貨幣兌換有限公司兌換水單管理制度模版

1、天津zz貨幣兌換有限公司兌換水單管理制度1 總則1.1 管理目的為了加強(qiáng)對zz內(nèi)部之間及公司與客戶之間的業(yè)務(wù)憑證的管理，加強(qiáng)對外幣兌換交易的管理監(jiān)督，按照外匯局的要求留存兌換水單信息，特此制定兌換水單管理制度。1.2 使用范圍本制度適用于zz現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部全體員工。1.3 監(jiān)管措施天津zz貨幣兌換有限公司所有的業(yè)務(wù)單據(jù)，受現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部及相關(guān)部門的多重監(jiān)控。2 外幣兌換水單2.1 水單內(nèi)容2.1.1 外幣兌換水單（以下簡稱為“兌換水單”）由現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部嚴(yán)格按照國家外匯管理局的相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一設(shè)計格式。2.1.2 兌換水單內(nèi)容參見下圖。2.1.3 兌換水單復(fù)核：2.1.3.1 復(fù)核限額劃分新員工入職后滿3個月

2、可視為成熟員工，成熟員工辦理業(yè)務(wù)兌換金額超過等值8000元人民幣需經(jīng)第二人復(fù)核。新招員工上崗后一個月內(nèi)每筆兌換業(yè)務(wù)不論金額大小均需第二人復(fù)核。所有復(fù)核人簽字寫至水單下方空白處。2.2 水單印制、申領(lǐng)、核銷2.2.1 水單印制各門店經(jīng)理統(tǒng)計兌換水單需求量，并以郵件形式報送門店業(yè)務(wù)中心，經(jīng)總部郵件批復(fù)后，由門店經(jīng)理呈報采購預(yù)算公文在公文中注明印制水單印制號段并按照總部規(guī)范模板自行聯(lián)系廠家進(jìn)行水單印制。應(yīng)外匯局管理要求，兌換水單在印制時需具備水單編號，且兌換水單需連號使用。印制完畢后，各門店經(jīng)理負(fù)責(zé)接收印制的空白水單并登記保管。2.2.2 水單申領(lǐng)各網(wǎng)點(diǎn)統(tǒng)一由門店經(jīng)理安排店面水單的申領(lǐng)工作，應(yīng)準(zhǔn)確填

3、寫交接記錄。詳見附件1：zz水單印制及領(lǐng)用表2.2.3 水單核銷各營業(yè)店面依照國家外匯管理局個人本外幣兌換特許業(yè)務(wù)試點(diǎn)管理辦法對已使用的水單進(jìn)行核銷及歸檔保管，以便后續(xù)申領(lǐng)工作。2.3 水單使用2.3.1 各營業(yè)店面每日使用水單應(yīng)填寫水單使用登記表（附件2），兌換水單應(yīng)連續(xù)編號，不得重復(fù)使用，同本水單不得跳號使用。2.3.2 兌換水單一式三聯(lián)，第一聯(lián)（即白色聯(lián)水單）為網(wǎng)點(diǎn)留存聯(lián)，第二聯(lián)（即粉色聯(lián)水單）交予客戶，第三聯(lián)（即藍(lán)色聯(lián)水單）上繳分公司計劃財務(wù)部。2.3.3 兌換水單填制應(yīng)完整記錄每筆兌換業(yè)務(wù)的明細(xì)，加蓋業(yè)務(wù)專用章，并交客戶簽字確認(rèn)。2.3.4 兌換水單原則上必須全部機(jī)打，保證字跡清楚。

4、若有特殊情況需手寫水單，告知該網(wǎng)點(diǎn)當(dāng)班負(fù)責(zé)人，經(jīng)門店經(jīng)理同意后，方可執(zhí)行手工填寫水單。2.3.5 手工填寫水單應(yīng)保證字跡清楚，不得有涂改現(xiàn)象，統(tǒng)一使用黑色簽字筆填寫，事后應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)水單補(bǔ)錄，補(bǔ)錄系統(tǒng)后，將原有手寫水單置于新使用水單后放置，作為實際兌換交易憑證，在新錄入水單下方空白處上注明“因系統(tǒng)問題補(bǔ)錄水單”字樣，兩套水單均需加蓋業(yè)務(wù)章，但新錄入水單無需客戶簽字，空白即可。兩套水單應(yīng)保證所有信息準(zhǔn)確無誤，如存在差異，將視為擅自修改或偽造水單，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。2.3.5.1 手工填寫水單原則網(wǎng)點(diǎn)在發(fā)生以下情況時，方可使用手工填寫水單。2.3.5.1.a 兌換系統(tǒng)可正常操作，但打印機(jī)出現(xiàn)異常，

