項目品質(zhì)管理與績效管理(ppt 126頁).ppt

1、,項目品質(zhì)管理,戴明品質(zhì)管理,PDCA循環(huán)的步驟和方法,戴明品質(zhì)管理,品質(zhì)管理：戴明環(huán)-PDCA的八個步驟,改善與維持,P,C,A,D,SDCA：標準化 S：Standardize 標準化 D： Do 執(zhí)行 C：Check 檢查 A：Action 糾正或修正,PDCA：合理化 P：Planning 改善計劃 D：Do 實施 C：Check 防漏 A：Action 再改善,戴明品質(zhì)管理,QC七大手法：戴明的七種圖形 因果圖 流程圖 帕雷多圖 趨勢圖 分布圖 直方圖 管制圖,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,因果圖：魚骨圖（石川圖）之心智圖法,問題,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,因果圖：魚骨圖（石川圖）之

2、心智圖法,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,因果圖：因果圖開展（戰(zhàn)略擬定）,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,流程圖：決定流程進展方向,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,帕雷多圖：導致遲到的幾種情況,問題的解決（帕雷特圖）,項目的計劃階段,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,趨勢圖,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,分布圖,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,管制圖,可容許上限,可容許下限,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,直方圖,戴明品質(zhì)管理QC七大手法：,直方圖:分布狀況,項目資源管理,項目資源種類,人 時 地 物 錢 客戶 信息 技術,必要資源 需要資源 關鍵性資源,項目資源需要性分析,若缺乏此資源將嚴重影響項目執(zhí) 行成效 相對稀少

3、的資源 具策略意義的資源 具指標意義的資源,關鍵性資源定義,高級技術專家 具決定權(quán)主管 營運資金 關鍵機具,組織常見關鍵性資源,項目資源預計表,項目資源預計表,兼具效益性與成本性 使資源能夠加值 先思考資源來源，再思考資源數(shù)量 運作經(jīng)驗需進入知識管理體系 資源運用結(jié)束需立即歸位 以組織總體運用成效為原則,項目資源運用原則,項目成本管理,競爭越來越劇烈 核心優(yōu)勢差距越來越小 調(diào)整速度越來越一致 運營規(guī)模越來越一致 客戶要求越來越高 超額利潤越來越不存在,企業(yè)營運現(xiàn)實,計劃性要強 執(zhí)行力要高 成本管控要嚴謹 運作效益要高 速度要快,生存必須之能力調(diào)適,預算的重要性,能預見活動規(guī)模與效益 能預見困難

4、并事先調(diào)整 能強化對于企畫的掌握 便于相關單位溝通協(xié)調(diào) 有利于預先作資源調(diào)度 能調(diào)整工作的優(yōu)先級,失敗的預算編列概念,盡可能多編一些 船到橋頭自然直 控制越緊越好 仿造以前的編列數(shù)字 憑想象瞎編 每隔一段時間調(diào)整一次,不誠實 不仔細 不專業(yè) 不現(xiàn)實 不規(guī)范,成本估算可能弊端,項目風險管理,人生不如意事，十之八九 天有不測風云，人有旦夕禍福 計劃趕不上變化 作最壞的打算 作最好的準備 多一分準備，少一分損失,項目風險定義,非計劃中事件影響 經(jīng)驗值推估之可能變化 對項目結(jié)果有重大影響 風險管理與項目成效息息相關,項目風險定義,項目可行性研究 項目實戰(zhàn)仿真報告 SWOT分析 建立項目風險預應系統(tǒng),項

5、目執(zhí)行風險評估,確實遵守項目執(zhí)行計劃進度表 項目執(zhí)行進度檢討會議 建立項目異常容忍最大極限 靈活應用職能組織響應項目風險,項目風險預應系統(tǒng),月球探險歷險記-角色分析,團隊進行中每位成員的角色 觀察者: 監(jiān)督者: 追隨者: 專 家: 影響者: 領導者:,項目團隊溝通技巧,溝通的重要性,心理學家Erick Fromm 每個人都有與他人溝通的需要 人類利用溝通克服孤單隔離之苦 人有與他人分享思想與感情的需要 人需要被了解也需要了解別人,1.單向溝通 2.雙向溝通 3.多向溝通.,溝通的方式,1.文字內(nèi)容 7% 2.肢體語言 55% 3.聲音語調(diào) 38%,口語表達要素,口語表達練習,在一個的夜晚 小燕

