光片、程序框圖等; 封面填寫完整，包括論文標(biāo)題、起始日期等。,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,.,7,導(dǎo)師簽名,研究生科研記錄簿

3、上必須有導(dǎo)師或?qū)熃M成員每三個月檢查一次的親筆簽名； 為保證實驗記錄的有效性，建議導(dǎo)師簽名手寫； 簽名簽在首頁的原始記錄審核表上或者內(nèi)頁的實驗記錄中。,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,.,8,編寫頁碼,頁碼編寫在記錄紙正面右上角或反面左上角； 從第一頁開始，在每一頁上均用黑色水筆編上統(tǒng)一的順序號作為頁碼，包括原始記錄審核表、目錄、書寫有內(nèi)容的記錄紙以及記錄簿中所有與實驗相關(guān)的紙條和照片等（無內(nèi)容的空白頁無需編寫頁碼）；,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,第一頁,.,9,編寫頁碼,粘貼的紙條或照片每一張算一頁，其頁碼寫在紙條或紙條旁邊的空處； 實驗記錄簿下方印制的頁碼與歸檔

4、時編寫的頁碼無關(guān)，必須按照檔案館的要求重新編寫；,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,.,10,按照順序依次編寫頁碼,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,.,11,編寫頁碼,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,如果此頁沒有任何記錄，只有粘貼的紙條，那就只需編寫粘貼上的紙條。,.,12,編寫頁碼,如果實驗數(shù)據(jù)全部記錄在電腦中，則將數(shù)據(jù)統(tǒng)一打印在A4紙上，整理編號，并由導(dǎo)師簽字確認后，和科研記錄簿一起帶到檔案館，統(tǒng)一裝訂。,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,實驗原始記錄,.,13,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,1、培養(yǎng)手冊（學(xué)歷研究生）,2、培養(yǎng)材料（同等學(xué)力等沒有培養(yǎng)手冊的研

5、究生）,研究生前期培養(yǎng)材料（培養(yǎng)手冊）,.,14,培養(yǎng)手冊（學(xué)歷研究生）,按照研究生院要求填寫完整，包括封面；,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,研究生前期培養(yǎng)材料,.,15,培養(yǎng)手冊（學(xué)歷研究生）,從目錄后的基本情況開始編寫第一頁，粘貼的紙條和表格同樣按照順序編寫頁碼，方法參照實驗原始記錄。 沒有記錄也沒有粘貼紙條的空白頁無需編寫頁號。,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,研究生前期培養(yǎng)材料,第一頁,.,16,培養(yǎng)手冊（學(xué)歷研究生）,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,研究生前期培養(yǎng)材料,此頁已有記錄，故本身要編一個頁號，粘貼上的兩張紙條，按照順序繼續(xù)編寫。,如這頁本身沒有記錄，只有粘貼紙條，那就只給紙條編

6、頁號。,.,17,培養(yǎng)手冊（學(xué)歷研究生）,將蓋有培養(yǎng)單位紅章的答辯決議書原件夾在培養(yǎng)手冊最后一頁，同時根據(jù)順序編寫頁號。,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,研究生前期培養(yǎng)材料,.,18,培養(yǎng)材料（同等學(xué)力等沒有培養(yǎng)手冊的研究生）,準備培養(yǎng)計劃、開題報告、答辯決議書原件（需蓋有培養(yǎng)單位紅章） ； 開題報告按照研究生院要求，包含開題申請表、設(shè)計任務(wù)書、開題報告及記錄； 按照上述順序排序整理，逐頁編寫頁碼； 編號方法參照實驗原始記錄 。,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,研究生前期培養(yǎng)材料,.,19,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,答辯論文裝訂本和論文光盤,答辯論文裝訂本 最終印刷成冊的論文一本。,論文光盤

7、光盤中只刻錄答辯論文，并標(biāo)注姓名、學(xué)號、專業(yè)和答辯論文題名； 統(tǒng)一使用培養(yǎng)單位的中號信封裝光盤； 信封上同樣寫明姓名、學(xué)號、專業(yè)和答辯論文題名； 信封不要封口，也不要粘在論文本上。,.,20,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,答辯決議書,歸檔應(yīng)使用答辯決議書原件；蓋培養(yǎng)單位、科室或研究生 院公章； 原件上必須蓋有培養(yǎng)單位公章。,.,21,畢業(yè)研究生來館歸檔前準備工作,檢索卡片,根據(jù)個人情況，嚴格按照卡片要求內(nèi)容填寫，字跡端正； 填寫內(nèi)容統(tǒng)一使用黑色水筆，不可用藍黑色水筆； 案卷號、密級不用填寫，歸檔時由檔案館統(tǒng)一給予。 卡片背面需要填寫論文簡介，200字左右； 簡介允許用打印件裁剪至表格相同大小，粘貼上去；,.,22,畢業(yè)研究生來館歸檔事宜,1、時間 歸檔時間：論文答辯后一周內(nèi)； 接待時間：周一至周五，上午08：0011：00 下午13：3016：00 2、地點 醫(yī)學(xué)院老紅樓三樓檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)室。 3、聯(lián)系電話：63846590*776413,.,23,注意事項,實驗記錄建議用黑色水筆書寫，字跡端正，圖樣清晰，左側(cè)留出裝訂線； 圖紙、圖表、照片和X光片等用膠水或膠帶粘貼在記錄紙上， 禁止用金屬制品裝訂； 編寫頁碼要仔細，不要跳號、漏號； 歸檔時請自帶黑色水筆，以免耽誤不必要的時間； 每天盡早來館歸檔，以免由于排隊等待人數(shù)過多，而導(dǎo)致無法在當(dāng)天完成歸檔； 來檔案館歸檔前可在研