學(xué)習(xí)情境六采購訂單與采購合同管理.ppt

1、學(xué)習(xí)情景六 采購訂單與合同管理,模塊一 采購訂單管理,模塊二 采購合同管理,愛崗敬業(yè)； 工作責任心； 協(xié)同溝通； 法律意識； 客觀公正； 團隊協(xié)助。 掌握采購訂單的制訂步驟； 了解并掌握采購訂單的主要項目； 分析訂單在執(zhí)行中如果進行跟蹤； 掌握采購合同的主要內(nèi)容； 系統(tǒng)掌握采購合同的簽訂和管理。,能力目標,能結(jié)合案例實際情況分析采購訂單的如何 制訂和管理； 能運用所學(xué)理論知識對采購合同的內(nèi)容進 行分析。,能力目標,模塊一 采購訂單管理 模塊二 采購合同管理,分項任務(wù),任務(wù)導(dǎo)入,麥當勞握手協(xié)議 麥當勞堅守誠實經(jīng)營，最讓人吃驚的例子莫過于它和眾多服務(wù)商之間的握手協(xié)議了。作為一種許多行業(yè)都曾使用過的

2、過時招數(shù)，在如今動輒打官司的社會里，握手協(xié)議至今仍在麥當勞的供應(yīng)商中生效，而且效果還很不錯。其中許多供應(yīng)商都已經(jīng)連續(xù)兩代或三代采用這種方式和麥當勞合作了，這是因為他們的父輩都認準了雷克羅克是個很有信用的人 采購合同對企業(yè)而言是一種契約，合同的訂立一般需考慮哪些方面的因素？合同條款一般有哪些？,任務(wù)實施,采購訂單和采購合同的管理是采購管理 中的重要內(nèi)容，一般企業(yè)在確定了需要量和 供應(yīng)商之后，就會向供應(yīng)商發(fā)出采購訂單， 以作為日后雙方訂立合同的一個依據(jù)。而采 購合同是在雙方協(xié)商取得一致的基礎(chǔ)上所簽 訂的一種經(jīng)濟合同。可以說采購訂單和采購 合同都是采購流程中的重要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié) 的優(yōu)劣將會直接影響到

3、采購的作業(yè)流程是否 順利。,模塊一 采購訂單的管理,一、采購訂單的制訂,二、采購訂單的明細管理,三、采購訂單跟蹤,任務(wù)提示,本分項任務(wù)將引領(lǐng)你掌握采購訂單的制 訂與管理，以及采購訂單的跟蹤管理。,關(guān)鍵概念,采購訂單：主要是企業(yè)對所需采購物品的 品質(zhì)的一些描述。,采購訂單的管理是企業(yè)根據(jù)市場的計劃，企業(yè)的用料計劃和實際能力以及相關(guān)的因素，所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達至訂單部門執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進行跟蹤，以使企業(yè)能從采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品，為生產(chǎn)部門和需求部門輸送合格的原材料和配件。,模塊一 采購訂單的管理,（一）準備訂單計劃 準備訂單計劃也主要分為四個方面的內(nèi)容：

4、接收市場需求、接收生產(chǎn)需求、準備訂單環(huán)境資料和制定訂單計劃說明書（見圖6-1）。,一、采購訂單的制訂,一、采購申請概述,圖6-1 準備訂單計劃的內(nèi)容,一、采購訂單的制訂,（二）評估訂單需求 評估訂單需求是采購計劃中非常重要的一個環(huán)節(jié)，只有準確的評估訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據(jù)，以便制定出好的訂單計劃。 它主要包括以下三個方面的內(nèi)容：分析市場需求、分析生產(chǎn)需求、確定訂單需求（見圖6-2）。,圖6-2 評估訂單需求的內(nèi)容,一、采購訂單的制訂,（三）計算訂單容量 計算訂單容量主要有以下四個方面的內(nèi)容：分析項目物料供應(yīng)資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩余訂單容量（見圖6-3）。

5、,圖6-3 計算訂單容量的內(nèi)容,一、采購訂單的制訂,（四）制定訂單計劃 制定訂單計劃是采購計劃的最后一個環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)。它主要包括以下四個方面的內(nèi)容（見圖6-4）。,圖6-4 制定訂單計劃的內(nèi)容,下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-計劃入庫量-現(xiàn)有庫存量+安全庫存量 下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間,二、采購訂單的明細管理,（一）采購訂單的管理 采購訂單的明細管理主要是通過對采購訂單各項目的管理，使企業(yè)相關(guān)部門能夠明確掌握材料訂貨的情況，當采購單位決定采購對象后，企業(yè)通常會寄發(fā)訂購單給供應(yīng)商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據(jù)。,（二）采購訂單的主要內(nèi)容 采購訂單主要是企業(yè)對所