6、與他的 的走在回家的路上,1.肢體大小 2.身體動作 3.表情應用 4.聲調(diào)變化,口語表達注意要項,5.適當停頓 6.用詞效果 7.善用證據(jù) 8.口齒清晰,傾聽反應測驗,孤芳自賞的專家 項目經(jīng)理與職能經(jīng)理的爭執(zhí) 項目團隊與配合團隊之爭執(zhí) 資源、進度配置方法之不同,項目團隊常見的溝通困難,思考與討論,項目經(jīng)理需要哪些溝通技能？ 傾聽、談判、說服、洞察力、交流、敏感度、表達能力、應變能力、幽默感、感染力、贊美、親和力、誘導與引導、聲音語調(diào)、肢體語言、表情豐富、環(huán)境選擇,項目衝突管理,項目經(jīng)理與運營職能經(jīng)理角色的比較,項目各方當事人之間的聯(lián)系,投資方 （股東）,貸款方 （銀行）,設計師,業(yè) 主,咨詢

7、 顧問,承包商,監(jiān)理 工程師,供貨商,投資協(xié)議,貸款協(xié)議,設計合同,咨詢合同,承包 合同,供貨 合同,沖突之定義,開始于一方察覺到另一方已經(jīng)或?qū)⒁钃纤P心的事情之過程 信念、感覺、行為、目標之沖突 規(guī)章、法律、合同之制約與保護,項目沖突管理,項目執(zhí)行過程常見的沖突 職能單位與項目單位之沖突 與外包商之沖突 優(yōu)先級抉擇之沖突 技術意見之沖突 做事理念之沖突,沖突管理基本原則,人心不同，沖突難免 適度的沖突，可以激活創(chuàng)意 盡可能對事不對人 別在憤怒狀況作決定 別把話講死 以理性面對雙方的情緒,沖突管理基本原則,著重集體利益而非個人立場 尋求雙贏方案 堅持客觀標準,項目經(jīng)理人管理技巧,領導技能,

8、如何授權(quán),權(quán)力與責任都要給 清楚告知期待與規(guī)范 約定回報方式與完成期限 給予必要之資源與支持 刺激思考而非直接給答案 不干涉部屬工作方式 給予督導與鼓勵,如何養(yǎng)猴子,與部屬共同確認需喂養(yǎng)的猴子 協(xié)議檢討猴子生存狀況的方式與時間 分析、決定需射殺的猴子 必要時調(diào)整猴子的排序 讓部屬說明猴子喂養(yǎng)心得,新時代領導者的角色,Leader,良師,教練,益友,韓愈-師者：傳道、授業(yè)、解惑者也,益者三友：友直、友諒、友多聞,識人之明、用人之長、激發(fā)團隊,出自陳怡安博士,項目經(jīng)理基本技能,職責相關專業(yè)知識 管理專業(yè) 知人、識人、用人之能 工作教導能力 工作改善能力 團隊激發(fā)能力 自我紀律,領導與管理的十二項迷

9、思,參與 VS 參加 授權(quán) VS 控制 創(chuàng)新 VS 習慣 經(jīng)驗 VS 專業(yè) 團隊 VS 團體 伙伴 VS 官僚 EQ VS IQ 對方 VS 自己,激勵 VS 嚴厲 個性 VS 制式 雙向 VS 單向 溝通 VS 指示,現(xiàn)代主管都犯了管理過度、領導不足的毛病 John Kotter,員工行為判斷基準 個人效能意愿X能力,請想想以下問題,你認為你的部屬工作愉快嗎？ 在你的部門內(nèi)，能否經(jīng)?？匆妴T工的笑容？ 你覺得他們背后會如何形容你？ 你認為他們的工作成效如何？ 你以擁有這些部屬為榮嗎？你的部屬呢？ 他們的主動性與積極性如何？ 你認為你們是一個團隊嗎？ 你能清楚說出每一位部屬的家庭、個性與嗜好嗎？

10、,影響工作意愿的因素,個人因素 組織因素 家庭因素 社會因素,思考與討論,何種情況下，項目團隊成員意愿會變動？ 薪資變遷、周圍氛圍、項目經(jīng)理更換、項目團隊成員更換、目標變化、難度變化、資源未到位、項目遇到困難、項目團隊意見紛歧、失去支持與保障、資金短缺、企業(yè)領導或遠景變動、看不到項目希望、項目取消,項目經(jīng)理人管理技巧,決策技能,成敗的起點 行動的依據(jù) 效能的保證,決策的重要性,決策的風格,1.運用思考 2.動作快、事必躬親 3.攻擊力強、控制欲強 4.不用討論、直接指派,公牛型風格,1.靠直覺 2.看機會、不看問題 3.行動力強、虎頭蛇尾 4.喜歡討論、激發(fā)熱情,老鷹型風格,1.喜歡思考 2.

