Excel常用功能介紹.ppt

1、主要內(nèi)容,主要內(nèi)容,Excel概述,常用功能介紹,Excel概述,Excel 2,于1987年問世，為Windows Excel的原始版本。根據(jù)現(xiàn)在的標準看，這個版本過于粗糙；,Excel 3,Excel 4,1990年底，微軟公司發(fā)布了Excel 3 for windows，這個版本無論在外觀和性能上都作了很大的改進，增加了工具欄、繪圖功能、工作表大綱、加載宏支持、3D圖表、工作組編輯等；,1992年投入市場。這個版本增加了很多新功能，且可用性也增強了，使初學者在很短的時間內(nèi)能夠掌握。,1994年初投入市場。這個版本推出了更多的新功能，包括多頁面工作簿和VBA宏語言。,Excel 5,Exc

2、el 發(fā)展,Excel概述,Excel 發(fā)展,Excel 95,也被稱為Excel 7，是在1995年夏天推出的，因為它是第一個使用更高級的32位代碼技術(shù)的Excel版本，在當時產(chǎn)生了巨大的影響；,Excel 97,也被稱為Excel 8，它提供了前所未有的升級功能，工具欄和菜單的樣式作了重大的改進，工作表可見行的數(shù)量增加了3倍；,Excel 2000,也被稱為Excel 9， 在1999年6月發(fā)布，它的最大改進就是將HTML作為可選的文件格式；,Excel 2002,也被稱為Excel 10，在2001年6月份發(fā)布，最重要的新功能就是可以恢復被破壞的的工作簿文件，還增加了背景公式錯誤檢查功能

3、和新公式調(diào)試工具。,Excel 2003,Excel常用功能介紹,文件加密保護,文檔保護功能,路徑： 文件 另存為 工具 常規(guī)選項 設置密碼,Excel常用功能介紹,工作表保護,文檔保護功能,路徑：工具保護保護工作表選擇密碼,Excel常用功能介紹,單元格定位填充,下表中空白處的內(nèi)容均為上一行的內(nèi)容，這種情況在我們做數(shù)據(jù)透視表時經(jīng)常會遇到，如果采用“復制粘貼”的方法填充空白處的內(nèi)容，會很繁索，浪費時間。,如果采用“單元格定位填充”的功能，復制粘貼可能花上幾個小時的一張表格，幾分鐘時間就可能解決了。,Excel常用功能介紹,1、選擇需要填充空白單元格的列；,2、啟動“編輯”菜單中的定位功能 (快

4、捷鍵：Ctrl+G)；,3、在對話框中選擇“定位條件”中的“空值”，點擊確定；,Excel常用功能介紹,4、錄入公式：等于上一單元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。,Excel常用功能介紹,單元格有效性設置,1、在工作表空白處將要選擇的信息先錄入進去；然后選擇要設置的列；,一、設置單元格下拉菜單，快速錄入數(shù)據(jù)：,Excel常用功能介紹,2、啟動“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項，在“設置”中選擇“序列”功能；,3、選擇數(shù)據(jù)來源為預先定義的選項，確認完成，這樣在列中就可以選擇了；,Excel常用功能介紹,選中列，開啟“數(shù)據(jù)”菜單“有效性”，選擇“輸入法模式”下的“打開”選項，點擊確定，這樣在

5、錄入資料信息時，列與列之間就能夠自動轉(zhuǎn)換“中文英文”錄入模式了。,二、中文錄入模式開啟：,Excel常用功能介紹,選中區(qū)域，開啟“數(shù)據(jù)”菜單“有效性”，選擇“設置”下的“整數(shù)”選項，并錄入最小值及最大值，點擊確定，這樣如果錄入?yún)^(qū)域外的數(shù)據(jù)，就會自動報錯。,如果我們要在單元格區(qū)域內(nèi)錄入“0100”的整數(shù)，如何做到自我檢測呢？,三、數(shù)據(jù)錄入檢測：,Excel常用功能介紹,單元格自定義格式,我們要輸入員工編號如：“000100”，怎樣能做到更快捷方便呢？,1、選中列，打開“單元格格式”設置，選擇“自定義”，并在類型中錄入“000000”；,Excel常用功能介紹,2、錄入類型后點擊確定，這樣就要以在

6、單元格中錄入數(shù)據(jù)了； 在錄入時，如果不夠格式設置的位數(shù)，系統(tǒng)會自動以“0”補齊位數(shù)。,Excel常用功能介紹,路徑：數(shù)據(jù)分列,步驟,單元格分列,1、選擇要分列的數(shù)據(jù)列；,2、點擊分列項，并選擇合適的類型；,3、調(diào)整適合寬度；,4、選擇存放的目標區(qū)域，并確認完成；,Excel常用功能介紹,5,Excel常用功能介紹,表格數(shù)據(jù)行列互換,1、選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，復制；,2、點擊右鍵，選擇“選擇性粘貼”，選中“轉(zhuǎn)置”，確認后返回就可；,Excel常用功能介紹,條件格式設置,例：對入職的新員工(假定試用期為1個月)，在1個月試用期滿后，表單自動提示，并用顏色標注，以示區(qū)別。,Excel常用功能介紹,1、選定要