6、需采購物品的 品質(zhì)的一些描述,其主要內(nèi)容包括以下幾項： 交貨方式、驗收方式、罰則、履約保證、品 質(zhì)保證、仲裁或訴訟、其他。,二、采購訂單的明細管理,一、采購申請概述,二、采購訂單的明細管理,表6-1 訂購單,一般來說一份完整的采購訂單除了要對所采購的物品進行描述外,通常在訂購單的背面，會有附加條款的規(guī)定，這也是構(gòu)成訂購條件的一部分如表6-1所示。,三、采購訂單跟蹤,二、采購需求確定,（二）合同執(zhí)行過程訂單的跟蹤 合同跟蹤應(yīng)把握以下事項： 嚴密跟蹤供應(yīng)詳細過程，保證訂單正常執(zhí)行； 緊密響應(yīng)生產(chǎn)需求形式； 慎重處理庫存控制； 控制好物料驗收環(huán)節(jié)。,二、采購需求確定,（三）合同執(zhí)行后訂單的跟蹤 一方

7、面，督促財務(wù)部門使供應(yīng)商按時收 到本次訂單的貨款。 另一方面，物料在運輸或者檢驗過程 中，可能會出現(xiàn)一些問題，偶發(fā)性的小問題 可由采購人員或者現(xiàn)場檢驗人員與供應(yīng)商進 行聯(lián)系解決，重要的問題可由質(zhì)管人員、認 證人員解決。,二、采購需求確定,在對訂單的跟蹤過程中可通過相關(guān)的采購追蹤 記錄表來進行如表6-2所示。,表6-2 采購追蹤記錄表,年 月 國內(nèi)采購追蹤記錄表 采購承辦人,模塊二 采購合同管理,一、采購合同概述,二、采購合同的簽訂,三、采購合同的管理,任務(wù)提示,本分項任務(wù)將引領(lǐng)你掌握采購合同的概 念以及采購合同的相關(guān)內(nèi)容與條款，以及采 購合同的簽訂等相關(guān)知識與技能。,關(guān)鍵概念,采購合同：是指物

8、資流通企業(yè)根據(jù)市場 需要，向物資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企 業(yè)購買某種物資而簽訂的協(xié)議。 采購合同的簽訂：是指當事人雙方依據(jù) 法律的規(guī)定就合同所規(guī)定的各項條款進行協(xié) 商，達到意思表示一致而確立合同關(guān)系的法 律行為。,模塊二 采購合同管理,合同是一種重要的約束和控制手段，可能 減少風險。雙方一旦違約，給購買方造成損 失，則可以根據(jù)合同條款，向?qū)Ψ将@取賠償。 對方如果不愿意賠償，則可以提交法院進行裁 決處理。,一、采購合同概述,（一）采購合同的概念 采購合同是指物資流通企業(yè)根據(jù)市場需要，向物 資的生產(chǎn)企業(yè)或其他物資流通企業(yè)購買某種物資而簽 訂的協(xié)議。 （二）采購合同的性質(zhì) 采購合同是具有權(quán)利義務(wù)內(nèi)

9、容的經(jīng)濟合同。合法 有效的合同有法律約束力，就是其對合同雙方當事人 有法律效力，可以強制執(zhí)行，違反合同必須承擔法律 責任。合同加諸于雙方當事人的義務(wù)是雙方當事人在 平等的地位上，依各自的自由意志選擇的結(jié)果。,一、采購合同概述,（三）采購合同的內(nèi)容 采購合同的內(nèi)容，也稱采購合同的條款，是指 合同雙方當事人的具體權(quán)利和具體義務(wù)。一份買賣 合同主要由首部、正文與尾部三部分組成如表6-3所 示。,表6-3 采購合同的條款,一、采購合同概述,1.首部 首部主要包括以下內(nèi)容： 名稱：如生產(chǎn)用原材料采購合同、品質(zhì) 協(xié)議書、設(shè)備采購合同、知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議、加 工合同； 編號：如2000年第1號； 簽訂日期； 簽訂