11、分析性強 3.冷靜不沖動 4.踩煞車,獵犬型風格,1.憑感覺 2.喜歡討論、可否決 3.以和為貴,蜜蜂型風格,過程或結(jié)果 外向或內(nèi)向 人際或事情 主觀或客觀 清晰或模糊 快速或緩慢,總結(jié),可以與不可,1.匆忙的：急就章 2.逃避的：慢郎中 3.瞎眼的：誤判信息 4.假設錯誤,決策的誤區(qū),5.目標錯誤（發(fā)臭的池子） 6.跳躍推論（加班與增加人員） 7.線性思考（每次都對的錯誤） 8.固有偏見（男人都一樣）,決策的誤區(qū),丟銅板 檢查表 十等級法 加權(quán)指數(shù)法 矩陣法,決策的工具,項目經(jīng)理人管理技巧,培育技能,為什么培育部屬,主管的職責 提高生產(chǎn)力/創(chuàng)造業(yè)績 分擔工作 經(jīng)驗傳承 提高自己的工作效率 留

12、住好人才/儲備人才/培育接班人,培育的范圍,Training,態(tài)度,知識,技能,工作教導,將知識或技能傳授給別人的有效方法 簡單、分段易學 正確、安全學會 略分為兩類： On -the-Job Training 督導人員在工作現(xiàn)場教育、訓練部屬 Off-the-Job Training 由教育訓練單位統(tǒng)籌之工作場所外的研習,工作教導的目的,維持生產(chǎn)過程的高質(zhì)量與低成本 讓部屬有能力、信心 減少浪費：不合格品、成品補修、重做 減少意外災害 減少工具、設備的損壞 讓督導人員減少負擔 對方?jīng)]有學會，是因為我沒有教好！,工作教導四階段法,學習前準備 我說給你聽我做給你看 讓你做做看 成效追蹤,項目經(jīng)理

13、人管理技巧,有效激勵,常見的激勵迷思,資源不在我手上，我心有余而力不足 物質(zhì)的激勵是最好的激勵方式 我太忙了，沒空常做激勵 大家工作那么久了，他們應該了解我對他們的信心與期待 每年年終不是都有年終考績與獎金嗎？ 要做到公平實在很難,士氣激勵的原則,需要與行為 需要目標導向的行為需要的滿足 馬斯洛的需要層級論 生理需求 安全需求 社會需求 自尊需求 自我實現(xiàn)需求,常見的激勵手法,正式激勵 加薪與晉升 賦予更重要職責 公開表揚 給予教育訓練機會 非正式激勵 不經(jīng)意的嘉許 肢體的適當接觸 授予主辦活動之責 真心的對話,項目績效管理,項目檢驗績效方向,實際運作績效 時間符合度 成本控制度,Qualit

14、y 質(zhì)量 Cost 成本 Delivery 交期 Moral 士氣 Safety 安全 Service 服務,目標涵蓋,請寫下2004年個人的三項目標,生活： 工作：,A P C D,確立目標與方針,作業(yè)過程再檢核,尋找真因,教育訓練,防止再發(fā)與標準化,對策成效確認,確立解決對策,執(zhí)行工作計劃,建立績效指標,設定工作計劃,管理實務運作,目標管理的SMART法則,請依SMART法則調(diào)整2004年目標,生活： 工作：,你的項目目標為何？,目標管理式的績效管理程序,檢討公司績效,公司的共同目標 績效衡量方法,部門特定目標 及衡量方法,主管為部屬列出目標及衡量方法,部屬提出目標及 對工作的衡量方法,雙

15、 方 同 意,根據(jù)設定目標及衡量方法定期檢討成果 回饋,期 末 檢 討 部 屬 成 果,提供新信息,去掉不適合目標,項目成果報告,依部門別作分析,項目計劃 當初是如何計劃該項目的？,誰該對初始計劃負責？ 當初是如何運作的？由哪些人負責？ 當初該項目的定義是否明確？ 是否有書面的計劃書？ 當初該項目計劃是如何進行討論的？ 成效如何？,項目計劃 該計劃是否妥善？,該計劃是否妥善？ 優(yōu)點與不足之處 該計劃是否不切實際？ 該項目的進展情形？ 其中所經(jīng)歷的變更是好還是壞？ 這些變更對該項目的影響？ 建議改善之處： 提出具體的建議,研究與發(fā)展（R&D）部門 當初對R&D經(jīng)營方式,當初是如何經(jīng)營該項目的R&

