辦公自動化系統(tǒng)培訓ppt課件

1、武漢船舶職業(yè)技術學院辦公自動化系統(tǒng)培訓,湖南青果軟件有限公司 二零零八年十一月,1,武漢船舶職業(yè)技術學院辦公自動化系統(tǒng),輸入網(wǎng)址：7/kingooa,(圖一),2,系統(tǒng)登錄,在（圖一）中輸入個人的帳號和密碼，即可登錄系統(tǒng)。,(圖二),3,培訓內(nèi)容,一、系統(tǒng)維護 二、日常辦公 三、行政事務 四、會議管理 五、活動管理 六、信息資訊 七、檔案管理 八、個人事務,4,1.1系統(tǒng)維護 流程定義,圖一,5,進入圖一界面后，單擊新增按鈕，即可出來下圖對話框，填入相關內(nèi)容后保存即可完成一個新的流程的定義,6,1.2系統(tǒng)維護 環(huán)節(jié)定義,圖一,7,進入圖二界面后，單擊新增按

2、鈕，即可出來下圖對話框，填入相關內(nèi)容后保存即可完成一個流程下面的一個環(huán)節(jié)的定義,8,1.3系統(tǒng)維護 流向定義,圖三,9,進入圖三界面后，單擊新增按鈕，即可出來下圖對話框，填入相關內(nèi)容后保存即可完成流向的定義。流程定義就是將定義的多個環(huán)節(jié)連接起來，使流程能后按照指定的流向完成日常辦公,10,2.1日常辦公,涉及發(fā)文(決定/通知/請示/報告/通報/批復/公函)，收文等的處理。 以發(fā)文流程為例：,擬稿,開始,簽批,用印,分發(fā),結(jié)束,提交,提交,提交,提交,退回,退回,退回,11,月度工作計劃流程,擬稿,開始,部門審核,分發(fā),結(jié)束,提交,提交,提交,退回,退回,12,2.2 擬辦工作：,發(fā)文擬稿人登錄

3、辦公自動化系統(tǒng)，打開“日常辦公”“擬辦工作”，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-1)。,（圖1-1）,13,在(圖1-1)中點擊“新增”按鈕,來發(fā)起一項工作，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-2)。,（圖1-2）,14,在(圖1-2)中，選擇“發(fā)文/發(fā)問流程”，然后單擊“確定”按鈕來新建一項通知工作，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-3)。,（圖1-3）,15,其中“保存”按鈕，暫時保存當前工作，不提交到下一環(huán)節(jié)，當需 要對該通知重新編輯時，可在“擬辦工作”(圖1-1)中雙擊該記錄并單 擊“修改”，即出現(xiàn)(圖1-3)所示頁面； “提交”按鈕，提交到后續(xù)環(huán)節(jié)，當前記錄自動消失，并出現(xiàn)在“轉(zhuǎn)發(fā) 工作”中(圖1-6)； “編輯正文”按

4、鈕，編輯通知的正文； “流轉(zhuǎn)歷史”按鈕，查看本項工作已經(jīng)辦理過環(huán)節(jié)的情況； “流程說明”按鈕，查看本流程的說明； “環(huán)節(jié)說明”按鈕，查看本環(huán)節(jié)的說明。,16,在(圖1-1)中點擊“新增”按鈕,來發(fā)起月度工作計劃，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-4)。,（圖1-4）,17,在(圖1-4)中，選擇“發(fā)文/月度工作計劃”，然后單擊“確定”按鈕來新建一項發(fā)文工作，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-5)。,（圖1-5）,18,2.2 待辦工作：發(fā)文審稿、簽收等辦理人登錄辦公自動化系統(tǒng)，打開“日常辦公”“擬辦工作”，如圖(1-6),圖(1-6),19,在(圖1-6)中，選擇“處理”，若工作流程為“發(fā)文/發(fā)文流程”出現(xiàn)如下圖所示

