公司投資并購項目檔案管理辦法（試行版）模版

1、文檔信息*文件名稱xx有限公司投資并購項目檔案管理辦法*文件編號*文件所有者公司辦公室文件密級普通文件版本記錄*生效日期*作者版本變更說明批準(zhǔn)人(xx)新文件建立文件說明*目的為進(jìn)一步規(guī)范xx有限公司投資并購項目檔案的管理工作，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本管理辦法。*適用范圍xx有限公司*流程結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)文件xx有限公司投資并購項目檔案管理辦法第一章 總則第一條 為進(jìn)一步規(guī)范xx有限公司（以下簡稱“公司”）投資并購項目檔案的管理工作，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定本管理辦法。第二條 本辦法僅適用于公司總部投資并購項目檔案管理工作。第三條 本辦法中所稱投資并購項目檔案是指公司在投資并購過程中形成的具有保存價

2、值的各種形式的歷史記錄。第四條 公司財務(wù)管理部負(fù)責(zé)投資并購項目檔案的收集及歸檔。投資并購項目檔案應(yīng)按時向檔案主管部門進(jìn)行歸檔信息報備，并按“誰產(chǎn)生，誰保管”的原則進(jìn)行投資并購項目資料的實(shí)物管理。第二章 投資并購項目材料的收集歸檔第五條 歸檔范圍凡與投資并購項目有關(guān)，在投資并購過程中形成的具有查考利用價值的各種形式和載體的文件材料均應(yīng)收集齊全。第六條 歸檔要求（一）所有屬于歸檔范圍內(nèi)的投資并購項目材料都應(yīng)按要求歸檔，任何部門或個人不得據(jù)為已有。（二）歸檔的投資并購項目材料，確保內(nèi)容完整、真實(shí)可靠。（三）歸檔的投資并購項目材料須是原版。（四）投資并購項目中形成的照片、音頻、視頻等按照聲像檔案進(jìn)行歸

3、檔，同時注明互見號。第七條 歸檔時間單個項目結(jié)束后一個月內(nèi)由經(jīng)辦人整理完畢，并移交部門兼職檔案員，由部門兼職檔案員定期向公司檔案主管部門進(jìn)行歸檔信息報備。第三章 投資并購項目檔案的整理第八條 投資并購項目檔案的整理公司投資并購項目檔案按卷整理，按二級類目分年度以項目為單位編案卷號和順序號。每一個項目編制一個案卷。第九條 投資并購項目材料分類詳見附件一第十條 投資并購項目檔案的整理1.組卷投資并購項目檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度項目進(jìn)行分類，在項目結(jié)束后整理歸檔。2.編號案卷級檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號年度分類號案卷號。文件級檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號年度分類號案卷號件號。案卷號：指存放同一個投資并購項目內(nèi)容的案卷編號

4、。件號:指同一案卷投資并購項目材料的順序號。3.著錄在公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行著錄。分案卷級和文件級。（1）案卷級主要著錄項包括：全宗號、年度、分類號、案卷號、題名、立卷人、保管期限等。全宗號：立檔單位的編。年度：項目形成的年度。分類號：公司檔案分類方案中投資并購項目檔案的代碼。案卷號：指存放同一個投資并購項目內(nèi)容的案卷編號。題名：概括反映同一個投資并購項目內(nèi)容的標(biāo)題。立卷人：本次投資并購項目的立卷責(zé)任者。保管期限：本投資并購項目檔案劃定的保管期限。（2）文件級主要著錄項包括：全宗號、年度、分類號、案卷號、件號、題名、互見號。除與案卷級相同的著錄項外，其余：互見號：是指與投資并購項目有密切聯(lián)系的其

5、他載體檔案的檔號。4.編目通過公司檔案管理系統(tǒng)編制投資并購項目檔案目錄，包括案卷目錄及文件目錄。第四章 投資并購項目檔案保管與利用第十一條 投資并購項目檔案的利用須辦理借閱手續(xù)。第十二條 歸檔的投資并購項目檔案未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何部門和個人不得自行公布、銷毀。違反規(guī)定者，按公司相關(guān)規(guī)定處理。第五章 附則第十三條 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十四條 本辦法自頒布之日起執(zhí)行。附件：1.xx有限公司投資并購項目檔案歸檔范圍和保管期限表附件1.xx有限公司投資并購項目檔案歸檔范圍和保管期限表檔案門類(分類號)二級類目（分類號）歸檔范圍保管期限投資并購項目檔案181盡職調(diào)查報告永久2集團(tuán)非授權(quán)項目報集團(tuán)預(yù)審簽報永久3重大會議紀(jì)要永久4項目可研報告永