如何接受命令完成工作(ppt 16頁).ppt

1、第四講 如何完成您的工作,一、 接受命令的三個(gè)步驟,步驟1 主管呼叫您的名字時(shí) 步驟2 記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn) 步驟3 理解命令的內(nèi)容和含義,步驟1 主管呼叫您的名字時(shí),注意點(diǎn)1 用有朝氣的聲音立刻回答。 注意點(diǎn)2 不要悶聲不響地走向主管。 注意點(diǎn)3 不要用“做什么”“什么事”等同輩的用語回答。 注意點(diǎn)4 帶著您的記事本，以便隨時(shí)記下主管的指示。,步驟2 記下主管交辦事項(xiàng)的重點(diǎn),1 具有核對的功能，當(dāng)主管指示完后，您可參考您的記錄重復(fù)指示的重點(diǎn)，以核對您聽到的和主管有無差距。 2 日后工作進(jìn)行中，可根據(jù)備忘錄檢查您的工作狀況是否正確。 3 可避免日后如“有沒有交待”“有沒有聽到”之類的糾紛。,

2、步驟3 理解命令的內(nèi)容和含義,注意點(diǎn)1 不清楚的地方，詢問清楚為止。這一步叫確認(rèn)。 注意點(diǎn)2 盡量以具體化方式，向主管確認(rèn)命令的內(nèi)容。這一步叫檢驗(yàn)理解。 注意點(diǎn)3 要讓主管把話說完后，再提出意見或疑問。,科學(xué)的記錄方法6W3H,WHAT指要做的是什么及描述達(dá)成命令事項(xiàng)后的狀態(tài) WHEN指全部工作完成的時(shí)間及各步驟完成的時(shí)間 WHERE泛指各項(xiàng)活動(dòng)發(fā)生的場所 WHO指與命令有關(guān)聯(lián)的對象 WHY指理由、目的、根據(jù) WHICH根據(jù)前面5個(gè)W，做出各種備選方案 HOW指方法、手段，也就是如何做 HOW MANY指需要多大、多少，以計(jì)量的方式讓事情更具體化 HOW MUCH指預(yù)算、費(fèi)用,解決問題的九個(gè)步

3、驟,期望目標(biāo),實(shí)際情況,差距,所謂“問題”是指“期望目標(biāo)”與“實(shí)際情況”間的差距,步驟1界定問題。,首先要找出真正的問題及原因。在決策之前須診斷，清楚界定問題是否存在。 問題的原因何在，不應(yīng)只注重應(yīng)付問題的表面癥狀，而忽略了問題的真正所在。,步驟2分析問題并搜集有關(guān)資料。,掌握到問題的真正所在后，便可著手搜集資料，妥善地分析，整理數(shù)據(jù)。 這里給大家介紹一種科學(xué)的分析工具：因果圖（或叫魚骨圖、石川圖）,因果圖使用步驟,1：集合有關(guān)人員。 2：掛一張大白紙，準(zhǔn)備23支色筆。 3：由集合的人員就影響問題的要因發(fā)言，發(fā)言內(nèi)容記入圖上，中途不可批評或質(zhì)問。 4：時(shí)間大約1小時(shí)，搜集2030個(gè)原因則可結(jié)束

4、。 5：就所搜集的原因，何者影響最大，再由大家輪流發(fā)言，經(jīng)大家磋商后，認(rèn)為影響較大的予圈上紅色圈。 6：與步驟5一樣，針對已圈上一個(gè)紅圈的若認(rèn)為最重要的可以再圈上兩圈、三圈。 7：重新畫一張要因圖，未上圈的予去除，圈數(shù)愈多的列為最優(yōu)先處理。,范例：施樂公司客戶不滿意的因果圖,電話信息未經(jīng)處理,非專業(yè)管理,報(bào)告不令人滿意,未回電話,故障頻繁,塞紙,復(fù)印質(zhì)量,供應(yīng)不足,延期交貨,定貨問題,帳單錯(cuò)誤,發(fā)票問題,信用延誤,電話服務(wù)問題,交貨太慢,沒有修理,步驟3列舉可作選擇的解決辦法, 在了解了問題的原因及搜集足夠的資料后，必須列舉所有可供選擇的解決辦法。 一種有效的尋找解決方法的方法：“腦力激蕩”法

5、（又叫頭腦風(fēng)暴法）（Brain Storming）。,“腦力激蕩”法四原則,（1）與會(huì)者有意識注意的應(yīng)是大量的觀點(diǎn)，而不是觀點(diǎn)的質(zhì)量 （2）不能批評別人的設(shè)想，以防止阻礙創(chuàng)造性設(shè)想的出現(xiàn) （3）自由發(fā)言，暢所欲言，主意越新、越怪越好，因?yàn)樗鼈円欢軌蛲茖?dǎo)出好的觀點(diǎn) （4）不要過分強(qiáng)調(diào)個(gè)人的成績，應(yīng)以小組的整體利益為重，注意和理解其他小組成員的貢獻(xiàn)，這樣在民主的環(huán)境里激發(fā)出更多更好的主意,解決問題的九個(gè)步驟（續(xù)）,步驟4比較各項(xiàng)備選辦法的優(yōu)劣。 步驟5選出最佳解決問題的辦法。 步驟6計(jì)劃如何實(shí)行。 步驟7付諸行動(dòng)。 步驟8評估整個(gè)解決問題的過程。 步驟9下一步。,總結(jié)：解決問題的九個(gè)步驟,界定問題,分析問題并搜集有關(guān)資料,列舉可作選擇的解決辦法,比較各備選辦法的優(yōu)劣,選出最佳解決問題的辦法,計(jì)劃如何實(shí)行,付諸行動(dòng),評估整個(gè)解決問題的過程,下一步,企業(yè)新人工作的基本守則,守則1 永遠(yuǎn)比上司期待的工作成果做得更好。 守則2 懂得提升工作效果和效率的方法。 守則3 一定在指定的期限完成工作。 守則4 工作時(shí)