5、(圖1-7)。左上角顯示的為辦理人所處的環(huán)節(jié)。,(圖1-7),20,在(圖1-6)中，選擇“處理”，若工作流程為“發(fā)文/發(fā)文流程”出現(xiàn)如下圖所示(圖1-8)。左上角顯示的為辦理人所處的環(huán)節(jié)。,(圖1-8),21,2.3 在辦工作:打開“日常辦公”“在辦工作”，即可顯示在辦理的工作，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-9)。此菜單顯示的數(shù)據(jù)為：已經(jīng)簽收倒是還未辦理的工作。,圖1-9,22,單擊(圖1-9)中修改按鈕，即可顯示(圖1-10)，再對此工作進行修改與提交。,圖1-10),23,2.4 已轉(zhuǎn)發(fā)工作：打開“日常辦公”“已轉(zhuǎn)發(fā)工作”，即可顯示已辦理的工作，出現(xiàn)如下圖所示(圖1-11)。,(圖1-11),2

6、4,選中圖1-11中，某一已經(jīng)轉(zhuǎn)發(fā)的工作，單擊“撤銷”按鈕，即可顯示圖1-12 ，此工作在被下一個環(huán)節(jié)的辦理人簽收之前，若單擊確定即可撤銷已經(jīng)辦理的工作。,圖1-12,25,2.5 委托辦理：當您因某些特殊原因，一段時間內(nèi)無法處理工作時，可以通過委托辦理實現(xiàn)工作的委托，將處理任務及其權(quán)限授予指定的用戶。在日常辦公模塊內(nèi)，單擊“委托辦理”菜單項，即加載委托辦理。填寫委托內(nèi)容，包括受托人、委托內(nèi)容、起止日期，是否立即更新等。委托內(nèi)容是指系統(tǒng)流程定制模塊內(nèi)已定義的所有流程，不含系統(tǒng)其他功能。(如圖1-13),(圖1-13),26,2.6 已辦工作：打開“日常辦公”“已辦工作”，此功能只是查看,圖1-

7、14,27,2.7 流程監(jiān)控催辦是指一個文檔在處理過程中，因某些特殊原因，經(jīng)辦人沒能在流程規(guī)定的辦理期限完成處理并提交，通過系統(tǒng)向經(jīng)辦人發(fā)送信息，敦促其迅速完成處理，該功能只對流程監(jiān)控人開放。,圖1-15,28,單擊“催辦”按鈕，如圖1-16所示，填寫好內(nèi)容，單擊“確定”發(fā)送催辦消息，單擊“取消”放棄發(fā)送催辦信息。,圖1-16,29,單擊“換人”按鈕，如圖1-17所示，單擊橙色的人形圖標，選擇新辦理的人員，點“確定”，即可完成工作的轉(zhuǎn)接。,圖1-17,30,二、行政事務,1、領導日程：開始日程安排日程安排提醒結(jié)束； 2、報刊訂閱：開始訂閱登記訂閱信息結(jié)束； 3、值班管理：開始值班安排值班信息來

8、電登記來電信息結(jié)束； 4、來訪管理：開始來訪登記來訪信息結(jié)束； 5、信訪管理：開始信訪登記信訪信息結(jié)束； 6、用章管理：開始用章登記用章信息結(jié)束； 7、用車管理：開始用車登記用車信息結(jié)束； 8、用餐管理：開始用餐登記用餐信息結(jié)束。,31,1、領導日程：,日程安排：行政秘書登錄辦公自動化系統(tǒng)，打開“領導日程”“日程安排”， 點擊“新增”按鈕，出現(xiàn)下圖所示（圖2-1-1），在該窗體中輸入標題、內(nèi)容、 選擇時間、輸入地點、選擇執(zhí)行人以及相應的提醒方式，然后點擊“保存”，即 完成領導的日程安排。,（圖2-1-1）,32,2、報刊訂閱：,訂閱登記：行政秘書打開“行政事務”“報刊訂閱”“訂閱登 記”，然后