5、無法正常打印水單；2.3.5.2 手工填寫水單規(guī)范填寫水單時，應(yīng)與機(jī)打水單保持一致。2.4 水單存放與管理2.4.1 各營業(yè)店面如需領(lǐng)用業(yè)務(wù)水單時，需向門店經(jīng)理提出領(lǐng)用申請，并填寫水單印制及領(lǐng)用表。2.4.2 各營業(yè)店面對水單進(jìn)行統(tǒng)一保管，同時登記外幣兌換水單使用表格，記載庫內(nèi)水單存儲現(xiàn)狀和水單使用增減變動情況，并由各門店負(fù)責(zé)人指派人員負(fù)責(zé)水單領(lǐng)用的記賬、審核和保管。2.4.3 兌換水單上每聯(lián)都需要加蓋公司業(yè)務(wù)章，業(yè)務(wù)章需保證清晰可辨，如無印章或印章不清晰需重新加蓋公司業(yè)務(wù)章。2.4.4 第一聯(lián)（即白色聯(lián)水單）作為網(wǎng)點(diǎn)留存聯(lián)，作為業(yè)務(wù)審查依據(jù)，每筆兌換水單應(yīng)與相對應(yīng)的個人結(jié)售匯系統(tǒng)通知書共同裝

6、訂，如境內(nèi)個人購匯業(yè)務(wù)裝訂時需附加客戶購匯申請書，裝訂封面應(yīng)注明裝訂的水單編號、業(yè)務(wù)日期、裝訂人，每本水單以50-100份連號裝訂。使用過的水單不得轉(zhuǎn)讓、出售,需保存3 年備查，相關(guān)電子記錄長期保存。2.4.5 第二聯(lián)（即粉色聯(lián)水單）交予客戶，作為我司與客戶之間業(yè)務(wù)的憑證，當(dāng)境外個人需要辦理當(dāng)日累計等值1000 美元以上5000 美元（含）以下未用完人民幣的兌回業(yè)務(wù)時，我司需審核其在我司辦理兌入業(yè)務(wù)時的水單憑證，確認(rèn)兌回幣種與原兌入幣種相同，兌換金額不超過原兌入金額且原兌入水單憑證未超出24個月的有效期，收回的原兌入水單與新兌回水單第一聯(lián)一并保存。2.4.6 第三聯(lián)（即藍(lán)色聯(lián)水單）上繳分公司計

7、劃財務(wù)部，作為營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)的財務(wù)原始憑證。按照計劃財務(wù)部要求每月定期上交，交接需填寫單據(jù)交接單(附件3)。3 作廢水單管理3.1 作廢原則作廢水單分為客觀因素造成水單作廢、主觀因素造成水單作廢?？陀^因素包括因顧客修改原有交易信息或顧客取消兌換交易，導(dǎo)致外幣兌換水單作廢處理，主觀因素包括因經(jīng)辦人員輸入交易信息有誤，外幣兌換水單與實際交易存在誤差，在原有打印水單上進(jìn)行人工修改、涂抹，導(dǎo)致外幣兌換水單作廢處理。3.2 作廢水單處理原則由于顧客取消交易而造成的水單作廢第二聯(lián)顧客留存聯(lián)應(yīng)向顧客申請收回以保持兩聯(lián)完整，將其右上角做剪角處理且每聯(lián)都需加蓋“作廢”章，在第一聯(lián)注明作廢原因，由店面當(dāng)班負(fù)責(zé)人簽字

