辦公室5S管理制度方案

1、第一條 總則 為了給公司職員創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使辦公室管理及文化建設(shè)提升到一個新的層次，特制定如下制度。 第二條 本制度適用于公司全體職員。 第三條 整理 1、每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀，必要文件進(jìn)行整理、存檔。 2、每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點后的有效表單記錄統(tǒng)一交到相關(guān)部門進(jìn)行整理存檔。 3、對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”； 分類如下： （1）設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍； （2）空間：柜架、桌椅、儲物箱等 （3）物品：個人用品、裝飾品 4、依據(jù)

2、必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表決定物品的“要”與“不要”；如表一 5、“不要”物品經(jīng)各部門主管判定后，集中整理或報廢； 必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表 程度 使用頻率 處理方法 低 過去一年都沒有使用過、切不能再用 丟棄 中 在過去6個月未使用過一次的物品、一個月使用一次的物品 集中存放 高 一周使用一次的物品、每天都使用的物品 保存在辦公室、隨身攜帶 第四條 整頓 卡座區(qū)整頓： 1、 公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機(jī)、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放

3、置；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾干凈。 .2、抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西： 個人的東西 個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等） 文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等） 空白稿紙、不常使用的文具等 3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開半個小時以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)； 4、電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機(jī)置桌面下； 5、卡座屏風(fēng)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；（工作需要資料除外） 6、垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角； 7、桌洞下不得堆積雜物； 8、外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)，

4、嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上； 辦公室整頓： 1、辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品； 2、抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范； 3、電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機(jī)置桌面下； 4、垃圾簍：置于桌后； 5、飲水機(jī)：放指定地點，不得隨意移動； 6、報刊：必須上報架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)； 文件、資料管理整頓： 1、檔案管理依據(jù)集團(tuán)檔案管理制度執(zhí)行 2、將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置； 3、硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件

5、等雙套介質(zhì)材料歸檔保存； 4、儲存公用信息的軟盤采取保護(hù)措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標(biāo)簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標(biāo)題、日期。同時軟盤也應(yīng)該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。 信件、電子郵件（OA）整頓： 1、做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里； 2、辦公自動化里面重要郵件應(yīng)該及時備份；電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在里面； 3、為了減輕服務(wù)器負(fù)擔(dān)，提高響應(yīng)速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量，經(jīng)理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，

6、員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。 第五條 清掃 公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域：桌面，桌洞； 辦公設(shè)備：電腦、傳真復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等等 清掃基準(zhǔn)對象 清掃標(biāo)準(zhǔn)要求 周期 清掃時間 個人區(qū)域 桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無垃圾、無雜物遺落 每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘 辦公設(shè)備 主機(jī)和重點部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢 每周一次 每周五下班前15分鐘 文檔 桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機(jī)密文件 超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送秘書部歸檔 無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等 無無用的手稿與工作無關(guān)的文

7、件 每月一次 月末 第六條 清潔 落實整理、整頓、清掃工作。 1.徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。 2.利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛 保持5S意識 第七條 素養(yǎng) 遵守集團(tuán)員工手冊有關(guān)規(guī)定 遵守公司日常管理規(guī)定 素養(yǎng)巡查 行政部每天兩次例行巡查（早晨、中午） 每月底5S推行委員會對整個公司的5S執(zhí)行情況進(jìn)行檢查 5S推行委員會主任委員對公司不定期巡查 獎懲條例 采取記分制，每人每月基準(zhǔn)分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分，違反公司日常管理規(guī)定者扣10分。 行政部每天進(jìn)行檢查，對違規(guī)者在辦公自動化上予以公布。月末進(jìn)行統(tǒng)計，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發(fā)當(dāng)月工資50元，15分者100元，依次類推。 每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、