9、點擊“新增”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-2-1)輸入報刊名稱、 郵發(fā)代號、選擇訂閱類別、選擇訂閱期限、選擇訂閱部門、訂閱人以及 訂閱費，然后點擊“保存”，即完成訂閱登記。,（圖2-2-1）,33,訂閱信息：以訂閱人身份登錄辦公自動化系統(tǒng)后，打開“行政事務”“報刊訂閱”“訂閱信息”，點擊“檢索”按鈕，即出現(xiàn)與自己有關的訂閱記錄，然后點擊備注欄中“詳細”即出現(xiàn)如下圖所示(圖2-2-2)。,（圖2-2-2）,34,3、值班管理：,值班安排：打開“行政事務”“值班管理”“值班安排”，點擊 “新增”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-3-1)，輸入值班名稱、選擇值班時 間、輸入值班地點、選擇值班人員，然后點“保

10、存”，即完成值班安 排，并且可以對安排過的值班信息進行修改和刪除。,（圖2-3-1）,35,值班信息：以值班人員身份登錄系統(tǒng)，打開“行政事務”“值班管理”“值 班信息”，點擊“檢索”按鈕，即出現(xiàn)與自己有關的值班記錄，點擊“詳細”， 出現(xiàn)如下圖所示(圖2-3-2)。,（圖2-3-2）,36,來電登記：值班人員打開“行政事務”“值班管理”“來電登記”，點擊 “新增”按鈕，出現(xiàn)下圖所示(圖2-3-3)，在該窗體中輸入來電人、選擇來電時 間、來電內(nèi)容和備注等信息，然后點擊“保存”按鈕，即將來電信息登記完畢。,（圖2-3-3）,37,來電信息：打開“行政事務”“值班管理”“來電信息”，點擊“檢索” 鈕，

11、出現(xiàn)如下圖所示(圖2-3-4)。,（圖2-3-4）,38,4、來訪管理：,來訪登記：打開“行政事務” “來訪管理”“來訪登記”，點擊“新增” 按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-4-1)，選擇來訪時間、輸入來訪人員名單、輸入來 訪事宜、選擇接待人員和接待部門，然后點擊“保存”，即完成來訪信息登記， 并且可以對保存的來訪信息進行修改和刪除。,（圖2-4-1）,39,來訪信息：打開“行政事務”“來訪管理”“來訪信息”，點擊“檢索查詢出相關的來訪信息，然后點”詳細“，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-4-2)。,（圖2-4-2）,40,5、信訪管理：,信訪登記：打開“行政事務”信訪管理”“信訪登記”，點擊“新增”按 鈕

12、，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-5-1)，選擇信訪時間、輸入信訪人員名單、輸入信訪 事宜、選擇接待人員和接待部門，然后點擊“保存”，即完成信訪登記，并且可 以對保存的信訪信息進行修改和刪除。,（圖2-5-1）,41,信訪信息：打開“行政事務”“信訪管理”“信訪信息”，點擊“檢索查詢 出相關的信訪信息，然后點”詳細“，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-5-2)。,（圖2-5-2）,42,6、用章管理：,用章登記：打開“行政事務”“用章管理”“用章登記”，點擊“新增” 按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-6-1)，選擇用章部門、用章人、用章時間、 輸入用章事宜、選擇公章和輸入備注，然后點擊“保存”，即完成用章 登記，并且可以

13、對用章信息進行修改和刪除。,（圖2-6-1）,43,用章信息：打開“行政事務” “用章管理”“用章信息”，點擊“檢索” 按鈕，即能查詢有關的用章信息，點擊“詳細”，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-6-2)。,（圖2-6-2）,44,7、用車管理：,用車登記：打開“行政事務”“用車管理”“用車登記”，點擊“新增” 按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-7-1)，選擇用車部門、用車人、用車時間、 輸入用車事宜、選擇使用車輛和輸入備注，然后點擊“保存”，即完成 用車登記，并且可以對用車信息進行修改和刪除。,（圖2-7-1）,45,用車信息：打開“行政事務” “用車管理”“用車信息”，點擊“檢索” 按鈕，即能查詢有關的用