10、地點 ； 買賣雙方的名稱。,一、采購合同概述,2.正文 通常采購合同的內(nèi)容包括以下幾個方面（見圖6-5）。,圖6-5 采購合同包括的內(nèi)容,一、采購合同概述,2.1.2 運輸業(yè)務(wù),3.尾部 合同的尾部包括合同的份數(shù)、使用語言及 效力、附件、合同的生效日期、雙方的簽字蓋 章。,二、采購合同的簽訂,采購合同的簽訂，是指當事人雙方依據(jù)法律的規(guī)定就合同所規(guī)定的各項條款進行協(xié)商，達到意思表示一致而確立合同關(guān)系的法律行為。 （一）合同簽訂前的準備工作 合同雙方當事人應(yīng)調(diào)查對方的資信能力，了解對方是否有簽訂合同的資格，或者代理人是否有代理資格。,二、采購合同的簽訂,（二）簽訂采購合同的程序 1.要約 訂立合同

11、的當事人一方向另一方發(fā)出的締結(jié)合同的提議。發(fā)出該提議的人為要約人，另一方為受約人或相對人。要約的對象一般有三種：指定的對象；選定的對象；任意的對象。,二、采購合同的簽訂,采購合同的要約具有下列特征（見圖6-6）。,圖6-6 采購合同的要約特征,二、采購合同的簽訂,2.承諾 受要約人向要約人做出的對要約完全無異議的 接受的意思表示。做出這種意思表示的人稱為承諾 人。要約人的要約一經(jīng)受要約人即承諾人的承諾， 合同即告成立。 采購合同的承諾具有下列特征（見圖6-7）。,圖6-7 采購合同的承諾的特征,二、采購合同的簽訂,承諾和要約一樣，也是一種法律行為。承諾人必須立即承諾自己承諾的合同義務(wù)。因此，承

12、諾人在進行承諾時，必須嚴肅認真，在對要約的內(nèi)容進行充分的了解，考慮之后，再向要約人做出承諾。 在談判過程中，訂約當事人應(yīng)遵循下列原則： 必須遵守國家的法律、政策與計劃，不得利用合同進行違法活動； 必須堅持平等互利、協(xié)商一致、公平合理的原則。,二、采購合同的簽訂,（三）合同的草簽與正式簽訂 合同主要條款協(xié)商確定后，當事人雙方可以先草簽合同。待其他次要條款約定后，再正式簽訂合同。,二、采購合同的簽訂,（四）合同的公證與鑒證 1.合同的公證 所謂合同的公證，就是國家公證機關(guān)即 公證處，代表國家行使公證職能，根據(jù)當事 人的申請和法律的規(guī)定，依照法律程序，證 明采購合同真實性和合法性的活動。,二、采購合

13、同的簽訂,采購合同的公證主要審查合同是否具備下 列條件（見圖6-8）。,圖6-8 采購合同的公證主要審查合同是否具備的條件,二、采購合同的簽訂,2.合同的鑒證 采購合同的鑒證是合同監(jiān)督管理機關(guān)根據(jù)雙方 當事人的申請，依法證明合同的真實性和合法性的 一項制度。鑒證的特點（見圖6-9）。,圖6-9 鑒證的三個特點,三、采購合同的管理,（一）采購合同管理的內(nèi)容（見圖6-10）。,圖6-10 采購合同管理的內(nèi)容,三、采購合同的管理,（二）采購合同執(zhí)行情況的檢查與處理 1.已執(zhí)行合同的注銷 對已經(jīng)全面履行，沒有任何糾紛的合同 應(yīng)在合同管理員的合同登記注冊上進行注銷 登記，同時從“備忘錄”上劃掉該合同。,

14、三、采購合同的管理,2.合同的變更和解除 （1）采購合同變更和解除的概念如表6-4所示。,表6-4 合同的變更和解除,三、采購合同的管理,（2）采購合同變更或解除的條件。 允許變更或解除采購合同： 當事人雙方經(jīng)協(xié)商同意，并且不因此損害國家利益和社會公共利益； 由于不可抗力致使采購合同的全部義務(wù)不能履行； 由于另一方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同。,三、采購合同的管理,3.違反采購合同的責任 違反采購合同的責任即違約責任。當事人的違 約責任是指采購合同當事人因自己的過錯不履行或 不完全履行采購合同而應(yīng)當承受的經(jīng)濟制裁。 4.合同糾紛的處理 采購合同發(fā)生糾紛時，當事人可以通過協(xié)商或 調(diào)解解決。當事人不愿通過協(xié)商、調(diào)解解決或者協(xié) 商、調(diào)解不成的，可以依據(jù)合同中的仲裁條款或事 后達成的仲裁協(xié)議，向仲裁機構(gòu)申請仲裁。當事人 沒有在采購合同中訂立仲裁條款，事后又沒有達成 書面仲裁協(xié)議的，可以向人民法院起訴。,閱讀與思考,某日，江山市工商局淤頭工商所通過對 一份“備