8、確認(rèn)，并在外幣兌換系統(tǒng)中取消該筆兌換交易，無需打印撤銷水單，只需將原作廢水單剪角，按編號連號保存，每筆作廢水單均需填寫作廢水單登記簿。如發(fā)生第二聯(lián)顧客留存聯(lián)無法及時回收，導(dǎo)致三聯(lián)水單不齊，應(yīng)在作廢水單當(dāng)日，以郵件形式，將原因注明上報至門店經(jīng)理，門店經(jīng)理應(yīng)調(diào)查其原因真實性，確認(rèn)無誤后，在郵件中注明調(diào)查結(jié)果并上報至zz現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部門店業(yè)務(wù)中心備案。同時，店面員工應(yīng)及時填寫作廢水單登記表如被疑似員工擅自修改已完成的交易記錄，現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部門店業(yè)務(wù)中心有權(quán)對作廢水單進(jìn)行調(diào)查核對，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)無作廢原因、偽造作廢水單或原因解釋不清的，將對經(jīng)辦人、復(fù)核人及門店經(jīng)理進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.3 作廢水單管理作廢水單應(yīng)于當(dāng)日下

9、班前及時登記作廢水單登記表（附件4），作廢水單與正常業(yè)務(wù)水單一同按編號連號保存，保管期限為3年。4 處罰管理4.1 錯誤使用水單條例4.1.1 兌換水單不完整（無客戶簽名、無業(yè)務(wù)章或業(yè)務(wù)章不清晰、超過復(fù)核限額無復(fù)核人簽字、手寫水單不規(guī)范、手寫水單與補(bǔ)錄水單不匹配、作廢水單不完整）；4.1.2 擅自修改或偽造水單或者未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用水單；4.1.3 未經(jīng)批準(zhǔn)擅自嚴(yán)重銷毀公司兌換水單、兌換水單無法依規(guī)保存三年；4.1.4 未經(jīng)批準(zhǔn)擅自將水單客戶信息告知于非公司員工。4.2 處罰原則水單作為我司各項業(yè)務(wù)的憑據(jù)，應(yīng)妥善使用及管理，凡違反規(guī)定的將被視為違紀(jì)行為，因水單錯誤造成長短款問題，應(yīng)依照現(xiàn)鈔管理制

10、度中長短款內(nèi)容進(jìn)行處罰。4.2.1 各門店以自然月為單位，凡兌換水單出現(xiàn)上述第1條錯誤，且出錯率超過當(dāng)月水單使用數(shù)量1%的門店，均給予錯誤水單經(jīng)辦人及所屬店面負(fù)責(zé)人通告批評處分。4.2.2 各營業(yè)門店面員工如違反上述第2條規(guī)定者，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，對直接責(zé)任人給予通告批評處分，并扣發(fā)一個月績效工資。如給公司利益造成10000元（含）以上重大損失的，公司可依法向個人追償，要求個人承擔(dān)責(zé)任。情況嚴(yán)重者，公司可依照勞動合同法中的規(guī)定解除其勞動合同。4.2.3 各營業(yè)店門員工如違反上述第3條規(guī)定者，造成公司經(jīng)濟(jì)損失，或無法提供3年兌換水單以備外匯管理局檢查，造成公司被外匯管理局處罰的，對公司新增店

11、面等造成影響者，將對直接責(zé)任人給予通告批評處分，并扣發(fā)一個月績效工資。情況嚴(yán)重者，公司可依照勞動合同法中的規(guī)定解除其勞動合同。 4.2.4 各營業(yè)門店員工如違反上述第4條規(guī)定者，造成客戶交易信息大量流失，給公司帶來嚴(yán)重后果的，將直接給予責(zé)任人通告批評處分，并扣發(fā)一個月績效工資。視情節(jié)嚴(yán)重性，如因此導(dǎo)致公司遭受其他經(jīng)濟(jì)損失，公司可依法解除其勞動合同，并追究其相關(guān)法律責(zé)任。5 附則5.1 所有紙質(zhì)兌換水單應(yīng)保存3年備查。5.2 現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部及風(fēng)險管理部有權(quán)依照公司規(guī)定及法律規(guī)定對所有業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行審核。5.3 本制度的最終解釋權(quán)歸現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部所有，并由現(xiàn)鈔業(yè)務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要不斷完善。5.4 本制度自公布之日起施行。原下發(fā)的天津zz貨幣兌換有限公司兌換水單管理制度（xx201514號）廢止。 附件：1.水單印制及領(lǐng)用登記表2. 水單使用登記表3. 單據(jù)交接單4. 作廢水單登記表12附件1zz水單印制及領(lǐng)用表營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)：北京宏源大廈店日期水單起始號水單終止號份數(shù)剩余申領(lǐng)人復(fù)核人備注3月15日12000020000*印制3月16日120020019800領(lǐng)用3月20日201600