14、車信息，點擊“詳細”，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-7-2)。,（圖2-7-2）,46,8、用餐管理：,用車登記：打開“行政事務”“用餐管理”“用餐登記”，點擊“新增” 按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-8-1)，輸入用餐人員、用餐時間、輸入用餐 事宜、選擇接待部門和接待人，然后點擊“保存”，即完成用餐登記， 并且可以對用餐信息進行修改和刪除。,（圖2-8-1）,47,用餐信息：打開“行政事務” “用餐管理”“用餐信息”，點擊“檢索” 按鈕，即能查詢有關的用餐信息，點擊“詳細”，出現(xiàn)如下圖所示(圖2-2-2)。,（圖2-8-2）,48,三、會議管理,1、會議管理：開始會議安排會議通知會議紀要會議反響會議查詢

15、結(jié)束。,49,會議安排：打開“會議管理”“會議安排”，點擊“新增”按鈕，出現(xiàn)如 下圖所示(圖3-1-1)。,（圖3-1-1）,50,會議安排：在(圖3-1-1)中輸入會議名稱、組織部門、計劃人數(shù)，然后點擊 “添加”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖3-1-2)，在上面輸入日期、時間、會議地 點和會議事項點擊“確定”，出現(xiàn)(圖3-1-1)窗體，再點保存，即完成會議的 安排。,（圖3-1-2）,51,會議通知：打開“會議管理”“會議通知”，點擊“檢索”按鈕，在備 注欄點擊“通知”，出現(xiàn)如下圖所示(圖3-1-3)，輸入與會人員、會議紀要 員、會議紀要結(jié)束時間、會議反響結(jié)束時間、編輯會議通知正文或上傳會議 附件

16、，然后點擊“提交”，即將該會議通知到相關了人員了。,（圖3-1-3）,52,會議紀要：打開“會議管理”“會議紀要”，點擊“檢索”按鈕，在備 注欄點擊“編輯”，出現(xiàn)如下圖所示(圖3-1-4)，輸入會議紀要內(nèi)容，然后點 擊“保存”，即完成會議紀要。 注：只能在會議紀要開始時間至結(jié)束時間內(nèi)輸入會議紀要內(nèi)容，其他時間內(nèi) 無法錄入紀要內(nèi)容。,（圖3-1-4）,53,會議反響：與會人員打開“會議管理”“會議反響”，點擊“檢索”按鈕，在 備注欄點擊“編輯”，出現(xiàn)如下圖所示(圖3-1-5)，輸入會議反響內(nèi)容，然 后點擊“保存”，即完成會議反響。 注：只能在會議反響開始時間至結(jié)束時間內(nèi)輸入會議反響內(nèi)容，其他時間

17、內(nèi)無法 錄入紀要內(nèi)容。出現(xiàn)如下圖所示。,（圖3-1-5）,54,會議查詢：與會人員打開“會議管理”“會議查詢”，點擊“檢索”按鈕，顯 示出自己參與了且已經(jīng)有會議紀要或反響的會議出來，然后在該會議備注欄點 “詳細”，出現(xiàn)如下圖所示(圖3-1-6)。,（圖3-1-6）,55,四、活動管理,1、活動管理：開始活動安排活動通知活動總結(jié)活動反饋活動查詢結(jié)束。,56,活動安排：打開“活動管理”“活動安排”，點擊“新增”按鈕，出現(xiàn) 如下圖所示(圖4-1-1)。,（圖4-1-1）,57,活動安排：在(圖4-1-1)中輸入活動名稱、組織部門、計劃人數(shù)，然后點擊 “添加”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖4-1-2)，在上

18、面輸入日期、時間、活動 地點和活動事項點擊“確定”，出現(xiàn)(圖4-1-1)窗體，再點保存，即完成活 動的安排。,（圖4-1-2）,58,活動通知：打開“活動管理”“活動通知”，點擊“檢索”按鈕，在備 注欄點擊“通知”，出現(xiàn)如下圖所示(圖4-1-3)，輸入?yún)⒓尤藛T、活動總結(jié) 人、活動總結(jié)結(jié)束時間、活動反饋結(jié)束時間、編輯活動通知正文或上傳活 動附件，然后點擊“提交”，即將該活動通知到相關了人員了。,（圖4-1-3）,59,活動總結(jié)：打開“活動管理”“活動總結(jié)”，點擊“檢索”按鈕，在備 注欄點擊“編輯”，出現(xiàn)如下圖所示(圖4-1-4)，輸入活動總結(jié)內(nèi)容，然后點擊 “保存”，即完成活動總結(jié)。 注：只能在