16、D? 有多少小組、多少人與報告架構(gòu)等。 成效如何？改善之處？ R&D小組的溝通情況如何？ 溝通方式與時效等。 成效如何？,研究與發(fā)展（R&D）部門 R&D的效力與效能如何？,提出與解決技術性問題 該議題是否及時提出？ 這些問題是否妥善解決？ 哪些可行？哪些不可行？當初是否可有改善之處？ 預估與執(zhí)行 當初的預估是否與實際情況相符合？ 如何做正確預估？ 預估錯誤的原因？,項目管理的方式,會議：參與者/何時/多久 成效如何？ 溝通:參與者/何時/多久 成效如何？ 變動：追蹤與溝通方式 成效如何？ 其它方式: 電子郵件、計劃表、數(shù)據(jù)庫與報告等。,項目文檔管理,檔案工作的原則,檔案文件系統(tǒng)化 檔案工作制

17、度化,檔案管理之制度,集中管理制 分儲管理制 混合制,檔案管理的分類方法,性質(zhì)分類法 字母順序分類法 筆劃順序分類法 地理分類法 號碼分類法 時間分類法 顏色管理分類法 符號分類法,性質(zhì)分類法,又稱標題分類法或科目分類法, 即依照業(yè)務性質(zhì)或組織部門分類, 如依人事、財務、營銷、企劃等部門或性質(zhì)分類, 此一分類法較適用于組織或業(yè)務龐大的公司, 優(yōu)點為檔案簡明清楚.,字母順序分類法,系將歸檔文件以所屬單位名稱或負責人之姓名,根據(jù)英文字母先后順序排列, 歸順適當?shù)臋n案夾. 此一分類最直接也最簡單, 快捷方便.,筆劃順序分類法,以中文字的筆劃數(shù)處理的分類方式, 依單位名稱的第一個字或負責人姓氏筆劃順序

18、歸檔.,地理分類法,以顧客的所在地為基準, 依地域位置,同一洲, 國家,省, 市的資料集中歸檔. 可依由北到南的順序分類, 適用于大企業(yè)在各地的分公司數(shù)據(jù), 依地理位置順序歸檔.,號碼分類法,號碼分類法是在文件分類后, 編上號碼, 再依其號碼予以歸檔, 使用時只需查看目錄上的號碼, 再根據(jù)號碼調(diào)閱文件數(shù)據(jù)即可. 此分類法較適用于醫(yī)療院所之病歷數(shù)據(jù)管理, 或顧客類別為一般消費者時, 以身份證號碼, 電話號碼為代碼之數(shù)據(jù)保存方式. 如果交易對象為法人之顧客, 也可以用該公司的統(tǒng)一編號為歸檔依據(jù).,時間分類法,是指不論文件的性質(zhì)及類別, 僅依交易日期, 發(fā)信日期或收件日期的時間順序存放.,顏色管理分

19、類法,大都使用于公司成立數(shù)據(jù)中心時, 因檔案數(shù)量眾多, 利用檔案夾本身顏色來區(qū)分類別, 如人事部使用綠色檔案夾, 財務部使用黃色檔案夾, 貿(mào)易部使用藍色, 其次可再于檔案夾加上色標來標示.,檔案保存及銷毀,1.永久保存類 2.定期保存類 (1)保存十年 (2)保存五年 (3)保存三年 (4)保存一年,項目結(jié)案與移交,項目結(jié)案與移交,有開始一定會有結(jié)束 讓短暫之項目導入長期之正式機制 結(jié)案之認定由項目經(jīng)理、項目團隊、委托單位共同認定 移交過程需保留相關書面記錄 項目團隊需確保移交后正常運營,項目終止之狀況,項目目標已達成 項目實質(zhì)工作停止或停滯 項目已無限期拖延 資源移轉(zhuǎn)至其它項目 項目經(jīng)理不得高層主管之信任 項目原先預設之環(huán)境發(fā)生中大改變,項目終止之類型,絕對性終止（目標已達成或確定失?。?附加性終止（原項目獨立成一正式新組織） 整合性終止（原項目工作并入職能組織內(nèi)） 自毀性終止（經(jīng)費短缺或重要人員流失）,項目成功之關鍵因素,項目任務與目標明確 高層持續(xù)支持 項目實施計劃完善 項目團隊成員優(yōu)秀且成熟 關鍵性資源不虞匱乏 風險預估與問題處理能力強 項目目標符合市場與公司發(fā)展需要 項目信息傳遞渠道暢通,項目失敗之可能原因,項目任務與目標不明確或倉促決定 高層異動或失去支持 項