7、設置“條件格式”的列；,2、打開“格式”菜單中的“條件格式”；,Excel常用功能介紹,3、根據(jù)需要設置條件格式；,Excel常用功能介紹,4、設置好后格式后，點擊確認。 (如果需要設置多個條件，點擊“添加”就可以了)；,Excel常用功能介紹,在Excel 中導入文本文檔(.txt),1,2,Excel常用功能介紹,3,4,5,6,Excel常用功能介紹,超鏈接功能,1、選擇要插入超鏈接的單元格，打開“插入”菜單中“超級鏈接”，或點擊右鍵選擇“超級鏈接”(快捷鍵：Ctrl+K),并選擇要鏈接引用的位置；,Excel常用功能介紹,超鏈接功能,2、在引用鏈接的文檔中，建立鏈接返回，并鍵入要返回的

8、單元格所在的位置，如返回“印刷部”在“A2”位置；,Excel常用功能介紹,打印表頭設置,我們在打印一個長工作表時，往往第二頁后就顯示不到標題，這樣打印出來的工作表比較不直觀也不太美觀。,我們可以通過“頁面設置”來解決這個問題!,Excel常用功能介紹,1、 執(zhí)行“文件”菜單“頁面設置”命令，在對話框中點擊進入“工作表”標簽。,2、 點擊“頂端標題行” 按鈕，后在工作表中選擇好需要固定的標題行，點 擊“確定”按鈕,Excel常用功能介紹,“頁面設置”后的結(jié)果：每頁都可以打印出標題欄了。,Excel概述,四、常用快捷功能介紹：,Ctrl組合快捷鍵,【Ctrl】+【N】：創(chuàng)建一個新的空白文件。 【

9、Ctrl】+【S】：使用其當前文件名、位置和文件格式保存活動文件。 【Ctrl】+【W(wǎng)】：關(guān)閉選定的工作簿窗口。 【Ctrl】+【+】：顯示用于插入空白單元格的【插入】對話框。 【Ctrl】+【9】：隱藏選定的行。 【Ctrl】+【(】：取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的行。 【Ctrl】+【0】：隱藏選定的列。 【Ctrl】+【)】：取消隱藏選定范圍內(nèi)所有隱藏的列。 【Ctrl】+【C】：復制選定的單元格。 【Ctrl】+【D】：復制上一層單元格。 【Ctrl】+【X】：剪切選定的單元格。 【Ctrl】+【V】：粘貼復制或剪切的內(nèi)容。,Excel概述,【Ctrl】+【A】：選擇整個工作表。 【Ct

10、rl】+【G】：顯示【定位】對話框，【F5】功能。 【Ctrl】+【F】：顯示【查找】對話框，同【Shift】+【F5】功能。 【Ctrl】+【P】：顯示【打印】對話框。 【Ctrl】+【H】：顯示【查找和替換】對話框。 【Ctrl】+【Z】：撤消上一個命令或刪除最后鍵入的條目。,Ctrl組合快捷鍵,Excel概述,功能鍵,【Alt】+【Shift】+【F1】：插入新的工作表。 【Shift】+【F11】：插入一個新工作表 【F2】：編輯活動單元格并將插入點放在單元格內(nèi)容的結(jié)尾。 【Shift】+【F2】：編輯單元格批注 【Ctrl】+【F5】：恢復選定工作簿窗口的窗口大小 【Ctrl】+【F

11、6】：切換到另一個工作簿窗口 【Ctrl】+【F9】：將工作簿窗口最小化為圖標 【Ctrl】+【F10】：最大化或還原選定的工作簿窗口 【Shift】+【F10】：顯示選定項目的快捷菜單 【F12】：顯示【另存為】對話框。,Excel概述,其他快捷鍵,【Ctrl】+【箭頭鍵】：移動到工作表中當前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣。 【Shift】+【箭頭鍵】：將單元格的選定范圍擴大一個單元格 【Ctrl】+【Shift】+【箭頭鍵】：可將單元格的選定范圍擴展到與活動 單元格同一列或同一行中的最后一個非空白單元格 【Ctrl】+【End】：移動到工作表上的最后一個單元格(非空白) 【Alt】+【Enter】：在同一

12、單元格中另起一個新行 【Home】 ：移到工作表中某一行的開頭 【End】 ：當【Scroll Lock】處于開啟狀態(tài)時，移動到窗口右下角的單元格 【Ctrl】+【Shift】+【End】：將單元格的選定范圍擴展到工作表上所 使用的最后一個單元格（右下角） 【Ctrl】+【Enter】：使用當前條目填充選定的單元格區(qū)域 【Shift】+【Enter】：完成單元格輸入并選擇上面的單元格 【Ctrl】+【Home】：移到工作表的開頭 【Ctrl】+【Shift+Home】：將單元格的選定范圍擴展到工作表的開頭,Excel概述,其他快捷鍵,【Alt】+【Page Down】：在工作表中向右移動一個屏幕 【Ctrl】+【Page Down】：移到工作簿中的下一個工作表 【Ctrl】+【Page Up】：移到工作簿中的上一個工作表 【Tab】：在工作表中向右移動一個單元格 【Shift】+【Tab】：移到前一個單元格（在工作表中） 或前一個選項（在對話框中） 【Ctrl】+【Shift+Page Down】：選擇工作簿中的當前和下一個工作表 【Alt】+【Pa