19、活動總結(jié)開始時間至結(jié)束時間內(nèi)輸入活動總結(jié)內(nèi)容，其他時間內(nèi)無 法錄入總結(jié)內(nèi)容,（圖4-1-4）,60,活動反饋：參與活動人員打開“活動管理”“活動反饋”，點擊“檢索”按 鈕，然后在備注欄點擊“編輯”，出現(xiàn)如下圖所示(圖4-1-5)，輸入活動反 饋內(nèi)容，然后點擊“保存”，即完成活動反饋。 注：只能在活動反饋開始時間至結(jié)束時間內(nèi)輸入活動反饋內(nèi)容，其他時間內(nèi)無法 錄入反饋內(nèi)容,（圖4-1-5）,61,活動查詢：參與活動人員打開“活動管理”“活動查詢”，點擊“檢索”按 鈕，顯示出自己參與了且已經(jīng)有活動總結(jié)或反饋的活動出來，然后在該活動備注 欄點“詳細”，出現(xiàn)如下圖所示(圖4-1-6)。,（圖4-1-6）

20、,62,五、信息資訊,1、動態(tài)信息、公共下載、規(guī)章制度、辦公指南、電子論壇、在線查詢(含列車時刻和天氣預報)； 2、資訊維護 ； 3、公告發(fā)布。,63,1、動態(tài)信息、公共下載、規(guī)章制度、辦公指南、電子論壇、在線查詢(含列車時刻和天氣預報),登錄辦公自動化系統(tǒng)后： 打開“信息資訊”“活動查詢”，即可瀏覽所有電子信息； 打開“信息資訊”“公共下載”，即可下載相關文檔； 打開“信息資訊”“規(guī)章制度”，即可瀏覽所有部門規(guī)章制度； 打開“信息資訊”“辦公指南”，即可瀏覽有關的辦公指南信息； 打開“信息資訊”“電子論壇”，即可進入論壇； 打開“信息資訊”“在線查詢”，可根據(jù)開通情況查詢列車時刻和天氣預報情

21、況。,64,2、資訊維護：,登錄辦公自動化系統(tǒng)后，打開“信息資訊”“資訊維護” 出現(xiàn)如下圖所 示(圖5-1)。,（圖5-1）,65,在(圖5-1)中，點擊“新增”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖5-2)，在該窗體中選 擇欄目、欄目類別、來源、出處、資訊的標題，同時可以根據(jù)需要編輯正文、 引用附件、引用鏈接，然后點擊“保存”，如果需要對保存過的資訊進行修改 /刪除，則在(圖5-1)中，將其檢索出來，雙擊某一記錄制然后點相應的按鈕。,（圖5-2）,66,3、公告發(fā)布：,登錄辦公自動化系統(tǒng)后，打開“信息資訊”“公告發(fā)布” 出現(xiàn)如下圖所示 (圖5-3)。,（圖5-3）,67,在(圖5-3)中，點擊“新增”按鈕

22、，出現(xiàn)如下圖所示(圖5-4)，在該窗體中選擇發(fā) 布日期、發(fā)布部門、輸入通知標題、通知內(nèi)容，同時可以根據(jù)需要添加附件以及 是否立即發(fā)布，然后點擊“保存”，如果需要對保存過的公告進行修改/刪除， 則在(圖5-3)中，將其檢索出來，雙擊某一記錄然后點相應的按鈕。,（圖5-4）,68,六、檔案管理,1、參數(shù)設置； 2、案卷管理 ； 3、文件管理； 4、檔案借閱； 5、檔案移交； 6、檔案銷毀。,69,1、參數(shù)設置,登錄辦公自動化系統(tǒng)： 打開“檔案管理”“參數(shù)設置”“全宗號”，輸入全宗號代碼、全宗號，根據(jù)需要可輸入描述，然后點擊“保存”，即可保存全宗號信息； 打開“檔案管理”“參數(shù)設置”“案卷類別”，輸

23、入案卷類別代碼、全案卷類別名、排序號，然后點擊“保存”，即可保存案卷類別信息； 打開“檔案管理”“參數(shù)設置”“文件類別”，輸入文件類別代碼、文件類別名、排序號，然后點擊“保存”，即可保存文件類別信息； 注:全宗號是指立檔單位的代號,并不是立檔案部門,70,2、案卷管理,打開“檔案管理”“案卷管理”，出現(xiàn)如下圖所示(圖6-2-1),（圖6-2-1）,71,在(圖6-2-1)中，點擊“新增”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖6-2-2)，在該窗體中選 擇全宗號、案卷號(案卷的順序號)、目錄號、案卷類別、標題、立卷部門、立卷 日期、保管期限等，然后點擊“保存”按鈕，如果需要對保存過的案卷信息進行 修改/刪除，

24、則在(圖6-2-1)中，將其檢索出來，勾選某一記錄然后點相應的按鈕 操作。,（圖6-2-2）,72,3、文件管理,打開“檔案管理”“文件管理” “文件信息” ，出現(xiàn)如下圖所示(圖 6-3-1),（圖6-3-1）,73,在(圖6-3-1)中，點擊“新增”按鈕，出現(xiàn)如下圖所示(圖6-3-2)，在該窗體中輸 入編號、起始頁號、尾頁號、標題、責任人、類別、檔案介質(zhì)等，然后點擊“保 存”按鈕，如果需要對保存過的文件信息進行修改/刪除，則在(圖6-3-1)中，將 其檢索出來，然后雙擊相應記錄，點擊相應的按鈕操作。,（圖6-3-2）,74,文件歸檔：打開“檔案管理”“文件管理” “文件歸檔” ，出現(xiàn) 如下圖

25、所示(圖6-3-2)，點擊“檢索”按鈕，雙擊下面某一條記錄，點擊 相應的按鈕操作。 其中“移出”按鈕，將文件從案卷中移出，“移卷”按鈕，將文件從A案 卷移到B案卷中，“上移”或“下移”按鈕用于移動文件順序，,（圖6-3-2）,75,4、檔案借閱,借閱檔案：打開“檔案管理”“檔案借閱”“借閱檔案”，檢索出相應 的檔案記錄，雙擊某一條檔案記錄，點借閱，出現(xiàn)如下圖所示(圖6-4-1)，然 后輸入借閱人，借閱時間和借閱說明，點“確定”即可；,（圖6-4-1）,76,檔案歸還：打開“檔案管理”“檔案借閱”“檔案歸還”，檢索出相應 的檔案記錄，雙擊某一條檔案記錄，點擊“歸還”，出現(xiàn)如下圖所示(圖6-4-

26、2)，然后輸入歸還時間，點“確定”即可。,（圖6-4-2）,77,5、檔案移交,檔案移交：打開“檔案管理”“檔案移交”，檢索出相應的檔案記錄，雙 擊某一條檔案記錄，點“移交”，出現(xiàn)如下圖所示(圖6-5-1)，然后選擇移交 人，移交時間和移交說明，點“確定”即可；,（圖6-5-1）,78,6、檔案銷毀,檔案銷毀：打開“檔案管理”“檔案銷毀”，檢索出相應的檔案記錄，出 現(xiàn)如下圖所示(圖6-6-1)，雙擊某一條檔案記錄，點“銷毀”即可。,（圖6-6-1）,79,七、個人事務,1、通訊錄； 2、電子郵件 ； 3、修改個人密碼、查看登錄日志； 4、聯(lián)系組管理； 5、日程安排； 6、在線消息。,80,登錄辦公自動化系統(tǒng)后： 1、打開“個人事務”“通訊錄”，即可維護自己個人通訊錄； 2、打開“個人事務”“電子郵件”，即可發(fā)送/接收郵件(學校必須開放此功能)； 3、打開“個人事務”“修改個人密碼”，即可修